Cruscotto LO STRUMENTO SEMPLICE E IMMEDIATO PER PRENDERE LE DECISIONI MIGLIORI

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1 Cruscotto LO STRUMENTO SEMPLICE E IMMEDIATO PER PRENDERE LE DECISIONI MIGLIORI

2 Sommario Introduzione 2 Le Caratteristiche 3 Il Funzionamento 4 Budget Economico 5 Flussi di Cassa 6 Budget Commerciale 7 Indici 10 Conclusioni 12 Scegli la direzione giusta Marzo 2005 Vision software house srl Questa pubblicazione è puramente informativa. Vision software house NON OFFRE ALCUNA GARANZIA, ESPLICITA O IMPLICITA, SUL CONTENUTO. Tutti i marchi registrati sono dei rispettivi produttori Cruscotto Guida di Valutazione Pag.1

3 Introduzione Nell attuale scenario economico il monitoraggio e il controllo delle variabili rilevanti per supportare tutte le fasi decisionali, rappresenta un vantaggio competitivo considerevole. E pur vero che il solo sviluppo di fatturato non è sinonimo di buon andamento aziendale e l analisi discontinua di dati può essere controproducente. Non è sufficiente leggere i dati di bilancio e contabili con i metodi tradizionali, ma è importante visualizzare l andamento, le previsioni e l impatto delle decisioni. L area DIREZIONALE, sia essa commerciale, di produzione, finanziaria o generale, spesso, nella maggior parte delle piccole e medie imprese e l area più interessata all analisi di questa tipologia di dati, ma è forse la più sguarnita dal punto di vista informatico. E invece l area che dovrebbe trarre dai sistemi informatici il maggior numero di informazioni possibili per poter prendere le decisioni basandosi su indicatori precisi. A volte l impiego di un sistema gestionale risulta laborioso e complesso da gestire, offrono dati distribuiti su molteplici report, con una conseguente necessità di rielaborazione. La risposta è il C RR UU SSCC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DD AA LL EE, il mezzo per esaminare i dati e renderli immediatamente disponibili per la gestione dei processi decisionali. Come in auto, anche in azienda è importante, avere un pannello di controllo che fornisca in maniera rapida le informazioni principali di cui abbiamo bisogno, in questo caso per guidare la nostra azienda. Il C C RR UU SSCC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DD AA LL EE è in grado di garantire: SEMPLICITÀ & IMMEDIATEZZA: le informazioni, derivanti dal gestionale vengono presentate in un ambiente di lavoro più immediato e intuitivo; sono reperibili in tempo reale, senza la necessità di pesanti documentazioni. SINTESI & COMPLETEZZA: E permessa una visibilità sintetica e globale di tutte le informazioni desiderate; con tutte le funzionalità di un foglio Excel, compreso l utilizzo di grafici. SELETTIVITÀ & INTEGRABILITÀ: L utente può gestire, selezionare e rielaborare i dati in qualsiasi posizione del foglio Excel. ESPANDIBILITÀ & AGGIORNABILITÀ: I dati possono essere sviluppati a aggiornati in qualsiasi momento, con un semplice meccanismo di importazione. Cruscotto Guida di Valutazione Pag.2

4 Le Caratteristiche La costruzione del C C RR UU SSCC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DDAA LL EE come sistema di supporto alle decisioni è basata sull aggregazione automatica dei dati provenienti dal gestionale. In particolare vengono utilizzate le seguenti informazioni: DATI DI CONTABILITÀ GENERALE per le informazioni relative a tutte le rilevazioni contabili DATI RELATIVI AI DOCUMENTI: Ordini, D.d.T, Fatture etc per il calcolo e la proiezione dei flussi finanziari e per la gestione dei Budget Commerciali. DATI DI BUDGET, inseriti dall Utente in seguito alla definizione degli obiettivi a breve, medio, lungo termine. Fra gli strumenti per il monitoraggio dell azienda, il C C RR UU SS CC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DD AA LL EE offre: Il BB U U DDGG EE TT EE C C OO NN OO MM II CC OO: Visione del Risultato complessivo partendo dal fatturato e dai costi. I FF L L UU SSSSII FF I I NN AA NN ZZ II AA RR II: Analisi della Liquidità finanziaria partendo dalle scadenze consolidate e previste I BB U DDGG EE TT CC O MM MM EE RR CC II AA LL II: Analisi dell andamento del fatturato e dell operato Agenti. Gli I I NN DDII CC II DD II BB II LL AA NN CC II OO: Analisi di bilancio per quozienti economici e finanziari. Il Cruscotto Aziendale però può essere configurato in molti modi e quindi utilizzato anche da altre aree aziendali : produzione, magazzino, gestione cantieri e commesse offrendo: VISTA DINAMICA E FLESSIBILE che include in un unica posizione la gran parte dei dati riferibili alle diverse funzioni ed aree aziendali. PREVENTIVAZIONE, definizione preventiva degli obiettivi MISURAZIONE PERIODICA e in tempo reale dei risultati. CONFRONTO con gli obiettivi prefissati. Analisi degli scostamenti rispetto alle previsioni; per consentire l individuazione delle cause e adozione di opportune azioni correttive. Cruscotto Guida di Valutazione Pag.3

