La fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione

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1 La fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione GAETANO MESIANO DIRIGENTE SETTORE IMPOSTE INDIRETTE ASSONIME 1

2 Il nuovo obbligo dei soggetti IVA Dal 6 giugno scorso l emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture emesse nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza devono essere effettuate esclusivamente in forma elettronica. I soggetti IVA che forniscono beni o servizi ai soggetti pubblici devono quindi attrezzarsi per adottare la procedura di fatturazione elettronica. 2

3 Il nuovo obbligo dei soggetti IVA Ai fornitori che non rispetteranno l obbligo della fatturazione elettronica non saranno più pagati i corrispettivi per le cessioni di beni e per le prestazioni di servizi effettuate nei confronti della Pubblica Amministrazione. La legge prevede, infatti, che, trascorsi tre mesi dalla data di decorrenza dell obbligo, la Pubblica Amministrazione non potrà effettuare alcun pagamento, neppure parziale, sino al ricevimento delle fatture elettroniche. 3

4 Il nuovo obbligo dei soggetti IVA Le finalità dell introduzione del nuovo obbligo: - per quanto riguarda la P.A.: 1) controllare la spesa pubblica, anche per attuare un attendibile spending review 2) rendere trasparente l operato contrattuale della P.A. 3) controllare i tempi di pagamento dei beni e servizi acquistati (segue) 4

5 Il nuovo obbligo dei soggetti IVA (le finalità dell introduzione del nuovo obbligo) - per quanto riguarda i fornitori: stimolare l adozione della fatturazione elettronica nei rapporti fra le imprese 5

6 La normativa sulla fatturazione elettronica La fatturazione elettronica fra le imprese non è mai decollata in Italia sebbene la disciplina normativa sia in vigore ormai da 10 anni. - Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (attuazione della Direttiva Comunitaria n. 115 del 20 dicembre 2001): disciplina della formazione, trasmissione e conservazione della fattura in formato elettronico (articoli 21 e 39 del D.P.R. n. 633/1972) (segue) 6

7 La normativa sulla fatturazione elettronica - Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004: stabilisce le regole tecniche a) per l emissione, la conservazione e l esibizione dei documenti fiscali informatici b) la conservazione digitale dei documenti fiscali analogici - Legge 24 dicembre 2012, n. 228 (legge di Stabilità per il 2013): semplificazione delle procedure di formazione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica (attuazione della Direttiva Comunitaria n. 45 del 13 luglio 2010) 7

8 La legge n. 244 del 2007 Per favorire il diffondersi dell utilizzo della fatturazione elettronica fra le imprese la Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (legge finanziaria per il 2008) ha introdotto l obbligo di fatturare la Pubblica Amministrazione solo in modalità elettronica. 8

9 La legge n. 244 del 2007 La legge stabilisce che: - la formazione, l emissione e la conservazione delle fatture nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni devono avvenire esclusivamente in forma elettronica; - le Pubbliche Amministrazioni non possono accettare, né pagare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. 9

10 La legge n. 244 del 2007 Per facilitare l adempimento del nuovo obbligo, sia da parte dei fornitori, sia da parte della Pubblica Amministrazione, la legge ha previsto che le fatture elettroniche devono essere trasmettesse alla Pubblica Amministrazione per il tramite di un apposito soggetto terzo: il Sistema di Interscambio. 10

11 Il decreto del 2008 Il decreto del 7 marzo 2008 del Ministro dell economia e delle finanze ha individuato le competenze del Sistema di Interscambio. Il Sistema provvede: - a ricevere e inoltrare le fatture elettroniche alle Amministrazioni pubbliche; - a controllare e gestire i dati indicati nelle fatture, anche ai fini del monitoraggio della finanza pubblica Il decreto ha affidato: - all Agenzia delle Entrate, la gestione del Sistema - alla Sogei, lo sviluppo, la conduzione e la manutenzione del Sistema 11

12 Il decreto del 2008 Il Sistema di Interscambio adottato dall Italia si ispira ad analoghe esperienze di altri Paesi europei (Danimarca, Finlandia, Norvegia, Svezia, Spagna, ecc.), che già da tempo (la Danimarca - dal 1 febbraio 2005) hanno reso obbligatoria la fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione. 12

