UNI EN ISO 9001 (Sistemi per la Gestione della Qualità) e sono implementabili per gestire in modo analogo anche le altre norme collegate;

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1 PrometeoQualità è un software applicativo progettato e realizzato per la gestione del sistema Qualità aziendale. Il software è articolato in moduli indipendenti ma collegati fra loro, eccezionali per funzionalità, prestazioni, semplicità d'uso, potenza dell'interfaccia grafica. Tutto il software PrometeoQualità è stato: progettato dai nostri consulenti esperti nella progettazione e realizzazione di Sistemi di Gestione della Qualità in modo da soddisfare i requisiti previsti dalle normative e da consentire anche ai meno esperti l'utilizzo professionale dei programmi in tempi estremamente ridotti; I moduli di PrometeoQualità soddisfano tutti i requisiti della norma: UNI EN ISO 9001 (Sistemi per la Gestione della Qualità) e sono implementabili per gestire in modo analogo anche le altre norme collegate; UNI EN ISO (Sistemi di Gestione Ambientale) e regolamento EMAS; OHSAS (Sicurezza). ISO/TS (Automotive). SEMPLIFICAZIONE. L'utilizzo dei programmi di PrometeoQualità consente di semplificare considerevolmente la documentazione del Sistema di gestione della Qualità (fra le quali molte procedure gestionali e istruzioni operative, oltre a ridurre il numero di registrazioni cartacee) e di ridurre i tempi di registrazione dei dati e delle informazioni. La configurazione utente è gestita automaticamente in funzione dei diritti di accesso MODULARITA'. I moduli del software garantiscono la piena integrazione dei dati e delle informazioni ed inoltre consentono anche all'azienda di acquistare singoli moduli e realizzare un'informatizzazione graduale del Sistema di Qualità sia in termini di apprendimento che di costi. AGGIORNAMENTO. I programmi di PrometeoQualità vengono sistematicamente aggiornati per tenere conto dell'evoluzione delle norme ISO e dell'interpretazione che ne danno i principali organismi di certificazione. STRUTTURA. Il software è progettato per funzionare sia su singoli Personal Computer che in rete di PC, nel familiare ambiente Microsoft Windows. Si interfacciano in modo molto intuitivo e familiare con i più diffusi strumenti di Microsoft Office. La compatibilità software è assicurata per tutte le versioni di Microsoft Windows. VANTAGGI. I vantaggi derivanti dall implementazione di un software sono: miglioramento del controllo del Sistema di gestione della Qualità; riduzione del tempo e delle risorse utilizzate per la gestione del Sistema Qualità; individuazione degli eventuali problemi; determinazione di contromisure tempestive.

2 Gestione Documenti E lo strumento per la redazione e la diffusione dell anagrafica documentale aziendale sia di provenienza interna che esterna. Offre la possibilità di redigere, registrare, organizzare, diffondere in maniera controllata l intero patrimonio di manuali, procedure e istruzioni. Si interfaccia con qualsiasi applicazione Windows di redazione testi. La diffusione della documentazione avviene anche attraverso (ogni utente viene avvisato della presenza di una nuova versione attraverso un messaggio nella propria casella elettronica) con la certezza di avere sempre disponibile l ultima versione approvata del documento. Vengono proposti strumenti per il controllo, la sicurezza e la riservatezza dei documenti disponibili. E possibile allegare altri documenti, immagini o post-it a completamento dell informazione. Sono stati previsti strumenti per gestire la correlazione padre-figlio tra documenti. I documenti obsoleti non vengono eliminati, ma accantonati, è sempre disponibile esaminare e valutare la storia delle revisioni, La consultazione della documentazione approvata e distribuita può avvenire anche utilizzando una struttura ad albero (che rappresenta la classificazione gerarchica dei documenti), preparata per ogni manuale o tipologia di documento, facilitandone la ricerca nell accedervi attraverso la sua posizione logica. Registrare tutti i documenti del SGQ e dei documenti esterni Iter di approvazione e distribuzione completo e controllato Preparare elenco documenti del SGQ e del loro stato di revisione Stampare la ricevuta di consegna dei documenti Definire a quali funzioni aziendali deve essere consegnato un documento o viceversa :individuare i documenti che devono essere consegnati ad una funzioni aziendale Monitorare eventuali problemi nella distribuzione. Definire e gestire la Struttura dei Documenti Correlare i documenti con legame padre-figlio Allegare altri documenti o immagini Pag. 2

