GESTIONE VIDEOSORVEGLIANZA NELLA A.O. SAN PAOLO

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1 Procedura Operativa GESTIONE VIDEOSORVEGLIANZA NELLA A.O. SAN PAOLO Codice Documento_Edxx AZI_POP_042_Ed00 Pag. 1/7 Data emissione: 03/04/10 Unità Operativa Tipo Documento Numero Locale AZI POP 042 GESTIONE VIDEOSORVEGLIANZA NELLA A.O. SAN PAOLO Azienda Ospedaliera SAN PAOLO - POLO UNIVERSITARIO - MILANO Stato delle modifiche Ed. Descrizione modifica Verificato Approvato Data SQA Il Titolare 00 Prima emissione Responsabile Gruppo di lavoro sulla Privacy 03/04/

2 AZI_POP_042_Ed00 Pag.: 2/7 INDICE 1 SCOPO APPLICABILITÀ DOCUMENTI DI RIFERIMENTO COLLEGATI GENERATI DESCRIZIONE PREMESSA DEFINIZIONI SPECIFICHE DEFINIZIONI EX D.LGS. N.196/ SOGGETTI COINVOLTI, ATTRIBUZIONI E RESPONSABILITÀ Titolare Responsabili Incaricati Responsabile Esterno APPENDICI APPENDICE A: NORMATIVE DI RIFERIMENTO... 7

3 AZI_POP_042_Ed00 Pag.: 3/7 1 Scopo Scopo della presente procedura è descrivere i percorsi, le modalità e le responsabilità installazione/gestione dei sistemi di video sorveglianza aziendali. in merito alla 2 Applicabilità Il presente documento si applica alla installazione/gestione degli impianti di videosorveglianza della A.O. 3 Documenti di riferimento 3.1 Collegati Codice AZI_LGA_019 AZI_DPS_001 AZI_MOD_290 Titolo Linee guida videosorveglianza Documento programmatico sulla sicurezza Cartello informativa videosorveglianza 3.2 Generati Codice AZI_MOD_291 AZI_MOD_292 AZI_MOD_293 AZI_MOD_294 Titolo Analisi preliminare videosorveglianza Nomina Responsabile videosorveglianza Nomina incaricati videosorveglianza Nomina Responsabile esterno videosorveglianza

4 AZI_POP_042_Ed00 Pag.: 4/7 4 Descrizione 4.1 PREMESSA L Azienda Ospedaliera San Paolo si è dotata di sistemi di videosorveglianza che si pongono in aggiunta ad altri sistemi in essere, al fine di garantire e rafforzare la tutela del proprio patrimonio e quella degli operatori. Attraverso il presente documento vengono descritte le fasi per la realizzazione dell installazione di sistemi di videosorveglianza di questa Azienda e le modalità per la gestione dei sistemi di sorveglianza elettronici e le rispettive attribuzioni e responsabilità dei soggetti coinvolti nella gestione stessa. 4.2 DEFINIZIONI SPECIFICHE 1. Videocontrollo: sistema o dispositivo che permette la visione unicamente in tempo reale di aree o zone delimitate; 2. Videosorveglianza: sistema o dispositivo che permette la visione e la registrazione su supporti singoli, abbinati ad altre fonti o conservati in banche di dati di immagini di aree o zone delimitate; 3. Videocitofoni: sistema o dispositivo installato in corrispondenza di campanelli o citofoni per finalità di controllo dei visitatori che si accingono ad entrare; 4. Centrale di Videocontrollo e/o Videosorveglianza: sistema centrale dove sono convogliate ed eventualmente registrate tutte le riprese effettuate dai dispositivi periferici. 4.3 DEFINIZIONI EX D.LGS. N.196/2003 Nel richiamare le definizioni contenute nel l precedente paragrafo 5, qui di seguito interessa indicare quelle collegate alla video sorveglianza ed in particolare: comunicazione elettronica: ogni informazione scambiata o trasmessa tra un numero finito di soggetti tramite un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico. Sono escluse le informazioni trasmesse al pubblico tramite una rete di comunicazione elettronica, come parte di un servizio di radiodiffusione, salvo che le stesse informazioni siano collegate ad un abbonato o utente ricevente, identificato o identificabile; reti di comunicazione elettronica: i sistemi di trasmissione, le apparecchiature di commutazione o di instradamento e altre risorse che consentono di trasmettere segnali via cavo, via radio, a mezzo di fibre ottiche o con altri mezzi elettromagnetici, incluse le reti satellitari, le reti terrestri mobili e fisse a commutazione di circuito e a commutazione di pacchetto, compresa Internet, le reti utilizzate per la diffusione circolare dei programmi sonori e televisivi, i sistemi per il trasporto della corrente elettrica, nella misura in cui sono utilizzati per trasmettere i segnali, le reti televisive via cavo, indipendentemente dal tipo di informazione trasportato; rete pubblica di comunicazioni: una rete di comunicazioni elettroniche utilizzata interamente o prevalentemente per fornire servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico; servizio di comunicazione elettronica: i servizi consistenti esclusivamente o prevalentemente nella trasmissione di segnali su reti di comunicazioni elettroniche, compresi i servizi di telecomunicazioni e i servizi di trasmissione nelle reti utilizzate per la diffusione circolare radiotelevisiva, nei limiti previsti dall articolo 2, lettera c), della direttiva 2002/21/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 7 marzo 2002;. dati relativi all ubicazione: ogni dato trattato in una rete di comunicazione elettronica che indica la posizione geografica dell apparecchiatura terminale dell utente di un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico; misure minime: il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell articolo 31; strumenti elettronici: gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento; Sistema Informativo: l insieme di dispositivi, programmi ed infrastruttura di rete; autenticazione informatica: l insieme degli strumenti elettronici e delle procedure per la verifica anche indiretta dell identità;

