Guida per Auto Valutazione Secondo l EFQM GUIDA PER L APPLICAZIONE IONE DELLA METODOLOGIA DI AUTO VALUTAZIONE EFQM NEL PARTENARIATO

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1 GUIDA PER L APPLICAZIONE IONE DELLA METODOLOGIA DI AUTO VALUTAZIONE EFQM NEL PARTENARIATO 1

2 INDICE 1. INTRODUZIONE LA METODOLOGIA EFQM E IL QUESTIONARIO DI AUTO VALUTAZIONE LA METODOLOGIA NEI PROGETTI DI PARTENARIATO PRINICPALLI DIFFICOLTÀ / STRATEGIE PER IL SUPERAMENTO COME ACCEDERE AL QUESTIONARIO BIBLIOGRAPHY

3 1. INTRODUZIONE Quest guida ha lo scopo di illustrare a tutti i partner del progetto il sistema di autovalutazione adottato, che si basa sulla metodologia EFQM. Lo sviluppo dell autovalutazione è stato presentato mediante l uso di un questionario. In questa guida verrà riportata l esperienza nel progetto 2WORKSAFE, la descrizione delle varie fasi di attuazione, le principali difficoltà incontrate e i metodi per superarle, così come alcuni consigli per applicazioni future. 3

4 2. LA METODOLOGIA EFQM E IL QUESTIONARIO DI AUTO VALUTAZIONE Oltre alla valutazione esterna, è stata anche prevista, per questo progetto, un autovalutazione interna basata sul metodologia di EFQM (European Foundation for Quality Management), metodologia che prevede l utilizzo di un questionario di autovalutazione (Determinazione Eccellenza, questionario di approccio EFQM).Durante lo sviluppo del progetto sono stati previsti due momenti per la somministrazione ai partner del questionario, la prima somministrazione è avvenuta durante lo sviluppo del progetto e più precisamente nella sua fase centrale, la seconda tappa invece è stata identificata alla fine del progetto, in modo da chiudere il ciclo di valutazioni. Il questionario ha lo scopo di aiutare le aziende, qualsiasi tipo di azienda, ad autovalutarsi, prendendo come misura di riferimento una scala di eccellenza. Si tratta di una metodologia collaudata di valutazione organizzativa che affronta una vasta gamma di aspetti, che insieme definiscono l'eccellenza in termini di capacità e risultati organizzativi. Il questionario considera il concetto di ECCELLENZA in senso molto più ampio rispetto ai sistemi di gestione della qualità (come la ISO 9000). Esso analizza temi come l'efficienza delle procedure per un miglioramento continuo dei prodotti e dei servizi, e l'impegno dell'organizzazione per lo sviluppo delle risorse umane, al fine di raggiungere obiettivi e risultati eccellenti. Il questionario si compone di 50 domande, tutte hanno la stessa importanza ai fini del risultato finale. Le domande sono suddivise in nove sezioni, di seguito riportate: 1. Qualità della Leadership 2. Politica e strategia 3. Persone 4. Partnerships e risorse 5. Processi 6. Risultati per i clienti/target-groups 7. Risultati per le persone coinvolte 8. Risultati per la società 9. Risultati delle prestazioni 4

5 Questi nove aspetti costituiscono la EFQM Modello di Eccellenza. Sono stati sviluppati da EFQM, e oggi questo modello di autovalutazione è largamente usato dai paesi Europei per identificare quelle organizzazioni che dimostrano prestazioni superiori. Le organizzazioni che decidono di compilare il questionario possono aspettarsi i seguenti benefici: Supporto per l'identificazione nel mondo imprenditoriale della sua attuale posizione e sulla identificazione di indicazioni e priorità per il futuro; Possibilità di confrontarsi con altre organizzazioni; Supporto per il monitoraggio dei progressi, partendo da un punto base; Supporto alla valutazione, attraverso l analisi dei diversi punti di vista, da parte dei membri dell'organizzazione per quanto riguarda i successi e le carenze dell organizzazione; Crea un punto di partenza per l'attuazione di miglioramento, impostando nelle aziende un sistema di miglioramento continuo di tipo programmato. Ci sono differenti modi di compilare il questionario: Individualmente, per meglio identificarsi con il modello di eccellenza EFQM così da dare una valutazione individuale dell azienda; Da più persone individualmente, con lo scopo di sommare i risultati finali in modo da ottenere una valutazione media e rilevare i punti discordanti e quelli concordanti. come un esercizio di gruppo in cui vengono analizzati i punti di forza e le aree di miglioramento, al fine di ottenere un risultato dal gruppo sulla valutazione dell'organizzazione. La metodologia definisce anche le formule per il calcolo dei risultati finali, ottenuti a seguito della compilazione del questionario. Questi risultati possono essere espressi in vari modi, che risultano comunque complementari, mentari, ovvero: grafici (barre, radar, etc.); all'interno di una tabella, che mostrano sia i risultati parziali che totali. 5

