CAPO I Riferimenti normativi, ambito di applicazione, definizioni

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1 DISPOSIZIONI PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO CAPO I Riferimenti normativi, ambito di applicazione, definizioni Art. 1 Riferimenti Normativi La materia del presente regolamento è ispirata a: - DPR n. 445 del ; - DPR n. 428 del ; - D.L.vo n. 196 del ; - DPCM 6 maggio 2009; Art. 2 Ambito di applicazione 1. Il presente regolamento disciplina la gestione e la tutela dei documenti ricevuti e trasmessi dall Azienda per il diritto allo studio di Benevento, di seguito denominata Adisu o Azienda. 2. I documenti dell Adisu sono quelli prodotti e acquisiti ovvero la rappresentazione, in qualsiasi modo formata, del contenuto di atti, anche interni, utilizzati nello svolgimento della propria attività amministrativa istituzionale. 3. L Ufficio Protocollo dell Adisu di Benevento afferisce funzionalmente ed organizzativamente al Servizio Amministrativo. 4. I documenti dell Adisu sono inalienabili. Art. 3 Cassificazione dei documenti 1. I documenti si distinguono in: - documenti in arrivo; - documenti in partenza; - documenti interni. Art. 4 - Documento in arrivo 1. Il documento in arrivo è il documento avente rilevanza giuridico-probatoria formato e trasmesso all Adisu da un altra Pubblica Amministrazione o da altro soggetto esterno, registrato dall Ufficio Protocollo. Art. 5 - Documento in partenza 1. Il documento in partenza è il documento di valenza giuridico-probatoria formato dal personale interno all Adisu nell'esercizio delle proprie funzioni e destinato a terzi, registrato dall Ufficio Protocollo. Art. 6 - Documento interno 1. I documenti interni, ovvero quelli scambiati all interno dell Azienda sono distinti in: 1

2 a) documenti interni di carattere giuridico probatorio, e per l effetto soggetti a registrazione. b) documenti interni di carattere informativo, ovvero memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa tra uffici o operatori aziendali e per l effetto non soggetti a registrazione. Art. 7 Supporti dei documenti 1. I documenti possono essere cartacei e informatici. 2. Per documento informatico s intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. 3. Per documento analogico si intende la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti prodotta su supporto non informatico; in genere il documento analogico è un documento cartaceo. 4. Per versione analogica di un documento informatico si intende la sua riproduzione su supporto non informatico. 5. Per versione informatica di un documento analogico si intende una copia informatica di esso. Art. 8 - Minuta del documento 1. Per minuta di un documento s intende la sua stesura provvisoria o in bozza, soggetta a integrazioni e a modifiche prima della redazione definitiva. Art. 9 - Documento avente valore di atto pubblico 1. Deliberazioni, determine dirigenziali, verbali, decreti, contratti e qualunque altro documento avente valore di atto pubblico sono redatti, di norma, sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico purché ne sia garantita la conservazione illimitata. Art. 10 Diritto all accesso e diritto alla consultazione 1. L Adisu garantisce i principi della trasparenza dell azione amministrativa, il diritto di accesso ed il diritto alla consultazione al registro di protocollo e ai documenti detenuti secondo la normativa vigente e nel rispetto della normativa in materia di tutela dei dati personali e dal relativo regolamento aziendale di attuazione per il rispetto della privacy. Art. 11 Protocollo e registro di protocollo 1. Il protocollo è l insieme degli elementi e delle procedure che attribuiscono al documento la valenza giuridica, procedimentale e probatoria. 2. Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede, fino a prova di falso, dell effettivo ricevimento o spedizione di un documento e produce effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il registro si rinnova ogni anno solare. Art. 12 Registri, repertori e serie documentali 1. Il registro è un documento amministrativo costituito dalla registrazione, in sequenza cronologica predefinita e in unica entità documentaria, di una pluralità di atti giuridici. 2. Il repertorio è un registro di una specifica serie documentale. 3. Per serie documentale si intende un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti, o in relazione all oggetto o alla materia. Art. 13 Firma digitale e firma elettronica 1. Per firma digitale si intende la validazione di un documento informatico, secondo il disposto dell art.1, comma 1 lettera n) e dell art.27 del DPR 445/2000. La firma digitale certifica sia la provenienza di un documento elettronico sia l integrità dello stesso. 2

