Aggiornato alla data 10/05/2013 GARSIA WE. Gruppo Sportello

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1 Aggiornato alla data 10/05/2013 GARSIA WE Gruppo Sportello i

2 M A N U A L E U T E N T E SofTech srl SofTech srl Via G. Di Vittorio 21/B Castel Maggiore (BO) Tel (r.a.) Fax ii

3 Sommario 3.2. Sezione Soggetti C A P I T O L O 1 Login 1.1. Sportello Sociale e Cartella Socio-Sanitaria C A P I T O L O 2 Sportello Sociale 2.1 Inserimento contatto Richiedente 3.3. Sezione Domanda 3.4. Sezione Accoglienza 3.5 Sezione PAI 3.6. Sezione Allegati 3. 7 Salvataggio della cartella Inoltro Collegamento delle versioni 3.8. Creazione di una cartella dalla sezione Cartella Socio-Sanitaria 3.9 Elenco / Cruscotto 2.2 Inserimento e ricerca anagrafica Utente e Bisogno espresso 2.3 Apertura contatto inserito in precedenza Ricerca nominativa utente e richiedente 2.4 Statistiche C A P I T O L O 4 Appendice 5.1 Note tecniche CAPITOLO 3 Cartella Socio-Sanitaria 3.1. Creazione di una cartella da un contatto Pre Requisiti iii

4 Capitolo 1 Login Per accedere al programma aprire il browser (vedi note tecniche al Cap.5) ed inserire nome Utente e la Password negli appositi spazi (fig.1.1) quindi cliccare su. Figura 1.1 1

5 1.1 SPORTELLO SOCIALE E CARTELLA SOCIO- SANITARIA Dalla figura 1.2 scegliere Sportello Sociale per inserire un nuovo contatto Cartella Socio-Sanitaria per inserire una nuova cartella Figura 1.2 Avvicinandosi con il mouse ai bordi del menù compariranno due barre blu con frecce bianche che permettono di navigare all interno del menù per scegliere il modulo di Garsia.we da utilizzare. I moduli attivi sono di colore blu (fig.1.2). 2

6 Capitolo 2 Sportello Sociale 2.1 Inserimento contatto Per creare un nuovo contatto, cliccare su (fig. 2.1). Figura 2.1 3

7 2.1.1 RICHIEDENTE Nella schermata mostrata in figura 2.2 vengono richiesti i dati generali e l inserimento del Richiedente. Figura 2.2 La maschera è suddivisa in 3 riquadri: 1. DATI GENERALI (a sinistra): o o o o o Data: indica il giorno del contatto ed è preimpostato al giorno odierno; Luogo: indica il luogo in cui avviene la comunicazione; Inviato da: eventuale ente o struttura esterna che ha indirizzato la persona allo Sportello Sociale; Modalità di contatto: indica le diverse tipologie di contatto; Note: campo di testo libero 2. RICHIEDENTE (in alto a destra): o o o o o Rapporto con l Utente, ossia la persona per la quale si stanno chiedendo informazioni; Disponibilità positiva: indica la possibilità da parte del richiedente nel rendersi disponibile per pratiche di Affido, Volontariato o Altro; Non Nominativo: nominativo sconosciuto; Nominativo (da anagrafe): nominativo presente o da inserire nell'anagrafe (vedi paragrafo. 2.2); Nominativo (testo libero): testo libero; 4

8 o Servizio: nel caso si tratti di una segnalazione fatta da un Servizio (ad es. Ospedale, Forze dell ordine, Neuropsichiatria, Scuola, SERT, etc..). 3. BISOGNI ESPRESSI (in basso a destra): o è possibile aggiungere i bisogni relativi al contatto, cliccando sull icona (vedi Par ). Per inserire un richiedente presente in anagrafe, selezionare la voce nominativo (da anagrafe) Figura 2.3 e cliccare sul pulsante per ricercare il soggetto in Anagrafe locale Anagrafe remota (vedi paragrafo. 2.2) Una volta inserito il richiedente cliccare su per inserire i bisogni del soggetto. Cliccare quindi su per salvare i dati inseriti o cliccare nel caso si desideri cancellare il contatto. Nota: Dopo il salvataggio, nel caso di un soggetto residente, si attiverà la voce a visualizzare tutti i contatti inseriti per questo soggetto (fig.2.4). che serve Figura 2.4 Cliccando sul pulsante contatti. si aprirà la maschera di figura 2.5 con i dettagli dei precedenti 5

