CENTRO SERVIZI AL VOLONTARIATO DELLA PROVINCIA DI CATANZARO

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1 CENTRO SERVIZI AL VOLONTARIATO DELLA PROVINCIA DI CATANZARO VADEMECUM PER LA GESTIONE E RENDICONTAZIONE DELLE ATTIVITÀ FINANZIATE NELL AMBITO DEL

2 PREMESSA Il presente Vademecum, intende fornire le linee guida per una corretta gestione e rendicontazione delle attività svolte nell ambito delle azioni progettuali finanziate dal Centro Servizi della Provincia di Catanzaro con il Bando Progettazione Sociale Anno ATTIVITÀ PRELIMINARI ALL AVVIO DELL AZIONE PROGETTUALE La gestione delle attività oggetto di finanziamento, comporta per le Organizzazioni di Volontariato beneficiare, una serie di adempimenti, di seguito dettagliati. Almeno 5 giorni prima della data di avvio del progetto, l OdV dovrà far pervenire al CSV CATANZARO: comunicazione di inizio attività (come da modello allegato); programma dettagliato delle attività (come da modello allegato); elenco del personale impiegato con relativi curricula e lettere di incarico firmate. L erogazione dell anticipazione del 50% del contributo concesso da parte del CSV CATANZARO, avverrà previa comunicazione di inizio attività e richiesta di erogazione acconto (come da modello allegato). RENDICONTAZIONE DELLE SPESE SOSTENUTE Le indicazioni che seguono si riferiscono ai costi sostenuti dalle Organizzazioni di Volontariato per la realizzazione delle attività previste dal progetto e oggetto di finanziamento da parte del CSV CATANZARO, riguardanti prevalentemente: la retribuzione, i costi connessi, nonché le spese di soggiorno e di viaggio delle persone coinvolte nelle azioni finanziate; i costi di preparazione, funzionamento, gestione e valutazione delle azioni predette

3 Tali costi sono riconducibili in tre grandi categorie: A. PERSONALE RETRIBUITO B. PERSONALE VOLONTARIO C. GESTIONE PROGETTO VADEMECUM CRITERI GENERALI Gli elementi necessari per una corretta e puntuale rendicontazione delle spese sostenute per la realizzazione del progetto consistono in: coerenza tra le attività del progetto e quanto elaborato in fase di ideazione/avvio; unitarietà e coerenza tra scheda finanziaria e attività svolte, nel rispetto dei vincoli di costo; ordine, chiarezza e trasparenza nella presentazione dei documenti finali; spese documentabili in ogni momento. I costi imputabili alle azioni finanziate dal CSV devono: essere strettamente connessi all azione approvata e realizzata; essere documentati con giustificativi originali, intestati all organizzazione beneficiaria del finanziamento; essere conformi alle leggi contabili e fiscali nazionali; essere impegnati in un periodo compreso tra la data di stipula della convenzione e la fine dell'azione prevista; essere contenuti nei limiti degli importi approvati in preventivo; essere sostenuti secondo principi di economia e di sana gestione finanziaria; rispettare il rapporto costi-benefici; corrispondere a pagamenti effettivamente eseguiti. Per la giustificazione dei costi si terrà conto di: a) documento che origina la prestazione o fornitura, e cioè della lettera d incarico per i collaboratori esterni. b) documento che descrive la prestazione o fornitura, e cioè: b.1) ricevuta con descrizione dell attività svolta rilasciata dai collaboratori esterni non soggetti ad IVA; b.2) fattura con descrizione dell attività svolta o della fornitura effettuata rilasciata dai collaboratori esterni soggetti ad IVA o dai fornitori; - 2 -

4 c) documento che attesta l avvenuto pagamento della prestazione o fornitura, e cioè : c.1) ricevuta di conto corrente postale; c.2) estratto conto dei pagamenti effettuati tramite banca; c.3) dichiarazione di quietanza sottoscritta dall interessato; c.4) assegno bancario/postale non trasferibile; c.5) bonifico bancario/postale. Dal punto di vista formale la documentazione deve: recare l indicazione dell azione finanziata in relazione alla quale è emessa (Titolo del Progetto); essere esibita in originale; recare una data compatibile con il periodo in cui si è svolta l azione finanziata; essere in regola dal punto di vista fiscale. Non sono ammissibili pagamenti in contanti per importi superiori ad 100,00. CATEGORIE DI SPESA A) PERSONALE RETRIBUITO Il personale coinvolto nella realizzazione delle azioni finanziate può appartenere a varie categorie professionali: liberi professionisti, dipendenti, esperti di settore, docenti universitari, ecc.. Le risorse umane impiegate possono ricoprire diversi ruoli nell ambito delle attività previste dal progetto: Coordinatore, Progettista, Relatore, Animatore, Segreteria, Altro personale di supporto tecnico, ecc. Il soggetto beneficiario del finanziamento può avvalersi di personale esterno o interno all organizzazione. Nel caso di personale esterno, il soggetto beneficiario è tenuto a stipulare un contratto - una lettera d incarico controfirmata per accettazione (come da modello allegato) - nel quale deve essere chiaramente indicato, oltre alla prestazione, il periodo in cui deve essere effettuata, la durata in ore, il corrispettivo orario, la data