3 2. La firma elettronica è definita ai sensi dell art.2, comma 1 lettera a) del D.Lgs. 10/2002, essa assicura la provenienza di un documento ma non l integrità del suo contenuto. CAPO II La gestione dei documenti in entrata e uscita Art. 14 Ufficio protocollo e Protocollo Informatico 1. L attività di registrazione dei documenti in arrivo ed in uscita compete all Ufficio protocollo, che funzionalmente ed organizzativamente afferisce al Servizio Amministrativo dell Adisu. 2. L Adisu si avvale, di norma, di un protocollo informatico unico utilizzato per tutti i documenti in entrata e in uscita. Art. 15 Documenti in partenza 1. Il documento in uscita deve contenere le seguenti indicazioni: - logo dell'azienda; - il Servizio che produce il documento; - numero di protocollo e relativa data; - oggetto del documento; - collegamento ad un eventuale precedente; - sigla del Responsabile del Procedimento Amministrativo (R.P.A) - sigla del responsabile della composizione del testo, se diverso dal R.P.A.; - numero degli allegati; - indirizzo della sede legale dell'azienda; - numero telefonico e di fax aziendale; - indirizzo di posta elettronica aziendale; 2. I documenti in uscita dall Azienda per potere essere registrati e spediti devono essere firmati dal Direttore Amministrativo, o dal responsabile del procedimento, ovvero da parte di altro soggetto, previa delega del Direttore Amministrativo comunicata all Ufficio Protocollo. 3. Il documento cartaceo in partenza, di norma è redatto in originale, che viene spedito al destinatario, mentre una copia è conservata agli atti del Servizio competente ovvero agli atti del Servizio Amministrativo, nel fascicolo cronologico dei documenti in uscita. 4. Sia l'originale sia la copia devono contenere gli elementi informativi del documento. 5. Se i destinatari diretti sono più di uno, saranno spedite più originali. 6. Se i destinatari per conoscenza sono più di uno, saranno spedite più copie degli originali. ART Documenti in arrivo 1. I documenti ricevuti dal servizio di protocollo informatico, dopo essere stati registrati, sono assegnati dal Direttore Amministrativo al Servizio o all Ufficio competente e quindi al responsabile del procedimento. 2. Una copia del documento registrato in arrivo è conservata agli atti del Servizio competente ovvero agli atti del Servizio Amministrativo, nel fascicolo cronologico dei documenti in arrivo. 3. In caso di erroneo smistamento ad un Servizio o un Ufficio non competente, quest'ultimo avrà cura di rimettere il documento al Servizio ovvero all Ufficio competente, dandone comunicazione al Protocollo. Art Documenti soggetti a registrazione particolare I documenti soggetti a registrazione particolare (repertorio) sono: delibere, determine, verbali, contratti, registro del patrimomio immobilare, albi, ordinativi di pagamento e riscossione, gli atti interni e fra i servizi dell'azienda. 3

4 Art Documenti esclusi dalla registrazione Sono esclusi dalla registrazione: G.U.R.I., - B.U.R.C, notiziari, libri, riviste, giornali, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni, materiale statistico, atti preparatori interni ai servizi e fra i servizi e gli uffici dell'azienda, documenti di altri enti relativi ad avvisi pubblici e bandi di concorso, dichiarazioni fiscali, documenti soggetti a registrazione autonoma (deliberazioni del C.d.A., decreti, autorizzazioni, verbali, attestati, contratti, certificati ecc.), corrispondenza restituita da soggetti esterni a vario titolo (indirizzo inesatto, rifiuto del mittente ecc.); Art Originale e copia del documento informatico 1. Il documento informatico, redatto nel rispetto delle disposizioni vigenti, è da considerarsi a tutti gli effetti di legge, un documento originale. 2. La copia, l estratto e il duplicato del documento informatico, che riproducono e rappresentano letteralmente e integralmente un altro documento informatico o un documento cartaceo, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle vigenti disposizioni in materia. 3. Le copie informatiche di documenti originariamente cartacei sostituiscono i loro originali purché il notaio o altro pubblico ufficiale ne attesti la conformità con dichiarazione allegata al documento informatico. 4. La firma digitale, apposta sul documento da parte del soggetto che spedisce o rilascia documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e atti amministrativi, è l elemento che attribuisce efficacia giuridica al documento. Art Telefax 1. Il documento trasmesso tramite fax ha valore probatorio giuridico, risponde al requisito della forma scritta e, di regola, non richiede l invio del documento originale. 2. Il documento in partenza via fax dovrà indicare la seguente dicitura il presente documento, ai sensi del comma 6, art. 43 del T.U. 445/2000, non sarà seguito dal documento originale. 3. Il documento ricevuto tramite fax non richiede l invio del documento originale qualora sia possibile verificare la fonte di provenienza ovvero se contiene la dicitura del comma 6, art. 43 del T.U. 445/ Nel caso in cui non sia possibile verificare la fonte di provenienza di un telefax, esso viene trattato come corrispondenza anonima o senza firma. 5. Se il documento ricevuto via fax viene seguito da una trasmissione dello stesso documento con altri mezzi, a questo, se possibile, sarà assegnato lo stesso numero di protocollo della prima ricezione; in caso di difformità anche lievi, il documento successivo è da considerarsi diverso e avrà un nuovo numero di protocollo. Art. 21 Lettere anonime o documenti privi di firma 1. La corrispondenza anonima o i documenti in arrivo privi di firma seguono il regime di protocollo previsto per gli altri generi di documenti, ma di regola non dà avvio ad una procedura. Art Automatismi del protocollo 1. La procedura informatica assegna il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento in maniera automatica e immodificabile. 2. La numerazione viene rinnovata ogni anno solare. 3. A ciascun documento è assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo e una data di registrazione anch'essa immodificabile. 4

