Università degli Studi di Napoli Federico II Facoltà di Medicina e Chirurgia Corso di Laurea in Infermieristica

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1 Università degli Studi di Napoli Federico II Facoltà di Medicina e Chirurgia Corso di Laurea in Infermieristica Corso di Sistemi di Elaborazione delle Informazioni A.A. 2011/2012 Prof. Ing. Ivan Giammona prof.giammona@gmail.com

2 Modulo 2 Elaborazione dati con Microsoft Excel

3 Creazione, apertura e salvataggio di un documento Excel Per aprire un documento Excel (cartella di lavoro) esistente: Comando File / Apri oppure Pulsante Apri sulla barra degli strumenti Standard Per salvare una cartella di lavoro: Comando File / Salva con nome oppure Pulsante Salva sulla barra degli strumenti Standard Per creare una nuova cartella di lavoro: Comando File / Nuovo oppure Pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti Standard

4 La finestra principale di Excel La finestra principale di Excel mostra: la barra dei menù le barre degli strumenti standard e di formattazione la barra della formula la barra di stato la finestra del documento aperto Nota: è possibile aprire contemporaneamente più documenti Excel

5 Cartella di lavoro e fogli di lavoro Una cartella di lavoro è un documento Excel che può contenere molti fogli di lavoro (ogni foglio di lavoro è selezionabile tramite una linguetta). Un foglio di lavoro è un insieme di celle disposte su righe e colonne ( x 256). In Excel 2007 il foglio di lavoro ha una dimensione righe x colonne pari a ( x 16384)

6 Cartella di lavoro e fogli di lavoro Ogni cella ha un indirizzo (coordinate) che la distingue da tutte le altre celle: <identificatore di colonna, identificatore di riga>. Nell immagine sotto sono evidenziate le celle di indirizzo A1 e D2. cella A1 cella D

7 Cartella di lavoro e fogli di lavoro Per cella attiva si intende la cella selezionata in un certo istante, il cui indirizzo è indicato nella barra della formula nella apposita casella nome. In ogni cella è possibile inserire: testo numeri date formule per il calcolo di espressioni Casella nome cella attiva C

8 Spostarsi nel foglio di lavoro Per posizionarsi sull ultima colonna: CTRL + Freccia destra Per posizionarsi sull ultima riga: CTRL + Freccia in basso Per posizionarsi sulla prima colonna: CTRL + Freccia sinistra Per posizionarsi sulla prima riga: CTRL + Freccia in alto Per posizionarsi sulla cella A1: CTRL + Home

9 Selezione di intervalli di celle Per selezionare un intervallo di celle adiacenti si può usare: Il mouse Oppure il tasto MAIUSC e le frecce direzionali Per selezionare intervalli di celle non adiacenti: 1. Selezionare il primo intervallo di celle 2. Temere premuto CTRL e selezionare le altre celle Per selezionare una o più righe o una o più colonne: Utilizzare le etichette di riga o di colonna Per selezionare l intero foglio di lavoro: Clic sul pulsante in alto a sinistra

10 Inserire i dati In una cella è possibile inserire: 1. Numeri e date allineati a destra (una sequenza di #### indica che la colonna è stretta per una corretta visualizzazione del valore) 2. Testo allineato a sinistra 3. Valori numerici che non devono essere trattati come numeri (per esempio, un numero telefonico), inserire inizialmente un apice. 4. Utilizzo del quadratino di riempimento automatico per gli elenchi numerici, mesi, giorni della settimana,

11 Formattazione delle celle Per formattare una cella specificando l aspetto dei valori numerici, l allineamento, la formattazione del carattere, bordi e motivi di sfondo: Comando Formato / Celle Per la formattazione dei numeri è possibile utilizzare anche: Pulsanti Valuta, Euro, Stile percentuale, Stile separatore, Aumenta decimali, Diminuisci decimali sulla barra degli strumenti di formattazione

12 Altezza righe e larghezza colonne Per modificare l altezza delle righe e la larghezza delle colonne: Utilizzare il mouse trascinandolo sulle intestazioni di righe e colonne oppure Comandi Formato / Riga Comando Formato / Colonna

13 Visualizzazione del foglio di lavoro E possibile visualizzare in modalità: Normale: Comando Visualizza / Normale Anteprima Interruzione pagina: Comando Visualizza / Anteprima Interruzione pagina, per visualizzare il documento suddiviso in pagine prima della stampa. Anteprima di Stampa: Comando File / Anteprima di Stampa Per Modificare la dimensione di visualizzazione Comando Visualizza / Zoom

