MODULO 3 ELABORAZIONE DI TESTI

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1 MODULO 3 ELABORAZIONE DI TESTI

2 SOMMARIO 3.1 CONCETTI GENERALI Primi passi con un elaboratore di testi Modificare le impostazioni OPERAZIONI Inserire i dati Selezionare i dati Modificare i dati Copiare, Spostare, Cancellare Trovare e sostituire FORMATTAZIONE Formattare un testo Formattare un paragrafo Formattare un documento OGGETTI Tabelle STAMPA UNIONE Teoria e Pratica PREPARAZIONE DELLA STAMPA Preparazione Stampa... 28

3 SPIEGAZIONI 3.1 CONCETTI GENERALI Primi passi con un elaboratore di testi Saper aprire e chiudere un programma di elaborazione testi In questo modulo verranno esemplificati i concetti fondamentali riguardanti l elaboratore testi Microsoft, Word, programma facente parte del pacchetto Office. Per prima cosa è necessario conoscere tutti i modi per poter avviare il programma in questione: il modo più semplice e diretto è sicuramente l accesso attraverso il menù Start presente sulla barra delle applicazioni del desktop, in basso a sinistra. Clikkando poi su tutti i programmi sarà facile trovare il nostro programma nell elenco che si verrà ad aprire. Basterà un semplice click per far avviare il programma, come in figura Capacità di aprire un documento Una volta che il nostro programma sarà stato avviato, dovremmo avere una finestra come quella rappresentata nella figura sulla sinistra. Ora, concetto fondamentale dell elaboratore di testi Word, è necessario conoscere le varie modalità di apertura di un documento già presente sull hard disk oppure su di un altra periferica. Word ha messo a disposizione dell utente alcuni tasti rapidi sulla barra dei menù, con lo scopo, appunto di velocizzare le operazioni più comuni. Il tasto per aprire un documento si trova in alto a sinistra e si presenta come mostrato nella figura sulla destra. Ma questo non è l unico modo di aprire un documento, la stessa operazione può essere compiuta facendo click su File e subito dopo sul comando Apri

4 Creare un nuovo documento in base a modelli predefiniti e non Quando i documenti non dobbiamo aprirli, ma crearli, c è bisogno di conoscere un altro comando di Word, il tasto Nuovo. Questa funzione ci permette di aprire una nuova pagina elettronica più consona alle nostre esigenze. Facendo click su nuovo, infatti, dal menù file, si aprirà una sezione nel lato destro della nostra finestra, che ci permetterà di scegliere il tipo di pagina che vogliamo, sia che esso sia per una pagina da pubblicare in rete, sia che sia un messaggio di posta elettronica oppure una semplice pagina sulla quale scrivere. Possiamo, inoltre, impostare la nostra pagina secondo dei modelli predefiniti, proposti dal programma, oppure prendere come modello un altra pagina magari presa dalla rete. Usando il comando rapido, però, non potremmo usufruire del menù a fianco, ma otterremo una semplice pagina di scrittura Salvare un documento in un unità disco Una volta che abbiamo creato il nostro documento oppure ne abbiamo modificato uno preesistente, dobbiamo salvare il nostro lavoro. Come per gli altri due comandi descritti sopra, esiste un comando rapido sulla barra dei menù. Altrimenti bisognerà aprire il menù File e selezionare salva oppure Salva con nome nel caso avessimo modificato un documento e volessimo salvarlo con un file e con un nome diverso da quello originario. Una volta clikkato su una di queste due icone apparirà un altra finestra, che ci chiederà il nome col quale vorremmo salvare il file, il formato (che tratteremo più avanti) e l ubicazione che dovrà avere il documento sul nostro hard disk o su qualsiasi altra periferica di memoria. Una volta selezionati tutti questi parametri, basterà clikkare su Salva e il file verrà, appunto, salvato.

5 Salvare un file con un altro nome Per poter salvar il file con un altro nome, basterà fare click, dal menù File, su Salva con nome Salvare un documento in un formato diverso: TXT, RFT, HTLM I file che andiamo a salvare da Word, sono di solito in formato.doc, formato tipico di questo programma, ma essi possono essere salvati anche in diversi formati, a seconda delle nostre esigenze, sia di spazio che del luogo dove dovrà essere ubicato il nostro documento. Possiamo apportare queste modifiche quando andiamo a salvare il documento: infatti è presente in basso nella finestra una casella dove possiamo decidere il formato. Quelli solitamente disponibili da Microsoft Word sono: TXT; RFT; HTLM. TXT: E un formato molto spartano di file di testo, che di solito è usato dal block notes, altro programma di videoscrittura disponibile in windows, esso è comodo per lo spazio che occupa, essendo ridottissimo, perdendo però di qualità e visualizzazione. RTF: E un formato di file che permette le importazioni direttamente su Power Point, un programma di presentazione della Microsoft. HTLM: E il formato di pagine più utilizzato in rete per i siti Spostarsi in documenti diversi attivi Nel momento dovessimo aver bisogno di confrontare diversi documenti contemporaneamente, è possibile spostarsi fra di essi, una volta aperti con Microsoft Word, dalla barra delle applicazioni in basso, la stessa che abbiamo usato per aprire il programma, facendo click sul documento che desideriamo avere in quel momento visualizzato sullo schermo.

