ISTRUZIONI OPERATIVE COME INSERIRE UN OPPORTUNITA DI STAGE /TIROCINIO

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1 ISTRUZIONI OPERATIVE COME INSERIRE UN OPPORTUNITA DI STAGE /TIROCINIO Per effettuare questa operazione è sufficiente l ACCREDITAMENTO al portale NON è necessario aver già stipulato la Convenzione di tirocinio con l Ateneo. Al momento dell avvio dello stage/tirocinio con il candidato idoneo, la Convenzione dovrà comunque obbligatoriamente essere sottoscritta. Dopo aver effettuato il login con le proprie credenziali, nel menu di sinistra, Tirocini e stage, il referente aziendale può cliccare su Nuova opportunità e inserire un opportunità di stage rivolta agli STUDENTI dell Ateneo. Nel dettaglio: Per la sede di svolgimento scegliere tra: a) Sede legale b) Eventuali altre sedi operative L area funzionale di riferimento dell opportunità va scelta tra l elenco che viene visualizzato. Per individuare la corrispondenza tra le AREE FUNZIONALI aziendali e i CORSI DI LAUREA dell Ateneo v. link sez. Aziende/Enti. Seguono i Requisiti per i candidati e le preferenze di gestione. In questa sezione puoi scegliere come gestire le candidature rispetto all opportunità. 1

2 Referente aziendale: di default è l utente che sta operando ma è possibile selezionare anche altri contatti aziendali. Il referente aziendale per l opportunità riceverà le notifiche automatiche relative all opportunità. Visibile fino al: data di fine visibilità per le eventuali candidature. Anche via mail: permette al referente aziendale di ricevere una mail ad ogni candidaturaa all opportunità. La mail conterrà anche un testo inserito dal candidato e gli allegati eventualmente da lui caricati. Documentazione e informazioni richieste: informazioni aggiuntive da richiedere al candiato (CV, lettera di motivazione, altro). Alla fine apparirà la pagina di riepilogo delle informazioni inserite, divise per sezione, con la possibilità di apportare delle modifiche e i tasti Salva in Bozza (per salvare il documento ma con la possibilità di apportare modifiche senza chiedere l apporvazione dell Ateneo) o Pubblica. 2

3 Cliccando su Pubblica l Ateneo dovrà poi approvare l opportunità. Quando l opportunità sarà approvata dall Uff.stage di Ateneo, l ente ospitante riceverà una mail di conferma e nella sezione Le mie opportunità l opportunità diventerà in stato approvato (pallino VERDE) e sarà visualizzabile dagli utenti. 3

4 6 - GESTIRE LE MIE OPPORTUNITA Nella sezione Le mie opportunità è riportato l elenco delle opportunità inserite con i relativi dettagli. Gli stati dell opportunità sono: a) Bozza: opportunità creata ma non terminata e quindi non sottoposta ad approvazione dell Ateneo b) Da approvare - pallino GIALLO: è stata richiesta l approvazione e si è in attesa della validazione da parte dell Ateneo c) Approvata- pallino VERDE: l opportunità è stata approvata dall Ateneo ed è visualizzabile dagli utenti d) Scaduta: la data odierna è posteriore alla data di fine iscrizioni Sempre nella sezione Le mie opportunità sono a disposizione i seguenti comandi sotto la voce AZIONI : a) Anteprima: permette di vedere un anteprima dell opportunità così come sarà mostrata agli utenti b) Riepilogo: permette di vedere il riepilogo dei dati dell opportunità c) Duplica: crea una nuova opportunità a partire da una copia di quella selezionata ma modificando alcune particolari informazioni. d) Modifica: riapre il processo di creazione dell opportunità per apportarvi modifiche. E disponibile solo finché una opportunità non ha candidati. Ogni modifica riporta l opportunità in stato da approvare. e) Modifica scadenza: permette di prorogare oppure anticipare la fine di un opportunità. E disponibile solo finché una opportunità non ha candidati. Non necessita di nuova approvazione da parte dell Ateneo f) Elimina: permette di eliminare un opportunità solo fintanto che è in bozza oppure è scaduta e non ha candidati. 4

5 7 - GESTIRE I MIEI CANDIDATI Sempre dalla pagina Le mie opportunità puoi vedere il numero di candidati per singola opportunità e cliccando sul numero è POSSIBILE accedere al dettaglio delle candidature attraverso diverse funzionalità. Tagging dei candidati I tags sono intesi come etichette che possono essere assegnati ai candidati per facilitare la loro identificazione nel processo di selezione. I tags possono essere creati liberamente o utilizzati come filtro dal riquadro in alto per la ricerca dei candidati. Download dei candidati Tramite il pulsante scarica gli allegati è possibile scaricare tutti gli allegati caricati relativamente ai candidati selezionati. Il sistema genererà uno zip contenente i documenti rinominati con la matricola dello studente. Si può scaricare un Excel, contenente un riepilogo di dati relativi ai candidati selezionati e con Invia è possibile inserire un testo che sarà inviato via mail agli studenti selezionati dall interno del sistema ovvero senza utilizzare l indirizzo mail personale /aziendale. Infine, tramite il pulsante scegli e avvia stage la candidatura passerà allo stato confermato. Una volta scelto il candidato non sarà più possibile annullare per cui viene proposto all utente un warning aggiuntivo prima di chiudere l operazione. Per completare l operazione cliccare su conferma oppure conferma e invia notifica. In quest ultimo caso lo studente riceverà una mail automatica che lo avviserà di essere stato selezionato. Lo stato della candidatura verrà modificato in scelto (pallino VERDE). 5

6 ATTENZIONE: a questo punto del processo, verificare di avere una CONVENZIONE DI TIROCINIO ATTIVA. Se ATTIVA: entrare nella sezione I miei stage e compilare il progetto formativo! Dopo la CONFERMA, il sistema collocherà il candidato prescelto nella funzione I MIEI STAGE con pallino ROSSO per indicare la necessità di completare i campi richiesti da parte dell ente ospitante. 6

7 Aprendo il link sul pallino ROSSO si potrà aprire la schermata generale del progetto formativo e compilare secondo le indicazioni riportate nell apposita sezione del progetto formativo SE LA CONVENZIONE DI TIROCINIO NON E ATTIVA, è necessario attivarla. V. indicazioni al link sez. Aziende/Enti. 7