Tribunale di Palermo. Europeo Obiettivo Convergenza

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1 Rafforzamento delle capacità d azione delle Autorità per l Amministrazione della Giustizia della Regione Siciliana Tribunale di Messina Tribunale di Palermo Programma Operativo Regionale 2007/2013 del Fondo Sociale Europeo Obiettivo Convergenzadel Fondo Sociale Europeo Obiettivo Convergenza Tribunale di Palermo

2 Best Practices Giustizia Interventi attivati presso il Tribunale di Palermo: Linea 1, interventi di riorganizzazione Gestione del sotto fascicolo Spese di Giustizia Pesatura del fascicolo Progettazione Front Office per il settore Civile Dimensionamento Ufficio Decreti Penali Linea 2, Analisi dell impiego delle nuove tecnologie Linea 3, Carta dei Servizi Linea 4, Qualità Linea 5, Bilancio Sociale Linea 6, Sito Web Linea 7, Comunicazione

3 Contesto di riferimento L'attività lavorativa connessa alle Spese di Giustizia, coinvolge tutti gli stati del processo, dalla fase dibattimentale fino alla emanazione della sentenza. Questa attività consiste non solo nella mera raccolta di tutta la documentazione di spesa, ma anche nella materiale attività di elaborazione del foglio notizie. Il sotto fascicolo Spese di Giustizia nasce in cancelleria, dove viene costantemente alimentato durante tutte le fasi del procedimento, per poi essere trasferito all Ufficio Recupero Crediti. Il trasferimento dei singoli documenti di spesa in esso e la loro successiva conservazione è stato individuato quale processo critico oggetto dell intervento.

4 Ratio alla base dell intervento La criticità emersa in fase di Analisi riguarda, principalmente, la gestione dei documenti relativi alle «spese anticipate dall Erario», il loro trasferimento dalle cancellerie verso altri uffici, precisamente: tra le Cancellerie (che gestiscono il provvedimento lordo) e l Ufficio Spese di Giustizia (che previa verifica della documentazione emette il provvedimento netto) tra l'ufficio Spese di Giustizia e l'ufficio del Funzionario Delegato (che dopo ulteriore verifica si attiva per il materiale pagamento del provvedimento netto e i successivi controlli della Ragioneria dello Stato) archiviazione.

5 Situazione di partenza obblighi di legge Tutte le Cancellerie dovrebbero attenersi alle seguenti indicazioni: 1. Il foglio delle notizie viene redatto per ogni fascicolo ed in ogni fase del processo, civile e penale. 2. Viene formato apposito sotto fascicolo per le spese di giustizia, contenente la copia dei modelli di pagamento eventualmente emessi e, al fine di consentire un rapido riscontro anche in sede ispettiva, gli atti da cui è generato: Istanza del Beneficiario, atti a supporto dell istanza e decreto/ordinanza di liquidazone. 3. Nel foglio notizie sono annotate tutte le spese ripetibili, siano esse pagate (1/A/SG) o prenotate a debito (2/A/ SG). 4. Nel foglio notizie va annotata, altresì, l imposta di registro, ove ricorrano i presupposti della prenotazione a debito. 5. Al termine di ogni fase processuale, il funzionario addetto procederà alla chiusura del foglio notizie, attestando in calce ad esso se vi è o non vi è titolo per il recupero delle somme anticipate e prenotate, autorizzando l ufficio all eventuale trasmissione del fascicolo in archivio. La sottoscrizione costituisce de foglio notizie assunzione di responsabilità. 6. Nel processo penale, in caso di ammissione al patrocinio a spese dello Stato di persona diversa dall indagato e dall imputato, occorrerà provvedere all annotazione delle spese di cui all art. 108 T.U. tenendole distinte dalle altre spese del processo medesimo.

6 Situazione di partenza il processo di Lavoro Il processo lavorativo connesso alle «Spese Anticipate dall Erario Erario» Le spesa anticipate dall erario riguardano, prevalentemente, gli onorari dei professionisti intervenuti nel procedimento quando una delle parti è ammessa al gratuito patrocinio. Questa tipologia di spesa incide per circa l 80% sul totale delle somme pagate dal Tribunale di Palermo, che si aggira intorno ai di euro all'anno Il professionista presenta l istanza di pagamento direttamente in cancelleria, la stessa la istruisce e la trasferisce al magistrato il quale emette il decreto di liquidazione. La cancelleria notifica a tutti i soggetti interessati l emissione del decreto, gli stessi possono fare opposizione entro 30 gg dalla comunicazione, trascorsi i quali il decreto diviene definitivo. Una volta divenuto definitivo, la cancelleria provvede a produrre un sotto fascicolo contenente tre originali dei seguenti documenti: istanza di pagamento, decreto di liquidazione, fattura/parcella del professionista, che viene inoltrato a mezzo Ausiliario all Ufficio Spese Pagate dall erario. L ufficio, fatti i debiti controlli, procede alle relative annotazioni nei sistemi informatici ministeriali e provvede a trasmettere il sotto fascicolo all Ufficio del funzionario delegato per le spese di giustizia, che si occupa della materiale liquidazione. L Ufficio del funzionario delegato per le spese di giustizia, effettuato il pagamento, ne comunica gli estremi alla cancelleria che provvede ad annotare il tutto nel foglio notizie e archivia il sottofascicolo. Al termine del processo, l impiegato addetto procede alla chiusura del foglio notizie, attestando in calce ad esso la presenza o assenza di spese da recuperare. La sottoscrizione del documento è fatta esclusivamente dal responsabile della Cancelleria.