6 Usare la guida in linea Uno strumento utile per districarsi fra le varie funzioni del nostro programma, è sicuramente la guida in linea. Questa permette, se opportunamente consultata, di trovare le risposte ai nostri problemi, attraverso la compilazione di un modulo con le nostre domande. La guida si apre dal menù?, l ultimo sulla barra dei menù, oppure, se si preferisce un po di compagnia durante la scrittura di un documento, si può aprire la graffetta assistente di office un personaggio animato sempre pronto a darci suggerimenti quando interpellato da un nostro click Chiudere un documento Per chiudere un documento Word, si possono usare due diversi comandi: Il primo, usando la crocetta in alto a destra, non quella del programma, bensì quella del singolo documento, situata un po più in basso. Altrimenti si può ricorrere al comando situato nel menù File, alla voce Chiudi Modificare le impostazioni Cambiare le impostazioni di pagina I comandi presenti nel menù Visualizza sono molto utili a seconda della destinazione del nostro documento oppure, più semplicemente, per avere una visione globale del nostro operato. In basso a sinistra, vicino ala barra di scorrimento orizzontale, ritrovano dei pulsati di accesso rapido ale funzioni più correnti del menù in questione. Essi sono: Visualizzazione normale: permette una visone ad ampia scala del lavoro, eliminando i bordi pagina e i margini dei fogli. Visualizzazione layout web: è preferibile nel caso stessimo lavorando alla costruzione di una pagina in formato HTML, infatti da una visione realistica di come apparirà la pagina web Visualizzazione layout di stampa: Permette di scorrere velocemente da un foglio all altro, dando una visione del documento di come verrebbe stampato. Visualizzazione struttura: Inserisce gli spazi fra le righe e le colonne e permette un lavoro più preciso ed avanzato Nel menù Visualizza sono presenti, inoltre altre funzioni riguardanti l aspetto del programma stesso, in modo che l utente possa personalizzare a proprio piacere l aspetto di Word. E possibile inserire commenti ed intestazioni a immagini e nella parte terminale delle pagine, clikkando sugli appositi comandi. Per avere una visualizzazione globale dell intero documento si può scegliere il gli comando Schermo intero che, eliminando i menù e gli altri strumenti del programma. Essa somiglia molto alla visualizzazione di stampa, ma in maniera più netta.

7 Usare gli strumenti di ingrandimento (Zoom) Per visualizzare un documento secondo diversi ingrandimenti, si può usare la funzione Zoom, che si può attivare dal menù Visualizza oppure dal corrispondente tasto di avvio rapido, dal quale si può direttamente scegliere la percentuale di ingrandimento desiderata Mostrare o nascondere le barre degli strumenti Microsoft word è un programma alquanto versatile e permette di uniformarsi all uso che ne faremo. Le barre dei menù sono molteplici e permettono l uso delle più svariate funzioni. Ma non tutte queste barre sono presenti all avvio dell elaboratore di testi, ma esiste un comando specifico che ci permette di visualizzare quelle che ci sono più utili. Questo comando si trova nel menù Visualizza Mostrare e nascondere i caratteri non stampabili Esistono in word alcuni caratteri non stampabili, atti solo a meglio visualizzare la struttura sintattica del nostro lavoro, segnando gli spazi fra i paragrafi, e gli spazi che vengono automaticamente utilizzati, per esempio, negli elenchi numerati Modificare le opzioni di base del programma: nome dell utente, cambiare il nome o il sito delle cartelle di salvataggio predefinite E possibile attribuire al nostro testo alcune informazioni riguardanti l autore, la compagnia che lo ha prodotto e cose di questo tipo, attraverso un comando presente nel menù Strumenti, alla voce Opzioni, esso può essere quindi compilato a nostro piacimento e modificato in seguito alla sua creazione, sempre attraverso lo stesso menù. Le informazioni sono suddivise a seconda del loro campo di azione, ad esempio, Inf. Utente ecc. Risulta evidente, quindi, che è possibile dare al testo non solo delle informazioni riguardanti l autore, ma anche rispetto la cartella di destinazione predefinita. Word comprende la funzione di salvataggio automatico, che può ridurre il rischio di perdita del proprio lavoro in caso di anomalie tecniche del nostro pc. Questa funzione è modificabile attraverso lo stesso panello, sotto la voce Salva.