3 Risorse Umane Gestisce le anagrafiche delle risorse umane, i fabbisogni del personale, le competenze e gli skills, la ricerca e la selezione, la valutazione e la formazione dei dipendenti (attivi,interinali e dimessi). Il sistema inoltre consente di integrare le informazioni anagrafici di base con altri dati aziendali, retributivi e sanitari. Provvede a fornire l elenco delle competenze, qualifiche e incarichi. Definisce le funzioni ed il mansionario per ogni figura professionale aziendale Propone, pianifica, gestisce e valuta corsi di formazione ed aggiornamento assegnando eventuali punteggi ai partecipanti Gestisce ed implementa la Matrice di Polivalenza del Personale per individuare la persona più qualificata a ricoprire il ruolo nella figura professionale desiderata. Provvedere alla stampa dell organigramma aziendale. Registrare le funzioni aziendali Registrare le competenze richieste per ogni funzione aziendale Registrare le competenze, la formazione e la qualificazione di ogni dipendente Valutare il grado di copertura delle competenze di ogni figura professionale con i dipendenti aziendali Individuare le competenze mancanti o insufficienti e proporre un piano preventivo di addestramento e di formazione Definire un piano preventivo di formazione Registrare il consuntivo del piano di formazione Registrare i corsi effettuati Aggiornare la scheda dipendente e le relative competenze Preparare ed aggiornare la matrice di polivalenza delle figure aziendali Registrare i risultati della formazione Definizione dell Organigramma Aziendale Pag. 3

4 Strumenti di misura L affidabilità delle misurazioni dipende dall efficacia e dall efficienza degli strumenti di misura. Questo modulo permette di catalogare gli strumenti di misura (primari, secondari, campioni interni ed esterni, o dismessi) e gestirne lo stato, gli eventi, le caratteristiche da controllare, l utilizzo nei cicli di controllo, la successione delle tarature effettuate e le eventuali manutenzioni straordinarie. Attraverso l impostazione della frequenza di controllo verranno notificati tempestivamente agli operatori Il Programma dà la possibilità di definire l anagrafica degli Strumenti di Misura (sia primari che secondari) specificando per ognuno di essi l elenco delle caratteristiche da controllare, con la relativa frequenza di controllo, nonché i valori quota di riferimento. In questo modo si attiverà automaticamente un planner che notificherà preventivamente, con appositi segnali visivi, la scadenza della taratura. Durante la fase di registrazione della taratura effettuata, ci si può limitare ha fornire l esito della stessa, ma è anche possibile definire nello specifico le misure rilevate od eventualmente linkare il certificato di collaudo che mi è stato inviato, nel caso in cui la taratura sia stata effettuata da un ente esterno alla mia azienda. Il programma è completato da una serie completa di statistiche. Inserimento degli strumenti di misurazione Definizione delle caratteristiche dello strumento e della loro frequenza di taratura Registrazione delle tarature e delle manutenzioni (comprensiva delle misure rilevate) Stampa della scheda strumento Stampa del piano di taratura annuale Individuazione degli strumenti scaduti Utilità per sostituzione strumento in tutti i Cicli in cui è presente Pag. 4

5 Valutazione dei Fornitori Esegue la valutazione dei fornitori in base a dei parametri prestabiliti. Permette di definire strutture diverse di valutazione in funzione anche della tipologia di prodotto/servizio che mi viene fornito. Ogni parametro di valutazione potrà assumere valore numerico oggettivo o soggettivo. Se soggettivo sarà una attribuzione fatta a discrezione dall operatore; se oggettivo,dipenderà dalle performance del fornitore, rilevabili automaticamente dai controlli in Accettazione Arrivi. L elaborazione determinerà un punteggio rapportato in centesimi. Tale valore potrà essere utilizzato per determinare o meno il passaggio del Fornitore ad una Classe di merito precedente o successiva che ne determinerà l assegnazione ad una diversa modalità di controllo in accettazione arrivi. Il punteggio ottenuto può essere ribaltato sull anagrafica dei fornitori, per avere sotto controllo lo storico delle valutazioni. Definizione gerarchica della Struttura di Valutazione Acquisizione automatica dei punteggi dagli altri moduli della procedura Storico delle Valutazioni Passaggio del Fornitore a Classi di Merito in funzione del punteggio ottenuto Pag. 5

