schema riassuntivo del corso di excel avanzato

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1 corso di excel avanzato Materiale prodotto da Domenico Saggese unicamente come supporto per i suoi corsi. E lecito trattenerne una copia per uso personale; non è autorizzato alcun uso commerciale o in corsi non tenuti od organizzati da Domenico Saggese salvo autorizzazione scritta dell autore. In ogni caso ogni copia deve essere riportare il nome dell autore e questa nota.

2 Cosa c è da imparare Prima di affrontare la gestione dei dati in excel, che offre funzionalità simili a quelle di un database, occorre avere delle buone basi in materia di: riferimenti assoluti e relativi, nomi degli intervalli, e uso delle funzioni. Pagina 2 di 19

3 Riferimenti assoluti e relativi schema riassuntivo del Excel offre una importante comodità: la possibilità di generare formule simili, ma non uguali, ad una già esistente. Questo è indispensabile per evitare errori e per non perdere tempo (scrivere 500 formule occuperebbe lo stesso tempo che inserire 500 operazioni in una calcolatrice da tavolo) Nell esempio di sinistra, la formula A3 * B3 diventa correttamente A4 * B4, A5* B5 e così via Nell esempio di destra, la formula = f3 * i1, che sarebbe giusta, darebbe i discendenti sbagliati : =f4*i2, =f5*i3... Etc Per spiegare ad EXCEL che nel riferimento i1 la cifra 1 non deve mai cambiare, la scriveremo: =F3 * i$1. I discendenti saranno tutti corretti Il riferimento A1 può essere scritto: A1 (relativo) $A$1 (assoluto) A$1 o $A1 (misto) Pagina 3 di 19

4 Il caso più difficile... Per quanto possa sembrare astruso, il modello della tavola pitagorica, che si risolve con due riferimenti misti, uno con $<lettera> e l altro con $<numero> non è così improbabile. Pagina 4 di 19

5 Nomi degli intervalli E possibile battezzare un intervallo per non dovere poi utilizzare il suo riferimento assoluto: AREA è più facile da ricordare e da leggere di $C$3:$C$14! PROVARE:! selezionare un gruppo di celle! cliccare nella casella del nome! digitare un nome (es.:area) e premere invio Per modificare i nomi già inseriti, andare a inserisci"nome" definisci. Apparirà una maschera con tutti i nomi già definiti, e si potranno cancellare, rinominare, modificare.! PROVARE:! aprire il file del budget familiare! selezionare l intera tabella delle uscite! andare a inserisci " nome " crea Se avete selezionato correttamente, trovere gli intervalli marzo, Aprile... ma anche affitto, vitto... In Excel 2007: scheda formule gruppo nomi definiti comando crea da selezione. Pagina 5 di 19

6 Funzioni Le funzioni offerte da excel sono centinaia, e spaziano da semplici funzioni logiche, alla finanza, alla trigonometria. Di volta in volta cercheremo nell help di access se ci sia una funzione alla nostra bisogna e ne impareremo la sintassi Per usare una funzione dobbiamo imparare la sua sintassi. La sintassi di una funzione si riassume in due domande: 1. Quanti e quali parametri vuole la funzione? 2. Che cosa restituisce? Per esempio la funzione arrotonda vuole due parametri:! il primo, il numero da arrotondare,! il secondo, il numero dei decimali richiesti La funzione restituisce il numero arrotondato. Restituisce vuol dire che sarà come se al suo posto qualcuno avesse scritto il suo risultato. Perciò scrivere: =arrotonda(b2;2), se b2 vale 0,774686, sarà come avere scritto 0,77 Lo stesso risultato per due vie In cella b1 calcoliamo a1/1936,27 In cella b2 usiamo la funzione arrotonda per arrotondare il risultato della divisione in B1 Questa forma è preferibile all inizio, quando si sta creando il foglio e si vuole vedere se funziona La formula esegue prima la divisione, poi ne dà il risultato in pasto alla funzione arrotonda, Quando avete visto che funziona, scrivete una formula sola per guadagnare spazio e chiarezza Pagina 6 di 19

7 Formule con gli operatori = < > Per capire le funzioni, occorre osservare prima queste strane formule:! =3=5! =3<5! =3>5 provate a digitarle in tre celle: cosa succede? la formula =A1= serve a vedere ce la cella è vuota! PROVARE:! trovate una formula che verifica se una cella è = 0! trovate una formula che verifica se una cella è vuota! fate una tabella di divisioni in colonna! modificate affianco alla divisione, un altra formula controlli se il divisore è zero. Darà errore comunque ma saremo sulla buona strada... Pagina 7 di 19