5 Il Funzionamento Il C C RR UU SS CC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DD AA LL EE funziona come un semplice foglio di lavoro di Excel, con tutte le funzionalità di calcolo, formattazione, personalizzazione e integrazione proprie dell applicativo Office. Ciascuna area di lavoro è dotata di una serie di fogli di lavoro collegati necessari per la configurazione dei criteri di prelevamento dati dal gestionale. I Fogli di lavoro standard e fondamentali per il corretto funzionamento del Cruscotto sono: Foglio Configura, nel quale con opportune stringhe di testo si definiscono le modalità e i parametri di prelevamento. Foglio Situazione: nel quale vengono riportate tutte le informazioni dal gestionale definite dai metodi del foglio Configura. Altri fogli sono costruiti per specifiche esigenze di riclassificazione dei dati, oppure per eventuali rielaborazioni degli stessi ai fini di una semplice rappresentazione finale della tabella relativa oppure per una costruzione dei grafici. I fogli finali per la consultazione sono costituiti da tutte le informazioni provenienti dal gestionale e sono rappresentati da tabelle, dotate anche da colonne libere per l eventuale inserimento di dati preventivi, utili per l analisi degli scostamenti, e da grafici. E garantita la possibilità per l utente di creare molteplici fogli per un analisi più dettagliata dei dati, oppure per la creazione di grafici diversi dagli standard. L esportazione dati avviene direttamente dal gestionale, attraverso un semplice input dove e sufficiente selezionare il mese fino al quale si desidera analizzare i dati. A questo punto il foglio Excel d interesse verrà alimentato automaticamente i dati del gestionale. Cruscotto Guida di Valutazione Pag.4

6 Budget Economico Per quanto riguarda la gestione economica, il C C RR UU SS CC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DD AA LL EE offre l analisi dei costi e dei ricavi dell azienda per offrire una visibilità mensile e annuale sul risultato d esercizio complessivo e progressivo. Nella medesima posizione, il Cruscotto Aziendale consente di impostare in modo semplice anche Budget di costo e di ricavo, relativi a periodi diversi (mensili, annuali) per poter effettuare un raffronto in tempo reale fra i dati preventivi e consuntivi. Il risultato e il raffronto e visualizzabile in modo semplice e con l aiuto di grafici. Cruscotto Guida di Valutazione Pag.5

7 Flussi di Cassa Per la gestione finanziaria il C C RR UU SS CC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DDAA LL EE consente di analizzare tutte le scadenze attive e passive per la valutazione della disponibilità finanziaria. Anche in questo caso è consentita l impostazione di uno o più Budget di entrate e uscite, relativi a periodi diversi; il collegamento con i dati contabili, con gli scadenziari attivi e passivi, con tutti i documenti relativi al ciclo attivo e al ciclo passivo, consente poi di fare in tempo reale un raffronto dei dati e di correggere eventualmente le previsioni future. Il raffronto e visualizzabile in modo semplice e con l aiuto di grafici. Con il foglio Flussi di Cassa, verranno pertanto analizzate: Le scadenze contabili sia attive che passive consolidate e non ancora pagate. le scadenze derivanti fatture da emettere e ricevere e, a discrezione, da documenti previsionali (ordini), considerando come data di partenza per il calcolo delle scadenze la data di prevista consegna. Le scadenze attive e passive da costi e ricavi diretti L importo Iva da versare calcolato al 15 del mese successivo alla data del documento Il Controllo e valutazione di tassi medi di insolvenza e tempi di rientro. Cruscotto Guida di Valutazione Pag.6

8 Budget Commerciale Per la gestione commerciale il C C RR UU SS CC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DD AA LL EE consente di visualizzare l andamento del fatturato e del lavorato agenti. Anche in questo caso è consentita l impostazione di uno o piu Budget relativi alle vendite. I Budget Commerciali possono essere i più svariati, basati su previsioni di vendite o di ordini, per articolo o per categorie di articolo e per agente o per zona. Il collegamento con i dati di magazzino e con tutti i documenti relativi al ciclo attivo consente poi di fare in tempo reale un raffronto dei dati e di correggere eventualmente le previsioni future. Il raffronto e visualizzabile in modo semplice e con l aiuto di grafici. Esempio di Budget Commerciale per Agente Cruscotto Guida di Valutazione Pag.7