8 3.2 OPERAZIONI Inserire i dati Inserire un testo In Microsoft Word, il testo viene inserito nel punto indicato da una lineetta verticale nera lampeggiante, detta cursore, che precede il testo scritto dall utente. Per cancellare il testo alla sinistra del cursore si usa, solitamente il tasto back-space, altrimenti, se si vuole cancellare il testo alla destra, si usa il tasto canc Inserire caratteri speciali e simboli Per inserire un carattere speciale, si può aprire un apposito menù, situato in quello Inserisci, alla voce Inserisci simbolo. Si aprirà una finestra contenente tutti i simboli che Word permette di utilizzare con il relativo codice di inserimento rapido, solitamente ASCII Selezionare i dati Selezionare parole, righe, pagine Per selezionare porzioni di testo o anche solo singole parole, è possibile farlo attraverso il trascinamento del cursore usando il mouse sulla parola o frase da noi scelta. Con il tasto CTRL, è possibile selezionare contemporaneamente diverse parole.

9 3.2.3 Modificare i dati Modificare il contenuto inserendo caratteri o parole all interno di un testo esistente o sovrascriverlo per sostituirlo Per inserire un testo in un punto del documento, bisogna puntare il mouse sul punto in cui si vuole inserire il testo e in seguito, cominciare a digitare. Il testo, si sposta verso destra. Nel caso in cui si voglia sostituire il testo presente con un altro,si può attivare la modalità sovrascrittura con la seguente procedura: 1. Una volta selezionato Opzioni nel menu Strumenti, selezionare la scheda Modifica; 2. Se si vuole sostituire il testo esistente con un altro, selezionare la casella: Modalità Sovrascrittura, oppure usare il tasto Ins che attiverà automaticamente la suddetta modalità. Usare i comandi Annulla e Ripristina Se per errore si è cancellato un testo, Word permette di recuperarlo, annullando le ultime modifiche eseguite. Per questo scopo esiste una funzione, nominata Annulla : questa si può avviare in due modi, una attraverso un tasto rapido, raffigurato da una freccetta ricurva verso sinistra, l altra attraverso il menù Modifica, alla voce omonima. E presente anche la funzione inversa, ovvero Ripristina che si usa per ripristinare, appunto, degli annullamenti effettuati. Anche questa funzione ha il tasto di accesso rapido, questa volta una freccetta ricurva verso destra, e il comando da menù Modifica alla voce omonima Copiare, Spostare, Cancellare Copiare del testo all interno di un documento o fra documenti attivi Per eseguire un operazione del genere, bisogna, innanzitutto, selezionare il testo o la porzione di esso che si vuole copiare, poi si può procedere in diversi modi: 1. Usando il tasto rapido 2. Utilizzando il menù Modifica alla voce Copia 3. Clikkando con il tasto destro del mouse sulla selezione effettuata e selezionando Copia dal menù che appare Una volta effettuata questa operazione, bisogna posizionarsi sul luogo destinatario del nostro spostamento con il cursore, dopodiché bisognerà usare la funzione Incolla. Ad essa si può accedere attraverso gli stessi casi della funzione incolla, solo che il tasto di accesso rapido avrà il seguente aspetto Spostare del testo all interno di un documento o fra documenti attivi Per spostare delle parti di un testo, è possibile procedere in due modi: 1. Dopo aver selezionato il testo, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascinare il cursore nel luogo desiderato

10 2. Dopo aver selezionato il testo, usare la funzione Taglia alla quale si può accedere dal menù Modifica oppure utilizzando il tasto di accesso rapido. Per effettuare per intero lo spostamento, a questo punto bisogna posizionare il cursore sul punto di arrivo e utilizzare la funzione Incolla Cancellare del testo Per cancellare del testo, si possono usare due tasti presenti sulla tastiera, o Back/space oppure Canc. Attenzione, però: il primo consente di eliminare il testo alla sinistra del cursore, il secondo, alla destro dello stesso Trovare e sostituire Usare il comando di ricerca per trovare una parola o una frase specifica Questa funzione è utilizzabile per cercare una determinata parola o una piccola frase, all interno del documento attivo. Essa è fruibile dal menù Modifica alla voce omonima, contraddistinta dalla figura di un binocolo, che si trova anche sul tasto rapido. Una volta attivata, comparirà una finestra la quale va compilata a seconda del nostro bisogno Usare il comando di sostituzione per modificare una parola o una frase specifica Dalla stessa finestra della funzione Trova è possibile compiere un ulteriore operazione, ossia quella di sostituire direttamente la parola ricercata con una da noi scelta 3.3 FORMATTAZIONE Formattare un testo Cambiare l aspetto del testo: formato e carattere

11 Per cambiare rapidamente il carattere del testo che stiamo scrivendo, dopo aver evidenziato il testo, possiamo scegliere il testo da un menù scorrevole presente sulla barra superiore. Dalla stessa è possibile anche modificare la grandezza del testo Applicare formattazioni come grassetto, corsivo, sottolineato Esistono tre funzioni che consentono di modificare la scrittura di una parola o di una frase. Esse sono il Grassetto, il Corsivo e il Sottolineato. Queste tre funzioni sono combinabili tra loro. Ecco un esempio: Grassetto in corsivo sottolineato Inserire apici e pedici Dopo aver selezionato il testo desiderato, aprendo dal menù Formato la voce carattere, è possibile utilizzarlo come apice o pedice.

