Progetto Procure to Pay. Trasformare il ciclo passivo di Cofely Italia

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1 Progetto Procure to Pay Trasformare il ciclo passivo di Cofely Italia

2 Modalità creazione e inoltro fattura: due possibilità Tramite (pag. 3 e ss) Tramite Coupa Supplier Network (CSN) (pag. 11 e ss) 05/09/2016 2

3 Modalità creazione e inoltro fattura: due possibilità Tramite 05/09/2016 3

4 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore tramite Il Fornitore: riceve l ordine attraverso l e può eseguire le seguenti operazioni: 2. Crea Fattura 1. Accettare PO 3. Aggiungi Commenti 1. Accettare PO 2. Creare Fattura 3. Aggiungi Commenti 05/09/2016 4

5 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore tramite Il Fornitore prima di procedere con le operazioni deve confermare i suoi dati cliccando su Create Remit to 05/09/2016 5

6 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore tramite Il sistema chiede di inserire un nuovo indirizzo di destinazione di rimessa (conferma dei propri dati) solo la prima volta che si collega: 05/09/2016 6

7 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore tramite Si apre una maschera inserire i dati solo contrassegnati dall asterisco: Line 1 : RAGIONE SOCIALE DEL FORNITORE City : CITTA Postal Code: CODICE AVVIAMENTO POSTALE Country : NAZIONE Tax Registration: PARTITA IVA Cliccare su : Create and use 05/09/2016 7

8 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore tramite Nel caso di creazione Fattura il fornitore: Inserisce il numero e la data; Deve allegare il pdf della fattura; Eventuali allegati o note 05/09/2016 8

9 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore tramite Controlla che l importo sia corretto 05/09/2016 9

10 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore tramite Controlla l imposta adottata Eseguire il calcolo e controllare la rispondenza con la fattura Invia la fattura; Codici IVA maggiormente utilizzati: AC Iva Acquisti 22% A1 Iva Acquisti 10% A4 Iva Acquisti 4% R9 Iva Acquisti Reverse Charge Art. 17 c.6 aliquota 22% 12 Iva Acquisti Esente Art. 10 COMMA 1 15 Iva Acquisti Fuori Base Imponibile Art 15 Comma 1 18 Iva Acquisti Fuori Base Imponibile Art. 26 Comma 3 Attenzione!!! Se la fattura viene modificata il campo dell aliquota IVA si azzera, prima di procedere con l invio assicurarsi che il calcolo dell Iva sia stato effettuato. 05/09/

11 Modalità creazione e inoltro fattura Tramite portale Coupa Supplier Network (CSN) 05/09/

12 Esempio di inserimento Fattura dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Il fornitore attraverso l iscrizione al portale ha la possibilità di gestire in autonomia la contabilizzazione delle proprie fatture. Effettuerà l accesso al portale con le proprie credenziali collegandosi al link 05/09/

13 Esempio di inserimento Fattura dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Dalla sua Home, con l utilizzo del menù, ha possibilità la di gestire tutti gli ordini di acquisto inviati da Cofely (sezione Orders) e dalla sezione Fatture (Invoice) monitorare lo stato di lavorazione delle stesse ed i processi di controllo, convalida, messa in pagamento e liquidazione. 05/09/

14 Esempio di inserimento Fattura dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) La fattura può essere creata direttamente dalla (come illustrato in precedenza) oppure attraverso la sezione Orders selezionando il PO di riferimento. Crea Fattura 05/09/

15 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Nel caso di creazione Fattura il fornitore: Inserisce il numero e la data; Deve allegare il pdf della fattura; Eventuali allegati o note 05/09/

16 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Controlla l imposta adottata (per default impostata sul codice AC corrispondente all aliquota 22%); Eseguire il calcolo e controllare la rispondenza con la fattura Invia la fattura; Codici IVA maggiormente utilizzati: AC Iva Acquisti 22% A1 Iva Acquisti 10% A4 Iva Acquisti 4% R9 Iva Acquisti Reverse Charge Art. 17 c.6 aliquota 22% 12 Iva Acquisti Esente Art. 10 COMMA 1 15 Iva Acquisti Fuori Base Imponibile Art 15 Comma 1 18 Iva Acquisti Fuori Base Imponibile Art. 26 Comma 3 Attenzione!!! Se la fattura viene modificata il campo dell aliquota IVA si azzera, prima di procedere con l invio assicurarsi che il calcolo dell Iva sia stato effettuato. 05/09/

17 Esempio di inserimento fattura dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Controlla che l importo sia corretto 05/09/

18 Esempio di inserimento Fattura dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Nella sezione Fatture vengono visualizzate le fatture emesse verso Cofely e il loro relativo Stato : - In attesa di Approvazione : la fattura è stata inviata correttamente e deve essere controllata e approvata dall ufficio Fornitori di Cofely; - Approvato: la fattura è stata controllata e approvata dall ufficio fornitori di Cofely - In processing: la fattura non è stata inviata correttamente. 05/09/

19 Esempio di inserimento Nota Credito dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) La nota credito può essere creata attraverso la sezione Orders selezionando il PO di riferimento, cliccando sulle tre monetine rosse crea nota credito 05/09/

20 Esempio di inserimento Nota Credito dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Inserire n. della Nota di Credito Inserire data della Nota di Credito Inserire eventuali allegati della Nota di Credito Inserire la Nota di Credito in formato.pdf Inserire il numero della fattura di riferimento Inserire la data della fattura di riferimento 05/09/

21 Esempio di inserimento Nota Credito dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Se l ordine è stato effettuato sulla quantità, inserire con segno negativo la q. che si intende stornare: 05/09/

22 Esempio di inserimento Nota Credito dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Se l ordine è stato effettuato sul prezzo, inserire con segno negativo l importo che si intende stornare: 05/09/

23 Esempio di inserimento Nota Credito dal Fornitore iscritto al Coupa Supplier Network (CSN) Controlla l imposta adottata (per default impostata sul codice AC corrispondente all aliquota 22%); Eseguire il calcolo e controllare la rispondenza con la fattura Invia la fattura; Codici IVA maggiormente utilizzati: AC Iva Acquisti 22% A1 Iva Acquisti 10% A4 Iva Acquisti 4% R9 Iva Acquisti Reverse Charge Art. 17 c.6 aliquota 22% 12 Iva Acquisti Esente Art. 10 COMMA 1 15 Iva Acquisti Fuori Base Imponibile Art 15 Comma 1 18 Iva Acquisti Fuori Base Imponibile Art. 26 Comma 3 Attenzione!!! Se la fattura viene modificata il campo dell aliquota IVA si azzera, prima di procedere con l invio assicurarsi che il calcolo dell Iva sia stato effettuato. 05/09/

24 Modalità visualizzazione notifica pagamento Gli estremi dei pagamenti delle fatture possono essere visualizzati sulle fatture con lo stato «Approvato» 05/09/