La costituzione di società di capitali con socio estero

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1 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO La costituzione di società di capitali con socio estero D.ssa Lorenza Guglielmi 08 marzo 2011

2 Verifica condizioni di reciprocità per intestazione quote/assunzione cariche Verifica del permanere delle condizioni di reciprocità in caso di cessione quote o altre modifiche statutarie Verifica eventuali requisiti per tipologia di business / necessità di autorizzazioni Normativa antiriciclaggio: per il professionista che assiste il cliente estero (adeguata verifica clientela: titolare effettivo in particolare nelle catene di controllo -, capitali impiegati) 2

3 SOCI Documento d identità valido c.f. italiano modello AA4/7 presso l'autorità consolare territorialmente competente (circ. 74/2001). (oppure lettere per la domiciliazione, copia documento d identità, delega per presentazione modello) Nb. implicazioni per il professionista che accetta la domiciliazione AMMINISTRATORI Primi organi in carica: presenza di soggetti esteri ( ancora attribuzione c.f. e problematiche relative ai flussi se extra UE e devono trasferirsi in Ita) 3

4 Documento identità legale rappresentante Statuto Delibera organo amministrativo c.f. italiano modello AA5/5(lettere per la domiciliazione ; occorre richiedere prima il cf. del legale rappresentante poi quello della società estera) 4

5 Per evitare di acquisire STATUTO e DELIBERA ORGANO AMMINISTRATIVO, tradurre e legalizzare i documenti, generalmente si nomina un procuratore procedura preferita dai notai poiché evitano i controlli sugli atti esteri -: traduzione e legalizzazione della sola procura 5

6 In caso si opti, come spesso accade, per la procura estera occorre che la medesima sia: atto proveniente da un autorità competente dello Stato estero interessato; munita di legalizzazione od Apostille (ovvero siano applicabili convenzioni bilaterali che rendono superflua ogni forma di legalizzazione) sia munita di traduzione, predisposta dal notaio stesso ovvero da interprete con asseverazione. 6

7 E estremamente importante che la procura soddisfi i requisiti di sostanza previsti dalla legge italiana con particolare riguardo a: efficacia vincolante dell attività del rappresentante nei confronti del rappresentato; contenuto ed estensione dei poteri del rappresentante; durata del potere di rappresentanza; revoca ed estinzione della procura; 7

8 L art. 60 della L. 218/95 stabilisce infatti che la rappresentanza volontaria è regolata dalla legge dello Stato in cui il rappresentante ha la propria sede d affari sempre che agisca a titolo professionale e che tale sede sia conosciuta o conoscibile dal terzo. In assenza di tali condizioni si applica la legge dello Stato in cui il rappresentante esercita i suoi poteri nel caso concreto. Quanto sopra implica che una procura valida a tutti gli effetti nello Stato estero di provenienza potrebbe non essere utilizzabile in Italia. 8

9 Per quanto riguarda la forma, il citato art. 60 della L. 218/95 asserisce che l atto di conferimento di poteri è valido, quanto alla forma, se considerato tale dalla legge che ne regola la sostanza oppure dalla legge dello Stato in cui è posto in essere. Viene dunque sancita la presenza di criteri alternativi che salvano l atto estero qualora, da un punto di vista formale, rispetti la normativa dello Stato in cui è stato redatto benché i requisiti siano meno stringenti di quelli previsti dalla normativa italiana. 9

10 Trattasi degli atti rogati dalle Rappresentanze diplomatiche (Ambasciate, Legazioni, Uffici Consolari) italiane all estero. Il DPR 200/67 attribuisce all Ufficio consolare ( o in mancanza alle Ambasciate e Legazioni) l esercizio delle funzioni notarili. Le funzioni notarili vengono svolte a favore dei cittadini italiani ma sono esercitabili anche qualora parti dell atto siano cittadini italiani e non ovvero solo stranieri se previsto dalle convenzioni internazionali o nel caso in cui gli atti debbano essere fatti valere in Italia. La procura consolare è atto notarile nazionale. L ufficio, nell esercizio delle funzioni notarili, è tenuto al rispetto della normativa italiana sia nella sostanza che nella forma. Non essendo atto estero la procura consolare non dovrà essere legalizzata 10

11 Per atto estero in senso stretto si intende un atto ricevuto o autenticato, anche in lingua italiana, da pubbliche autorità straniere ivi compresi i rappresentanti consolari o diplomatici stranieri accreditati. In senso lato è atto estero ogni atto giuridico redatto all estero, sia da pubbliche autorità, sia da privati. Anche se autenticati all estero non sono atti esteri gli atti dei consoli italiani. La nozione è importante perché qualunque atto estero per essere utilizzato in Italia deve essere legalizzato e depositato presso un notaio ( art. 68 R.D. 1326/1914; art L. 15/1968). 11