12 Applicare la modifica di maiuscole/minuscole in un testo Per modificare il formato Maiuscolo/Minuscolo è possibile attraverso il menù Formato. Dallo stesso è possibile creare anche dei capolettera, dei quali si può scegliere il formato Applicare colori diversi al testo Selezionando un testo, è possibile modificarne il colore attraverso il tasto rapido che abbrevia la funzione presente nella tabella del carattere. Si può anche attribuire un colore da utilizzare come standard Copiare caratteristiche di formattazione da un testo ad un altro Con questa funzione è possibile copiare il formato di un carattere per poterlo applicare a un testo intero. Questa funzione è rappresentata dal seguente tasto di accesso rapido Applicare stile esistente ad una parola una riga o un paragrafo Per poter apportare modifiche di stile a sezioni del testo, prima di tutto, è necessario selezionarlo poi, si seleziona dal menù posto in alto sulla barra di formato il carattere o la grandezza o qualsiasi altra funzione che ci concessa da word Usare la sillabazione automatica La sillabazione può essere attivata dal menù strumenti alla voce lingua. Questa funzione permette di modificare lo spazio tra le parole e tra esse e il margine destro del documento. Dal menù è possibile scegliere i parametri da applicare alla sillabazione, come se applicarla a tutto il testo ecc. E possibile anche

13 sillabare singole parti, selezionando, inversamente, le parti da non sillabare e scegliendo dal menù formato, sezione paragrafo, nella scheda distribuzione testo, la voce non sillabare Formattare un paragrafo Se si vuole inserire un nuovo paragrafo nel testo, occorre premere il tasto INVIO. Ulteriori formattazioni di un paragrafo, si possono effettuare dal menù formato alla voce, appunto, paragrafo. Da questo menù si possono modificare i rientri, la spaziatura dopo i punti, le interlinee, l allineamento. Per quest ultimo, esistono quattro opzioni: a sinistra, a destra, centrato e giustificato Inserire ed delimitare i segni di paragrafo Per delimitare un paragrafo, Microsoft Word, utilizza un simbolo grafico di questo genere che contrassegna un tasto rapido per abilitare/disabilitare la presenza di questo simbolo nel testo Inserire e delimitare interruzioni di riga Per inserire un interruzione di pagina manuale, bisogna spostare il cursore nel punto desiderato e premere il tasto INVIO. Nel caso sia attivata la modalità Mostra tutto apparirà un simbolo diverso da quelli usuali: Allineare testi a sinistra, a destra, al centro e giustificati Per allineare un testo a destra, a sinistra, al centro, Word mette a disposizione diverse funzioni, fruibili da alcuni tasti rapidi, presenti sulla barra degli strumenti. Se si desidera rendere attiva questa formattazione solo per una determinata parte di un testa, basterà selezionarlo e il testo verrà automaticamente allineato dove desiderato Applicare ai paragrafi un identazione a sinistra, a destra, riga iniziale, sporgente E possibile modificare i rientri del testo in due modi, attraverso il righello, o attraverso il menù Formato-Paragrafo. Per modificare i rientri a sinistra e a destra, basterà trascinare, fino al punto desiderato, le graffette sul righello, facendo attenzione a prendere quella di destra per intero, siccome, spostando solo quella superiore, otteniamo un rientro valente solo per la prima riga. Dal menù formato-paragrafo, appare una casella a destra con l indicazione rientro dove vengono specificati i tipi di rientro usufruibili e a distanza alla quale possono essere applicati.

14 Applicare un interlinea doppia o singola Si può modificare le distanza fra le varie righe di un testo, attraverso il tasto interlinea sulla barra degli strumenti da dove si può direttamente modificare lo spazio. Attivando la finestra del menù avanzato, è possibile attivare vari tipi di interlinee, come quella doppia. Inoltre, si può decidere il valore numerico della spaziatura, dall apposito menù a scorrimento Applicare una spaziatura prima e dopo di un testo Dal menù Formato-Paragrafo, è possibile decidere di applicare una spaziatura automatica, prima o dopo un testo, a grandezza variabile Impostare, eliminare e usare tabulazioni, sinistre, destre e decimali Le tabulazioni sono utilizzate per allineare dati numerici o testuali in maniera diversa e variabile rispetto ai margini del testo. Esse di dividono in diversi tipi, ma le principali sono quattro: Tabulazione a sinistra: distribuzione del testo a destra Tabulazione a destra: distribuzione del testo a sinistra Tabulazione centrata: distribuzione del testo al centro Tabulazione decimale: Il testo prima della prima virgola decimale viene disposto a sinistra, il testo dopo si estende a destra Applicare ed eliminare punti e numeri a un elenco a un solo livello Con Word si possono creare elenchi sia con riferimento numerico, che alfabetico, ecco come: dal menù Formato, selezionando la voce Elenchi puntati e numerati, è possibile personalizzare un elenco in vario modo, utilizzando un menù alquanto semplice ed immediato. Ovviamente, si possono utilizzare degli elenchi standard, pre-formati dal programma. Essi sono presenti sotto forma di tasti di accesso rapido nella barra degli strumenti.

