guida dell'utente modulo: [ idocmail ] LA GESTIONE DEI FILTRI e delle REGOLE in idocmail

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1 LA GESTIONE DEI FILTRI e delle REGOLE in idocmail è possibile creare e memorizzare o meno filtri e regole automatiche semplici ed avanzati, oppure ricercare una qualsiasi parola anche parziale presente nelle , sia in: Mittente/Destinatario oggetto corpo. RICERCA RAPIDA: inserire nell'apposita casella la parola da ricercare anche parziale, (es. per ricercare la parola opzione è possibile inserire anche opz oppure pzio ), la ricerca verrà effettuata nei campi Mittente / Destinatario / oggetto, oppure nell'apposito menù a tendina è possibile scegliere in quali campi specifici delle si vuole effettuare la ricerca. cliccare sull'icona lente per iniziare la ricerca, quindi verranno selezionare solo le desiderate, lo sfondo della casella di ricerca diventerà di colore rosso finché la ricerca sarà attiva, al fine di ricordare all'utente che un filtro è attivo, per escludere il filtro di ricerca e ritornare nella modalità normale, cliccare sull'icona lente con la x rossa

2 FILTRI filtro Dettagliato è possibile eseguire ed anche salvare i filtri e le regole, che possono essere di tipo: Dettagliato, per Mittente e per Destinatario, iniziamo a vedere come utilizzare i filtri più completi, i Dettagliati. cliccare sull'icona lente si apre la maschera, per la gestione dei filtri, scegliere Dettagliati, ed inserire i parametri di ricerca desiderati i parametri di ricerca possono essere diversi e specifici per i vari campi , come riportato nell'esempio di seguito. Per aggiungere un nuovo parametro cliccare sull'icona + Filtro per: va indicato su quale account deve essere applicato il filtro/regola, questa (scelta è molto importante,) quindi scegliere il campo sul quale applicare il filtro poi scegliere la condizione e l'opzione del tipo di condizione, ovvero Soddisfano tutte le condizioni, indica che si devono verificare congiuntamente o contemporaneamente tutte le condizioni, la seconda invece Soddisfano anche una sola condizione, indica che basta che si verifichi una sola delle condizioni inserite. Nell'esempio, verranno filtrate tutte le che nel campo oggetto contengono le diverse stringhe relative alle conferme di lettura. cliccare sull'icona impostazioni, per visualizzare anche il pulsante salva, altrimenti sarà presente solo il pulsante applica

3 Cliccando su applica, il filtro viene attivato, la maschera filtro NON deve essere chiusa finchè si vuole mantenere il filtro attivo. (scorrere sulle varie pagine nel caso il filtro sia composto da più pagine) I filtri possono essere anche salvati (memorizzati) per essere ri-utilizzati senza doverli ricompilare, per salvare o memorizzare un filtro cliccare sull'icona impostazioni apparirà anche il pulsante salva, sul quale cliccare. Una volta salvato un filtro, verrà inserito nell'apposito riquadro filtri, a sinistra dello schermo, basterà un click per attivarlo. IL FILTRO DIVENTA ANCHE UNA REGOLAEV0S003B possiamo fare in modo che un filtro dettagliato diventi anche una regola, che automatizza le operazioni desiderate. Per creare la regola in base al filtro, cliccare sulla scheda Regola, scegliere il tipo Azione: Imposta Etichetta: per assegnare automaticamente un'etichetta alle s che corrispondono al filtro, quindi nel menù a tendina a destra selezionare l'etichetta da assegnare Sposta in cartella: per spostare nella cartella desiderata le che corrispondono al filtro,quindi nel menù a tendina a destra selezionare la cartella da assegnare Sposta nel cestino: per spostare nel cestino (posta indesiderata) Inoltra: questa azione permette di inoltrare le verso un'altra casella, sempre in base al filtro abbinato alla regola applicare regola allo scarico della nuova posta: se attivata, la regola viene lanciata automaticamente quando ogni volta che arriva una nuova , altrimenti occorre cliccare sull'icona applica, quando si desidera eseguire la regola. attiva/disattiva regola: Spuntare per mantenere attiva la regola, non spuntata la regola è disattivata Nota: Le inoltrate da una regola, vengono marcate come tali, pertanto al lancio della stessa regola non saranno inoltrate di nuovo che corrispondono alla regola, ma che sono già state inoltrate in precedenza.