5 Art Registrazione e segnatura di protocollo 1. Il sistema di protocollazione prevede le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo esse, oltre al numero di protocollo e alla data di registrazione, sono: mittente/destinatario la cui registrazione non è modificabile; oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; data di arrivo, se diversa da quella di protocollazione; mezzo di ricevimento/spedizione; numero degli allegati; eventuale descrizione sintetica degli allegati ai documenti su supporto cartaceo. Art Segnatura di protocollo 1. Su ciascun atto deve essere riportato con etichetta: la denominazione Adisu, la data ed il numero della registrazione nel registro di protocollo. Art Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. Le registrazioni di protocollo errate possono essere annullate, con una specifica funzione del sistema informatico a cura dell Ufficio Protocollo. 2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati e sono opportunamente evidenziate dal sistema. Art Situazioni di emergenza e differimento dei termini di registrazione. e registro di emergenza 1. Di regola la registrazione dei dati sul registro di protocollo avviene nella giornata di ricezione. 2. Poichè le attività di protocollazione sono condizionate da: apertura dell'ufficio, consegna della posta, ricevimento di fax carico di lavoro degli addetti, presenza degli addetti, corretto funzionamento del sistema di protocollo informatico, il Responsabile del Servizio Amministrativo può autorizzare la registrazione in tempi diversi conferendo valore probatorio alla ricezione o all uscita di documenti con apposito timbro a mano. 3. In caso di situazioni di emergenza che si protraggano oltre le 24 ore il Responsabile del Servizio Amministrativo provvederà all adozione di un registro di emergenza cartaceo. 4. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico tempestivamente al momento della sua riattivazione, recuperando i dati. In caso di prolungata emergenza, o di un numero eccessivo di protocollazioni, ovvero nel caso i dati siano in numero tale da creare rallentamento alle procedure e impedimento alle attività, è possibile protocollare come unico documento il registro di emergenza, avendo cura di riportare il numero di segnature ivi effettuare e il periodo di utilizzo. Art Orario di Apertura dell Ufficio Protocollo. 1. L orario di apertura al pubblico dell Ufficio Protocollo è concordato dal Responsabile del Servizio Amministrativo con il Dirigente dell Unità di Coordinamento dei Servizi, comunicata al Direttore Amministrativo e reso pubblico. Art. 28 Uso della posta elettronica L uso della posta elettronica è consentito per lo scambio di informazioni in/verso/dall Azienda ed è valido a tutti gli effetti di legge se conforme alle vigenti disposizioni in materia. 1. I messaggi di posta elettronica, corredati di firma digitale e formulati nel rispetto della normativa vigente, vanno protocollati. 2. Il documento di posta elettronica non corrispondente al formato stabilito dal CNIPA (ex AIPA) il cui contenuto è rilevante ai fini giuridici e probatori, dovrà essere stampato con l apposizione della dicitura documento ricevuto per posta elettronica ; successivamente è 5