15 Modificare lo stile dei punti e dei numeri di un elenco in un solo livello Per gli elenchi è possibile modificare la forma, la sezione, ed altre caratteristiche peculiari dei punti a margine. Tutto ciò è possibile attraverso il menù esplicato nel punto precedente alla voce personalizza. A questo punto si aprirà un ulteriore menù dal quale possiamo andare a modificare ciò che ci interessa Aggiungere ad un paragrafo i bordi i contorni e lo sfondo Per dare maggiore risalto a paragrafi o a qualsiasi altro elemento di un testo, è possibile inserire dei bordi oppure rendere lo sfondo in un colore diverso. Prima di tutto, bisogna selezionare la parte interessata alla nostra modifica, poi, eseguire quanto segue: Dal menù Formato selezionare la voce Bordi e sfondi, da qui si aprirà un menù come quello sopra visualizzato. Da questo sarà possibile apportare la modifiche desiderate.

16 3.3.3 Formattare un documento Modificare orientamento del documento, orizzontale o verticale. Cambiare le dimensioni della carta Ciò è possibile selezionando la voce Imposta Pagina dal menù File. Si aprirà una finestra dalla quale si potrà non solo cambiare l orientamento, ma anche i margini e la grandezza della pagina. Le impostazioni riguardanti i margini di questo menù, possono essere applicate anche solo a parti del documento, utilizzando il menù a scomparsa posto sotto la voce Applica a Inserire e cancellare un interruzione di pagina Le interruzioni di pagina vengono automaticamente inserite da Word alla fine di ogni pagina, ma è possibile, soprattutto per evidenziare la fine di un capitolo o di un paragrafo, inserirle manualmente. Ciò è possibile attraverso il menù Inserisci ala voce Interruzione. Da questo menù è inoltre possibile inserire un interruzione di riga, che viene utilizzata soprattutto nella fine dei paragrafi, all interno di un testo. Per cancellare queste interruzione bisogna passare alla visualizzazione normale, siccome di solito il programma si avvia in visualizzazione stampa. In questa modalità, l interruzione viene visualizzata, mentre nelle altre visualizzazioni non appare nemmeno. Stesso dicasi per l interruzione di riga manuale Inserire e modificare intestazione e piè pagina

17 Intestazione e piè pagina sono delle porzioni di pagina collocate rispettivamente nella parte superiore e nella parte inferiore. Normalmente queste non vengono visualizzate, perciò bisogna inserirle attraverso la voce omonima dal menù Visualizza. All interno di esse possono essere inseriti sia elementi grafici sia elementi alfa-numerici. In una stessa pagina non possono coesistere entrambe quindi bisogna operare una scelta attraverso il tasto funzione Alterna intestazione / piè di pagina, presente nella barra degli strumenti predisposta per questa funzione Inserire campi intestazione e piè di pagina: data, numero di pagina, percorso del file In queste parti del documento non solo è possibile inserire degli elementi grafici o di testo personali, ma è possibile inserire dei campi aggiornabili automaticamente. Essi sono rappresentati nella tool bar, barra degli strumenti, una finestra che si apre automaticamente quando si desidera inserire le intestazioni o i piè di pagina, attraverso delle icone raffiguranti i campi stessi. Tra i più importanti appaiono: I numeri di pagina, la data, l ora e nome file e percorso. Il numero di pagina si inserisce clikkando sull icona questo tasto permette di inserire i numeri di pagina automaticamente scegliendo se collocarli nell intestazione o nel piè di pagina. Altre funzioni come l ora o la data, si selezionano da tasti attigui a quello sopra citato. Il percorso dei file, qualora lo si voglia inserire in caso di citazioni e varie, può essere inserito usando il comando che permette inoltre di inserire altre informazioni Inserire la numerazione automatica delle pagine Questa funzione è simile a quella nominata in precedenza, ma questa parte da comando più immediato. Si parte infatti dal menù inserisci, alla voce Numeri di pagina. Dal menù che ne scaturisce, è possibile perfezionare a nostro piacimento la posizione, lo stile e altre caratteristiche della nostra funzione, un po come tutte le altre funzioni di Word. 3.4 OGGETTI Tabelle