9 Figura Inserimento e ricerca anagrafica Se il soggetto è residente si può cercare nell anagrafe comunale o inserirlo manualmente qualora mancasse. Nota: la ricerca nell anagrafe remota dipende dalla configurazione cliente. Selezionare l opzione nominativo (da anagrafe) (fig. 2.6) Figura 2.6 Cliccare sul pulsante che permette l apertura della maschera di ricerca (fig.2.7) RICERCA - Inserire il nominativo da ricercare in Cognome e Nome, quindi scegliere di ricercare: In locale contiene un archivio di nominativi inseriti a mano oppure ricercati almeno una volta in anagrafe remota (ogni volta che si ricerca un nominativo in anagrafe remota, ne viene fatta una copia nell archivio di Garsia.we) Oppure Nell anagrafe remota. Se il nominativo è presente comparirà in Risultato della ricerca (fig. 2.7) 6

10 Figura 2.7 Cliccare sul nominativo per visualizzare il nucleo familiare e procedere all inserimento. Per concluderlo cliccare il pulsante. Aggiunta soggetti al Nucleo dopo aver evidenziato il nominativo (fig. 2.9) e visualizzato il suo nucleo, cliccare su e scegliere la tipologia di parentela (dettaglio di fig. 2.8) Figura 2.8 7

11 Figura 2.9 Dalla maschera di figura 2.10 cercare, selezionare e confermare il familiare con le stesse modalità usate per ricercare un soggetto in anagrafe. Figura 2.10 Ripetere l operazione per ogni componente da aggiungere. Nota: Durante l importazione dei dati in anagrafe remota, è possibile che venga visualizzato il messaggio di figura

12 Figura 2.11 Il messaggio avverte che alcuni dati (come ad esempio l indirizzo) non sono stati importati perché non presenti. Questa situazione si ripeterà, per esempio, per soggetti non residenti ma che sono presenti nell Anagrafe del Comune perché ex-residenti. Questo messaggio non inficia l importazione ed il successivo inserimento nell archivio locale di Garsia.we. Cliccare su OK (fig.2.11). INSERIMENTO NUOVO NOMINATIVO È possibile che non venga trovato nessun nominativo nella ricerca (fig. 2.12): occorrerà inserirlo manualmente. Figura

13 Per eseguire questa operazione cliccare su : si accederà alla maschera di figura 2.13 Figura 2.13 L Anagrafica si compone di tre schede: 1. Generale composta da DATI ANAGRAFICI e RESIDENZA I campi Comune ed Indirizzo prevedono la funzione di completamento automatico: durante la fase di digitazione viene proposto il comune o l indirizzo che ne potrebbero scaturire (vedi figura esemplificativa). Questa funzionalità è attiva per tutti i Comuni d Italia mentre saranno presenti solamente le vie del proprio Comune, se è stato previsto in sede di configurazione. Nel caso in cui non siano presenti le vie, inserire l indirizzo nel campo Indirizzo libero ed aggiungere la spunta in Salva indirizzo libero. In caso di impostazione di Stato diverso da Italia (anche nel campo Stato è presente il 10

14 completamento automatico) sarà possibile completare solo il campo Indirizzo libero, ed eventualmente specificare anche il comune di Residenza. Nota: Visualizza nuclei consente la visualizzazione dei nuclei collegato al soggetto. 2. Indirizzi inserire un eventuale indirizzo diverso dalla residenza (fig. 2.14) Figura Recapiti (fig è possibile inserire i recapiti dell utente, possibili quattro tipologie: a. Recapito telefonico abitazione b. Recapito telefonico cellulare c. Recapito d. Telefono generico Figura

15 Per inserire un nuovo recapito: Inserire il numero/indirizzo mail Cliccare sul pulsante (che si attiverà di conseguenza e proporrà la tipologia di recapito) Figura 2.16 Al termine dell operazione cliccare su. Dalla maschera di figura 2.7 selezionare Conferma e, per completare l inserimento del nominativo del richiedente, su Salva (fig. 2.17). Figura