6 Non Conformità Il programma dà la possibilità di definire i dati relativi alla Non conformità (Prodotto, Causale di anomalia, Area in cui si è manifestata etc.), ma anche la possibilità di definire la data di prevista chiusura della stessa evidenziando conseguentemente tutte le N.C. scadute o prossime alla scadenza. Al momento della redazione della N.C. è possibile definire una lista di distribuzione alla quale inviare una notifica automatica, nonché impostare tutti i link alla varia documentazione abbinata (foglio excel,word,pdf, fotografie etc.). Definendo poi l elenco delle varie attività che devono essere implementate per poter giungere alla chiusura della N.C., si va di fatto ad alimentare il modulo relativo al Planner Aziendale. Le Azioni Correttive e quelle Preventive sono archiviate in moduli appositi, ma possono anche essere linkate dalla singola N.C.; in questo modo, la stessa A.C. e/o Preventiva, può essere abbinata e quindi riutilizzata anche per Non Conformità che si sono manifestate in momenti differenti. E importante notare che le Non Conformità possono anche essere generate automaticamente dagli altri moduli (accettazione arrivi, controlli in produzione, visite ispettive ) velocizzando per tanto il caricamento delle informazioni. Registrazione delle Non Conformità Elenco delle NC e del relativo status Registrazione delle Azioni Correttive Elenco delle Azioni Correttive e del relativo status Registrazione delle Azioni Preventive Elenco delle Azioni Preventive e del relativo status Notifica via Possibilità di ereditare informazioni da altri moduli Pag. 6

7 Campionature da Fornitore Vengono registrati i risultati delle prove e gli esiti delle campionature eseguite sui prodotti del fornitore. Alla registrazione di Campionatura possono essere allegati documenti di vario formato e fotografie quale completamento e integrazione alle informazioni già disponibili. Preparare elenco dei fornitori qualificati Fornire direttamente o indirettamente (attraverso il gestionale ) il riferimento agli ordini fornitori Statistica esiti Pag. 7

8 Campionatura a Cliente Vengono registrati i risultati delle prove e gli esiti delle campionature eseguite sui prodotti prima di essere inviati al cliente per la prima campionatura. E possibile agganciare l eventuale ciclo di controllo e definire nel dettaglio le misure rilevate. Alla registrazione di Campionatura possono essere allegati documenti di vario formato e fotografie quale completamento e integrazione alle informazioni già disponibili. Gestione delle campionature a cliente Causali e motivi del campionamento Aggancio con il ciclo di controllo Dettaglio delle misure rilevate Lista distribuzione e collegamento della stessa all invio tramite posta elettronica Pag. 8

9 Customer Satisfaction VALUTAZIONE SODDISFAZIONE CLIENTE Esegue la valutazione della soddisfazione cliente in base a dei parametri prestabiliti. Permette di definire strutture diverse di valutazione in funzione anche della tipologia di prodotto/servizio che viene fornito. Ogni parametro di valutazione potrà assumere valore numerico oggettivo o soggettivo. Se soggettivo sarà una attribuzione fatta a discrezione dall operatore; se oggettivo,dipenderà dalle performance effettuate nei confronti del cliente, rilevabili automaticamente dai vari moduli del sistema ERP aziendale e/o dagli altri moduli della procedura del sistema qualità. L elaborazione determinerà un punteggio rapportato in centesimi. Il punteggio ottenuto può essere ribaltato sull anagrafica dei clienti, per avere sotto controllo lo storico delle valutazioni. INDAGINI SODDISFAZIONE CLIENTE Attraverso questionari d indagine è possibile fare un analisi completa e dettagliata della soddisfazione cliente con le indicazioni fornite direttamente dalla sua azienda. Definizione gerarchica della Struttura di Valutazione Acquisizione automatica dei punteggi dagli altri moduli della procedura o dal gestionale ERP Storico delle Valutazioni Impostazione di questionari con indicizzazione delle domande (che diventano requisiti di valutazione da parte dell azienda, registrabili e misurabili). Pag. 9

10 Verifiche Ispettive Viene definita l anagrafica delle Verifiche Ispettive con la possibilità di correlare tutta la documentazione in merito. E possibile ereditare delle liste di distribuzione cui verrà inviata la notifica via della verifica. La definizione della Check List è pratica ed intuitiva cosi come la redazione dei dati del rapporto.un pratico scadenziario, ricorda in modo preventivo la data in cui avverrà la Verifica. Gestione delle Visite e Verifiche Emissione delle notifiche Stampa rapporto della visita Stampa e preparazione del questionario Stampa dei risultati Rapporti di NON CONFORMITA Pag. 10