14 Impostazione della pagina e stampa Per impostare: i margini la centratura del foglio di lavoro nella pagina stampata l orientamento orizzontale o verticale Le dimensioni (formato A4: 21 X 29,7 cm.) Le proporzioni del foglio di lavoro (100%, ) con eventuale adattamento alla pagina stampata si utilizza il Comando File / Imposta pagina Per stampare una o più pagine, uno o più fogli di lavoro, una selezione di celle: Comando File / Stampa

15 Intestazione e piè di pagina Per impostare l intestazione e il piè di pagina: Comando Visualizza / Intestazione e piè di pagina oppure Comando File / Imposta pagina scheda Intestazione e piè di pagina E possibile inserire: la data, l ora, il percorso e il nome del file, altro testo, un immagine

16 Le barre degli strumenti Le barre degli strumenti visualizzate per default (predefinite) sono: la barra degli strumenti standard la barra degli strumenti di formattazione Per visualizzare altre barre degli strumenti: Comando Visualizza / Barre degli strumenti Per modificare le barre degli strumenti: Comando Visualizza / Barre degli strumenti / Opzione Personalizza

17 Annullamento e ripristino di operazioni Per annullare l ultima operazione: Pulsante Annulla sulla barra degli strumenti di formattazione Per ripristinare l ultima operazione annullata: Pulsante Ripristina sulla barra degli strumenti di formattazione annulla ripristina

18 Copiare e spostare celle Copiare il formato Per copiare e spostare celle, anche tra diversi fogli di lavoro Utilizzare i pulsanti Taglia, Copia e Incolla Per spostare una cella utilizzando il mouse: Trascinare il bordo della cella con il mouse Per copiare una cella utilizzando il mouse: Trascinare il bordo della cella con il mouse tenendo premuto il tasto CTRL Per copiare il formato di una cella ed estenderlo ad altre celle: Utilizzare il pulsante Copia Formato

19 Inserire, eliminare e cancellare Per inserire una o più righe o una o più colonne: Comando Inserisci / Riga Comando Inserisci / Colonna Per cancellare il contenuto di una o più celle, senza eliminare le celle stesse: Pulsante CANC Per eliminare una o più celle, una o più righe, una o più colonne: Comando Modifica / Elimina

20 Comando Trova e Sostituisci Controllo ortografico Per posizionare il cursore su una cella con un determinato contenuto: Comando Modifica / Trova Per sostituire il contenuto di una cella con un altro contenuto: Comando Modifica / Sostituisci Per effettuare il controllo ortografico: Comando Strumenti / Controllo ortografia

21 Guida in linea Per attivare la guida in linea: Comando? / Guida in linea Microsoft Excel... oppure Tasto F1 E possibile: consultare un sommario (scheda sommario) formulare una richiesta (scheda Ricerca libera) utilizzare l indice analitico (scheda Indice)

22 Formule (1) Una formula è un espressione algebrica contenente riferimenti a celle, numeri e operatori algebrici. Una formula inizia sempre con il simbolo =. Operatori algebrici: *, /, +, -, uso di parentesi Per inserire una formula è possibile: utilizzare solo la tastiera per digitare i simboli utilizzare anche il mouse per indicare i riferimenti alle celle

23 Formule (2) Excel ricalcola automaticamente il risultato di una formula quando cambia il valore delle celle coinvolte nella formula. Quando si copia una formula, può accadere che: i riferimenti alle celle presenti nella formula vengano aggiornati automaticamente (riferimenti relativi) i riferimenti alle celle presenti nella formula rimangano quelli originali (riferimenti assoluti)

24 Il pulsante Somma Automatica Per eseguire una somma: 1. posizionare il cursore nella cella in cui deve apparire la somma 2. cliccare sul pulsante Somma Automatica sulla barra degli strumenti Standard 3. selezionare le celle da sommare 4. premere Invio

25 Le funzioni (1) Una funzione è un operazione più o meno complessa che è possibile inserire nelle formule. Il nome di una funzione è seguito dalla lista di argomenti (o parametri) separata dal simbolo ; NomeFunzione (argomento1; argomento2; ) Per specificare gli intervalli di celle nelle funzioni: <prima cella> : <ultima cella> Esempi: Eseguire la somma dei valori contenuti nelle caselle A1, A2, A3, A4, A5: =SOMMA(A1:A5) Eseguire la somma dei valori contenuti nelle caselle A1, A2, A3, A4, A5, C1, C2, C3, C4: =SOMMA(A1:A5; C1:C4)