9 Esempio di Budget Commerciale per Gruppi Merceologici Cruscotto Guida di Valutazione Pag.8

10 Indici di Bilancio Un attenzione particolare meritano poi gli indici di bilancio che sono degli indicatori fondamentali dell andamento aziendale e che se programmati e controllati costantemente consentono di definire obiettivi chiari sull andamento generale dell azienda e di intervenire in modo preciso e con le correzioni più opportune in caso di variazioni. Ecco di seguito alcuni degli indici già gestiti. REDDITIVITÀ DEL CAPITALE INVESTITO (ROI - RETURN ON INVESTMENT) La redditività del capitale investito (anche chiamato ROCE - Return on Capital Employed) è ottenuto dal rapporto tra l'utile operativo (al lordo degli interessi passivi) e le Attività operative nette. Questo valore espresso in %, va confrontato con i tassi di interesse medi delle banche. Il ROI è anche dato dalla moltiplicazione del ROS x l'indice di produttività del capitale. PRODUTTIVITÀ DEL CAPITALE Esprime l ammontare di ricavi che possiamo ottenere da un Euro di capitale investito. Per calcolarlo occorre prendere i Ricavi dell anno e li dividiamo per il capitale investito. Ha senso se lo si può confrontare con altre aziende del settore. REDDITIVITÀ DELLE VENDITE (ROS - RETURN ON SALES) Esprime il profitto ottenuto dai ricavi ed è quindi ottenuto dividendo l utile operativo per i ricavi di vendita (espresso in %). Alcuni indici medi per categoria di impresa: Distribuzione --> 5% - Produzione --> 10% - Servizi --> 15% INDICE DEL COSTO DELLE VENDITE (COGS COST OF GOODS SOLD) Espresso in %, si ottiene dividendo il costo dei prodotti acquistati e/o prodotti destinati alla rivendita e il valore dei ricavi di vendita. MARGINE LORDO Espresso in % si ottiene dividendo il valore dell Utile Lordo /Ricavi di Vendita RICARICO Espresso in % si ottiene dividendo il valore in percentuale del Margine Lordo e l indice in percentuale del Costo delle Vendite (COGS). PRODUTTIVITÀ DELLE IMMOBILIZZAZIONI Esprime il valore dei ricavi per ogni Euro di immobilizzazioni e si ottiene quindi dal rapporto tra i Ricavi di Vendita e il valore delle Immobilizzazioni. Generalmente è cosa buona che questo indice negli anni tenda ad alzarsi. PRODUTTIVITÀ DEL CAPITALE CIRCOLANTE Esprime il valore dei ricavi per ogni Euro di capitale circolante e si ottiene quindi dal rapporto tra i Ricavi di Vendita e il valore del Capitale circolante. DILAZIONE MEDIA CONCESSA AI CLIENTI E il numero medio di giorni che l azienda aspetta prima di incassare. Il calcolo è ottenuto dalla formula: Crediti in essere / Ricavi giornalieri, dove i Ricavi giornalieri è dato dai Ricavi dell anno /365. Cruscotto Guida di Valutazione Pag.9