18 3.4.1Tabelle Una tabella è una modo per organizzare dati secondo un ordine formato da colonne e righe. Dall incontro fra riga e colonna nasce una cella. Le tabelle usualmente vengono utilizzate per organizzare i dati ma possono essere usate anche per creare layout di pagina particolare, per allineare numeri e frasi, insomma,sono uno strumento di utilizzo molteplice e vario molto utile nel quotidiano e nelle operazioni di uso più comune Creare una tabella per inserire del testo Si può accedere a questa funzione attraverso vari comando messi a disposizione da Word. Ad esempio, dalla barra delle applicazioni, attraverso l icona è possibile inserire una tabella di dimensioni variabili, a seconda di come trasciniamo il mouse, oppure dal menù Tabella selezionare Inserisci, quindi, tabella. Per inserire una tabella, bisogna, ovviamente, posizionare il cursore nel punto desiderato, poi, selezionare le caratteristiche di questa tabella, a partire dal numero delle colonne, delle righe, del colore e tante altre caratteristiche modificabili anche dopo l inserimento effettivo della tabella stessa Inserire e modificare dati in una tabella All interno di una tabella è possibile muoversi come in un testo normale, ma, all interno delle celle ci si può muovere con il tasto Tab, oppure, più semplicemente con il mouse, come si è fatto fino ad ora. All interno di una cella si può cambiare la formattazione del testo, cambiando, ad esempio l orientamento o l allineamento del testo, come se ogni cella fosse un documento a parte dal resto del testo. L allineamento, si può modificare come nel caso del testo normale, attraverso la barra dei menù, l orientamento si cambia attraverso l impostazione delle celle, alla quale si può giungere attraverso il menù fruibile con il tasto destro del mouse, oppure dal menù della tabella, alla voce formattazione Selezionare righe, colonne e celle in una tabella Se si vuole visualizzare solo alcuna parti di una tabella, bisogna utilizzare il pulsante Mostra / Nascondi.

19 Per selezionare una cella: Clikkare sul bordo sinistro della cella. Per selezionare una riga: Clikkare a sinistra della riga. Per selezionare una colonna: Clikkare sul margine superiore della colonna interessata. Per selezionare più celle, righe o colonne: Selezionare una cella/riga/colonna, in seguito utilizzando il tasto Ctrl, selezionare altre celle/righe/colonne desiderate Inserire e cancellare righe e colonne Per eseguire questo comando, si può ricorrere al menù tabella, alla voce inserire e selezionare il numero di righe o colonne desiderato. Altrimenti, si può ricorrere al tasto a scorrimento rapido fruibile con il tasto destro del mouse. Per la cancellazione, si può ricorrere allo stesso procedimento, selezionando, però, prima le celle da cancellare e poi utilizzando la voce cancella, presente negli stessi menù sopra indicati Modificare la larghezza delle colonne e la lunghezza delle righe L operazione da svolgere, è la stessa per entrambe le operazioni. Basta posizionare il puntatore sul bordo laterale per le righe e superiore o inferiore per le colonne, quindi, trascinando il cursore, è possibile agire sul parametro della lunghezza. Una volta raggiunta la grandezza desiderata, basta lasciare il tasto sinistro del mouse Modificare lo spessore, lo stile e il colore del bordo delle celle Per eseguire questa operazione, è necessario, innanzi tutto, selezionare la tabella e le celle interessate. A quel punto, aprendo il menù formato, alla voce bordi e sfondo, nella scheda riguardante i bordi, sarà possibile modificare i parametri che desideriamo.

20 Applicare sfondi alle celle Per gli sfondi bisogna eseguire le solite procedure di selezione poi, aprendo il menù formato alla voce bordi e sfondo si può scegliere la forma delle nostre celle Disegni, immagini e Grafici Esistono due categorie di elementi grafici:gli oggetti e le immagini. Gli oggetti sono tutti quegli elementi incorporati nel documento di Word tipo forme, diagrammi e linee, che possono essere modificati tramite la barra degli strumenti Disegno. Le immagini invece vengono realizzate mediante un altro programma. Esse sono ad esempio le bitmap, le foto scannerizzate o le immagini della ClipArt. Queste possono essere modificate tramite la barra degli strumenti Immagine. A volte però, conviene convertire l immagine in disegno in modo da poter utilizzare la barra degli strumenti Disegno Inserire disegni, immagini e grafici in un documento Si possono inserire immagini, etc. attraverso il comando immagine presente nel menù Inserisci. Questo permette di sfogliare la categoria delle ClipArt, ma anche di inserire immagini da una fonte diversa, come da una periferica mobile come lettori Cd, floppy o altro.

21 Le ClipArt si trovano in un menù a parte, composto da varie schede a consultazione automatica o manuale. È consigliabile la consultazione automatica per semplicità e velocità. Passiamo ora alla categoria dei disegni: I WordArt sono un tipo di disegno di tipo alfanumerico, usato solitamente per titoli o per comunque parti del testo da mettere in evidenza. Questi si inseriscono dalla barra del disegno, oppure dal menù inserisci. Una volta aperta la finestra riguardante questa funzione, scegliere il tipo di WordArt desiderato, inserire il testo, scegliere un Font ed infine clikkare su inserisci. Le Forme, come gli altri membri della categorie Disegno, sono inseribili dalla barra omonima.

