Corsi di Informatica per Anziane e Anziani. Excel V1.0, 09/11/2012. Bruno Boni Castagnetti, Nicoletta Giorda, Franco Marra

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1 Sindacato Pensionati Corsi di Informatica per Anziane e Anziani Excel V1.0, 09/11/2012 Bruno Boni Castagnetti, Nicoletta Giorda, Franco Marra

2 EXCEL Premessa Due parole su EXCEL Applicazioni di EXCEL Imparare EXCEL Come si presenta EXCEL Videata iniziale di EXCEL I fondamenti concettuali di EXCEL Tastiera Esempio Esempio (continuo) Esempio (continuo) I testi in EXCEL Esempio con testi Esercizio test Esercizio EXCEL Esercizio EXCEL eseguito

3 Premessa Lo scopo di queste slide è quello di fornire un supporto alla scoperta del mondo EXCEL da parte di soggetti anziani che di norma non hanno interesse a questo strumento In questi anni di corsi di alfabetizzazione informatica agli anziani ci si è quasi sempre limitati a introdurre EXCEL nel corso di una max due lezioni Ovvio quindi che queste note servono più che altro a suscitare curiosità e nulla più Un vero corso di EXCEL e la conseguente documentazione potrebbe essere sviluppato a richiesta di un numero sufficiente di allievi 3

4 Due parole su EXCEL E il programma applicativo più usato nel mondo del lavoro Serve per fare i conti con il computer è un foglio a quadretti elettronico chiamato anche Foglio di calcolo ; serve anche per gestire elenchi. Il nome EXCEL è il nome commerciale che Microsoft ha dato al suo programma di foglio elettronico Consente di fare conti anche molto complicati utilizzando formule matematiche, grafici, tabelle,.. Fa parte della suite Office della Microsoft (un set di programmi tra cui Word e Powerpoint) Esistono versioni di EXCEL anche sotto Sistemi Operativi diversi da Windows (IOS Apple, Linux, etc) EXCEL è un programma molto completo e sofisticato, un utente casalingo è già tanto se utilizza il 10% - 20% delle cose che EXCEL è in grado di fare EXCEL (o Office) non è di norma caricato all acquisto di un PC ma va acquistato a parte Sono disponibili versioni gratuite di Foglio Elettronico appartenenti al mondo dell Open Software, in particolare la suite Open Office che contiene un foglio di calcolo simile a EXCEL 4

5 Applicazioni di EXCEL Si parla di applicazioni casalinghe : Lista della spesa con calcolo dei totali di riga e colonna Budget familiare mensile (entrate, uscite, saldo) Calcolo dell IMU Grafici con andamento nel tempo di una voce di spesa o di entrata Grafici con andamento nel tempo di parametri medici (es. pressione ) Elenchi di nominativi con associati dati diversi e loro ordinamento a piacere Ecc 5

6 Imparare EXCEL Il modo migliore per imparare EXCEL è provare e riprovare i comandi e vedere il loro effetto sul foglio di calcolo bisogna comunque conoscere almeno l aritmetica! Se proprio non la ricordate lasciate perdere EXCEL! Contrariamente al Sistema Operativo (uso delle cartelle ) dentro EXCEL non si possono fare danni al computer Mal che vada, se i calcoli fatti sono sono un pasticcio o solo un insieme di prove, si esce da EXCEL senza salvare ed è finita lì Per fare le cose normali non è necessario imparare tutte le funzionalità di EXCEL, basta prendere dimestichezza con i comandi principali (stanno quasi tutti nel sottomenù principale cioè HOME ) A EXCEL si accede con un progetto in testa, cioè un problema, un obiettivo, un esigenza che trovano soluzione attraverso dei calcoli, quindi bisogna aver le idee chiare su cosa si vuole (esempio se voglio calcolare l IMU devo conoscere le formule per calcolarla). Per quanto riguarda salvataggi e uso del copia/taglia/incolla le azioni sono identiche a WORD Si stampa solo quando è necessario, è inutile sprecare carta, imparare invece a fare copie di salvezza (si dice di backup) dei documenti più importanti su supporti mobili (altri Hard disk, chiavette, CD, ecc) 6