12 La legalizzazione assolve il compito di rendere certa la provenienza dell atto estero, attestando l autenticità della firma del pubblico ufficiale/notaio straniero e la relativa qualifica. L art. 1 comma 1, lettera l) del DPR 445/2000 definisce la legalizzazione di firma come l attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell autenticità della firma stessa L art. 30 del DPR 445/2000 sancisce inoltre che nelle legalizzazioni devono essere indicati nome e cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell ufficio. 12

13 Infine l art. 33 DPR 445/2000 stabilisce che le firma su atti e documenti formati all estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Da quanto sopra si evince che con la legalizzazione non viene effettuato alcun controllo sul contenuto dell atto ( controllo demandato al notaio che riceverà lo stesso per il deposito). 13

14 L art. 49 del DPR 200/1967 in merito alla procedura di legalizzazione afferma che la stessa debba avvenire previa, ove possibile, legalizzazione delle competenti autorità locali. La legalizzazione si articola dunque in due fasi: 1 ) l autorità nazionale straniera, in base alla normativa interna, legalizza la firma dell ufficiale rogante; 2) successivamente l autorità consolare o diplomatica italiana procede alla legalizzazione della firma dell autorità nazionale. La prima fase potrebbe anche essere omessa qualora lo Stato estero in cui l atto è formato non preveda una preventiva legalizzazione di autorità nazionali. L assenza della prima fase non inficia la validità della legalizzazione prevedendola l art. 49 solo ove possibile. 14

15 La Convenzione de L Aja del 5/10/1961 ha previsto un procedimento semplificato di certificazione della firma del soggetto rogante. Il procedimento semplificato può essere adottato per gli atti pubblici formati in uno Stato contraente destinati ad essere utilizzati in altro Stato contraente. www. Hcch.net verifica stati contraenti - 15

16 La nozione di atto pubblico ai fini dell applicazione della convenzione la si rinviene nell art. 1 comma 2 della stessa:. i documenti rilasciati da un autorità o da un funzionario dipendenti da un autorità giudiziaria dello Stato ivi compresi quelli rilasciati dai pubblici ministeri, dai cancellieri ed ufficiali giudiziari; i documenti amministrativi; gli atti notarili le dichiarazioni ufficiali, quali gli attestati di registrazione, visti per convalida di dati e le scritture private autenticate. 16

17 Da un punto di vista sostanziale l Apostille è un tipo di legalizzazione ed assolve la funzione di certificare la veridicità della firma, la qualità in cui il firmatario dell atto ha agito e, se del caso, l autenticità del sigillo o timbro di cui l atto è munito ( cfr. art. 3 Convenzione). 17

18 Da un punto di vista formale il procedimento di legalizzazione risulta semplificato in quanto la Convenzione unifica la formula e stabilisce che un documento munito di Apostille può essere immediatamente recepito senza ulteriori legalizzazioni nel territorio degli Stati contraenti. 18

19 La formula dell Apostille può essere redatta in francese o nella lingua ufficiale dell autorità che la rilascia. In ogni caso tuttavia il titolo della legalizzazione deve essere espresso con il termine francese Apostille. La Convenzione ha standardizzato non solo il contenuto ma anche la struttura fisica dell Apostille definendo la numerazione progressiva delle righe di cui si compone e stabilendo quali parole devono essere riportate su ciascuna riga. Il formato infine deve essere un quadrato di cm. 9 minimo di lato. L Apostille può essere apposta, anche in data successiva, in calce all atto o su allegato. L Apostille non è parte integrante dell atto e se apposta successivamente, come di norma avviene, non incide in alcun modo sulla data di formazione dell atto stesso. 19

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21 L Italia ha siglato con alcuni Stati convenzioni bilaterali che disciplinano la materia in esame ed in alcuni casi consentono un esenzione totale dagli obblighi di legalizzazione. Ogni controllo di legittimità è trasferito al notaio rogante ( 21

22 L art. 68 R.D. 1326/1914 richiede che un atto estero ricevuto dal notaio per il deposito debba essere accompagnato da relativa traduzione in lingua italiana. La traduzione deve essere effettuata dal notaio- se conosce la lingua- ovvero da un perito scelto tra le parti ed assume la forma di ulteriore documento allegato all atto di deposito. L art. 33, comma 3 del DPR 445/2000 sancisce che agli atti e documenti indicati nel comma precedente (ndr : atti esteri), redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare ovvero da un traduttore ufficiale 22

23 devono essere tradotte tutte le parti dell atto compresa la formula dell autentica per consentire la verifica dei requisiti minimi del controllo e della certificazione effettuati dal soggetto autenticante. Diversamente la dottrina dibatte in merito alla necessità di tradurre le formule di legalizzazione. Trattandosi di elementi esterni al documento la cui mancata traduzione non incide sull intelligibilità dello stesso, vi è chi ritiene che se ne possa omettere la traduzione. Non vi è alcun dubbio, per contro, circa l esenzione dall obbligo di traduzione dell Apostille in considerazione della rigidità della formula che elimina alcun dubbio interpretativo. 23