(Analisi, Estrazione ed invio via dei cedolini paga).

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1 (Analisi, Estrazione ed invio via dei cedolini paga). Ver. 1.5 Unisoft Sas Via Oslavia, Avezzano (AQ) Tel Fax unisoft@unisoft-net.it

2 La procedura prevede l analisi di un file in formato Pdf contenente i cedolini paga dei dipendenti. Vengono estratte tutte le pagine che appartengono alla stessa matricola, vengono riunite in un singolo nuovo file pdf che viene crittografato con una password. Durante la fase di analisi viene creato e mantenuto un archivio delle matricole. Memorizzando sull archivio matricole un indirizzo , ed abilitando la funzione, è possibile inviare automaticamente i cedolini elaborati. E possibile imprimere nel file pdf generato un timbro in sovraimpressione. La procedura funziona su personal computer con sistema operativo Windows 98, Me,2000,Xp o superiore, Processore Pentium 400 o superiori, ram 128 Mb o superiori. Non è necessario avere Acrobat Reader installato (se non per la visualizzazione dei file). Per l invio delle è richiesto un collegamento internet con supporto Smtp (abituale servizio di posta). La versione dimostrativa è limitata all elaborazioni di solo 5 cedolini. E fornito un file Pdf di esempio da analizzare. Nelle pagine seguenti le maschere della procedura con relativa spiegazione. 2

3 Password di accesso All avvio della procedura viene richiesta la password di accesso. Di default è impostata a cedonline, può essere cambiata nella maschera parametri. Maschera principale. Da questa maschera si accede a tutte le funzioni della procedura. Il pulsante Elabora permette l analisi del file in formato Pdf e la sua suddivisione in tanti file quante sono le matricole presenti. Il pulsante Invia permette l invio del cedolino a tutte le matricole presenti in archivio e con indirizzo , oppure la selezione di uno o solo alcuni nominativi. Il pulsante Parametri permette di accedere ai parametri della procedura ed alle funzioni di servizio. Il pulsante Dipendenti permette l accesso alla maschera di gestione e ricerca delle matricole inserite. Per prima cosa è necessario impostare i parametri della procedura. 3

4 Maschera parametri Permette di impostare i parametri di funzionamento Per aprire la maschera è necessario digitare la password di accesso. Dati Utente o Ragione Sociale : utente che utilizza la procedura. o Password : password di accesso al programma Parametri o Invio abilitato : mettere il segno di spunta per attivare la funzionalità o Host Smtp : nome del server internet di uscita posta. o Porta : porta del servizio Smtp, default 25 o Account Smtp : login dell account di posta che invia i messaggi o Tipo : Smtp = invio diretto, Outlook = invio tramite Outlook dell utente o Password : password dell account di posta. o Intervallo spedizione : tempo di ritardo fra una e l altra (in millisecondi, di default 0 ). Serve in caso di problemi con il server smtp. o mittente : indirizzo che compare nel messaggio come mittente. Può anche essere diverso dall account Smtp, ma deve essere un indirizzo valido. 4

5 o Soggetto : testo che compare nell intestazione del messaggio. o Testo : testo del messaggio. Creazione Pdf o Master password : è la password del creatore del pdf. serve ad aprire il file senza conoscere la password dell utente o Permesso di copia : abilita la funzione di taglia/copia dentro il pdf generato. o Aggiunge timbro : mettere il segno di spunta per attivare la funzionalità o Testo timbro : scritta da imprimere nel cedolino. o Angolazione : angolo di scrittura (0 = orizzontale, 90 = verticale) o Tipo timbro : Solo bordo lettere, testo pieno, testo pieno con bordo. o Colore : colore del BORDO. File da analizzare Nome file di import : percorso e nome del file da importare. Non è obbligatorio inserirlo, se esiste viene semplicemente proposto come default.. Utilizzando il pulsante a destra di apre la maschera per sfogliare la struttura delle cartelle. Rinomina file : se abilitato permette di rinominare il file elaborato aggiungendo il suffisso elaborato.pdf e mettendogli la master password. Tipo cedolino : formato di analisi del cedolino paga. Per il momento la procedura analizza il formato stampato da Zucchetti. Il pulsante Chiude chiude la maschera senza salvare i dati Il pulsante OK memorizza i dati inseriti o modificati. Il pulsante Utilità permette di richiamare la maschera delle utilità di sistema 5

6 Funzioni di Servizio Consentono di effettuare il backup ed il restore del database e la cancellazione dell archivio dipendenti (utile in fase di test o per rielaborare completamente l elenco). Selezionare nella casella in alto un drive/cartella nel quale eseguire il backup dei dati. Premere il pulsante Backup per eseguire la copia. Premere il pulsante Restore per il ripristino dei dati dalla posizione predefinita Premere il pulsante Azzera Database per svuotare l archivio dei dipendenti. Nota Bene Le domande di conferma delle operazioni richiedono una riposta affermativa per confermi operazione? ed una negativa per Annulli operazione?. Vengono poste di volta in volta in ordine diverso, in modo da obbligare attenzione all operatore. 6

7 Elaborazione cedolini Premendo il pulsante Elabora dalla maschera principale appare la scelta del file da elaborare. Se lo si è indicato sui parametri viene già selezionato. Premere apri Confermare con Si l elaborazione del file 7

8 Appare una animazione di attesa durante il caricamento del file e successivamente il conteggio e la barra di avanzamento dell elaborazione. Alla fine un messaggio segnala il completamento dell operazione. I cedolini in formato Pdf vengono creati nella sottocartella Cedolini dell applicazione, nella quale viene creata una cartella con anno_mese di elaborazione. All interno i file vengono denominati con il codice matricola (es pdf). Durante la fase di analisi se la matricola non esiste bell archivo dipendenti viene automaticamente aggiunta assieme al nome del dipendente. La password dell utente per leggere il file pdf viene impostata come la data di nascita, nel formato Giorno Mese Anno (GGmmmAAAA). E possibile variare la password con la Maschera gestione dipendenti 8

9 Invio . Premendo il pulsante Invia dalla maschera principale appare la maschera di selezione dei dipendenti a cui inviare i cedolini Vengono elencati tutti i dipendenti con funzione abilitata ed indirizzo di compilato. E possibile limitare la ricerca utilizzando i campi di ricerca posti in alto e premendo il pulsante Trova. Anno : permette di selezionare l anno dei cedolini Mese : permette di selezionare il mese dei cedolini o Verranno quindi spediti ad esempio i file presenti nella cartella cedolini\2005_01 Premendo il pulsante Invia avviene la fase di spedizione dei messaggi con in allegato il cedolino pdf. L oggetto ed il testo del messaggio sono personalizzabili sulla maschera parametri. La barra di avanzamento mostra la percentuale di completamento dell operazione. 9

10 Archivio Dipendenti La maschera permette di ricercare e gestire i dati dei dipendenti. E possibile limitare la ricerca utilizzando i campi di ricerca posti in alto e premendo il pulsante Trova. Con un doppio click sulla griglia oppure utilizzando il pulsante Modifica si apre in basso la maschera con i dati del dipendente. Per l invio tramite è necessario indicare l indirizzo ed abilitare la relativa casella. Premere Ok per registrare i dati, Annulla per uscire senza salvare. E possibile aprire il cedolino del dipendente selezionato utilizzando il pulsante Apre cedolino Anno : permette di selezionare l anno dei cedolini Mese : permette di selezionare il mese dei cedolini 10