6 3. LA METODOLOGIA NEI PROGETTI DI PARTENARIATO Questa metodologia è sviluppata per essere usata da aziende e organizzazioni. Per poterla quindi applicare a progetti come il nostro, in cui sono previsti più partner, si devono fare degli adattamenti. A. Il primo adattamento è stato quello di pensare il gruppo come un unica società/organizzazione, aventi le seguenti figure: Responsabile Senior persona che rappresenta ogni partner Comitato direttivo; Responsabile persona nominate per ogni partner, per le varie attività, con il compito di partecipare al coordinamento e monitoraggio dei meetings; Persone elementi di ogni partner, coinvolti o meno nel progetto. Clienti target-groups, Enti gestori del programma, Società, dipendenti, individui; Fornitori altri progetti in corso nello stesso ambito, fornitori di servizi. B. Il passo successivo è stato quello di rispondere alle domanda presentate all interno delle varie sezioni, analizzando la loro rilevanza e il loro contenuto, adattandole quindi alla realta del gruppo. Per questo motivo il gruppo 2WORKSAFE, ha scelto una persona che facesse da facillitatore, ovvero affiancando il coordinatore, andasse a spiegare il significato della domande e l obiettivo che ci si proponeva di analizzare. Inoltre ad ogni partner è stato chiesto, oltre a dare una valutazione quantitava, anche di riportare eventuali commenti utili alla valutazione finale. Nella prima applicazione del questionario alcune domande sono state ritenute non rilevanti, queste sono: - 4. Partnerships e risorse Domande 4 e 5-7. Risultati per le persone coinvolte Domande 1, 2 e 3. Queste domande riguardavano risorse aziendali quali attrezzature, materiali, nuove tecnologie e altro, ed aspetti come l'assenteismo, il turnover del personale, la formazione, il tasso di incidenti, che non riguardano il campo di applicazione scelto dal gruppo. 6

7 C. I tempi di sviluppo del questionario (esercizio di autovalutazione) sono risultati rilevanti. Durante la prima applicazione si deve rilevare che alcune domande dovevano essere considerate con un punteggio come non iniziato, a causa della mancanza di risultati o del fatto che le fasi di progetto sviluppate non permettevano una valutazione di quei punti. Gli argomenti in questione erano il numero 6,8 e 9, relativi ai punti descritti in precedenza. Durante la seconda applicazione è stato possibile sviluppare anche questi punti in modo da rendere la valutazione completa. D. Il gruppo ha usato modalità divere per la compilazione one del questionario durante i due momenti previsti, ovvero a metà e a fine del progetto. Durante il primo momento di valutazione, si è optato per un esercizio individuale (un partner, una risposta). Alla fine del progetto il partenariato ha scelto di rispondere alle domande in un modo più ampio (una sola risposta per ogni argomento) a causa della difficoltà di differenziare le risposte per domanda E. È stato usato un grafico a barre per la rappresentazione dei risultati. Sono stati riportati risultati globali e per singola domanda. È stato anche aggiunto un analisi delle domande, sottolineando le principali osservazioni emerese durante l autovalutazione. 7

8 Risultati dell applicazione della metodolgia EFQM alla fine del progetto: Final EFQM Evaluation 2WORKSAFE Final EFQM Evaluation 2WORKSAFE Total score Key Performance Results Society Results People Results Customer Results Processes Partnerships & Resources People Policy & Strategy Leadership 0% 76% 52% 78% 84% 67% 100% 89% 67% 92% 80% 20% 40% 60% 80% 100% Achievement Leadership 100% Total score 80% Policy & Strategy 60% 40% People 20% 0% Key Performance Results Partnerships & Resources Society Results Processes People Results Customer Results Esempio di analisi delle domande: 1. Leadership Il successo della Leadership è stato dell <80% Piano di gestione è un nostro punto strategico e risulta in uso. La struttura organizzativa è stata istituita. La piattaforma di gestione è stata istituita e i documento sono stati pubblicati. C'è stato un aggiornamento nella comunicazione tra le riunioni. La piattaforma di gestione e le sono ora attive. Dobbiamo ancora fare di più nel contatto con i nostri clienti. 5. Processi Il successo dei processi è del 100 % Abbiamo istituito un buon sistema di documentazione: Piattaforma di gestione. - Abbiamo disponibili on-line i documenti di: Diagnosi dei bisogni formativi e Questionari relativi ai bisogni formativi. Abbiamo un sistema di autovalutazione: Determinazione di eccellenza EFQM. Abbiamo un piano operativo di progetto. Abbiamo una valutazione di ogni meeting. Abbiamo discusso i risultati della valutazione all inizio di ogni meeting. - Abbiamo il gruppo di esperti esterni Abbiamo i risultati e ora è possibile capire se gli obiettivi saranno raggiunti. 8

9 4. PRINICPALLI DIFFICOLTÀ / STRATEGIE PER IL SUPERAMENTO Le principali difficoltà incontrate negli esercizi di auto valutazione sono state relative all abilità di vedere il partenariato come un organizzazione e di adattare le domande presentate nel questionario alla realtà del partenariato. Perciò è importante fornire elementi nel partenariato con esperienze precedenti nell applicazione di questa metodologia in un contesto similare, in modo da chiarire qualsiasi domanda e adattarla alla realtà del partenariato. I vantaggi di usare questa metodologia vanno oltre il fatto che è uno strumento ampiamente utilizzato in Europa e disponibile in diverse lingue, essendo capace di analizzare la performance del partenariato, in un grande numero di aspetti che possono essere considerati chiavi per il successo del progetto, supportando la riflessione individuale, così come il contributo di ciascun partner agli obiettivi di progetto, facilitando l individuazione di punti sensibili per azioni di miglioramento e correttive. 9

10 5. COME ACCEDERE AL QUESTIONARIO Il questionario descritto sopra è accessibile solo attraverso la pubblicazione: EFQM Determining Excellence, Taking the first steps a questionnaire approach, EFQM, Brussels. Ci sono versioni in spagnolo, italiano e altre lingue. 6. BIBLIOGRAPHY Occupational EFQM Determining Excellence, Taking the first steps a questionnaire approach, EFQM, Brussels