5 AZI_POP_042_Ed00 Pag.: 5/7 credenziali di autenticazione: i dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l autenticazione informatica; parola chiave: componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica; profilo di autorizzazione: l insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona, che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ad essa consentiti; sistema di autorizzazione: l insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente 4.4 SOGGETTI COINVOLTI, ATTRIBUZIONI E RESPONSABILITÀ Titolare A lui compete l attivazione /realizzazione delle procedure previste dalla normativa sulla privacy con particolare riguardo alle Linee Guida sulla videosorveglianza dirette a garantire la legittimità della installazione di detti sistemi. In particolare il titolare deve, prima dell installazione di un sistema di videosorveglianza, provvedere all analisi preliminare consistente: nella verifica del bilanciamento degli interessi e del rispetto del principio di necessità nella determinazione di quelle che dovranno essere le caratteristiche generali del sistema da adottare e sua localizzazione nella dichiarazione delle soluzioni adottate Al Titolare spetta altresì dettare le diposizioni operative dirette alla gestione legittima dei sistemi come sopra determinati da comunicare ai responsabili della videosorveglianza ed agli incaricati. Nomina i responsabili interni ed esterni per la videosorveglianza e provvede al controllo annuale del rispetto delle disposizioni di cui sopra attraverso Audit dal parte del Gruppo di Lavoro sulla Privacy. La scelta dei responsabili da parte del titolare avviene tenuto conto della localizzazione e modalità di utilizzo del sistema di videosorveglianza e delle capacità nel soggetto nominato di garantire il rispetto delle disposizioni contenute nel presente documento. Il Titolare sulla scorta dei risultati degli audit annuali aggiorna il DPS nella parte relativa alla videosorveglianza definendo eventuali azioni di miglioramento Responsabili I Responsabili provvedono alla nomina di un numero ristretto di incaricati che sono preposti all utilizzo, alla gestione dei sistemi di Videosorveglianza e/o Videocontrollo, alla conservazione e distruzione dei supporti di memorizzazione delle riprese. I Responsabili provvedono ad iniziative periodiche di formazione e aggiornamento degli Incaricati, con particolare riferimento ad eventuali modifiche nelle modalità di utilizzo dei sistemi trasmettendo le disposizioni del Titolare e verificandone con sistematicità l applicazione dandone evidenza documentale Incaricati Gli incaricati sono nominati dai relativi responsabili. La nomina degli Incaricati al trattamento dei dati conterrà nell oggetto lo specifico riferimento alle attività di utilizzo, gestione e manutenzione dei sistemi di Videosorveglianza e/o Videocontrollo nonché conservazione e distruzione dei supporti di memorizzazione delle riprese. A prescindere dall oggetto dell incarico, è fatto divieto agli incaricati di prendere visione delle registrazioni, a meno che non ricorrano esigenze di difesa di un diritto, di riscontro ad una istanza di accesso oppure di collaborazione con la competente autorità o polizia giudiziaria. In particolare, agli incaricati esterni addetti alla manutenzione è vietato visionare immagini registrate che non siano direttamente necessarie, pertinenti e collegabili all attività di manutenzione stessa.

6 AZI_POP_042_Ed00 Pag.: 6/ Responsabile Esterno Nell ipotesi che la gestione del sistema e/o la sua manutenzione sia demandata a Ditte esterne, il titolare provvederà alla nomina di un responsabile esterno il quale avrà le attribuzioni e le responsabilità della figura di cui al precedente par con l obbligo di fornire al titolare l elenco aggiornato del personale incaricato.

7 AZI_POP_042_Ed00 Pag.: 7/7 5 Appendici 5.1 APPENDICE A: NORMATIVE DI RIFERIMENTO Settore Codice Oggetto Garante Privacy Provv Bollettino del Garante Videosorveglianza - Il decalogo delle regole n. 14/15, p. 28 per non violare la privacy Garante Privacy DLgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali Garante Privacy Nota n. 6588/31884 del Il titolare del trattamento che si avvale di un soggetto esterno deve ricevere dall installatore una descrizione scritta dell intervento effettuato che ne attesti la conformità alle regole in materia Garante Privacy Provv. n. 1/2004 del Notificazione: non vanno comunque notificati i trattamenti relativi a comportamenti illeciti o fraudolenti, quando riguardano immagini o suoni conservati temporaneamente per esclusive finalità di sicurezza o di tutela delle persone o del patrimonio Garante Privacy Provv. Garante a carattere generale Videosorveglianza - Provvedimento generale Garante Privacy Dossier Videosorveglianza Garante Privacy Provv Diritto di accesso - Accesso ai dati acquisiti mediante un impianto di videosorveglianza Diritti e libertà fondamentali L. n. 848/ art. 8 Conv. europea diritti non si possono privare gli interessati del diritto di circolare senza subire ingerenze incompatibili con una libera società democratica Rapporti di lavoro L. 300/1970 art. 4 Statuto dei lavoratori: divieto di controllo a distanza dell attività lavorativa Garante Privacy Provv. Garante a carattere generale Videosorveglianza - Provvedimento generale