13 Il decreto n. 55 del 2013 Il decreto del Ministro dell economia e delle finanze 3 aprile 2013, n. 55, ha disciplinato la procedura di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. Il decreto è composto da 6 articoli e 5 allegati. 13

14 Il decreto n. 55 del 2013 Gli articoli 1 e 5 del decreto individuano i soggetti coinvolti dalla nuova normativa e cioè: 1) i soggetti IVA che devono emettere fattura nei confronti della P.A. per cessioni di beni o prestazioni di servizi 2) le Amministrazioni centrali, le Amministrazioni locali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza 3) gli intermediari incaricati della trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture elettroniche 14

15 I soggetti IVA I soggetti IVA tenuti ad emettere fattura elettronica sono i fornitori di beni e servizi alla P.A. per le cessioni e le prestazioni effettuate. L Agenzia delle Entrate dovrebbe chiarire che non sono tenuti alla fatturazione elettronica i soggetti IVA esonerati dall obbligo di emissione della fattura (come, ad esempio, i commercianti al minuto e i soggetti esenti di cui all art. 36-bis del d.p.r. n. 633 del 1972). 15

16 Le Amministrazioni Pubbliche Le Amministrazioni Pubbliche obbligate a ricevere le fatture elettroniche sono quelle indicate dall Istat in un elenco, pubblicato annualmente nella Gazzetta Ufficiale, che identifica gli Enti i cui conti fanno parte del Conto Economico Consolidato della P.A. L ISTAT provvede anche all aggiornamento dell elenco. 16

17 Le Amministrazioni Pubbliche L ultimo elenco delle Amministrazioni Pubbliche è stato pubblicato nella G.U. n. 229 del 30 settembre Ne fanno parte, fra gli altri: a) le Amministrazioni centrali: Presidenza del Consiglio, Ministeri, Agenzie fiscali, Enti e istituzioni di ricerca, Autorità indipendenti, ecc. b) le Amministrazioni locali: Comuni, Province, Regioni, Camere di Commercio, Aziende sanitarie, ecc. c) gli Enti nazionali di previdenza e assistenza: INPS, INAIL, Casse di Previdenza, ecc. 17

18 Le Amministrazioni Pubbliche L art. 3 del decreto stabilisce che le Pubbliche Amministrazioni devono individuare gli uffici incaricati in via esclusiva a ricevere le fatture elettroniche. L allegato D contiene le regole per l identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle Pubbliche Amministrazioni. A ogni ufficio è assegnato un codice univoco (codice IPA), che costituisce l anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica. 18

19 Le Amministrazioni Pubbliche I dati identificativi degli uffici sono inseriti nel portale Indice delle Pubbliche Amministrazioni ( che viene aggiornato periodicamente. Le fatture elettroniche devono obbligatoriamente riportare i codici IPA degli uffici designati a riceverle. I codici IPA degli uffici destinatari delle fatture sono reperibili sul sito Le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a comunicare ai propri fornitori i codici IPA degli uffici. 19

20 Le Amministrazioni Pubbliche Le linee guida per l adeguamento delle procedure amministrative interne e dei sistemi informatici delle Amministrazioni pubbliche che ricevono le fatture elettroniche sono contenute nell allegato C del decreto. Le specifiche operative di tali linee guida sono reperibili sul sito Il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato del MEF ha emanato, con la circolare n. 37 del 4 novembre 2013, istruzioni operative per la gestione delle fatture elettroniche da parte degli uffici dei Ministeri destinatari delle stesse. 20

21 Gli intermediari L art. 5 del decreto stabilisce che gli operatori economici possono avvalersi di intermediari per la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche. Possono essere intermediari, ad esempio: - i soggetti che trasmettono dati con il sistema EDI - i provider che effettuano conservazione sostitutiva in full-outsourcing - i soggetti abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (commercialisti, CAF, associazioni sindacali di categoria, ecc.) (segue) 21

