Gestione delle attività a cura del Referente di Sede Guida Rapida Versione 1.0

Transcript

1 Gestione delle attività a cura del Referente di Sede Guida Rapida Versione 1.0 RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

2 1 INDICE 1. INTRODUZIONE Informazioni sintetiche per la gestione del Plico telematico Collegarsi al SIDI e download del Plico Telematico Trasferire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame Eseguire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame Effettuare il test di corretto funzionamento plico e postazione Rilascio in SIDI del Codice di controllo COD Inserimento del Cod03 sulla postazione di lavoro Stampa e custodia delle chiavi commissione Stampa delle prove scritte il giorno dell esame SIDI - Download del plico telematico Il plico telematico sulla postazione allestita nella sede di esame (plico stand-alone) Test dell applicazione Verifica del COD2 e Produzione COD3 in ambiente Sidi Stampa delle chiavi commissione dalla postazione in sede di esami Piegatura e custodia delle stampe chiavi commissione Il giorno dell esame Sessione Sperimentale Plico Telematico Questionario sessione sperimentale Questionario Prima Prova Scritta Questionario Seconda Prova Scritta Servizi di Supporto e Assistenza Plico Telematico RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 2 -

3 1. INTRODUZIONE Con la definizione di Plico telematico si intende rappresentare il nuovo processo di trasmissione telematica delle tracce criptate delle prove scritte di esame, attraverso una apposita applicazione rilasciata sul portale SIDI, nella sezione riservata agli Esami di Stato. Il Plico telematico interessa tutti gli istituti superiori di II grado, sedi di esami di stato: scuole statali, scuole paritarie e legalmente riconosciute, scuole annesse a convitti e conservatori di tutte le province. Nel plico di ciascuna istituzione scolastica sono contenute, in formato crittografato, le prove scritte d esame di ciascuna sede e di ciascuna commissione. Il plico può essere gestito esclusivamente dai Referenti Plico telematico (o Referenti di sede), la cui abilitazione sia precedentemente avvenuta con successo attraverso le apposite funzionalità del SIDI Gestione Utenze Referente Plico telematico (Plico Telematico Guida Rapida- Gestione del REFERENTE DI SEDE.pdf) Con la presente guida accompagneremo i Referenti di sede dal download del Plico telematico fino alla stampa delle prove scritte d esame, descrivendo il processo organizzativo e i passi operativi necessari per una corretta gestione del plico stesso. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 3 -

4 2 Informazioni sintetiche per la gestione del Plico telematico Il Plico telematico viene reso disponibile a ciascun Referente di sede precedentemente profilato, sul portale SIDI Esami di Stato- Plico telematico. Le fasi da seguire per un corretto svolgimento delle attività sono le seguenti: 2.1 Collegarsi al SIDI e download del Plico Telematico Collegamento al portale SIDI I tuoi servizi Gestione Anno Scolastico Esami di Stato Plico Telematico Download del file <codice istituto.exe> (ad esempio AGIS00100X.exe ) (in questa fase effettuare SOLO il download, non selezionare ESEGUI/RUN) 2.2 Trasferire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame Se il file non è stato scaricato direttamente sulla postazione di lavoro allestita nella sede di esami, occorre trasferirlo mediante chiavetta USB e copiarlo sul desktop della postazione in sede di esame 2.3 Eseguire il Plico sulla postazione allestita nella sede di esame Sulla postazione eseguire il file <codice istituto.exe> con doppio click sulla relativa icona 2.4 Effettuare il test di corretto funzionamento plico e postazione Effettuare il test guidato dall applicazione per la verifica della postazione di lavoro dedicata, che prevede la gestione dei codici di controllo COD1 e COD2 2.5 Rilascio in SIDI del Codice di controllo COD3 Tornare in ambiente SIDI Esami di Stato Plico Telematico - Verifica COD2 e Produzione COD3: a. fornire il COD2 come richiesto b. ottenere il COD3 2.6 Inserimento del Cod03 sulla postazione di lavoro Tornare sulla postazione allestita in sede di esame e fornire all applicazione <codice istituto.exe> il COD3 ottenuto dal SIDI. Il COD3 del primo referente della scuola che lo ottiene (Referente primario) serve per la stampa delle chiavi commissione. NOTA BENE: eventuali codici di lunghezza inferiore a cinque cifre dovranno essere completati a sinistra con gli zeri mancanti. I referenti delle altre sedi di esame eseguono gli stessi passi per concludere positivamente il test di download ed esecuzione del plico telematico. Non avranno il pulsante attivo per la stampa delle chiavi commissione RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 4 -