7 Come si presenta EXCEL Con un foglio a quadretti rettangolari (celle), con i bordi della cella in alto a sinistra evidenziati, il puntatore del mouse che prende la forma di una croce, il menù dei comandi sopra il foglio, le barre verticale destra e orizzontale in basso a destra (come in Word) Osservate attentamente il puntatore del mouse : quando è dentro al foglio è una croce, quando si esce dal foglio è una freccia per selezionare meglio i comandi dal menù Il foglio a quadretti è circondato, a sinistra da numeri e in alto da lettere : la combinazione di una lettera con un numero identifica una cella (es. D3 è la cella all incrocio della colonna D con la riga 3). E come giocare a battaglia navale!! Ogni cella può essere selezionata anche spostandoci sopra il mouse e facendo clic sinistro Centrato in alto (sopra il menù) compare il nome del documento da scrivere con Excel; poiché non si è ancora scritto niente Excel mette un nome provvisorio (cartel1) che sarà poi cambiato con un nome a scelta dell utente La dimensione visiva del foglio può essere modificata con lo zoom che agisce come una lente (vedi cursore in fondo a destra) Sopra il foglio compare il menù di EXCEL con i sottomenu e la sezione dei comandi più utilizzati da ogni sottomenù ; ogni sottomenù si apre con un clic sulla linguetta del nome ; i nomi dei sottomenù sono : Home, Inserisci, Layout di pagina, Formule, Dati, Revisione, Visualizza Il sottomenù Home (casa) è il principale ed è quello su cui si posiziona Excel in apertura In basso orizzontale a sinistra sono presenti tre linguette denominate Foglio1, foglio2, foglio3 ; se si fa clic sinistro su una di esse si apre un foglio (la prima è evidenziata perché si tratta del foglio disponibile all apertura) Perché tre fogli? Perché con Excel è possibile collegare automaticamente il contenuto di un foglio con altri realizzando strutture di calcolo molto complesse. Ovviamente i fogli possono essere più di tre, il nome fogliox può essere sostituito da un nome di fantasia Una cartella EXCEL (cartel) può contenere più fogli ; i salvataggi agiscono sulla cartella Il termine cartella in EXCEL non ha nulla a che vedere con il termine cartella in Windows. In EXCEL Cartel è un documento, come Document in WORD. 7

8 Videata iniziale di EXCEL 8

9 I fondamenti concettuali di EXCEL Le informazioni che seguono sono importanti, se si capiscono si capisce EXCEL, se no non se ne viene fuori In ogni cella si possono inserire da tastiera: un numero (con o senza virgola) un testo (non preoccupatevi se esce dalla cella) una formula (che deve sempre essere preceduta dal simbolo =) Nelle formule sono presenti diversi operatori logico-matematici. I più importanti per voi sono (vedere la tastiera) : Il segno di somma (+) Il segno di sottrazione (-) Il segno di moltiplicazione (*) (non X che per EXCEL è la lettera X) Il segno di divisione (/) (non : che per EXCEL è il due punti) La formula inserita in una cella opera sui contenuti di altre celle (vedi esempio) La cella che contiene una formula restituisce un numero (vedi esempio) Una formula può operare su celle che contengono numeri o altre formule ma non testi (se la formula è sbagliata EXCEL restituisce un messaggio di errore. IMPORTANTE : è EXCEL che fa i calcoli non voi con la calcolatrice o a mano! In altri termini se, ad esempio, dovete sommare tre numeri (messi in tre celle diverse) nella cella risultato ci mettete la formula (vedi esempio) non la somma calcolata da voi a mano o con la calcolatrice Capito questo concetto si capisce di conseguenza la potenza di EXCEL : una volta costruita e controllata la sequenza dei calcoli, cambiando un qualsiasi numero (dato di ingresso o di input, come si dice in inglese) automaticamente e istantaneamente (qualunque sia complesso il calcolo) EXCEL restituisce il risultato. Tanto per capirci con una calcolatrice dovreste ripetere ogni volta che si modificano i dati di ingresso tutta la sequenza di calcolo Sopra alle lettere che identificano le colonne sono riportate due informazioni: A sinistra il riferimento della cella (es. D3 se con il mouse seleziono visivamente la cella D3 cliccandoci sopra A destra a fianco del simbolo fx compare il contenuto della cella (bianco se la cella è vuota) ; questo spazio è molto utile per controllare l inserimento di una formula o di un testo 9

10 / è il maiusc del tasto 7 Tastiera Cancella carattere all immediata sinistra * è il maiusc del tasto + 10

11 Esempio Sommare tre numeri e dividere il risultato per un numero a caso scelto dall utente volta per volta I tre numeri sono : 22,5, 34 e 556,67 e sono inseriti da tastiera nelle celle c1,c2,c3 La somma è restituita nella cella c5 Il numero per cui dividere la somma è inserito nella cella e7 Il risultato finale deve essere restituito nella cella f7 Come si fa? In vari modi, vediamo il più semplice (slide successiva) 11