8 Funzioni richiamate da funzioni schema riassuntivo del Utilizzando più funzioni, o comunque formule complesse, occorre ricordare l algebra delle medie: Partire dalle parentesi più interne, precedenza alle moltiplicazioni e divisioni... E ogni funzione risolta, va sostituita con il suo risultato! Questa formula arrotonda i minuti al quarto d ora inferiore: Vediamo come ragiona: int(minuto(a2))/15)*15 Minuto(a2) " 40 Int(40/15)*15 40 / 15 " 2,6666 Int(2,6666)*15 Int(2,666) " 2 2*15 2* 15 " 30 INT(minuto(A2/15)*15 = 30 Pagina 8 di 19

9 Funzioni di ricerca Inserendo articolo e quantità mi escono l unità di misura e il prezzo. Il totale viene poi calcolato dalle formule in colonna E Questo intervallo si chiama tab_articoli La funzione cerca.vert e la funzione cerca.orizz trovano un valore in una tabella a partire da un altro Nel nostro esempio, scrivendo tubo grande la funzione in C3:! cerca tubo grande in tab_arti,! si sposta alla seconda colonna di tab_arti,! e vi trova mt. L ultimo parametro, FALSO significa che non deve fermarsi ad un valore simile a tubo grande, ma proprio al valore ESATTO. L ultimo parametro può essere VERO nel caso di certi valori numerici come per esempio cercando scaglioni di reddito per calcolare l IRPEF... La formula dell esempio scriverà un N/D per ogni riga senza articolo, per evitare questo si può modificarla, da =CERCA.VERT(A3;tab_articoli;2;FALSO) a: = SE(a3= ; ; CERCA.VERT(A3;tab_articoli;2;FALSO)).! PROVARE:! copia in un foglio di excel i dati della figura! battezza la tabella di destra (G2:I14) con il nome tab_articoli! inserisci la formula = cerca.vert(a3;tab_articoli;2;falso) nella cella c3! inserire la formula =b3*d3 nella cella E3! riempire le due colonne C ed E delle formule appena inserite! digitare un articolo in colonna A e una quantità in colonna B Pagina 9 di 19

10 Excel e i dati Excel tiene conto delle nostre tabelle ordinate:! Le riconosce come tali (quasi sempre):! capisce se c è una riga con i nomi dei campi! ed è disponibile ad ordinare la tabella per i campi definiti da noi;! svolge altre funzioni degne di un database... Ordinamento Si può chiedere ad excel di ordinare il nostro elenco: con i bottoni di ordinamento dati" ordina oppure con il comando! PROVARE: creare un elenco basato su tre colonne: nome, cognome, città riempirlo con una decina di nomi a fantasia ordinarlo per nome o per cognome o per città usando i bottoni : poi provare con il comando dati" ordina In Excel 2007: scheda dati gruppo ordina e filtra comandi: A-Z / Z-A / ordina. Inoltre in Excel 2007 si può ordinare per più di tre campi.. Pagina 10 di 19

11 Normalizzazione La normalizzazione è un concetto fondamentale per un database (excel NON è un database, ma si comporta in modo simile); esistono complicate teorie e regole della normalizzazione, ma per noi basta questa definizione: Normalizzazione: Scrivere ogni informazione in un solo modo, digitandola una sola volta,e possibilmente in un solo posto, Es: NON si dovrebbero vedere nella stessa tabella:! Mandello del Lario! Mandello Lario! Mandello Lario! Mandello L. Se io ho una struttura normalizzata, scriverò una sola volta il nome di questo paese, poi lo potrò richiamare e non digitare io interamente. Come avverrà questo richiamare? in excel ho due possibilità: il riempimento automatico e la convalida. Excel non è un database soprattutto perché non lavora direttamente su disco, record per record, ma lavora in ram e poi salva successivamente Pagina 11 di 19

12 Riempimento automatico schema riassuntivo del Se scriviamo un nome che è già apparso nella colonna, ci aiuta a completarlo, per facilitare la normalizzazione; Convalida (appena premuta la S...) La funzione convalida (menù dati " convalida) offre una normalizzazione ancora più stretta: si può pretendere che siano inseriti solo: 1. numeri, 2. un numero entro certi valori 3. scegliendo elenco si può forzare ad accettare solo valori presenti in un altra tabella (= area rettangolare) purché dello stesso foglio Scelgo elenco dal box di comando convalida... In Excel 2007: scheda dati gruppo strumenti dati comando convalida dati. Seleziono l area con i nomi degli autori... Il risultato... Pagina 12 di 19