5 I costi orari massimi imputabili al personale sono suddivisi nelle seguenti fasce: Prima Fascia Esperti del settore con almeno 5 anni di esperienza, altre persone altamente qualificate nella materia massimo 56,00 Euro/ora IVA inclusa se dovuta. Seconda Fascia Laureati o persone esperte del settore almeno 3 anni di esperienza massimo 40,00 Euro/ora IVA inclusa se dovuta. Terza Fascia Altri massimo 30,00 Euro/ora IVA inclusa se dovuta. Nel caso di personale interno dipendente, si calcolerà la quota percentuale del costo lordo aziendale a carico del progetto, nel rispetto del limite massimo di Euro 25,00 al lordo degli oneri. Personale esterno con posizione IVA: - contratto o lettere di incarico sottoscritte dalle parti interessate; - curriculum vitae; - fattura contenente l indicazione delle ore svolte, con applicazione delle ritenute fiscali e previdenziali oltre IVA come per legge; - ricevute di versamento dell IRPEF relative alla ritenuta d acconto operante sui compensi degli incaricati come per legge; - documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). Personale esterno esente o non soggetto a IVA: - contratto o lettere di incarico sottoscritte dalle parti interessate; - curriculum vitae; - ricevuta contenente l indicazione delle ore svolte, con indicazione dei motivi di esenzione e relativi riferimenti legislativi, nonché indicazione relativa alla predetta quota INPS, se dovuta; - ricevute di versamento dell IRPEF relative alla ritenuta d acconto operante sui compensi degli incaricati come per legge; - documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale)

6 Personale interno: - ordine di servizio controfirmato per accettazione; - dichiarazione a firma dell interessato dalla quale risultino i giorni e le ore d impegno con riferimento all azione finanziata ed alle prestazioni eseguite; - prospetti di calcolo delle competenze per le prestazioni eseguite; - cedolini paga; - documenti di versamento degli oneri sociali e fiscali; - documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). a.1) Spese per Viaggi/Vitto Consulenti Sono ammissibili i costi relativi alle spese per viaggi e vitto consulenti coinvolti nell azione finanziata. I rimborsi chilometrici con mezzo proprio verranno riconosciuti nella misura di massimo Euro 0,25 a chilometro. Il costo massimo ammissibile per le spese di vitto è pari ad Euro 25,00 a pasto, mentre per le spese di alloggio è pari ad Euro 80,00 a notte. Viaggi con mezzi pubblici: abbonamenti e/o biglietti di viaggio; Viaggio con mezzo proprio: prospetto riepilogativo individuale dei viaggi effettuati dal quale risultino le percorrenze giornaliere di andata e ritorno, i chilometri totali, il costo Km (pari a 0,25) ed il rimborso spettante, corredato dalla ricevuta di quietanza. scontrini/fatture/ricevute fiscali relative ai pasti e/o pernottamenti. B) PERSONALE VOLONTARIO Sono riconducibili a questa categoria di spesa tutti i costi derivanti dall attività dei volontari coinvolti nel progetto. Non è riconosciuto alcun tipo di rimborso forfettario delle spese sostenute dai volontari per l esecuzione delle attività finanziate. Sono ammesse solo le spese effettivamente sostenute dai volontari coinvolti nell azione progettuale e debitamente documentate