22 Gli intermediari - le banche che trasmettono le fatture telematicamente tramite il canale CBI - le software house produttrici di software gestionali e fiscali. Le Pubbliche Amministrazioni possono avvalersi di altre Pubbliche Amministrazioni quali intermediari. 22

23 Gli intermediari delle PMI L art. 4 del decreto prevede alcune misure per facilitare le piccole e medie imprese nell adempimento dell obbligo di formare, emettere e conservare in formato elettronico le fatture da emettere nei confronti della P.A. (segue) 23

24 Gli intermediari delle PMI Le PMI abilitate al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) possono usufruire di un servizio gratuito che consente la generazione delle fatture nel formato xml, la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio e la loro conservazione elettronica. Il servizio è disciplinato dall allegato E del decreto ed è reso disponibile sul portale (segue) 24

25 Gli intermediari delle PMI L Agenzia per l Italia digitale, in collaborazione con Unioncamere e sentite le associazioni di categoria delle imprese e dei professionisti, metterà gratuitamente a disposizione delle PMI strumenti informatici open source per la fatturazione elettronica. 25

26 Il contenuto della fattura L art. 2 del decreto stabilisce che la fattura elettronica deve contenere i dati e le informazioni indicati nell allegato A. Contenuto della fattura: - dati obbligatori previsti dagli articoli 21 e 21-bis del D.P.R. n. 633 del 1972 (elementi identificativi delle parti e dei beni o servizi, base imponibile,aliquota, ecc.) (segue) 26

27 Il contenuto della fattura - dati obbligatori necessari per la corretta trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio e da questo alla Pubblica Amministrazione destinataria (codice IPA, dati del soggetto trasmittente, ecc.) Il decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, per assicurare la tracciabilità dei pagamenti della P.A., ha previsto che la fattura deve obbligatoriamente riportare: - il Codice identificativo di gara (CIG) (tranne nel caso di contratti non qualificabili come appalti) - il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari 27

28 Il contenuto della fattura - dati necessari alla completa dematerializzazione del ciclo passivo di fatturazione della Pubblica Amministrazione (ordine di acquisto, contratto, modalità di consegna, ecc.) - dati, non obbligatori, concernenti informazioni utili alle parti (recapiti telefonici, dati del documento di trasporto, dati relativi ai termini e alle modalità di pagamento, codice IBAN, ecc.). 28

29 Le specifiche tecniche Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica della fattura e alle caratteristiche informatiche del suo contenuto che deve essere rappresentato in un file formato XML (extensible markup language) sono disponibili sul sito e sono aggiornate dall Agenzia delle Entrate. 29

30 Decorrenza dell obbligo L obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A. decorre: - dal 6 giugno 2014, per i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (art. 6 del decreto n. 55 del 2013); - dal 31 marzo 2015, per tutte le altre Pubbliche Amministrazioni centrali e per le Pubbliche Amministrazioni locali (art. 25 d.l. n. 66 del 2014). Un futuro decreto stabilirà le modalità della fatturazione elettronica da parte dei fornitori della P.A. non residenti in Italia. 30

31 Inosservanza dell obbligo A decorrere da queste date le Amministrazioni non potranno più accettare fatture che non siano trasmesse in formato elettronico per il tramite del Sistema di Interscambio. Trascorsi tre mesi da tali date le Amministrazioni non potranno procedere ad alcun pagamento, neppure parziale, sino al ricevimento delle fatture elettroniche. (art. 6 del decreto n. 55 del 2013) 31

32 La procedura di fatturazione elettronica L allegato B del decreto n. 55 del 2013 contiene: - le regole tecniche relative alle modalità per la formazione, la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche - le regole tecniche idonee a garantire l attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto delle fatture elettroniche Tali regole tecniche vengono aggiornate dall Agenzia delle Entrate e gli aggiornamenti sono pubblicati sul sito 32