13 Filtro automatico e filtro automatico personalizzato! PROVARE: creare un elenco in un foglio di excel cliccare in una delle celle dell elenco, cliccare DATI" filtro automatico provare a filtrare la tabella in vari modi In Excel 2007: scheda dati gruppo ordina e filtra comando filtro (icona imbuto). Mentre la cella attiva è una delle celle di una tabella Nei menù che ne risultano, è possibile scegliere personalizza, e da qui indicare dei criteri più flessibili: maggiore di, minore di... inoltre si possono combinare due criteri sullo stesso campo sia con l AND che con l OR Pagina 13 di 19

14 filtro avanzato In Excel 2007: scheda dati gruppo ordina e filtra comando avanzate. Il filtro avanzato permette di:! Conservare i criteri sul foglio stesso! Utilizzare criteri multipli con l or su più campi! Scrivere i record filtrati in un altra posizione (scegliendo copia in un altra posizione) Pagina 14 di 19

15 Funzione subtotale Calcoli su dati filtrati Uno degli utilizzi più comodi della funzione subtotale è con i filtri: consultare i filtri e vedere un totale (o una media...) dei soli dati filtrati è particolarmente comodo. Pagina 15 di 19

16 Raggruppa e struttura Possiamo decidere manualmente quali righe o colonne raggruppare: Nel nostro esempio, selezionando le tre colonne Nord, centro e Sud, e scegliendo Dati" raggruppa e struttura " struttura, possiamo fare scomparire le tre colonne, lasciando solo il totale In Excel 2007: scheda dati gruppo struttura comando raggruppa. Pagina 16 di 19

17 Subtotali Con il comando subtotali, (non è necessario selezionare tutta la tabella, ma è sufficiente selezionarne una cella) si impostano automaticamente: 1. I subtotali 2. Una struttura raggruppata In Excel 2007: scheda dati gruppo struttura comando subtotale. Pagina 17 di 19

18 Dati esterni: query su database schema riassuntivo del E possibile importare dati in excel da veri e propri database per analisi, statistiche e report. Per importare dati occorre:! scegliere il comando dati" importa dati esterni" nuova query su database! indicare ad excel qual è il database! indicare qual è la tabella! scegliere se importare tutto o solo alcuni campi! confermare l inserimento in excel In Excel 2007: L insegnante vi mostrerà alcuni esempi scheda dati gruppo carica dati esterni comando da altre origini per la query su DB da web per la query web. Dati esterni: query web Andare a il comando dati" importa dati esterni" nuova query web Appare una finestra di excel che contiene un browser internet: aprite un sito che contenga una tabella (nell esempio, un negozio di vendita online) cercate la tabella che vi interessa: (le tabelle sono marcate con una freccia nera e gialla come questa #, ma non tutte le tabelle di una pagina web sono tabelle di dati) cliccate sulla freccia ( # ) della tabella che volete importare, diventerà un segno di spunta $ e poi cliccate importa Pagina 18 di 19

19 Tabella pivot Immaginiamo di avere una tabella ordinata e incolonnata, del tipo: articolo produttore Prezzo vite ALFA Etc bullone BETA etc chiodo BETA vite BETA bullone ALFA E immaginiamo che lo stesso articolo sia fornito da più produttori: vorremmo avere una tabella diversa con gli stessi dati, per esempio: articolo ALFA BETA vite (prezzo di alfa...) (Prezzo di BETA) bullone (prezzo di alfa...) (Prezzo di BETA) Questo si può fare con lo strumento tabella pivot di excel.! cliccare in una cella della tabella! scegliere dati" rapporto tabella pivot e grafico pivot! nella creazione guidata, confermare l origine dati! nella creazione guidata, indicare se volete la tabella in un nuovo foglio o in uno esistente (nel dubbio, indicate nuovo)! trascinate con il mouse i campi dalla finestrina elenco campi tabella pivot all area della tabella pivot: scegliere per ogni campo se volete che si tratti di: o un campo colonna In Excel 2007: o un campo riga scheda inserisci gruppo tabelle o un campo dati comando tabella pivot. o un campo pagina L insegnante vi mostrerà diversi esempi di tabella pivot, e di come una volta creata possa essere modificata. Pagina 19 di 19