11 Indicatori Aziendali - Cruscotto E necessario avere sempre sotto controllo l intero sistema qualità, verificando se si è in linea con gli obbiettivi che ci si era prefissati. Il Cruscotto della Qualità è lo strumento ideale: per ogni punto della norma sono stati implementati degli indicatori che secondo la logica del Semaforo evidenziano in modo immediato l andamento del sistema qualità. E importante notare come i livelli di riferimento che determinano la variazione di colore degli indicatori, siano parametrizzabili direttamente dall utente; è inoltre possibile definire degli indicatori aggiuntivi a quelli già implementati, in modo semplice ed intuitivo. Il responsabile del controllo qualità è in grado così di amministrare a livello centralizzato tutti i controlli di fabbrica con un unico cruscotto. Strumento per l analisi e la valutazione direzionale dei dati relativi alla procedura QUALITA Possibilità di personalizzare gli indicatori Pag. 11

12 Accettazione Arrivi Ha lo scopo di assicurare che i prodotti acquistati siano conformi ai requisiti dichiarati dal fornitore ed alle specifiche di acquisto. Attraverso uno o più piani di campionamento si definiscono l insieme delle regole di accettazione. Vengono gestite regole di Skip Lot, differenziate per Articolo /Fornitore /Indice di Modifica, nonché l entità del campione da controllare in funzione dell LQA. Segnala automaticamente la di richiesta Benestare in presenza di un primo arrivo prodotto/fornitore o Indice di Modifica. Provvede all esecuzione dei collaudi anche con il collegamento diretto agli strumenti di misura. Stampa Verbale e attiva procedura Non Conformità o Osservazioni di Collaudo in presenza di valori non ammessi o eccedenti il numero di accettazione per lotto. Attraverso un modulo integrato è possibile prelevare le informazioni dall ERP o da altri sistemi presenti in azienda sincronizzando gli archivi degli articoli clienti fornitori e movimenti di entrata a magazzino. Sono presenti procedure per statistiche e analisi dei dati rilevati. Preparare per ogni articolo/fornitore un ciclo di controllo al ricevimento (caratteristiche o valori da controllare) Definizione della frequenza del controllo (Skip Lot) per Fornitore,Articolo,Indice di Modifica Anagrafica dei Benestari a Fornitore Definire in modo dinamico il ciclo di controllo attraverso una frequenza di controllo delle caratteristiche inserite nel ciclo in funzione della classe del fornitore e della importanza della caratteristica Registrare i controlli al ricevimento e possibilità di generare le osservazioni di collaudo/non conformità Statiche complete, anche in forma grafica Pag. 12

13 Controlli in Produzione Provvede alla misurazione ed al monitoraggio di tutte le informazioni connesse alla esecuzione dei controlli sulle fasi di Produzione. Gestisce il Benestare alla produzione. Trasferisce i rilievi alla produzione sulla carta XR. Genera Osservazioni di Collaudo o Non Conformità. I lotti di produzione e da collaudare possono essere inseriti dall operatore o recuperati direttamente dal gestionale aziendale. Individuazione dei punti di controllo Inserire i riferimenti ai Cicli di controllo Gestione del loro avanzamento Preparazione della documentazione di identificazione e di controllo Registrazione dei controlli secondo la logica dei cicli di controllo Sintesi dei rilievi previsti Pag. 13

14 Collaudo Finale Provvede alla misurazione ed al monitoraggio di tutte le informazioni connesse alla esecuzione dei controlli sulle fasi di Collaudo Finale. Genera Osservazioni di Collaudo o Non Conformità. I lotti di produzione e da collaudare possono essere inseriti dall operatore o recuperati direttamente dal gestionale aziendale. Individuazione dei punti di controllo Inserire i riferimenti ai Cicli di controllo Preparazione della documentazione di identificazione e di controllo Registrazione dei controlli secondo la logica dei cicli di controllo Pag. 14

15 Qualità Uscente Provvede alla misurazione ed al monitoraggio di tutte le informazioni connesse alla esecuzione dei controlli sulle fasi di Qualità Uscente. Genera Osservazioni di Collaudo o Non Conformità. I lotti pronti per la spedizione, da controllare, possono essere inseriti dall operatore o recuperati direttamente dal gestionale aziendale. Individuazione dei punti di controllo Inserire i riferimenti ai Cicli di controllo Preparazione della documentazione di identificazione e di controllo Registrazione dei controlli secondo la logica dei cicli di controllo Pag. 15