33 La procedura di fatturazione elettronica 33

34 Emissione della fattura Il fornitore (o un terzo delegato ad emettere fattura per conto di questi) predispone la fattura in formato XML Il fornitore (o un terzo delegato) appone sulla fattura la firma elettronica qualificata o digitale Il fornitore (o un terzo delegato) trasmette la fattura al Sistema di Interscambio per mezzo di uno dei 5 sistemi indicati nel decreto n. 55 del

35 Sistemi di trasmissione della fattura La trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio deve essere effettuata con una delle seguenti modalità: Posta Elettronica Certificata Interfaccia WEB (per accedervi è necessario essere abilitati ad Entratel o a Fisconline o essere in possesso di Carta Nazionale dei Servizi precedentemente abilitata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate) SDICOOP, sistema di cooperazione applicativa su rete internet fruibile attraverso il protocollo HTTPS SPCOOP, sistema di cooperazione applicativa tramite il Sistema Pubblico di Connettività SDIFTP, sistema di trasmissione dati basato su protocolli FTP 35

36 I controlli del Sistema di Interscambio Il Sistema di Interscambio procede ad un controllo (formale) della fattura relativamente: - alla nomenclatura e alla unicità del file trasmesso (per evitare doppi invii) - alla integrità della fattura (assenza di modifiche successive alla firma elettronica) - alla autenticità e validità del certificato di firma elettronica - alla conformità alla legge del formato della fattura - alla validità del contenuto della fattura 36

37 La procedura di consegna Operato il controllo il Sistema inizia la procedura per la consegna della fattura alla P.A. destinataria. In particolare: - se la fattura inviata al Sistema di Interscambio presenta delle anomalie, il Sistema invia al mittente una notifica di scarto (possibili conseguenze ai fini IVA: la fattura non può considerarsi emessa, può quindi essere annullata e sostituita da una nuova fattura corretta ) 37

38 La procedura di consegna - se la fattura inviata al Sistema di Interscambio non presenta anomalie, il Sistema la inoltra alla P.A. destinataria e se l invio riesce, il Sistema invia al mittente una ricevuta di consegna (conseguenze ai fini IVA: secondo la circolare ministeriale n. 1 del 31 marzo 2014, la ricevuta di consegna emessa dal Sistema: attesta l emissione della fattura attesta la ricezione della fattura da parte della P.A.) 38

39 La procedura di consegna - se la fattura inviata al Sistema di Interscambio non presenta anomalie, il Sistema la inoltra alla P.A. destinataria e, se il contenuto della fattura è accettato, il Sistema invia al mittente una notifica di accettazione della fattura. La P.A. ha 15 giorni di tempo per comunicare, per il tramite del Sistema di Interscambio, l avvenuto ricevimento della fattura con esito positivo 39

40 Le notifiche del Sistema al mittente - se la fattura inviata al Sistema di Interscambio non presenta anomalie, il Sistema la inoltra alla P.A. destinataria, la quale, se non accetta di ricevere la fattura, invia al Sistema una notifica di rifiuto. La P.A. ha 15 giorni di tempo per comunicare, per il tramite del Sistema di Interscambio, l avvenuto ricevimento della fattura con esito negativo. 40

41 I chiarimenti ministeriali La circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento delle Finanze ha chiarito, inoltre, che: le fatture emesse in formato cartaceo entro il 5 giugno 2014 (o il 30 marzo 2015) devono essere pagate dalla P.A. senza che, successivamente a tale data, si debba emettere una fattura elettronica per ottenere il pagamento (segue) 41

42 I chiarimenti ministeriali La circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento delle Finanze ha inoltre analizzato i casi in cui non sia possibile recapitare la fattura alla P.A.: - se la P.A. è presente nel sito IPA, ma l ufficio destinatario non è identificabile, in fattura deve indicarsi l Ufficio centrale di fatturazione (Uff_efatturIPA); - se la P.A. non è presente nel sito IPA, in fattura deve indicarsi un codice di default predefinito; il SdI provvede al controllo, notificando gli esiti al mittente; - nel caso di impossibilità di trasmissione alla P.A. per motivi esclusivamente tecnici, il SdI invia al mittente una notifica di mancata consegna e contatta la P.A. per risolvere il problema. 42