5 2.7 Stampa e custodia delle chiavi commissione Il Referente primario stampa le chiavi commissione e conclude le attività con la chiusura di ciascun foglio stampato con le chiavi commissione, seguendo le istruzioni riportate sul foglio stesso. L applicazione Plico Telematico stampa tutte le chiavi commissione per ogni sede e per ogni commissione d esame dello stesso Istituto Scolastico. Le chiavi stampate debbono essere custodite dal Dirigente Scolastico (o suo delegato) fino al giorno degli esami. Sarà quindi il Dirigente Scolastico (o suo delegato) a consegnare le chiavi ad ogni Referente di sede. 2.8 Stampa delle prove scritte il giorno dell esame Il giorno degli esami il Referente di sede consegna al presidente o ai Presidenti della Commissione la busta contenente la chiave commissione che ha preventivamente ritirato dal Dirigente Scolastico (o suo delegato). Il MIUR comunica, la mattina dell esame, attraverso i canali opportunamente scelti, la ministero. chiave Il Presidente di Commissione accede all applicazione Plico Telematico, inserisce la chiave commissione e la chiave ministero necessarie per la decriptazione delle prove. Seleziona la prova di interesse e la manda in stampa nel numero di copie necessario. Le operazioni descritte si ripetono per la seconda e per l eventuale quarta prova scritta. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 5 -

6 3 SIDI - Download del plico telematico Il Referente di sede accede al portale SIDI I tuoi servizi Gestione Anno Scolastico - Esami di Stato Plico telematico Download Plico Telematico - ed effettua il download del plico sul desktop (consigliato) o su una cartella a sua scelta. Il sistema avvisa che, quando si aprirà la finestra di dialogo per effettuare il download, non dovrà assolutamente essere attivato il pulsante RUN/Esegui (il plico deve essere salvato sul computer) RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 6 -

7 Non usare il pulsante Run o Esegui in fase di download! Prestare quindi attenzione e attivare solo il pulsante Save o Salva Effettuare quindi il salvataggio del file preferibilmente sul Desktop o su una altra cartella a scelta. Una volta effettuato il download si deve cliccare sul pulsante Conferma Download. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 7 -

8 L attività di collegamento al SIDI per il download può essere svolta da qualunque postazione in rete Ciascun plico viene confezionato con nome uguale al codice dell istituto principale (<codice istituto.exe> ) e contiene tutte le prove scritte di ogni sede di esame e di ogni commissione operante per lo stesso istituto Se il download è stato effettuato su una postazione diversa da quella allestita nella sede di esame, il file dovrà essere copiato su una pennetta USB e trasferito sulla postazione allestita nella sede di esame Tutti i Referenti di sede della stessa istituzione scolastica possono effettuare il download del plico telematico. Qualora ciò non avvenga per qualsiasi motivo, il file scaricato potrà comunque essere copiato da un referente su tutte le postazioni di lavoro nelle diverse sedi di esame RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 8 -

9 4 Il plico telematico sulla postazione allestita nella sede di esame (plico stand-alone) Abbiamo visto che il plico telematico può essere scaricato su una postazione diversa da quella allestita nella sede di esame. In tal caso si dovrà procedere, mediante trasferimento su chiavetta USB, con la copia del file dalla postazione originaria alla postazione allestita nella sede di esame (copiare preferibilmente il file sul desktop). Vi ricordiamo che le postazioni scelte per la gestione del plico telematico nella sede di esame debbono avere i seguenti requisiti minimi: sistema operativo Windows XP, o Windows Vista, o Windows 7 Acrobat Reader 9 installato (è possibile scaricarlo anche dal sito internet del MIUR) collegamento attivo con una stampante in grado di stampare almeno 8 ppm in formato A4, con una risoluzione in bianco e nero di almeno 300 DPI. Il Dirigente scolastico o il capo di istituto paritario daranno disposizioni sulle postazioni di lavoro sulle quali vengono installati i plichi telematici possa o possano accedere solo il referente o i referenti di sede. È comunque vietata l installazione dei plichi telematici su apparecchiature informatiche diverse dai personal computers da utilizzare per la stampa dei testi delle prove Con la definizione di plico stand-alone si intende il plico già trasferito sulla postazione allestita nella sede di esame (dopo il download effettuato dal SIDI tramite collegamento in rete). Dopo aver copiato il file del plico telematico sulla postazione dedicata, doppio click sull icona del plico telematico per eseguire l applicazione. L applicazione Plico Telematico effettua il test della postazione di lavoro per la verifica dei requisiti richiesti RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group - 9 -

