Pillole essenziali per un Evento di successo. Starhotel E.c.ho Milano, 12 marzo 2013

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1 Pillole essenziali per un Evento di successo Starhotel E.c.ho Milano, 12 marzo

2 Gli eventi Gli eventirappresentano uno strumento di marketing che veicola messaggi culturali, immagini istituzionali, obiettivi aziendali. Sono una delle forme più nuove di cui l azienda dispone per comunicare con razionalità ed emozione sia ad un pubblico Interno che Esterno. Vengono utilizzati per motivare le risorse interne, come leva per migliorare clima e performance. Sondaggio Content Marketing Institute Aziende Top che operano nel campo del B2B, ritengono gli eventi live sono ritenuti i più efficaci. Case History - Convention CocaCola Rimini Palacongressi 22 Feb persone che non si conoscenva hanno fatta squadra con ottimi risultati 2

3 Tipologia di Eventi A seconda del target che si intende coinvolgere, dei contenuti e delle finalità in termini di relazioni pubbliche, possono essere individuate diverse tipologie di eventi: A. CONGRESSO B. CONFERENZA C. CONVEGNO D. CONVENTION E. MEETING F. SEMINARIO G. TAVOLA ROTONDA H. WORKSHOP Incontro con minimo 150 Incontro di ricerca e approfondimento Incontro di presentazione Incontro con varie realtà aziendali Riunione di persone con interessi simili Approfondimento di temi di studio con esperti Incontro riservato senza pubblico Incontro di relazione rivolto a partner commerciali 3

4 Come si realizza un evento La progettazione e la gestione è basata su 3 livelli : prima, durante, dopo, ovvero: IDEAZIONE Ogni evento ha una motivazione che fa riferimento al contesto di comunicazione in cui l evento è inserito ORGANIZZAZIONE La scaletta delle attività che consentono la realizzazione dell evento POST EVENTO Tutte le azioni di comunicazione che fanno seguito all evento, verifica dei risultati attesi 4

5 Check list «delle cose da fare» IL BUDGET È il punto di partenza, da esso dipende la grandezza e la fastosità dell evento, può essere definito in generale o per tappe e condiziona l intera realizzazione. OBIETTIVO Lo scopo per cui si è deciso di organizzare l evento Lancio nuovo prodotto/servizio, inaugurazione, migliorare l immagine aziendale, incentivare le vendite, fidelizzare. 5

6 Check list «delle cose da fare» LE ATTIVITA PRE & DURANTE L EVENTO Definire la data Definire la location, l allestimento personalizzato Scegliere il catering Definire il numero dei partecipanti Definire i relatori e gli interventi Valutare eventuale intrattenimento Spedire gli inviti Recall telefonico a chi non ha risposto Preparazione presentazioni, filmati video Scegliere i gadget Verifica impianti video audio Coordinamento trasferimenti dei partecipanti alla location definita, Accoglienza e accredito partecipanti Gestione hostess di sala e al welcome desk Supervisione evento e gestione Imprevisti, problem solving Gestione amministrativa l immagine deve essere coordinata sia per gli allestimenti che per la relativa comunicazione 6

7 Check list «delle cose da fare» LE ATTIVITA POST - EVENTO Disallestimento Report post evento (risultati, obiettivi raggiunti, ecc.) Creazione database potenziali clienti ringraziamento ai partecipanti Invio/pubblicazione atti del meeting/ convegno ecc Messa on line di video o informazioni relative all Evento Follow-up commerciale per sviluppo attività di business 7

8 La filosofia della Consulenza Eventi ascoltare con attenzione le esigenze dell Assistente committente Comprendere che cosa si aspetta da noi Attivare i processi creativi che concorrono alla ricerca dell idea vincente ragionare sul cosa ma anche sul come : metodi, strumenti, canali, opportunità, valori Sottoporre e condividere idea e progetto impegnarsi a realizzare ogni evento con passione e massima cura, il dettaglio che fa la differenza. 8

9 Conclusioni Il Vostro successo Aziendale è la nostra soddisfazione.. Per informazioni contattare: Jenny Maggi, Responsabile Consulenza Eventi Tel Cell

10 Contatti Per informazioni contattare: Jenny Maggi, Responsabile Consulenza Eventi Tel Cell Secretary.it srl Piazza Sant'Agostino, Milano Tel Fax