6 protocollato come un normale documento cartaceo. 3. L Adisu provvede alla definizione di una casella di posta elettronica e la comunica al CNIPA (ex AIPA) per l inserimento nell indice delle amministrazioni pubbliche. 4. Sono protocollati solo i messaggi di posta elettronica che pervengono nella casella ufficiale di posta elettronica ed aventi rilievo istituzionale. 5. Se il messaggio è inviato ad una casella di posta elettronica diversa da quella istituzionale dovrà essere inviato per la protocollazione alla casella istituzionale e per conoscenza al mittente o, anche, semplicemente restituito ad esso con l indicazione della casella istituzionale di posta elettronica. 6. Se il documento ricevuto via posta elettronica viene seguito da una trasmissione dello stesso documento con altri mezzi, a questo successivo invio sarà, se possibile, assegnato lo stesso numero di protocollo della prima ricezione; in caso di difformità anche lievi, il documento successivo è da considerarsi diverso e avrà un nuovo numero di protocollo. 7. I documenti elettronici in entrata o in uscita dall Azienda, se provvisti di firma digitale, vengono collegati in maniera immodificabile alla registrazione di protocollo. Art. 30 Fonogrammi 1. I fonogrammi, sia in arrivo che in partenza, devono recare le seguenti indicazioni: a) data e numero di registrazione nel registro del protocollo; b) data di ricezione o trasmissione; c) nominativo dell addetto alla ricezione e alla trasmissione; d) orario di arrivo o di trasmissione. Art. 31 Ricezione di raccomandate, pacchi, plichi, comunicazioni giudiziarie, ecc. 1. L addetto all Ufficio Protocollo rilascia ricevuta dei plichi raccomandati o assicurati o quant altro comporti una dichiarazione di ricevimento. Art. 32 Gare e concorsi 1. La busta o il plico che reca le indicazioni "offerta", "gara" o qualunque altro elemento che indica la partecipazione ad una procedura concorsuale o di gara, non deve essere aperto ma protocollato in arrivo con l'apposizione delle segnature di protocollo direttamente sulla busta o plico. 2. In caso di gara, offerta o concorso per cui si prevede un afflusso straordinario di documenti, per non paralizzare le attività di protocollo, è possibile istituire un registro apposito relativo ad ogni singola gara, offerta o concorso. 3. In caso di gara, offerta o concorso, il Servizio competente avrà cura di comunicare all ufficio di Protocollo Generale data e ora di scadenza. L addetto alla protocollazione provvederà a segnalare sul plico stesso dei documenti la corrispondenza pervenuta fuori termine utile, trascrivendo su di esso l orario di ricezione e apponendo timbro e firma. 4. I documenti relativi a gara, offerta o concorso che dovessero pervenire in modalità diverse da quelle richieste non saranno ammessi alla procedure, anche se protocollati. Art. 33 Ipotesi particolari 2. Qualora si accerti il cattivo stato di sigilli o mezzi di chiusura di plichi, lettere o pacchi, tale da far temere danni o manomissioni, l addetto all Ufficio Protocollo redige immediatamente apposito verbale descrivente lo stato della corrispondenza e ne invia copia al servizio ricevente in uno alla corrispondenza danneggiata. 3. Il funzionario responsabile dell Ufficio Protocollo o altro dipendente delegato, riceve anche gli atti notificati dagli ufficiali giudiziari; in caso di chiusura dell ufficio, qualsiasi dipendente dell'azienda presente in servizio può ricevere gli atti giudiziari avendo cura di consegnarli all Ufficio Protocollo appena possibile. 6

7 4. L addetto all Ufficio Protocollo non è tenuto al rilascio immediato del numero di protocollo alla presentazione del documento ma, su richiesta, avranno cura di rilasciare ricevuta dell avvenuta consegna. Il numero di protocollo potrà essere comunicato ai richiedenti portatori di legittimo interesse una volta concluse le attività di protocollazione della giornata. CAPO III Stesura, gestione e tenuta documenti con valore di atto pubblici Art. 34 Determine 1. Le determine dirigenziali hanno un numero progressivo e vengono registrate con criterio cronologico su un apposito registro annuale a cura del Servizio Amministrativo ovvero della Segreteria della Direzione amministrativa. Art. 35 Delibere 1. Le delibere del Consiglio di Amministrazione fanno parte integrante dei verbali delle riunioni di tale organo, vengono redatti su fogli con numerazione progressiva, firmati dal Direttore Amministrativo e dal Presidente del C.d.A. e detenuti dal Servizio Amministrativo. 2. In caso di impedimento o assenza il Direttore Amministrativo verrà sostituito nelle funzioni di verbalizzazione da un dipendente appositamente individuato dal Direttore stesso, mentre in caso di impedimento o assenza il Presidente del C.d.A. viene sostituito dal Vicepresidente. Art. 36 Testo dei documenti con valore di atto pubblico 1.Il testo di delibere, determine, verbali, decreti, contratti e qualunque altro documento avente valore di atto pubblico di regola non contiene abbreviazioni, correzioni, abrasioni, lacune, aggiunte, acronimi non estesamente descritti ed espressioni in lingua straniera se non di uso comune non tradotte in lingua italiana. 2. Qualora si renda necessario apportare delle variazioni o correzioni, la stesura precedente deve essere leggibile. Art Titolario di classificazione. 1. Il titolario di classificazione è un sistema logico che suddivide i documenti amministrativi secondo la funzione esercitata, in titoli, categorie, classi e fascicoli, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. 2. L adozione del presente regolamento non prevede l adozione anche di un titolario di classificazione, in quanto funzionalmente non necessario rispetto alla struttura organizzativa dell Adisu di Benevento. Art. 37 Norme di rinvio 1. Il presente regolamento annulla e sostituisce qualsiasi norma regolamentare precedente e verrà adeguato all evoluzione normativa in materia. 2. Per tutto quanto non previsto, si fa rinvio alla normativa vigente. 7