7 Situazione di partenza il Processo di lavoro

8 Situazione obiettivo Obiettivo dell intervento è stato applicare processi lavorativi omogenei alle Cancellerie al fine di garantire la gestione e archiviazione dei documenti contenuti nel fascicolo spese di giustizia, limitatamente alle spese anticipate all erario.

9 Il nuovo processo lavorativo

10 Il nuovo processo di Lavoro Le tre Fasi Il nuovo Processo di Lavoro descritto può essere diviso in tre Fasi, ciascuna delle quali è realizzata da un Ufficio Diverso: Fase 1 Cancelleria Fase 2 Ufficio Spese Pagata Fase 3 Ufficio del Funzionario Delegato

11 Il nuovo processo lavorativo Fase 1

12 Il nuovo processo lavorativo Fase 2

13 Il nuovo processo lavorativo Fase 3

14 Criteri di trasferimento dei documenti Il passaggio da una Fase alla Fase successiva presuppone il trasferimento di documentazione da un Ufficio all altro. Al fine di assicurare il trasferimento della documentazione si è previsto di utilizzare come strumento il sistema di . Ufficio Ufficio Cancelleria Spese Pagate Funzionario Delegato

15 Criteri di trasferimento dei documenti Oggetto Invio dalla Cancelleria all Uff. Spese Pagate La tracciabilità del flusso documentale è garantita dall «Oggetto» delle e- mail. Invio dall Uff Uff. Spese Pagate all Uff. Funzionario Delegato

16 Criteri di archiviazione L archiviazione della documentazione rappresenta un momento molto importante per l intero processo di lavoro, in quanto una errata archiviazione porterebbe a grosse difficoltà nella gestione dei documenti, vanificando l utilità del processo messo in atto. Al fine di garantire la corretta archiviazione della documentazione digitale si è deciso di creare due distinti archivi, precisamente: Archivio della Cancelleria Archivio del Uff. Spese Pagate e dell Uff Uff. Funzionario Delegato L Archivio Cancelleria è stato creato all interno della Cartella condivisa di ciascuna Cancelleria, al fine di rendere possibile l accesso, esclusivamente, al personale della stessa. Archivio del Uff. Spese Pagate e dell Uff Uff. Funzionario Delegato, è una Cartella condivisa tra questi due uffici, che avranno l accesso esclusivo. In questo modo sarà creato il database di tutte le spese di giustizia del Tribunale di Palermo.

17 Archivio della Cancelleria L archivio della Cancelleria è destinato a contenere la documentazione relativa a ciascuna richiesta di liquidazione, secondo il seguente schema: Anno Formato aaaa Procedimento Formato aaaa_nnnn Spese anticipata dall erario erario Formato aaaa_nnnn SIAMM Anno: rappresenta la cartella dedicata all anno corrente. Procedimento: è la cartella contenente la documentazione relativa alle richieste di liquidazione associate allo specifico procedimento. Spesa: ogni spesa liquidata per lo stesso procedimento avrà una sua cartella di riferimento

18 Archivio della Cancelleria All interno della cartella «Spese Anticipate dall Erario Erario» dovranno essere archiviati in formato elettronico almeno i seguenti documenti: Provvedimento di liquidazione: è il provvedimento emesso dal magistrato con il quale si liquida la richiesta formulata dal soggetto interessato. Documentazione Contabile: è il documento con il quale è stata presentata la richiesta di liquidazione. Procedimento Formato aaaa_nnnn Provvedimenti di liquidazione Formato aaaa_nnnn SIAMM_PL Documentazione Contabile Formato aaaa_nnnn SIAMM_Doc

19 Archivio Uff. Spese Pagate Funzionario Delegato L archivio di questi due Uffici è destinato a contenere i file dei provvedimenti netti emessi a seguito di ricezione del provvedimento di liquidazione e i file dei relativi mandati di pagamento. La struttura dell archivio è: Anno Formato aaaa Procedimento Formato aaaa_nnnn Spese anticipata dall erario erario Formato aaaa_nnnn SIAMM Anno: rappresenta la cartella dedicata all anno corrente. Procedimento: è la cartella contenente la documentazione relativa alle richieste di liquidazione associate allo specifico procedimento. Spesa: ogni spesa liquidata per lo stesso procedimento avrà una sua cartella di riferimento

20 Archivio Uff. Spese Pagate Funzionario Delegato All interno della cartella «Spesa anticipata dall Erario Erario» i documenti ricevuti dalla Cancelleria (quindi Provv di liquidazione e documentaz. Contabile) ai quali dovranno essere aggiunti il formato elettronico: Provvedimento netto Mandato di Pagamento Procedimento Formato aaaa_nnnn Provvedimenti di liquidazione Formato aaaa_nnnn SIAMM_PL Documentazione Contabile Formato aaaa_nnnn SIAMM_Doc Provvedimento netto Formato aaaa_nnnn SIAMM_Prov Netto Mandato di Pagamento Formato aaaa_nnnn SIAMM Mandato

21 Grazie per l attenzione