10 Nella schermata proposta dal sistema, se presenti diverse scelte di sede e di commissioni, selezionare quella relativa alla propria sede e commissione. Con il pulsante Informazioni è possibile accedere alla lista dei documenti informativi a supporto delle attività e selezionare per la stampa o la visualizzazione quelli di interesse: Quando si attiva la stampa dei documenti è possibile selezionare, nella finestra di dialogo, la stampante da un elenco delle stampanti proposto dal sistema RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

11 4.1 Test dell applicazione L applicazione deve effettuare il test sulla postazione nella sede di esame per verificare sia la corretta installazione del plico stesso, sia la rispondenza della postazione ai requisiti richiesti e il suo corretto funzionamento. Attivare il pulsante TEST. Fase 1 di Test : Inserire la chiave commissione e la chiave ministero come indicato nelle istruzioni Quando vengono correttamente inserite le chiavi di test, l applicazione sblocca il pulsante Stampa per la stampa del Documento di verifica 1. Quando si attiva il pulsante stampa è possibile selezionare, nella finestra di dialogo, la stampante da un elenco delle stampanti proposto dal sistema RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

12 Verificare la stampa: se la stampa non è avvenuta con successo, premere il pulsante Stampa Fallita, verificare tutti gli elementi come suggerito nella schermata seguente e poi riprovare, attivando il pulsante Ripeti Test se la stampa è avvenuta con successo, premere il pulsante Conferma Stampa ed inserire il codice di controllo COD1 (presente nella stampa), nel campo corrispondente. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

13 A questo punto l applicazione ha verificato il corretto download del plico telematico e il corretto funzionamento della postazione allestita nella sede di esami. Rilascia quindi un nuovo codice di controllo, il COD2 RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

14 5 Verifica del COD2 e Produzione COD3 in ambiente Sidi Come indicato nelle istruzioni del test, il Referente di sede torna sul SIDI Esami di Stato Plico Telematico Verifica COD2 e Produzione COD3 - inserisce il codice ottenuto dal test, il COD2 e clicca sul pulsante conferma. Il SIDI è in grado controllare l esattezza del codice inserito RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

15 IL SIDI individua il referente che sta effettuando l operazione. Se è il primo referente di sede di quella scuola che inserisce il COD2, lo considera il Referente Primario e rilascia un nuovo codice, il COD3 che gli consentirà la stampa delle chiavi commissione dalla postazione di lavoro nella sede di esami. Se invece non è il Referente Primario a compiere l operazione, il SIDI rilascia comunque un COD3, che dovrà essere inserito nell apposito campo del plico telematico e concluderà positivamente il test. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

16 6 Stampa delle chiavi commissione dalla postazione in sede di esami Il Referente primario torna sulla postazione di lavoro, riapre il plico telematico e fornisce il COD3 ottenuto dal SIDI, nell apposito campo. Se il codice inserito è corretto, si attiva il pulsante Stampa Chiavi Commissione e se la stampa avviene correttamente il sistema invia il messaggio di operazione riuscita: Se presenti più stampanti, l applicazione Plico telematico darà la possibilità di effettuare una selezione. Assicurarsi di stampare sulla stampante collegata alla postazione di lavoro. La stampa riguarderà le chiavi di accesso a tutte le prove d esame, prima, seconda e, ove prevista, quarta, di tutti i plichi delle commissioni funzionanti nelle varie sedi che si riferiscono alla stessa istituzione scolastica. Il Referente primario avrà quindi l onere di produrre la stampa con le chiavi commissione necessarie (ma non sufficienti) allo sblocco del plico il giorno delle prove scritte RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

17 Il buon esito della stampa chiavi commissione predispone l applicazione per la selezione delle prove di esame previste per quella sede, come nell esempio che segue: Nessuna prova scritta potrà essere stampata fino al giorno dell esame, quando il MIUR pubblicherà la Chiave Ministero da abbinare a ciascuna chiave commissione ottenuta dai Referenti di Sede. I Referenti di sede successivi al Referente primario otterranno dal SIDI il COD3, ma l applicazione plico telematico NON abiliterà per loro il pulsante Stampa Chiave Commissione. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