26 Le funzioni (2) Per inserire una funzione: Comando Inserisci / Funzione... Principali funzioni: Somma calcola la somma dei valori contenuti nelle celle dell intervallo specificato Media calcola la media dei valori contenuti nelle celle dell intervallo specificato Max e Min calcolano ripettivamente il massimo ed il minimo dei valori contenuti nelle celle dell intervallo specificato Conta.Numeri per contare il quantitativo di numeri contenuto nelle celle di un intervallo

27 Altre funzioni (1) Funzioni logiche: Se (test; se_vero; se_falso) test è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO ad esempio, A1=100 è un'espressione logica se il valore contenuto nella cella A1 è uguale a 100, l'espressione darà come risultato VERO in caso contrario, l'espressione darà come risultato FALSO. nell espressione test è possibile utilizzare qualsiasi operatore aritmetico E (test1; test2; test3;.) dove ogni test è un espressione logica come nel caso della funzione SE O (test1; test2; test3;.) dove ogni test è un espressione logica come nel caso della funzione SE NON (logico) restituisce VERO se logico=falso e viceversa

28 Altre funzioni (2) Funzioni statistiche: Conta.se (intervallo; criteri) intervallo rappresenta il gruppo di celle all interno delle quali fare il conteggio criteri rappresenta la condizione cui deve soddisfare una cella per essere conteggiata Conta.valori (intervallo1; intervallo2;.) conta il numero di celle non vuote presenti negli intervalli specificati Conta.vuote (intervallo) conta il numero di celle vuote all interno dell intervallo specificato

29 Esercizio Creare un foglio elettronico contenente gli esami di laboratorio inerenti il colesterolo buono (HDL) e totale (CT), fatti a pazienti di cui vogliamo memorizzare il nome, cognome, età, sesso, altezza (H) in metri e peso (P) in kg. Calcolare per ogni paziente l'indice di massa corporea P BMI = H * H Usare la funzione SE per segnalare se il paziente ha un livello di colesterolo troppo alto (cioè CT > 250) Usare la funzione SE per valutare e segnalare se il paziente è in sovrappeso o oltre (cioè BMI > 25) Costruire un grafico contenente sia i valori di BMI che di colesterolo

30 Riferimenti relativi ed assoluti I riferimenti a celle nelle formule possono essere: RELATIVI, modificati nelle copie di formule ASSOLUTI, non modificati nelle copie di formule (utilizzo del simbolo $) Esempi. Formula contenente solo riferimenti relativi: = A4+B4/B2 Formula contenente riferimenti misti: = A4+B4/$B$2 Formula contenente solo riferimenti assoluti: = $A$4+$B$4/$B$2 Nota: tasto F4 per impostare riferimenti assoluti

31 Riconoscere i messaggi di errore In una cella contenente una formula possono comparire i seguenti simboli: #DIV/0: si sta tentando di dividere un numero per 0 #NOME: mancano i : tra i riferimenti di due celle #NUM: indica che la formula contiene operazioni matematiche prive di significato (per esempio, estrarre la radice di un numero negativo) #RIF: indica che è stato eliminato un elemento a cui la formula faceva riferimento (per esempio, ho eliminato delle celle utilizzate in una o più formule)

32 Rinominare un foglio di lavoro Lavorare con più fogli di lavoro Per rinominare un foglio di lavoro: Clic con il tasto destro del mouse sulla linguetta che indica il foglio di lavoro, selezionare l opzione Rinomina dal menù contestuale Per inserire un foglio di lavoro: Comando Inserisci / Foglio di lavoro Per eliminare un foglio di lavoro: Comando Modifica / Elimina Foglio di lavoro

33 Grafici e diagrammi (1) Un grafico è la rappresentazione grafica dei dati di un foglio di lavoro. I passi necessari per costruire un grafico sono i seguenti: 1. Costruire una tabella di dati di origine 2. Comando Inserisci / Grafico per attivare la Creazione guidata di un grafico e inserire: il tipo di grafico (Torta, Istogramma, Linee, ) i dati di origine le opzioni quali etichette degli assi, titolo del grafico, legenda, la destinazione del grafico, come oggetto nel foglio di lavoro corrente oppure creazione di un foglio grafico