12 Esempio (continuo) Seleziona la cella c1 e con la tastiera inserisci 22,5 e dai invio Fai la stessa cosa per gli altri due numeri nelle celle c2 e c3 Seleziona la cella c5 e da tastiera scrivi =c1+c2+c3 e dai invio Seleziona la cella e7 e inserisci un numero a piacere (es. 3,14) e dai invio Seleziona la cella f7 e da tastiera scrivi =c5/e7 e dai invio Nella cella f7 comparirà immediatamente il risultato, cioè 195,2771 Supponiamo ora di cambiare 3,14 con 6,28 e 22,5(in c1) con -358,4(sempre in c1) Cambiate questi due numeri e immediatamente EXCEL vi restituirà nella cella f7 il nuovo risultato : 36,98567 Questa è la potenza di un foglio elettronico, a mano o con la calcolatrice avreste dovuto ripetere tutta la sequenza di calcolo! Nota 1 : al posto di invio da tastiera, puoi in alternativa cliccare sul segno verde di spunta o selezionare con il mouse un altra cella Nota 2 : se ti sbagli puoi o cancellare carattere per carattere con il tasto freccia a sinistra oppure tutto il contenuto della cella cliccando sopra alla X rossa 12

13 Esempio (continuo) 13

14 I testi in EXCEL In EXCEL è possibile ovviamente inserire testi che descrivono e chiariscono lo svolgimento dei calcoli. Si danno due situazioni base: Primo : il testo è un titolo o una frase che introduce il processo di calcolo nessun problema, si seleziona la cella da dove partire e si batte il testo come in WORD ; anche se il testo interferisce più celle è la cella di partenza la sola che contiene il testo ; in fase di stampa la griglia non viene mai stampata a meno che non lo si chieda espressamente Secondo : se ad esempio lo scopo è creare una lista della spesa (vedi esercizio test), cioè in pratica una tabella la cui prima colonna contiene i nomi dei prodotti da comprare e le successive le quantità, il costo unitario e il calcolo del costo totale occorre inserire nelle celle della prima colonna i nomi dei prodotti. Nasce un falso (!) problema di visualizzazione se il testo inserito da tastiera nella cella supera la lunghezza della cella e quindi visivamente viene troncato per non interferire coprendo i numeri delle celle a sinistra Questo effetto consente di introdurre una particolarità delle celle di EXCEL : possono essere modificate sia in lunghezza (che è quello che interessa questo caso), sia in altezza (vedi esercizio seguente) Per farlo (esempio sulla colonna A) spostatevi con il mouse sul bordo destro dell intestazione di colonna (in questo esempio A), la croce bianca e spessa diventa nera e sottile, tenete premuto il tasto sinistro del mouse e spostatevi in orizzontale la colonna (in questo caso la A) si allarga, rilasciate il tasto sinistro, la colonna si è allargata di quanto avete voluto voi. Nella slide che segue è riportato l esercizio precedente arricchito di testi di fantasia 14

15 Esempio con testi 15

16 Cenni agli altri sottomenù INSERISCI : consente l inserimento in corpo testo di grafici, tabelle, forme, immagini, disegni, ecc. LAYOUT DI PAGINA : tutto ciò che riguarda marginature, sfondi pagina, spaziature ecc FORMULE : tutto ciò che riguarda formule e calcoli DATI: importazione e gestione basi dati (data base) REVISIONE : strumenti correzione, revisioni, rilevazione modifiche, protezioni ecc VISUALIZZA : diverse modalità di visualizzazione e stampa del documento tra cui anteprima di stampa 16

17 Esercizio Test Nelle due slide che seguono sono riportati : Esercizio Excel : le richieste della prova Esercizio Excel eseguito : un possibile risultato Il test è importante, anche se un po difficile, perché consente all utente di impratichirsi con diversi comandi di EXCEL 17

18 Esercizio EXCEL TEST EXCEL 2 - da eseguire Creare una tabella EXCEL indicando in alto a sinistra il vostro Nome e Cognome e in altro a destra la data di oggi. Il titolo della tabella è: ACQUISTO MATERIALE DI CANCELLERIA Le colonne da creare sono cinque e cioè: Numero,Articolo,Quantità,Costo unitario in,costo in Gli articoli devono essere dieci a scelta Il costo totale deve essere calcolato come prodotto della quantità per il costo unitario L'ultima riga della tabella ha due colonne la prima con scritto TOTALE, La seconda colonna allineata alla quinta colonna e con la somma calcolata in excel. Preparare la tabella EXCEL per la stampa, stampare e consegnare. Il tempo per consegnare all'insegnante la tabella stampata è 1 ora. 18

19 Esercizio EXCEL eseguito 19