La Misurazione dei Processi Amministrativi

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1 AMMINISTRAZIONE & FINANZA Benchmarking Study La Misurazione dei Processi Amministrativi Business International Via Isonzo, 42 C Roma Tel Fax

2 Indice Premessa 3 Introduzione 6 CAPITOLO 4 amministrativi: il ciclo passivo 38 CAPITOLO 1 amministrativi: approccio generale 8 L efficienza della funzione amministrativa 8 I processi come oggetto di analisi 10 Il ciclo passivo 38 Fornitori 40 Fatture passive per anno 41 Ciclo passivo e pagamenti 42 Impiego di personale 43 La sintesi del ciclo passivo 46 Benchmarking sui processi 12 Organizzazione e misure del processo 13 Misure e generazione di valore 16 Il controllo di gestione 18 L analisi degli scostamenti 19 CAPITOLO 5 Analisi delle good practice 51 Chiesi Farmaceutici 51 Fater 58 Philips 62 CAPITOLO 2 Shering Plough 68 amministrativi: il controllo di gestione 22 Il processo di controllo di gestione 23 CAPITOLO 6 amministrativi: la sintesi 74 CAPITOLO 3 amministrativi: il ciclo attivo 26 Il ciclo attivo 26 I macro indicatori di processo 75 I rapporti/indicatori 77 La sintesi 80 Aspetti di approfondimento 82 Clienti 28 Fatture attive per anno 29 Incassi 31 Bibliografia 84 Informazioni gestionali: anagrafiche gestite, costo medio per cliente, risorse addette al ciclo attivo 32 ALLEGATO Glossario di benchmarking 86 La sintesi del ciclo attivo 35

3 Premessa Il benchmarking è la ricerca di informazioni a livello aziendale, che consente ad un manager di confrontare le prestazioni della sua funzione con le prestazioni delle stesse funzioni di altre imprese. Il benchmarking identifica quelle prassi direzionali che la funzione interessata deve adottare per raggiungere la superiorità. Q uesto documento riporta i risultati di un gruppo di lavoro di benchmarking effettuato sulla misurazione delle performance dei processi amministrativi tra aziende appartenenti a settori manifatturieri e di servizi, caratterizzate da dimensioni e complessità organizzative diverse. Il Benchmarking Study è così articolato: la premessa nella quale sono anticipati i risultati emersi durante il confronto; i cosiddetti key finding e viene presentata la metodologia di benchmarking adottata in modo da poter contestualizzare i risultati contenuti nel rapporto; un introduzione divulgativa contenente riferimenti particolari alle metodologie di strutturazione dei sistemi di misurazione aziendali e al controllo di gestione; tre capitoli dedicati ai risultati del confronto nei quali sono esaminati i dati e le informazioni fornite dalle aziende sui cicli di processo (controllo direzionale, ciclo attivo e passivo), una analisi delle prassi delle aziende di riferimento individuate mediante il confronto la sintesi dei risultati ottenuta con l individuazione di indici composti infine un appendice contenente il glossario di benchmarking. È importante a questo proposito fare alcune considerazioni: 1. alcuni processi, tra cui quelli della funzione Amministrazione, Finanza & Controllo sono molto simili anche in settori diversi o per aziende di dimensioni diverse 2. i processi amministrativi (più di altri) hanno una forte connotazione di neutralità rispetto al prodotto/settore/mercato 3. il confronto con aziende diverse necessita un approccio di astrazione dai contesti che è particolarmente adatto per attingere e prendere spunti da altre realtà. Le aziende partner del benchmarking: ASS N. 2 Isontina, Basf, Chiesi Farmaceutici, Fater, Dott. Formenti, Lear Corporation, Marchi Group, Medi Pragma, Philips, Saint Gobain Sekurit, Schering Plough, SMC Italia. amministrativi nasce dalla rilevazione di due fenomeni: esigenza sempre crescente da parte della funzione Amministrazione Finanza e Controllo di implementare strumenti e metodologie in grado 3

4 di misurare e presidiare i processi/attività interni per monitorare e ottimizzare la funzione in ottica di flessibilità e competitività. importanza per il management, oltre che per gli stakeholder aziendali, di misurare il reale contributo della funzione Amministrazione Finanza e Controllo alla generazione del valore aziendale al di là del tradizionale obiettivo di mero controllo dei costi. E quindi fondamentale misurare la performance globale della funzione amministrativa per: migliorare la qualità e l efficienza del servizio erogato fornire un supporto efficace ai processi decisionali in termini di affidabilità, tempestività e coerenza di dati ed informazioni costruire un adeguato sistema di prevenzione dei rischi finanziari. Il confronto si è svolto mediante la metodologia di benchmarking funzionale del Benchmarking Club - Business International. Tale metodologia (si veda paragrafo successivo) delinea gli ambiti, i passaggi e gli obiettivi di un percorso predefinito, ma al tempo stesso concede ampi spazi alla creatività dei partecipanti. Ne consegue come output un patrimonio di informazioni che sono frutto di una sostanziale condivisione tra i partecipanti al gruppo di lavoro. Questo studio si concentra su principi e metodologie adottate nella misurazione dei principali processi in ambito Amministrazione Finanza e Controllo (contabilità e bilancio, gestione fiscale, pianificazione e controllo, gestione tesoreria e credito, finanza straordinaria, rischi e recupero crediti) con particolare riferimento ai seguenti aspetti: struttura organizzativa dimensionamento degli organici suddivisione dei carichi di lavoro colli di bottiglia e stagionalità 4

5 performance ottenute strumenti utilizzati metodologie di gestione per la misurazione della performance e dell efficienza dei processi. L obiettivo è di descrivere le prassi utilizzate, evidenziare i migliori criteri di applicazione, valutare ed identificare le aziende con le migliori prestazioni (benchmark), individuare soluzioni gestionali migliorative e praticabili nella propria realtà, fornire una metodologia per la misurazione dei processi amministrativi. Per i seguenti aspetti: processo di controlling aspetti amministrativi del ciclo passivo aspetti amministrativi del ciclo attivo Il confronto di benchmarking è stato effettuato in relazione a diverse variabili che influenzano i processi amministrativi: struttura organizzativa e dimensionamento degli organici suddivisione dei carichi di lavoro colli di bottiglia e criticità di processo metodologie di gestione performance ottenute strumenti utilizzati. Il gruppo ha lavorato con l obiettivo di analizzare le prassi utilizzate, evidenziare i migliori criteri di applicazione, operare un self-assessment del propri processi amministrativi, individuare soluzioni gestionali migliorative e praticabili nella propria realtà e confrontarsi sulle modalità di impostazione ed identificazione di indicatori quali quantitativi. 5