11 GIACENZA MEDIA DELLE SCORTE PRODOTTI FINITI E il valore che esprime, considerando un valore medio di rimanenze per tutto l anno, quanti giorni impieghiamo a fare ruotare il magazzino prodotti finiti. Il calcolo si ottiene attraverso la seguente formula: Valore dei prodotti finiti / Costo della merce venduta giornalmente. Quest ultima grandezza è data dal rapporto tra il Costo del Venduto annuale / 365. RAPPORTO TRA INDEBITAMENTO NETTO E FINANZIAMENTO TOTALE Ignorando i debiti tributari, il finanziamento totale di una impresa è la somma dell indebitamento netto e del capitale netto. Il rapporto tra indebitamento netto (Cassa + Scoperti + Prestiti) e finanziamento totale (Indebitamento Netto + Dividendi da corrispondere + Capitale Sociale + Riserva sovrapprezzo azioni + Utile non distribuito) rappresenta la percentuale di indebitamento del finanziamento totale. Ricordiamo che un valore superiore al 50% è piuttosto elevato e che intorno al 25% è ottimale. INDICE DI INDEBITAMENTO Il rapporto tra indebitamento netto e finanziamento totale esprime la percentuale di attività finanziata da capitale di terzi, e per differenza, la percentuale finanziata da mezzi propri. Il calcolo è quindi dato dal valore dell Indebitamento Netto e il Capitale Netto (Dividendi da corrispondere + Capitale Sociale + Riserva sovrapprezzo azioni + Utile non distribuito). Ricordiamo che un valore superiore al 100% è piuttosto elevato e che intorno al 33% è ottimale. INDICE DI COPERTURA DEGLI INTERESSI PASSIVI Questo indice è pari al rapporto tra l Utile operativo e gli Interessi passivi da corrispondere. E uno dei dati attraverso cui le banche decidono la concessione di prestiti. REDDITIVITÀ DEL CAPITALE PROPRIO (ROE - RETURN ON EQUITY) Esprime la redditività del denaro investito nell azienda. Il rendimento considerato è il risultato al lordo delle imposte, quindi il ROE = Risultato al Lordo delle Imposte / Capitale Proprio (Dividendi da corrispondere + Capitale Sociale + Riserva sovrapprezzo azioni + Utile non distribuito) TASSO MEDIO DI INTERESSE L analisi dei soli conti della società, spesso non ci dicono quale è il tasso di interesse che l impresa paga sull indebitamento. Possiamo comunque avere una stima molto grezza attraverso questo semplice calcolo espresso poi in percentuale: Interessi Passivi dell anno / Indebitamento Medio. INDICE DI LIQUIDITÀ L indice di liquidità è dato dal rapporto tra le attività e le passività correnti. La logica che sostiene questo rapporto risiede nel fatto che le attività correnti dovrebbero essere tutte convertite in liquidità entro un anno, mentre le passività correnti sono quelle che occorrerà pagare entro un anno. L Indice di Liquidità = Attività Correnti / Passività Correnti. Normalmente gli analisti ritengono che per avere un buon margine di sicurezza l indice di liquidità dovrebbe risultare maggiore di 2. INDICE DI LIQUIDITÀ IMMEDIATA L indice di liquidità immediata è identico all indice di liquidità tranne che per le rimanenze che non vengono comprese tra le attività correnti, in quanto spesso le rimanenze non possono essere liquidate facilmente. Tutte le altre attività (in particolare i crediti e la cassa) vengono considerate immediatamente realizzabili. Cruscotto Guida di Valutazione Pag.10

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13 Cruscotto Conclusioni : Il C C RR UU SS CC OO TT TT OO AA ZZ II EE NN DD AA LL EE : un valido strumento di supporto nell Attività di direzione d impresa e un nuovo modo di guardare la propria azienda. Molte aziende, soprattutto in passato, erano abituate a pensare che la regola d oro per condurre un impresa su sentieri di successo è: SVILUPPARE IL FATTURATO. Gli eventi ricorrenti, quali ad esempio i periodi di recessione, hanno profondamente modificato quella regola per trasformarla, nel caso di alcune aziende, in un vizio che è poi risultato mortale. Oggi piu che mai diventa condizione imprescindibile, per coloro che svolgono un attività di direzione o di controllo di gestione, l essere in grado di interpretare, controllare e pilotare la dimensione economico-finanziaria dell azienda. Non si può quindi guardare solo al fatturato, al reddito netto, a un rapporto fra i due, all utile aziendale e pensare di aver apprezzato lo stato di salute della Vostra azienda. E come se un medico si accontentasse di misurare la temperatura per sentenziare se il paziente è o meno malato, dimenticando che vi sono malattie che non provocano immediatamente alterazioni di temperatura ed altre che, pur essendo mortali, non la provocano mai. Gli strumenti per il monitoraggio dell azienda sono davvero molti, l obiettivo di Cruscotto e renderne disponibili alcuni. Con essi si sara in grado di rendere più completi ed esaustivi i tre momenti chiave dell attività di direzione: Analisi e apprezzamento della situazione nella quale l azienda si trova ad operare; Definizione degli obiettivi verso i quali pilotare l azienda; Definizione delle azioni che consentono di raggiungere tali obiettivi. In altri termini, i budget, gli indici e i flussi sono utili per rispondere ai tre interrogativi chiave intorno ai quali ruota l attività di direzione stimolando una sistematica analisi della dimensione reddituale e finanziaria della gestione. Questi strumenti, oltre ad essere preziosi quando l attenzione si rivolge all interno dell impresa, si rivelano altrettanto utili quando oggetto di osservazione e valutazione sono i concorrenti, i clienti e i fornitori. Per saperne di più non esitate a contattarci su: info@visionsoft.it Cruscotto Guida di Valutazione Pag.12