16 2.2.1 UTENTE E BISOGNO ESPRESSO Dopo aver classificato il Richiedente, si può procedere con l inserimento dell Utente e del bisogno espresso. L'inserimento di un bisogno espresso corrisponde ad ogni singola richiesta presentata durante un contatto allo sportello. Un richiedente può tuttavia esprimere più richieste: a ciascun bisogno è possibile associare un utente distinto. Figura 2.18 Dalla maschera di figura 2.18 cliccare su (dettaglio in figura 2.19). Figura 2.19 La pagina presenta (fig. 2.20), nel riquadro a sinistra, l albero dei Bisogni suddiviso per Aree del Bisogno, Categorie di Bisogno e Bisogno con il seguente schema: Area del Bisogno o Categoria di Bisogno Bisogno Figura

17 Per associare il bisogno all utente, selezionare dal menù ad albero il bisogno desiderato. Figura 2.21 Per espandere il menù ad albero cliccare accanto al Bisogno e infine sul Bisogno (fig.2.21). dell Area del Bisogno, quindi sulla Categoria di Nota: la figura 2.21 è puramente esemplificativa: i bisogni contenuti nell albero sono configurabili per cliente. Nel caso in cui il richiedente coincida con l utente il campo anagrafico sarà precompilato con il medesimo nominativo (inserito nella pagina precedente). Per inserire un nominativo differente, modificare il Rapporto col richiedente scegliendo una voce dal menù a tendina. Selezionare l opzione da anagrafe per attivare il pulsante di ricerca anagrafica, cliccando il quale si aprirà la maschera di figura 2.6 (vedi 2.2 Inserimento e ricerca anagrafica). Nelle colonne corrispondenti alla riga del Bisogno è possibile dare indicazioni su domanda espressa e risposta fornita al bisogno (fig.2.22): 14

18 Figura 2.22 Info/Risp: colonna da spuntare se sono state richieste Informazioni; Acc/B.E.: (Accesso / Bisogno Espresso) colonna da spuntare se si vuole inserire una cartella socio-sanitaria a partire dai bisogni espressi; Segn/Risp: (Segnalazione / Risposta) se si vuole attivare una Segnalazione per un Ente titolare (erogatore) esterno. Per aggiungere ulteriori bisogni, cliccare sul ramo del menù ad albero desiderato e ripetere le operazioni esposte sopra. Una volta completato l inserimento dei bisogni cliccare il pulsante. Le informazioni verranno salvate e si ritornerà alla pagina del contatto (fig. 2.18). Cliccare su per completare l inserimento. È possibile eliminare il bisogno cliccando sul pulsante. Per creare una cartella a partire dal contatto appena inserito, è necessario che il pulsante sia abilitato (fig.2.26). Lo diventa solo se è stata spuntata almeno una voce nella colonna Acc/B.E. e se l utente è un nominativo da anagrafe. 15

19 Figura

20 2.3 Apertura contatto inserito in precedenza Dopo il Login e l accesso allo Sportello Sociale (Cap.1), la pagina si apre proponendo l elenco dei contatti inseriti in un range di date mensile (fig.2.27). Figura 2.27 Da questa maschera è possibile: Inserire un Nuovo Contatto (Par.2.1). Eseguire una ricerca dei contatti inseriti: inserendo una data nel campo date e cliccando Modificare o visualizzare uno specifico contatto. Stampare un contatto. E possibile ordinare i contatti nell elenco per Id, Cognome e Nome, Data e Nodo selezionando l intestazione della colonna corrispondente (fig.2.27). Figura 2.28 Dalla griglia che elenca i contatti inseriti, cliccare sull icona Apri contatto necessario apportare le modifiche. 17 relativa al soggetto su cui è

21 Nota: è possibile modificare solo i contatti inseriti dal proprio operatore o Nodo, gli altri sono solo consultabili attraverso il pulsante. Il programma apre il contatto in Modifica: è possibile cambiare i dati generali ed accedere alla maschera dei bisogni (fig.2.29). Figura 2.29 Per dettagli sulla modifica dei contatti vedere i paragrafi e Al termine delle modifiche cliccare per salvare i dati inseriti RICERCA NOMINATIVA UTENTE O RICHIEDENTE Dall elenco dei contatti inseriti è possibile ricercare in maniera nominativa gli utenti o i richiedenti del contatto. Inserire cognome e nome nella finestra (fig. 2.30), selezionare se si vuole cercare per utente o richiedente, quindi cliccare su Figura

22 Vengono caricati solo i contatti corrispondenti al nominativo inserito. 2.4 Statistiche Cliccando su si apre la finestra di figura Figura 2.31 Cliccare su Statistiche Osservatorio e quindi su figura per accedere alla schermata mostrata in Figura 2.32 All apertura vengono visualizzati tutti i contatti inseriti allo sportello sociale. E possibile applicare dei filtri per visualizzare solo una parte dei contatti. Una volta ottenuta la visualizzazione desiderata, è possibile esportare la griglia verso tre programmi: 19