34 Grafici e diagrammi (2) I principali elementi che possono essere individuati in un grafico sono i seguenti: Titoli: etichette assegnate agli assi X e Y e al grafico nel complesso Assi X e Y: rispettivamente asse delle categorie e asse dei valori Legende: didascalie che spiegano il significato di motivi, simboli e colori presenti nel grafico Serie di dati: gruppo di valori correlati, come una singola riga o colonna di dati (vendite di un prodotto, oppure vendite di gennaio) Griglie: linee che semplificano la visualizzazione del grafico

35 Grafici e diagrammi (3) Per modificare un grafico: Doppio clic sul grafico stesso. Utilizzo del menù Grafico Utilizzo della barra degli strumenti Grafico Utilizzo del menù contestuale a comparsa con il tasto destro del mouse Per stampare solo il grafico selezionarlo preventivamente con un clic del mouse

36 Ordinare i dati In una tabella dati: ogni RIGA rappresenta un RECORD (registrazione) ogni COLONNA rappresenta un CAMPO Per ordinare la tabella in base a diversi criteri: Comando Dati / Ordina... Oppure Pulsanti di Ordinamento sulla barra degli Strumenti Standard Nota: espandere la selezione per riordinare tutto il contenuto delle righe in base al criterio scelto

37 Importare oggetti E possibile copiare file da altre applicazioni (per esempio da Word) utilizzando il: Comando Modifica / Incolla Speciale Ci sono due possibilità: Incorporare un oggetto, significa incollare l oggetto insieme al nome del programma con cui e stato creato. Doppio Clic sull oggetto incollato per modificarlo con il programma con cui è stato creato. Collegare un oggetto, significa incollare soltanto un riferimento all oggetto, dato dal nome del suo file. Ogni modifica dell oggetto originale viene riportata automaticamente nel file a cui l oggetto è stato collegato

38 Salvare un documento in formati diversi Per salvare una cartella di lavoro Excel in formati diversi: Utilizzare la lista di selezione Tipo File della finestra di dialogo Salva con Nome. Diversi formati disponibili: Cartella di lavoro Excel (.XLS) Cartella di lavoro Excel 5.0 (.XLS per versione precedente di Excel) Testo con separatori (.CVS) Solo testo (.TXT) HTML Document (.HTM per creazione di una pagina WEB)

39 Un grafico particolare in Excel Diagramma di GANTT Henry Laurence Gantt è stato un ingegnere statunitense. È noto principalmente per aver ideato negli anni '10 del 1900 il Diagramma di Gantt, strumento grafico per la rappresentazione sull'asse temporale delle attività che concorrono al completamento di un progetto, permettendone così la programmazione ed il controllo dell'avanzamento. Tale diagramma è stato impiegato nella pianificazione di importanti opere quali: la diga Hoover (costruita nel nel Black Canyon del fiume Colorado) il sistema di autostrade interstatali statunitensi (1956)

40 Il Diagramma di GANTT Il Diagramma di Gantt è ancor oggi uno dei più importanti strumenti nell'ambito della gestione dei progetti, ed Henry Gantt è conosciuto come il progenitore delle tecniche di programmazione e controllo. Il diagramma di Gantt è un importante strumento di supporto alla gestione dei progetti. Usato principalmente nelle attività di project management, il diagramma è costruito partendo da: un asse orizzontale - a rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) un asse verticale - a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto

41 Il Diagramma di GANTT Barre orizzontali di lunghezza variabile rappresentano le sequenze, la durata e l'arco temporale di ogni singola attività del progetto (l'insieme di tutte le attività del progetto ne costituisce la Work Breakdown Structure). Queste barre possono sovrapporsi durante il medesimo arco temporale ad indicare la possibilità dello svolgimento in parallelo di alcune delle attività. Man mano che il progetto progredisce, delle barre secondarie, delle frecce o delle barre colorate possono essere aggiunte al diagramma, per indicare le attività sottostanti completate o una porzione completata di queste. Una linea verticale è utilizzata per indicare la data di riferimento

42 Esempio di Diagramma di GANTT

43 Conclusioni I concetti fondamentali trattati in questo modulo possono essere approfonditi attraverso svariati testi specifici, quali: ECDL per ATLAS Ignazio Lattanzi Alpha Test