Privacy: Videosorveglianza e registrazione di immagini

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1 Privacy: Videosorveglianza e registrazione di immagini

2 1 Premessa 2 Adempimenti organizzativi 3 Oggetto della videosorveglianza 4 Registrazione di immagini 5 Accordo sindacale

3 6 Autorizzazione Direzione Provinciale del Lavoro 7 Misure di Sicurezza 8 Riferimenti

4 1 Premessa: Le norme sulla privacy non vietano l installazione di sistemi di videosorveglianza e di registrazioni di immagini ma richiedono che tali sistemi siano conformi al "Codice in materia di protezione dei dati personali e rispettino, in generale, la privacy dei cittadini. Ciò significa che occorre sempre rispettare questi tre principi: 1. L installazione di telecamere è lecita solo quando altre misure di sicurezza siano ritenute insufficienti o inattuabili. 2. L eventuale registrazione e conservazione delle immagini deve essere limitata nel tempo. 3. I cittadini devono sapere sempre e comunque se un area è sottoposta a videosorveglianza.

5 2 Adempimenti organizzativi: Analisi preliminare: Prima di installare un impianto di videosorveglianza occorre valutare se la sua utilizzazione sia realmente proporzionata agli scopi perseguiti o se non sia invece superflua. Gli impianti devono cioè essere attivati solo quando altre misure (sistemi d allarme, altri controlli fisici o logistici, misure di protezione agli ingressi ecc.) siano realmente insufficienti o inattuabili. Questa analisi deve essere sintetizzata in forma scritta ed il documento conservato presso il responsabile del trattamento o il titolare. Il documento deve riportare anche la dislocazione e la tipologia delle apparecchiature (fisse o mobili) utilizzate. Autorizzazione preliminare: È necessario una autorizzazione preliminare da parte del Garante solo nel caso che i sistemi di videosorveglianza prevedano una raccolta delle immagini collegata e/o incrociata e/o confrontata con altri particolari dati personali (ad esempio dati biometrici) oppure con codici identificativi di carte elettroniche o con dispositivi che rendono identificabile la voce.

6 Informativa: Chiunque transiti in una zona soggetta a videosorveglianza, quindi anche un semplice cittadino, deve essere informato che sta per accedere o che si trova in una zona video sorvegliata e dell eventuale registrazione; ciò anche nei casi di eventi e in occasione di spettacoli pubblici (concerti, manifestazioni sportive) o di attività pubblicitarie (attraverso webcam). Il Garante ha predisposto un modello semplificato di informativa minima sotto forma di "cartello" con un simbolo ad indicare l area video sorvegliata; questo cartello deve essere chiaramente visibile ed indicare chi effettua la rilevazione delle immagini e per quali scopi. In presenza di più telecamere, in relazione alla vastità dell area e alle modalità delle riprese, vanno installati più cartelli. In luoghi diversi dalle aree esterne il "cartello" va integrato con almeno un avviso circostanziato che riporti gli elementi completi dell informativa: 1. finalità e modalità del trattamento; 2. natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere; 3. soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza; 4. diritti riconosciuti all'interessato dall'articolo 7 del Codice; estremi identificativi del titolare e, se designato, del responsabile del trattamento.

7 Consenso: Si possono installare telecamere senza il consenso degli interessati, sulla base delle prescrizioni indicate dal Garante, quando chi intende rilevare le immagini deve perseguire un interesse legittimo a fini di tutela di persone e beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, prevenzione incendi, sicurezza del lavoro ecc. Responsabili ed incaricati: Si devono designare per iscritto tutte le persone fisiche, incaricate del trattamento, autorizzate ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui è indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le registrazioni. Vanno osservate le regole ordinarie anche per ciò che attiene all eventuale designazione di responsabili (interni o esterni) del trattamento, avendo particolare cura al caso in cui il titolare si avvalga di un organismo esterno anche di vigilanza privata. Regolamento: È opportuno che venga predisposto un regolamento relativo ai sistemi di videosorveglianza e registrazioni di immagini in uso presso la struttura. Il regolamento, oltre a riportare il censimento aggiornato dei sistemi e dei relativi trattamenti nell ambito in oggetto, dovrebbe contenere le istruzioni operative suddivise per funzioni aziendali nonché le misure di sicurezza adottate. Nelle aziende più piccole il regolamento può essere sostituito da istruzioni scritte per gli incaricati.

8 Formazione: Devono essere adottate opportune iniziative periodiche di formazione degli incaricati sui doveri, sulle garanzie e sulle responsabilità, sia all atto dell introduzione del sistema di videosorveglianza, sia in sede di modifiche delle modalità di utilizzo. Diritto di accesso: Le immagini di una persona acquisite con un impianto di videosorveglianza costituiscono dati personali, con conseguente possibilità per l'interessato di proporre l'istanza di accesso nei confronti del titolare e del responsabile del trattamento.

9 3 Oggetto della videosorveglianza: Principio di base: Chi installa telecamere deve perseguire finalità determinate e di propria pertinenza; per un azienda esse di solito sono volte al contrasto di aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, prevenzione incendi, sicurezza del lavoro. Casi illeciti: Non è lecito (neanche per le amministrazioni comunali) usare la videosorveglianza per accertamento dei reati, finalità che competono invece solo ad organi giudiziari o a forze armate o di polizia. Divieto assoluto di controllo a distanza dei lavoratori rispettando le garanzie previste in materia di lavoro (art. 4 l.300/70), sia all interno degli edifici, sia in altri luoghi di prestazione del lavoro. Inammissibili le telecamere in luoghi non destinati all attività lavorativa (bagni, spogliatoi, docce, armadietti, luoghi ricreativi). Non risulta giustificata un attività di rilevazione a fini promozionali, turistici o pubblicitari, attraverso webcam o che rendano identificabili i soggetti ripresi. Sono ingiustificati gli impianti installati al solo fine di controllare il divieto di fumare, di calpestare aiuole, di depositare sacchetti dell immondizia etc.

