Pec esclusiva per ogni impresa

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1 Periodico informativo n. 97/2014 Pec esclusiva per ogni impresa Gentile Cliente, con la stesura del presente documento informativo intendiamo metterla a conoscenza del fatto che ogni impresa deve possedere un indirizzo PEC esclusivamente riconducibile ad essa. Questo garantisce la certezza di individuare l'effettivo destinatario della comunicazione eventualmente spedita mediante posta elettronica certificata, specialmente in considerazione dell'utilizzo sempre più ampio, dal 2008 ad oggi, del canale PEC per le comunicazioni tra imprese e Pubbliche Amministrazioni. È quanto chiarito dal Ministero dello Sviluppo Economico nella Circolare n del 9 maggio 2014, superando i precedenti orientamenti. Cos è la posta elettronica certificata (pec) La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. In particolare, si tratta di una casella di che informa sia il mittente che il destinatario dell avvenuta o mancata consegna del messaggio, con l ora e la data precisa dell invio e della ricezione. I messaggi PEC e i relativi allegati si considerano legalmente "conosciuti" dal destinatario nel momento in cui sono recapitati nella sua casella di posta elettronica, indipendentemente dall effettiva lettura.

2 L obbligo L'art. 16, commi da 6 a 10, D.L. n. 185 del , per favorire il processo di digitalizzazione del Paese e ridurre i costi amministrativi a carico delle imprese, ha introdotto l'obbligo di attivazione della casella PEC per società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni. In particolare: tutte le Pubbliche Amministrazioni dovevano istituire da subito (già dal , data di entrata in vigore del D.L. n. 185/2008) una casella PEC dandone comunicazione al CNIPA, che provvede alla pubblicazione degli indirizzi in un elenco consultabile per via telematica; i professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge statale dovevano attivare un indirizzo PEC entro il (un anno dall'entrata in vigore del L.n. 185/2008) e comunicarlo entro la stessa data ai rispettivi Ordini o Collegi; le società già costituite alla data del dovevano attivare un indirizzo PEC e comunicarlo al Registro delle Imprese entro il (tre anni dall'entrata in vigore del D.L. n. 185/2008). Tuttavia, successivamente a tale scadenza, l'art. 37 del D.L. n. 5/2012 aveva stabilito che le società che, alla data di entrata in vigore del medesimo decreto ( ), non avessero ancora indicato il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese, dovevano provvedere a tale comunicazione entro il Le società costituite dopo il hanno, invece, l obbligo di comunicare il proprio indirizzo PEC all atto della loro costituzione. Successivamente, l'art. 5, commi 1 e 2, D.L. n. 179/20124, ha esteso l'obbligo di dotarsi di una PEC e di comunicarne l'indirizzo al Registro delle Imprese anche alle imprese individuali a decorrere dal In particolare: le imprese individuali già attive alla data del (giorno successivo alla data di entrata in vigore della legge di conversione del D.L. n. 179/2012) e non soggette a procedura concorsuale, dovevano depositare il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese entro il ;

3 le imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al Registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane a partire dal devono indicare il proprio indirizzo PEC unitamente a tale iscrizione. A decorrere dal , quindi, l'obbligo di possedere una PEC riguarda tutte le imprese e le Pubbliche Amministrazioni. Attivazione Per l attivazione della PEC, i soggetti obbligati devono scegliere e stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio (l'elenco aggiornato è consultabile sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri al seguente link: Il gestore provvede ad attribuire all utente una casella di posta elettronica certificata e le relative chiavi di accesso per potervi accedere e leggere i messaggi in essa contenuti. Esclusività della Pec In considerazione delle problematiche sorte nel corso del 2013 a seguito della possibilità sopra esposta di utilizzare una stessa PEC per più soggetti, il Ministero dello Sviluppo Economico è recentemente intervenuto con la Circolare , n nella quale ha sancito che: nel caso in cui si rilevi, d ufficio o su segnalazione di terzi, l iscrizione di un indirizzo PEC, di cui sia titolare una determinata impresa, sulla posizione di un altra (o di più altre) ovvero, comunque, l iscrizione sulla posizione di un impresa di un indirizzo PEC che non sia <<proprio>> della stessa dovrà avviarsi la procedura di cancellazione del dato in questione ai sensi dell art c.c, previa intimazione, all impresa interessata (o alle imprese interessate), a sostituire l indirizzo registrato con un indirizzo di PEC <<proprio>>.

4 Da quanto sopra, quindi, ogni società/impresa è obbligata a possedere un proprio indirizzo PEC utilizzato e riconducibile esclusivamente alla stessa. In merito, la Circolare in esame specifica che le indicazioni operative precedentemente fornite (possibilità di indicare la PEC di un terzo): sono da ritenersi ormai superate risultando oggi indubitabile che per ogni impresa (sia essa societaria o individuale) debba essere iscritto, nel registro delle imprese, un indirizzo di PEC alla stessa esclusivamente riconducibile. Ciò in considerazione del fatto che, dal 2008 ad oggi, è stato ampliato sempre più l utilizzo dell indirizzo PEC per le comunicazioni e lo scambio di documenti tra società/imprese e Amministrazioni pubbliche nonché tra le stesse società/imprese, rendendo indispensabile che ad un determinato indirizzo PEC (reperibile nell Indice nazionale INI PEC) corrisponda con certezza l effettivo destinatario della comunicazione/documento inviato con tale canale. Come specificato dallo stesso Ministero: ciò non impedirà di continuare eventualmente a delegare la gestione operativa di tali indirizzi pec univoci, sia da parte delle imprese individuali che da parte delle società, a soggetti terzi o professionisti ovvero, come avviene in taluni casi per le società, alla società del gruppo che cura per talune alcuni servizi amministrativi comuni. In tali casi, quindi, a differenza del passato, il soggetto terzo delegato a curare gli adempimenti della società/impresa dovrà utilizzare un indirizzo PEC per ciascun soggetto gestito. Sanzioni Come sopra riportato, nei casi in cui la CCIAA riscontri che lo stesso indirizzo di PEC è utilizzato da più società/imprese, intima le stesse a sostituire detta PEC con un indirizzo proprio. In caso di inadempienza, l indirizzo PEC non esclusivo viene cancellato d ufficio ex art. 2191, C.c. e trova applicazione quanto previsto:

5 dall art. 16, comma 6-bis, D.L. n. 185/2008 per le società; dall art. 5, comma 2, D.L. n. 179/2012 per le imprese individuali. Conseguentemente, dall intimazione: una società ha tempo 3 mesi; un impresa individuale ha tempo 45 giorni; per comunicare il proprio indirizzo PEC esclusivo. Decorso inutilmente detto termine, si configura l omessa presentazione della domanda di variazione dei dati già comunicati alla quale è applicabile la sanzione da 103 a di cui all art. 2630, C.c.. Ravenna, 25 giugno 2014 Flavia Valmorra - Roberto Garavini

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