22 I Grafici, sono fruibili alla voce Oggetto nel menù Inserisci. Una volta apertasi la finestra clikkare su Grafico di Microsoft Graph. Si aprirà una finestra chiamata Foglio Dati, che permetterà l inserimento dei dati, basterà inserirli nella tabella di tipo Excel Selezionare un disegno, un immagine o un grafico all interno di un documento Per selezionare qualsiasi elemento all interno di un documento, si possono utilizzare sia il mouse che la tastiera. Elementi non vicini fra loro, come, ad esempio, immagini situate in pagine diverse di un documento, possono essere comunque selezionati: basta, semplicemente, fare clik sul primo elemento e poi, tenendo premuto il tasto Ctrl, selezionare il secondo. Si può ripetere la stessa operazione con infiniti elementi. Con il mouse, selezionare un qualsiasi elemento, è semplice, basta portare il cursore sull elemento desiderato e fare clik con il mouse. Con la tastiera il procedimento è un po più complesso, bisogna attivare la barra dei menù premendo il tasto F10 o il tasto Alt, poi, scorrendo con i tasti Ctrl + Tab i vari menù, bisogna passare alla barra dei disegni, poi attivare la funzione selezione Duplicare un disegno, un immagine o un grafico in un documento o fra documenti diversi Per i disegni e le immagini, si ricorre alle stesse funzioni valenti per il testo. Dopo aver selezionato l elemento desiderato, si può accedere alla funzione necessaria in due modi diversi: 1. Utilizzando il menù Modifica 2. Clikkando con il tasto destro Le funzioni da utilizzare sono Copia e Incolla. Queste si usano nel seguente modo: Selezionando copia, Word non fa altro che tenere in memoria l elemento selezionato, quindi si può tranquillamente cambiare documento o fare qualsiasi altra azione nell ambito del programma stesso, poi, selezionando il punto desiderato, si può incollare l elemento, quante volte desiderato. Da notare che l oggetto interessato mantiene le caratteristiche di formattazione di quando lo si ha copiato, quindi, se necessario, va modificato al momento dell incollatura.

23 Spostare un disegno, un immagine o un grafico in un documento o tra documenti diversi Procedura simile a quella di duplicazione, può essere applicata per spostare oggetti. Bisogna però introdurre l utilizzo di una nuova funzione detta Taglia. Come per Copia, questa funzione trattiene in memoria l oggetto interessato, a differenza, però, che quest ultimo viene eliminato dal testo. La funzione Taglia è contrassegnata dal simbolo e si trova affiancata alle funzioni Copia e Incolla nel menù Modifica e nel menù a scorrimento rapido che si visualizza clikkando col tasto destro Modificare le dimensioni di un disegno, di un immagine o di un grafico Per modificare le dimensioni di un disegno di un immagine o di un grafico, bisogna posizionare il mouse su uno dei quadratini di ridimensionamento dell oggetto selezionato e trascinare il mouse sino a far assumere la forma desiderata all oggetto. Si possono modificare le dimensioni in vari modi: Mantenendo fisso il centro premendo il tasto Ctrl e trascinando il mouse Mantenendo fisse le proporzioni premendo il tasto Maiusc Mantenendo sia le proporzioni che il centro fisse, utilizzando la combinazione dei due tasti Cancellare un disegno, un immagine o un grafico Selezionare l oggetto e premere il tasto Canc o la funzione Elimina, presente nel menù Modifica.

24 3.5 STAMPA UNIONE Teoria e Pratica Comprendere il termine stampa unione e l unione di un origine dati con un documento principale come una lettera o un etichetta. Ipotizziamo di dover stampare 100 inviti con i nominativi di tante persone diverse, corredati dai loro indirizzi, i loro numeri di telefono. Sostituire di volta in volta queste informazioni, prima di procedere alla stampa, è un operazione monotona, che è meglio lasciar fare alla macchina. La stampa unione è una funzione utile per unire dati provenienti da due tipi di documenti diversi, un documento principale (come l invito nell esempio) e un origine di dati, che deve contenere la lista delle informazioni variabili, come nome, cognome, indirizzo ecc Word utilizza i campi unione (nomi standard, come Nome, cognome ) che vengono sostituiti di volta in volta con gli effettivi nomi (ad es: Giuseppe) e cognomi (ad es: Galano) in modo del tutto automatico. Vediamo come configurare correttamente il nostro editor di testi Microsoft Word Aprire o preparare un documento principale per inserirvi campi di dati. Il primo passo è creare il documento principale. In Microsoft Office XP, utilizzando la creazione guidata, è necessario eseguire i primi 3 passaggi e poi passare all inserimento dei campi unione. Supponiamo di aver scritto una lettera come quella in figura e di volerla completare con i relativi campi. Avviamo la creazione guidata ed eseguiamo i primi 3 passaggi, come spiegato anche nel paragrafo seguente. Strumenti Lettere e Indirizzi Creazione guidata Stampa unione. Passaggio 1 di 6 Tipo di documento. A destra, nel riquadro Attività compare il riquadro Stampa unione. Selezionare il tipo di documento desiderato tra quelli proposti e proseguire premendo Successivo, in fondo al riquadro. Passaggio 2 di 6 Scelta del documento principale. Viene chiesto di creare il Documento principale e sono proposte 3 possibilità: Usare il documento corrente, Iniziare da un modello o Iniziare da un documento esistente. Passaggio 3 di 6 Vedi paragrafo seguente. Passaggio 4 di 6 Composizione lettera.