18 Il test può essere ripetuto più volte. Se, per esempio, si sostituisce la stampante o il toner sarà opportuno ripetere il test con il pulsante Ripeti Test. Il pulsante Annulla consente di abbandonare momentaneamente l operazione che si sta effettuando. Quando si riaprirà il Plico si tornerà al punto nel quale si era arrivati. Il pulsante Fine abilita la schermata con le prove d esame, come quella che vede il Referente primario dopo aver stampato le chiavi commissione(vedi schermata). RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

19 7 Piegatura e custodia delle stampe chiavi commissione Il Referente Primario stampa le chiavi commissione, come nell esempio Gestione del Plico telematico Guida rapida RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

20 Ogni foglio contenente la chiave commissione, va ripiegato secondo le apposite linee di piegatura, in modo che rimangano visibili solo le informazioni identificative della commissione destinataria. Le chiavi in esso riportate, invece, rimangono interne alla piegatura. Il foglio così piegato deve essere spillato sui lati. Le stampe dovranno essere custodite, a cura del Dirigente Scolastico o del Referente di sede (a ciò delegato dal dirigente) e consegnate al Presidente di commissione il giorno della prima prova scritta, il giorno della seconda e dell eventuale quarta. In presenza di più Referenti di sede e quindi, di più sedi d esame e di più postazioni di lavoro, il Dirigente scolastico attribuisce ad un solo Referente di sede (il Referente primario) il compito di stampare le chiavi commissione e di inserire i fogli in apposite buste, raggruppate per sede scolastica. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

21 8 Il giorno dell esame La mattina dell esame, prima dell ora fissata per l inizio della prova (ore 8.30), il presidente o i presidenti delle commissioni (o i rispettivi delegati) si recano nel luogo nel quale sono state allestite la o le postazioni di lavoro contenenti i plichi telematici. Il Referente di sede consegna al presidente o ai presidenti la busta contenente la chiave commissione che ha preventivamente ritirato dal Dirigente scolastico o suo delegato. La chiave commissione, da sola, non è sufficiente per decriptare i testi contenuti nel plico telematico. E infatti indispensabile conoscere un altra chiave, la chiave ministero, che solo la mattina dell esame viene comunicata a tutte le scuole, attraverso il sito e altri eventuali canali individuati. Ogni presidente di commissione, con l assistenza del Referente, accede all applicazione Plico telematico dalla postazione di lavoro presente nella sede di esame, ed inserisce la chiave commissione, contenuta nella busta e la chiave ministero, comunicata attraverso i canali opportunamente scelti dal Ministero. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

22 L abbinamento delle due chiavi consente di decriptare il testo delle prove scritte da stampare. Per la prima prova scritta l applicazione prospetta una sola possibilità (P000 ITALIANO). È sufficiente impostare il numero di copie desiderate e inviare il testo alla stampante Per la seconda prova scritta (come sarà per l eventuale quarta), si ripete la sequenza delle azioni. La mattina dell esame, prima dell ora fissata per l inizio della prova (ore 8.30), il presidente della commissione (o il delegato) torna nel luogo nel quale è presente la postazione di lavoro con il plico telematico, avvia l applicazione ed inserisce la propria chiave commissione insieme alla NUOVA Chiave Ministero, che viene comunicata la mattina stessa. Nel caso di una quarta prova, ci sarà ancora una NUOVA Chiave Ministero da abbinare alla chiave commissione in possesso del Presidente e del Referente di sede. Per la seconda prova scritta, nel caso di commissioni con classi che seguono differenti indirizzi di studio, il sistema prospetta le diverse seconde prove assegnate a ciascun indirizzo di studi. È sufficiente selezionare le prove occorrenti ed inviarle alla stampante Il presidente può delegare al referente di sede l esecuzione delle operazioni sopra descritte, che devono comunque svolgersi sotto la sua vigilanza. Alle operazioni assistono i rappresentanti dei candidati (almeno due per ciascuna classe commissione) RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