23 1. Microsoft Excel 2. Open Office Calc (simile ad Excel ma gratuito) 3. CSV (comma separated value) 4. Microsoft Word Per eseguire questa operazione selezionare il programma verso cui esportare dalla finestra di figura 2.33 Figura

24 Capitolo 3 Cartella Socio-Sanitaria 3.1 Creazione di una Cartella a partire dal contatto PRE REQUISITI E possibile creare una domanda a partire da un contatto inserito allo Sportello Sociale. La domanda creata conterrà i dati precedentemente inseriti. Dalla maschera dei Bisogni Espressi (fig. 3.1 vedi per dettagli Cap.2 par ) occorre aver selezionato almeno una voce nella colonna Acc/B.E. e che l utente sia un nominativo da anagrafe. 21

25 Figura 3.1 Per inserire una Cartella a partire da un contatto aprire lo sportello sociale, dall elenco dei contatti cliccare in corrispondenza di quello desiderato, selezionare. La cartella è composta da quattro sezioni: Soggetti Domanda Accoglienza Pai (Allegati, se previsti nella configurazione). La cartella viene aperta nella prima sezione da compilare: Soggetti. 22

26 3.2 SEZIONE SOGGETTI La cartella appena creata sarà a nome dell utente inserito nel contatto. SEZIONE SOGGETTI Figura 3.2 Dalla testata principale è possibile visualizzare / modificare i dati anagrafici sia dell Utente che del Referente. Per visualizzare l anagrafica dei Soggetti basta cliccare sul nome dell utente o del referente, si aprirà la maschera di dettaglio ( Fig.3.2) SOGGETTI LEGATI AL NUCLEO Cliccando sul pulsante maschera di figura 3.3. di ( fig.3.2) si aprirà la 23

27 Figura 3.3 Selezionare il tipo di nucleo da Aggiungere : - Nucleo convivente - Rete sociale estesa - Nucleo affidatario Cliccare sul pulsante. Il pulsante accanto ad ogni nominativo (fig.3.4 e 3.5) consente di compiere alcune operazioni: - Dettagli soggetto: per inserire le informazioni relative alla persona del nucleo (fig. 3.6). - Dettaglio anagrafe: per aprire la maschera dei dettagli anagrafici del nominativo (fig.3.7). - Elimina soggetto: per eliminare il soggetto inserito. Figura

28 Figura 3.5 Figura 3.6 Cliccando sulla voce dettaglio Anagrafe è possibile integrare ulteriori informazioni : Figura

29 - Indirizzi - Recapiti I dati inseriti nella sezione sia nella sezione Indirizzi e Recapiti Potranno essere visualizzati nella testata principale della Sezione Soggetti di ( Fig.4) (Fig3.4.) Target della Cartella il target definisce l area di appartenenza della cartella. Se questa è creata a partire dal contatto, viene impostato automaticamente a seguito della scelta dell intervento. Il Target può essere impostato espressamente in cartella, selezionando l area di riferimento : Conseguentemente, gli interventi visibili e selezionabili saranno unicamente quelli ad esso collegati. Nella sezione Soggetti è visibile il Nucleo familiare di riferimento e Rete estesa. Note - È stato inserito un campo descrittivo, presente nell intestazione (dimensione massima di 4000 caratteri). 26

30 3.3 Sezione Domanda In questa sezione vengono inserire i Servizi richiesti. Inoltre verranno riportati quelli selezionati nel modulo Sportello sociale. È possibile filtrare per categoria o per descrizione : Figura 3.8 La maschera di (Fig.3 4) Sarà presente in tutte le sezioni della cartella ( Soggetti, Domanda, Accoglienza, Pai ) Per selezionare i servizi sceglierli cliccare (fig. 3.9). La maschera successiva sarà quella del dettaglio servizio dove sarà possibile integrare ulteriori informazioni sul servizio scelto : Fig

31 Accanto ad ogni servizio è presente l icona eliminare il servizio. per inserire i dettagli del servizio (fig. 3.9) oppure Al termine, fare clic su per tornare alla schermata precedente. 3.4 ACCOGLIENZA L icona apre le pagina in scrittura per l operatore di sportello 3.10 Figura 3.10 Inserire i dati di conoscenza ( medico, operatore di presunta attribuzione) 3.5. Sezione PAI L apertura del PAI è di competenza dell assistente sociale quindi non viene visualizzato se la cartella è nuova oppure se non è ancora stato aperto. 28