4 UN ESEMPIO Di REGOLA INOLTRO . la funzione inoltra, può ad esempio, essere utilizzata per inoltrare le che arrivano sul server idocmail verso un account di posta esterno come, gmail, yahoo, hotmail ecc, in modo che possiamo leggere le da startphone quando siamo fuori ufficio, evitando di dover configurare le varie caselle aziendali nello smartphone, In questo esempio la regola inoltra automaticamente tutte le che arrivano sulla casella con Data uguale o successiva al 15/12/2014, verso la casella gmail indicata. COME GESTIRE FILTRI e REGOLE DAL PANNELLO VERTICALE un click sulla descrizione della regola apre la maschera che contiene il relativo filtro regola, cosi' possiamo verificare su quale avrà effetto la regola (la regola non viene eseguita) un click sull'icona esegui applica la regola, l' icona verde indica che la regola è attivata, rossa significa che è disattivata. Un click sull'icona a destra per modificare la regola

5 I numeri tra le parentesi (xx), indicano quante sono ancora da leggere per ciascun filtro. Cliccando sull'icona di fianco si apre la maschera per modificare il filtro Se si è selezionato un filtro, (nell'esempio in alto è selezionato il filtro CREDENZIALI idocbox ) e si clicca sull'icona lente in alto viene riaperta la maschera contenente il filtro, a questo punto è possibile inserire altri parametri di ricerca nel filtro (già esistente), utilizzando l'icona +, quindi se si clicca il pulsante applica verrà applicato il filtro anche con i nuovi parametri appena inseriti, e se vogliamo salvare il filtro con le nuove modifiche, cliccare sull'icona impostazioni e scegliere salva, altrimenti se si clicca sulla X in alto a sinistra della maschera del filtro, quest'ultima viene chiusa senza salvare le nuove modifiche appena effettuate, (quindi rimane il filtro originale). E' possibile inoltre effettuare dei filtri a più livelli, ovvero se selezioniamo un filtro, e poi inseriamo nella ricerca rapida una parola da ricercare, verranno selezionate le che conterranno quella parola all'interno del filtro già attivo, ATTENZIONE LA MASCHERA FILTRO DEVE RESTARE APERTA, UTILIZZANDO L'ICONE LENTE

6 Quando un filtro è attivo, in alto nella barra di stato viene memorizzato il numero di filtrate, se inseriamo una parola da filtrare anche nella ricerca rapida, il numero delle filtrate cambierà in base all'ulteriore sub-filtro . FILTRI per PERIODO predefiniti e personalizzabili i filtri periodo sono dei filtri pre-definiti in base al periodo prescelto, questo esempio di filtro visualizzerà soltanto le del giorno corrente. cliccando su posta in arrivo, posta inviata o posta eliminata, il filtro verrà applicato su una di queste cartelle selezionate. La Maschera di selezione filtro deve restare aperta

7 Se il periodo non è tra quelli predefiniti è possibile personalizzare i filtri periodo in base alle proprie esigenze Questo esempio riporta un filtro che seleziona le del periodo : Dal 1 al 15 Dicembre 2013.

8 FILTRI per MITTENTE è un tipo di filtro che raggruppa tutte le provenienti da un determinato mittente (casella ) esempio: oppure dal dominio del mittente, esempio, tutte le provenienti da un mittente che abbia come E' possibile creare questo filtro in maniera molto semplice con l'apposita icona che si trova a sinistra del mittente nella maschera di apertura . selezionare mittente per creare un filtro in base all'indirizzo , oppure selezionare Dominio per creare un filtro in base al Dominio del mittente Il filtro verrà creato ed inserito nell'apposito riquadro filtri della barra verticale.

9 APRIRE FILTRI in una NUOVA SCHEDA DEL BROWSER una possibilità molto comoda è quella di poter aprire ed applicare un filtro in una nuova scheda del browser, in modo che nella scheda principale abbiamo la ns. situazione generale, ed in una o più schede vogliamo visualizzare altri filtri, ad esempio, soltanto le arrivate ieri, basta posizionarsi sulla scheda idocmail fare click col tasto destro del mouse e scegliere apri link in una nuova scheda, selezionare la nuova scheda appena aperta ed applicare il filtro desiderato.

10 LISTA in SCHEDA ANAGRAFICA DEL CRM Nel modulo CRM nella scheda anagrafiche aziende (ad. es. clienti e fornitori), vengono collegate ed elencate nell'apposita sezione le dell'anagrafica che stiamo consultando. (freccia rossa inviate, freccia verde ricevute) lista collegate.