43 La conservazione Le fatture elettroniche devono essere conservate secondo le disposizioni sulla conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali del D.M. 23 gennaio I soggetti che emettono la fattura devono conservare in modalità sostitutiva anche: la ricevuta di consegna la notifica di scarto la notifica di mancata consegna 43

44 Impatti gestionali e applicativi Analisi dell Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano nel 2012 su 5 milioni di soggetti con partita IVA, circa 2 milioni hanno emesso fattura verso la P.A. la spesa della P.A. per l acquisto di beni e servizi è stata nel 2012 di circa 135 miliardi di euro i fornitori delle Amministrazioni pubbliche per circa l 80% sono micro e piccole imprese e per il restante 20% medie e grandi imprese la P.A. (sia centrale, che locale) riceve annualmente circa 60 milioni di fatture 44

45 Impatti gestionali e applicativi I fornitori della P.A. se intendono gestire direttamente la procedura di fatturazione elettronica dovranno: - adottare nuovi programmi informatici per la formazione, trasmissione e conservazione delle fatture - aggiornare il personale addetto alla procedura di fatturazione - adeguare la contrattualistica (ad esempio, stabilendo l ufficio destinatario della fattura e il suo codice IPA) - reperire e tenere aggiornate le disposizioni normative e tecniche via via emanate dalle varie autorità competenti, ecc. 45

46 Impatti gestionali e applicativi I fornitori della P.A. se intendono affidare ad intermediari la procedura di fatturazione elettronica dovranno: - individuare gli intermediari in grado di soddisfare al meglio le loro esigenze - stipulare i contratti per gli specifici servizi ad essi affidati - monitorare e controllare l operato degli intermediari, ecc. 46

47 Impatti gestionali e applicativi L avvio della procedura di fatturazione elettronica comporterà, specie nel primo periodo, rilevanti costi per i fornitori della P.A. A regime, però, l adozione della procedura informatica comporterà notevoli risparmi sugli attuali costi di gestione della fatturazione. 47

48 Risparmio di costi del Sistema Uno studio dell Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha evidenziato che: - dall utilizzo della fatturazione elettronica si possono ottenere risparmi complessivi per circa 1,5 miliardi di euro all anno di cui 500 milioni di minori costi per le imprese, 1 miliardo di minori costi per la Pubblica Amministrazione; (segue) 48

49 Risparmio di costi del Sistema - se la fatturazione elettronica venisse utilizzata anche solo nel 20 per cento dei rapporti tra le imprese, si potrebbero risparmiare ulteriori 3 miliardi di euro circa l anno; - se si digitalizzasse l intero ciclo dell ordine, sia nei rapporti con la Pubblica Amministrazione che nei rapporti tra imprese, i risparmi sarebbero pari a circa 60 miliardi di euro. 49

50 Risparmio di costi per i fornitori Per ciascun soggetto IVA il risparmio di costi è da individuare: nell eliminazione dei costi della carta nella riduzione degli errori dovuti alla fatturazione non basata su programmi automatici nella trasmissione in tempo reale della fattura con conferma certa della ricezione (segue) 50

51 Risparmio di costi per i fornitori nell archiviazione informatizzata e senza errori della fattura nella riduzione degli spazi fisici destinati all archiviazione della fattura nella più puntuale e rapida ricerca automatica di tutti i dati e i documenti contabili relativi all operazione fatturata nel controllo automatizzato delle scadenze dei crediti fatturati 51

52 Futuri sviluppi della fatturazione elettronica Il 6 maggio scorso è stata pubblicata sulla GUCE la Direttiva 2014/55/UE del Parlamento e del Consiglio europei del 16 aprile che ha previsto l adozione della fatturazione elettronica negli appalti pubblici. La Direttiva affida al Comitato di standardizzazione europeo CEN l elaborazione di uno standard comune europeo di fattura elettronica per gli appalti. Dopo che in sede comunitaria sarà adottato tale standard, le amministrazioni appaltanti degli Stati membri non potranno più rifiutare fatture elettroniche ad esso conformi. 52

53 Grazie per l attenzione! gaetano.mesiano@assonime.it 53