32 3.6. Sezione Allegati Selezionare il pulsante Aggiungi ed inserire una descrizione (Fig. 3.16) Figura 3.15 Figura 3.16 E possibile NON inserire un allegato immediatamente ma farlo in un secondo momento. Una volta aggiunto, sarà presente una riga (fig. 3.16) con un icona di dettaglio che consente: Figura

33 La voce Dettagli allegato riporta alla figura 3.16 che permette di allegare il documento in un momento successivo Salvataggio della cartella Cliccando sul pulsante (fig. 3.18) si apre un menù che propone diverse opzioni di salvataggio Figura 3.18 Salva Cartella: crea una versione privata della cartella, significa che tutte le modifiche apportate alla cartella dell utente da parte dell operatore di sportello non saranno visibili dall assistente sociale ed i dati modificati saranno sovrascritti. Salva la versione pubblica (creazione dello storico): crea una versione pubblica della cartella. Le modifiche effettuate nella cartella da parte dell operatore di sportello saranno visualizzate anche dall assistente sociale, al primo accesso alla cartella, ed i dati saranno sempre recuperabili navigando nelle sue versioni. Le versioni della cartella sono visualizzabili cliccando su Versione non impostata (fig. 3.19). Ogni versione è sempre e solo in sola lettura. Nota: la versione corrente, sulla quale si ha la possibilità di modifica è solo la versione Non impostata; il programma all apertura della cartella porta sempre nella versione di lavoro. Figura

34 INOLTRO Dal pulsante Salva utilizzare la funzione di inoltro per inviare in modo specifico una cartella Dalla maschera in primo piano, Figura 3.20 Figura 3.21 Scegliere la Funzione, Operatore e compilare il campo Motivo / Note. Nota: Motivo / Note sarà presente in elenco ed immediatamente, quindi, visibile dalla funzione o operatore ricevente. In elenco sarà inoltre visibile chi ha inoltrato la cartella e la data dell avvenuto inoltro (fig. 3.22). 31

35 Figura 3.22 Nota: quando si inoltra una cartella al Responsabile del Caso (RC) è opportuno specificare, oltre alla Funzione, anche il nome dell Operatore in modo che cartelle inoltrate vengano visualizzate immediatamente nella scrivania del Responsabile del Caso. 3.8 Creazione di una cartella dalla sezione Cartella Socio-Sanitaria Dal menù principale, cliccare su. Si apre la schermata di figura Figura

36 Per creare una nuova Cartella, cliccare su. Scegliere il nodo di lavoro dalla lista e cliccare su per scegliere selezionare il nominativo dell utente (la procedura è la stessa descritta nel paragrafo 2.2). Cliccare su per procedere all inserimento. Figura 3.25 Il programma si apre sulla maschera di inserimento nuova cartella (fig. 3.26). Si procede all inserimento come indicato nel paragrafo 3.2 e successivi. Figura

37 3.9 Elenco / Cruscotto Il programma si apre mostrando l elenco delle cartelle non lette (fig. 3.27): tutte le cartelle nuove oppure su cui è stata fatta una modifica non ancora vista. Queste sono evidenziate ed ordinate per data ultima versione. Figura 3.27 Cliccando su Clicca per aprire l albero a sinistra della maschera sarà visibile un navigatore che riassume la situazione delle cartelle presenti nel nodo su cui ci si logga (fig 3.27). Il nodo è riconoscibile perché riportato nell albero. Nota: per i dettagli del Cruscotto si rimanda all How To Cruscotto La parte sovrastante l elenco mostra alcuni campi su cui è possibile agire con un filtro. È possibile cercare un cartella per Cognone, Nome, Tipo soggetto e Dal / Al. Cliccare quindi sul pulsante Filtro. Anche sola lettura - visualizza le cartelle non in scrittura sul proprio nodo. Versioni del mio gruppo se spuntato fa vedere solo l ultima versione salvata del gruppo di appartenenza. 34

38 Capitolo 5 Appendice 5.1 Note tecniche Al 01/05/2011 l unico browser supportato è Mozilla Firefox versione 3.6.X Al 01/05/2011 occorre abilitare i javascript Al 01/05/2011 occorre che siano abilitati i contenuti ActiveX. 35