23 9 Sessione Sperimentale Plico Telematico Nel mese di Maggio, come previsto dal MIUR, sarà effettuata la SIMULAZIONE NAZIONALE del Plico Telematico, con invio di un file criptato di prova che i Referenti di sede dovranno gestire, dal download sul SIDI fino alla stampa delle prove (fittizie) di esame. Le indicazioni operative per l effettuazione della sperimentazione, dal punto di vista dei passi da seguire per una corretta gestione, sono esattamente quelli che il Referente di sede dovrà compiere quando, a Giugno, arriverà il plico telematico con le vere prove d esame. Per la sola fase sperimentale è previsto un questionario che ciascun Referente di sede dovrà compilare sul SIDI al termine della prima e della seconda giornata delle prove scritte, nel quale indicare l esito della sperimentazione per ciascuna prova. L insieme dei questionari compilati dai Referenti di sede consentirà al MIUR di effettuare il monitoraggio degli esiti complessivi, valutando l efficacia degli strumenti adottati e delle indicazioni fornite e se sia necessario porre in campo correttivi per garantire il corretto svolgimento delle prove scritte d esame. Se un referente ha gestito più commissioni, nel questionario sarà importante inserire il risultato peggiore, poichè l attenzione dei vertici del MIUR dovrà concentrarsi proprio sugli esiti negativi, per rimuoverne le cause che li hanno determinati Il Referente può inviare più volte il questionario, qualora ritenesse di non aver fornito il dato corretto di feedback. Ogni nuovo invio, per la stessa prova scritta, annulla la precedente registrazione Nella fase di simulazione, quando ancora è possibile adottare una tempistica più flessibile rispetto a quella prevista per la sessione ordinaria di esami, tenere conto esattamente dell ora nella quale si inizia il procedimento sulla postazione dedicata al Plico, al fine di restituire un feedback corretto sui questionari (domanda: entro 30, 60, oltre 60 minuti...) RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

24 Il sistema preimposta un flag su nessuna selezione sia per il questionario della prima prova sia per quello della seconda. E necessario effettuare una selezione diversa da quella proposta Appena stampate le due prove scritte e restituito il feedback al SIDI tramite questionario, il file Plico Telematico DEVE ESSERE RIMOSSO da tutte le postazioni sulle quali è stato installato. Anche tutte le stampe effettuate debbono essere cestinate Durante la fase sperimentale sarà individuato dal sistema un Referente di sede Primario che potrebbe tuttavia non esserlo nella gestione del Plico durante la sessione ordinaria d esame. Per la sessione ordinaria d esame, il processo sarà avviato ex novo, quindi con un nuovo Plico e una nuova individuazione del Referente Primario e degli altri Referenti, con diversi codici di controllo e nuove chiavi commissione. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

25 9.1 Questionario sessione sperimentale Per rendere tempestivamente efficaci i monitoraggi a valle della sperimentazione, ogni Referente di sede, a conclusione delle operazioni di stampa di ciascuna prova scritta, dovrà collegarsi al SIDI, I tuoi servizi Esami di Stato Plico Telematico Questionario sessione sperimentale Questionario Prima Prova Scritta È obbligatorio rispondere ad una sola delle domande proposte per la prima prova scritta e poi cliccare sul pulsante Salva questionario. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

26 9.1.2 Questionario Seconda Prova Scritta Dopo aver effettuato tutto il ciclo operativo previsto per la stampa della seconda prova scritta, ogni Referente di sede dovrà compilare il questionario, come indicato nel capitolo precedente, avendo cura però di rispondere nella specifica area prevista per la seconda prova e cliccando poi sul pulsante Salva questionario. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group

27 10 Servizi di Supporto e Assistenza Plico Telematico Gestione del Plico telematico Guida rapida Durante tutto il periodo di sperimentazione e gestione del plico telematico, sarà disponibile, per approfondimenti e casistiche particolari, un Area Tematica dedicata al Plico Telematico sulla piattaforma Sidilearn, servizio del portale SIDI, Formazione Sidilearn. E attivo anche il servizio di tutoring raggiungibile tramite forum e messaggistica di piattaforma oppure direttamente all indirizzo sidilearn@istruzione.it. I documenti a supporto e tutte le informazioni aggiornate sono pubblicati anche sul portale SIDI Procedimenti Amministrativi Esami di stato Plico Telematico: In caso di difficoltà tecniche è disponibile il service desk al numero Vi ricordiamo che presso gli Uffici Scolastici Regionali e Provinciali sono operativi i Nuclei di supporto dedicati all assistenza alle scuole durante le fasi operative dell esecuzione del Plico telematico. RTI : HP Enterprice Services Italia - Auselda AED Group