10 Casi particolari: Negli ospedali e nei luoghi di cura è ammesso il monitoraggio di pazienti ricoverati in particolari reparti (esempio: rianimazione). Potranno accedere alle immagini solo il personale autorizzato e i familiari dei ricoverati. Negli istituti scolastici l installazione di sistemi di videosorveglianza è ammissibile solo quando strettamente indispensabile (esempio: atti vandalici) e solo negli orari di chiusura. Sono ammesse, nel rispetto di principi specifici, telecamere su alcuni mezzi di trasporto pubblici, nei luoghi di culto e sepoltura. Condomini e videocitofoni: Le riprese di aree condominiali da parte di più proprietari o condomini, di studi professionali, società ed enti sono ammesse esclusivamente per preservare, da concrete situazioni di pericolo, la sicurezza di persone e la tutela dei beni. L installazione da parte di singoli condomini richiede comunque l adozione di cautele: angolo visuale limitato ai soli spazi di propria pertinenza, nessuna ripresa di aree comuni o antistanti le abitazioni di altri condomini ecc. I videocitofoni sono ammessi per finalità identificative dei visitatori. False telecamere: Anche l installazione meramente dimostrativa o artefatta di telecamere non funzionanti o per finzione, anche se non comporta trattamento di dati personali, può determinare forme di condizionamento nei movimenti e nei comportamenti delle persone in luoghi pubblici e privati e pertanto può essere legittimamente oggetto di contestazione.

11 4 Registrazione di immagini: Principio di base: Va limitata rigorosamente la creazione di banche dati quando è sufficiente installare un sistema a circuito chiuso di sola visione delle immagini senza la loro registrazione (monitoraggio del traffico, controllo del flusso ad uno sportello ecc.). Durata di conservazione delle immagini: In caso di registrazione, il periodo di conservazione delle immagini deve essere limitato: a poche ore o al massimo 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a indagini. Per attività particolarmente rischiose (esempio: banche, aziende orafe) è ammesso un tempo più ampio, che non può superare comunque la settimana (7 giorni).

12 5 Accordo sindacale Al fine dell installazione di un impianto di VDS, in caso di rappresentanze sindacali costituite in azienda (RSA/RSU), è necessario procedere alla redazione dell accordo sindacale; Tale accordo certifica che le immagini acquisite attraverso la Videosorveglianza non saranno mai utilizzate per monitorare (anche in maniera discontinua) l attività lavorativa, così come prescritto dall art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (l.300/70); Tale prescrizione trova fonte in: Provvedimento in materia di Videosorveglianza d.d. 08 aprile 2010; Giurisprudenza (Cass. Civ. Sez. lavoro, , n. 1490); Provvedimento del Garante Privacy n.142 del 14 aprile Nel caso in cui non vi siano rappresentanze sindacali costituite (RSA/RSU) risulta necessario procedere alla richiesta di autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio;

13 6 Autorizzazione Direzione Provinciale del Lavoro La richiesta di autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro (DPL) risulta necessaria in tutte quelle realtà ove non risulta costituita alcuna rappresentanza sindacale; La richiesta di autorizzazione alla DPL andrà presentata anche nel caso di mancato accordo con le rappresentanze sindacali; Il contenuto della richiesta di autorizzazione varia a seconda della DPL territorialmente competente. Nella maggior parte dei casi risulta necessario allegare la seguente documentazione: Planimetrie del luogo in cui è installato l impianto con indicazione del cono di visualizzazione di ogni telecamera; Descrizione tecnica dell impianto (tipo di telecamere, modello e funzioni del registratore, tipo di tecnologia adottata). A seguito della presentazione della richiesta di autorizzazione la DPL competente provvederà, se del caso, al rilascio della autorizzazione all installazione dell impianto di Videosorveglianza.

14 7 Misure di sicurezza: I dati personali, compresi quelli relativi al trattamento di videosorveglianza, devono essere protetti da idonee e preventive misure di sicurezza, riducendo al minimo i rischi di distruzione, perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Le "misure minime di sicurezza" sono obbligatorie anche sul piano penale. Il titolare del trattamento che si avvale di un soggetto esterno deve ricevere dall installatore una descrizione scritta dell intervento effettuato che ne attesti la conformità alle regole in materia. Tra le misure di sicurezza che devono essere adottate: 1. locali con accesso protetto da badge 2. armadi chiusi a chiave per la custodia dei supporti 3. sistemi di controllo accessi (user-id, password) per visionare le registrazioni 4. diversi profili di autorizzazione per accedere alla visione delle immagini registrate (ad esempio: per manutentore, per responsabile del trattamento, per forze di polizia) 5. sistemi di cifratura delle registrazioni.

15 8 Riferimenti Debora Cucco Sales Manager - Area Nord-Est debora.cucco@reggianiconsulting.it T F Cell Dott. Andrea Avanzo Consulente andrea.avanzo@reggianiconsulting.it T F