7 In particolare: b.1) Spese di Viaggio Le spese di viaggio ammissibili sono quelle riferite agli spostamenti dei volontari dai luoghi di abituale residenza alla sede delle attività previste dal progetto approvato. mezzi pubblici: abbonamenti e/o biglietti di viaggio; mezzo proprio: prospetto riepilogativo individuale dei viaggi effettuati dal quale risultino le percorrenze giornaliere di andata e ritorno, i chilometri totali, il costo Km (pari a 0,25) ed il rimborso spettante, corredato dalla ricevuta di quietanza. b.2) Spese di Vitto Sono riconosciute le spese di vitto sostenute per lo svolgimento della attività previste dal progetto. scontrini e/o ricevute fiscali relative ai pasti consumati durante lo svolgimento delle attività previste dal progetto. In caso di servizio mensa esterno, cioè fornito da terzi, il costo del singolo pasto deve risultare da apposita convenzione stipulata con il fornitore. convenzioni stipulate con ristoranti, mense; fatture/ricevute fiscali dei fornitori con indicazione del numero dei pasti fruiti. b.3) Attività dei Volontari (Valorizzazione del Lavoro Volontario) Sono ricompresi i costi virtuali che scaturiscono dall apporto fornito da volontari qualificati alla realizzazione delle attività di progetto e che concorrono al raggiungimento della soglia minima di cofinanziamento prevista da bando. Per la determinazione dei costi, si deve far riferimento alle fasce indicate per la categoria di spesa A) Personale Retribuito, tenendo conto dell attività realizzata e delle competenze e professionalità dei volontari coinvolti. lettera d incarico per prestazioni volontarie non retribuite; curriculum vitae; dichiarazione di responsabilità delle attività volontarie prestate

8 C) GESTIONE PROGETTO In questa categoria rientrano tutte le spese necessarie per una buona realizzazione e gestione dell azione finanzata. Sono ricomprese le seguenti spese: c.1) Attrezzature Sono ammissibili le spese sostenute per l acquisto di attrezzature finalizzate al progetto: testi, software, video-audio cassette, computer, arredi (tavoli, sedie, ecc.) ed altre attrezzature necessarie per la realizzazione delle attività previste nella proposta progettuale. I beni strumentali, comprese attrezzature e macchinari, acquisiti con il contributo del CSV nell ambito del Bando di Progettazione Sociale Anno 2007, dovranno risultare dall inventario dei beni dell Associazione, essere utilizzati per le attività che la stessa svolge e non potranno essere ceduti e/o alienati per almeno tre anni. preventivi; fatture di acquisto; documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale); inventario da cui risulti tipologia, caratteristiche tecniche, valore e collocazione del bene. c.2) Materiale di Consumo Sono riconosciute le spese relative a forniture di materiali di consumo: cancelleria, stoffe, tessuti, ogni altro materiale di uso comune attinente alle attività previste nella proposta progettuale. preventivi; fatture di acquisto; documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale)

9 c.3) Spese Amministrative e Postali VADEMECUM Tali spese si riferiscono ai valori bollati, alla spedizione di raccomandate, telegrammi, ecc. in relazione all azione finanziata distinte di spedizione; ricevute di raccomandate, telegrammi, ecc..; ricevute di acquisto di valori bollati timbrate dall ufficio postale o dalla tabaccheria. c.4) Locali Sono ammissibili i costi relativi ai locali utilizzati come sede di svolgimento dell azione finanziata per la parte di competenza del progetto. contratto di locazione; fatture e quietanze relative al pagamento del canone; documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). c.5) Manutenzione Attrezzature/Locali Sono ammissibili i costi relativi alla manutenzione delle attrezzature e dei locali utilizzati ai fini dello svolgimento dell azione finanziata. contratto di manutenzione; fatture e relative quietanze; documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). c.6) Spese di Segreteria Gestione Amministrativa Le attività di segreteria e gestione amministrativa necessarie per la realizzazione delle azioni finanziate, prevedono l impiego di personale con diverse professionalità. Il soggetto beneficiario del finanziamento può avvalersi di personale esterno o interno all organizzazione. Nel caso di personale esterno, il soggetto beneficiario è tenuto a stipulare un contratto - una lettera d incarico controfirmata per accettazione (come da modello allegato) - nel quale deve essere chiaramente indicato, oltre alla prestazione, il periodo in cui deve essere effettuata, la durata in ore, il corrispettivo orario, la data