25 Inseriamo i campi desiderati tramite le 4 possibilità che Word ci offre. Posizioniamo il cursore sul documento nel punto desiderato e clicchiamo su una delle quattro voci. Molto spesso è utile la voce Altro. Selezioniamo il tipo di campo desiderato e poi su inserisci. Completato l inserimento, chiudiamo la finestra e passiamo all anteprima lettere Aprire o preparare una lista di distribuzione, o altri file di dati, da usare nella stampa unione. Passaggio 3 di 6 Selezione destinatari. A questo punto è necessario specificare l origine di dati. Essa può essere un documento esistente, come un foglio elettronico o un database. In questo caso basta usare la voce Seleziona un elenco. E tuttavia anche possibile crearlo su due piedi scegliendo la voce Crea un nuovo elenco.

26 In questo caso, dopo aver cliccato su Crea, è necessario compilare la tabella alle voci desiderate, ed ogni volta che si vuole aggiungere un nuovo destinatario basta usare il bottone Nuova Voce. Cliccare su Chiudi per terminare la creazione dell elenco. Salvare l elenco in una cartella a piacere e procedere premendo il tasto OK nella finestra che segue. Questa finestra Permette di selezionare i destinatari desiderati, di modificare informazioni relative ad essi, sia nel caso si crea un nuovo elenco, sia nel caso se ne utilizza uno esistente Unire una lista di distribuzione a una lettera o a un documento di etichette. Passaggio 5 di 6 Anteprima lettere. In questo passaggio ci è permesso visualizzare l anteprima. Usiamo i tasti << e >> per cambiare i destinatari. Passaggio 6 di 6 Completamento unione. Stampiamo utilizzando il pulsante stampa. Si lascia allo studioso lettore l approfondimento dell argomento, soprattutto per quanto riguarda l utilizzo della barra degli strumenti stampa unione, che permette l utilizzo di questa utilissima funzione di un editor di testo senza l ausilio della creazione guidata.

27 Visualizza Barre Degli Strumenti Stampa Unione. 3.6 PREPARAZIONE DELLA STAMPA Preparazione Comprendere l importanza del controllo di un documento, quali: verifica dell impostazione, dell aspetto (margini, adeguate dimensioni e formattazione dei caratteri) e dell ortografia. Prima di procedere alla stampa di un documento Word è utile procedere in primis alla visualizzazione dell anteprima di stampa, ma anche al Controllo ortografico e grammaticale Usare gli strumenti di controllo ortografico ed eseguire le modifiche, quali correggere gli errori, cancellare le ripetizioni. La finestra accanto ci permette di correggere l errore ortografico involontariamente compiuto all interno di un documento. Utilizziamo il tasto cambia per accettare il suggerimento proposto dal programma. Molto utile è il bottone Ignora questa volta poiché molto spesso l editor di testi tende a correggere espressioni evidentemente corrette Aggiungere nuove parole al dizionario interno al programma. Aggiungi al dizionario viene utilizzato per istruire il calcolatore. Per esempio è utile aggiungere il termine cliccare, prima di iniziare la composizione di un documento che richiede l utilizzo di questo termine, altrimenti ci ritroveremo a ciccare su immagini o bottoni. Questa funzione ci permette di correggere anche eventuali errori di grammatica (come punteggiatura o concordanza tra tempi verbali sbagliata).

28 Visualizzare l anteprima di un documento. L anteprima di stampa ci permette invece di evitare che le frasi da noi digitate risultino incomplete perché i margini da noi scelti non rientravano nell area di stampa. Avviamola da menu file e spostiamoci con il tasto zoom per avere una visione d insieme o dettagliata del nostro lavoro. Per uscire usiamo il tasto chiudi Stampa Scegliere le opzioni di stampa, quali: documento intero, pagine specifiche, numero di copie. Avviare il menu di stampa dal menu file. Dal menu a scorrimento a fianco alla voce Nome possiamo scegliere la stampante da utilizzare. La voce stampa su file serve per salvare le informazioni di stampa su un file. Mettere il segno di spunta alla voce Stampa su file e utilizzare le conoscenze acquisite studiando il modulo 2. Il riquadro pagine da stampare è, al contrario molto utile. Nel caso si voglia stampare un gruppo definito di pagine è necessario inserire il numero della prima e dell ultima pagina desiderata separate da un trattino (Ad es: 3-5 stampa le pagine da 3 a 5). Nel caso si voglia stampare delle singole pagine è necessario inserire i loro numeri separati da una virgola (Ad es: 3,5,8 stampa la pagina 3, la pagina 5 e la pagina 8). Pagina corrente serve invece a stampare la pagina in cui ci si trovava al momento dell apertura della finestra di dialogo stampa. Il suo numero è possibile visualizzarlo sulla barra di stato Stampare un documento su una stampante predefinita usando le proprie opzioni o le impostazioni predefinite. Fare click sul tasto sulla barra degli strumenti.