10 Nel caso di personale interno dipendente, si calcolerà la quota percentuale del costo lordo aziendale a carico del progetto, nel rispetto del limite massimo di Euro 25,00 al lordo degli oneri. Personale esterno con posizione IVA: - contratto o lettere di incarico sottoscritte dalle parti interessate; - curriculum vitae; - fattura contenente l indicazione delle ore svolte, con applicazione delle ritenute fiscali e previdenziali oltre IVA come per legge; - ricevute di versamento dell IRPEF relative alla ritenuta d acconto operante sui compensi degli incaricati come per legge; - documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). Personale esterno esente o non soggetto a IVA: - contratto o lettere di incarico sottoscritte dalle parti interessate; - curriculum vitae; - ricevuta contenente l indicazione delle ore svolte, con indicazione dei motivi di esenzione e relativi riferimenti legislativi, nonché indicazione relativa alla predetta quota INPS, se dovuta; - ricevute di versamento dell IRPEF relative alla ritenuta d acconto operante sui compensi degli incaricati come per legge; - documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). Personale interno: - ordine di servizio controfirmato per accettazione; - dichiarazione a firma dell interessato dalla quale risultino i giorni e le ore d impegno con riferimento all azione finanziata ed alle prestazioni eseguite; - prospetti di calcolo delle competenze per le prestazioni eseguite - cedolini paga; - documenti di versamento degli oneri sociali e fiscali; - documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale)

11 c.7) Visite Guidate Gite - Viaggi VADEMECUM Sono ammissibili le spese di trasporto, vitto ed eventuale alloggio in caso di visite guidate, gite e viaggi. fatture di trasporto rilasciate dal vettore; convenzioni stipulate con ristoranti, mense e/o alberghi; fatture dei fornitori con indicazione del numero dei pasti e/o pernottamenti fruiti singolarmente; ricevute fiscali e/o fatture relative ai pasti e/o pernottamenti; documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). c.8) Pubblicizzazione e Promozione del Progetto Sono ammissibili le spese relative alla realizzazione di azioni di informazione, pubblicizzazione e promozione del progetto e dei risultati ottenuti: convegni, seminari, inserti sulla stampa locale, spot televisivi e/o radiofonici, manifesti, cartelloni, opuscoli, pieghevoli e quant altro destinato alla divulgazione dell iniziativa, nonché costi di strutture, materiali, pubblicità, viaggi e soggiorno in analogia a quanto previsto dal progetto approvato. ricevute fiscali e/o fatture relative alle spese sostenute per la realizzazione di allestimenti, la produzione di materiale informativo (brochure, video, cd, ecc..), gli avvisi pubblici (manifesti, locandine, giornali, ecc.); convenzioni stipulate con ristoranti, alberghi, gruppi di intrattenimento; quietanze di pagamento; documento contabile che attesti l effettiva uscita di cassa/banca (copia bonifico/assegno bancario/postale). c.9) Assicurazioni I volontari coinvolti nelle azioni devono essere assicurati e, pertanto, i relativi premi di assicurazione sono riconoscibili come costi imputabili all azione finanziata. elenco volontari coinvolti; polizza assicurativa; attestato di pagamento dell assicurazione

12 COFINANZIAMENTO Il cofinanziamento è riferito alla voci previste nella scheda economica approvata. Nel caso di cofinanziamento in natura (Valorizzazione del Lavoro Volontario), dovrà essere documentato dall OdV con apposita dichiarazione (come da modello allegato) e corredato dalla documentazione precedentemente illustrata (vedi categoria di spesa B) Personale Volontario). Per qualsiasi altra tipologia di cofinanziamento, dovranno essere esibiti giustificativi di spesa accompagnati dalla relativa quietanza in riferimento alle voci di spesa previste in scheda economica

13 DOCUMENTAZIONE ALLEGATA Al fine di semplificare la gestione e rendicontazione delle attività finanziate, si allega al presente vademecum la seguente documentazione: ALLEGATO 1 Comunicazione avvio attività/richiesta erogazione acconto. ALLEGATO 2 Programma dettagliato delle attività. ALLEGATO 3 Fac-simile lettera d incarico professionale. ALLEGATO 4 Fac-simile lettera d incarico lavoro autonomo occasionale. ALLEGATO 5 Dichiarazione sostitutiva di certificazione per inquadramento fiscale e previdenziale. ALLEGATO 6 Fac-simile Ricevuta per compenso di lavoro autonomo prestazione occasionale. ALLEGATO 7 Fac-simile Rimborso spese ALLEGATO 8 Dichiarazione cofinanziamento in natura. ALLEGATO 9 Fac-simile lettera d incarico prestazioni volontarie non retribuite. ALLEGATO 10 Dichiarazione di responsabilità delle attività volontarie prestate. ALLEGATO 11 Prospetto riepilogativo per la documentazione dei costi sostenuti. ALLEGATO 12 Scheda rendicontazione. La presente documentazione può essere scaricata (in formato word ed excel) direttamente dal sito internet nella sezione documentazione/bandi/gestione progetti bando PS