DIGITALIZZAZIONE PA PRINCIPALI ADEMPIMENTI PER GLI ORDINI

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1 DIGITALIZZAZIONE PA PRINCIPALI ADEMPIMENTI PER GLI ORDINI

2 UNA VERA RIVOLUZIONE DIGITALE UNA VERA E PROPRIA RIVOLUZIONE DIGITALIZZAZIONE DEI PAGAMENTI E DEI PROCEDIMENTI DELLA PA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI FORMAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI ORIGINALI UN PROCESSO IRREVERSIBILE PER LA PA E PER TUTTI GLI ORDINI

3 PRINCIPALI NORME CHE IMPONGONO GLI ADEGUAMENTI IL SUSSEGUIRSI DELLE NORME GENERALI E TECNICHE E DELLE RELATIVE SCADENZE STA DANDO IMPULSO NOTEVOLE AL PROCESSO DI ADEGUAMENTO DELLE PA IN TUTTI I SETTORI DI ATTIVITA Regolamento europeo eidas n. 910/2014/EU in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno che si applicherà a partire dal 1 luglio 2016 Riforma del D. Lgs. 7 marzo 2005 Codice dell Amministrazione Digitale - Lo schema di decreto è stato approvato dal Consiglio dei Ministri ed è attualmente in attesa di essere trasmesso alle Camere DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di conservazione (adeguamento entro aprile 2017) e di protocollo informatico (adeguamento entro 12 ottobre 2015) DPCM 13 novembre 2014 in materia di regole per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni che devono adeguarsi entro il 12 agosto 2016 (18 mesi dall entrata in vigore del provvedimento)

4 IMPATTO DELLE NUOVE NORME Le riforme riguardano le seguenti attività degli ordini: TUTTE! DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI ACCESSO ONLINE ALLE INFORMAZIONI E AI DOCUMENTI EROGAZIONE DEI SERVIZI E IDENTIFICAZIONE DIGITALE ONLINE PAGAMENTI ELETTRONICI ADEGUAMENTO DEI SITI WEB ISTITUZIONALI A STANDARD QUALITATIVI MINIMI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ORIGINALI CON MEZZI INFORMATICI GESTIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DEL DOCUMENTO

5 BREVI CENNI SU ALCUNI ADEMPIMENTI Già scaduti: Quelli che riteniamo piu importanti ADESIONE AL NODO DEI PAGAMENTI-SPC (31/12/2015) REGISTRAZIONE ALLA PIATTAFORMA DEI CREDITI (1/7/2014) ADEGUAMENTO DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO ALLE REGOLE TECNICHE DEL DPCM 3 DIC 2013 (11/10/015) Di prossima scadenza (12/8/ entrata in vigore del DPCM 13/11/2014) ADEGUAMENTO DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE FORMAZIONE DEL DOCUMENTO ORIGINALE DIGITALE

6 PAGAMENTI ELETTRONICI art. 5 CAD (effettuazione di pagamenti con modalità informatiche) così come modificato dall art. 15, comma 1 del D. L. 18/10/2012 convertito dalla L. 17 dicembre 2012 La legge riconosce a cittadini e imprese un vero e proprio diritto soggettivo di effettuare i pagamenti elettronici Tutte le PA e i gestori di pubblici servizi sono tenuti - a partire dal 1 giugno ad accettare i pagamenti ad essi spettanti, a qualsiasi titolo dovuti, anche con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (es: pagamenti tramite bonifici on line, carte di debito, carte di credito o prepagate e ogni altro strumento di pagamento elettronico disponibili). le PA hanno l obbligo di avvalersi per le attività di incasso e pagamento della piattaforma tecnologica per l'interconnessione e l'interoperabilità tra le PA e i Prestatori di Servizi di Pagamento abilitati resa disponibile da AgID e delle piattaforme di incasso e pagamento dei prestatori di servizi di pagamento abilitati.

7 PAGAMENTI ELETTRONICI Linee guida AgID per l effettuazione del pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di servizi pubblici (pubblicate su G.U. n. 31 del 7 febbraio 2014) Il collegamento al Nodo dei Pagamenti-SPC è obbligatorio per le pubbliche amministrazioni e facoltativo per i gestori di pubblici servizi La piattaforma tecnologica Nodo dei Pagamenti-SPC consente di effettuare i pagamenti elettronici verso la PA in conformità all art. 5 del CAD, assicurando l interconnessione e l interoperabilità tra le Pubbliche amministrazioni e i prestatori di servizi di pagamento, attraverso il Sistema Pubblico di Connettività. Le linee guida definiscono le attività che le PA devono mettere in atto per consentire l esecuzione dei pagamenti elettronici, nonché le specifiche dei codici da utilizzare per il pagamento, la riconciliazione e il riversamento delle somme dovute

8 COSA FARE Cosa si sarebbe dovuto fare Scegliere la modalità di adesione Aderire al sistema di pagamenti «pagopa», inviando una lettera di adesione ad AgID entro il 31 dicembre 2015 Cosa si deve ancora fare Programmare le attività di implementazione dei servizi di pagamento entro dicembre 2016 Adeguare il sito istituzionale

9 Piattaforma Certificazione dei Crediti NORME DI RIFERIMENTO - Art.7 Decreto Legge 8 aprile 2013 n.35 (Ricognizione dei debiti contratti dalle pubbliche amministrazioni) e art. 27 D.L. 24 aprile 2014, n.66 (Monitoraggio debiti della PA) CONTENUTO - Le PA, ai fini della certificazione delle somme dovute per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali (cd. crediti commerciali), hanno l obbligo di registrarsi sulla piattaforma elettronica per la gestione telematica del rilascio delle certificazioni, predisposta dal Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della ragioneria generale dello Stato. ADEMPIMENTI Registrazione sulla piattaforma con nomina degli incaricati e comunicazione delle informazioni sul ciclo di vita della fattura. Rilascio della certificazione dei crediti entro 30 gg. dalla richiesta. Comunicazione dei debiti commerciali scaduti nel mese precedente per i quali non sia stato disposto il pagamento, entro il 15 di ogni mese. E obbligatorio anche comunicare tempestivamente l avvenuto pagamento.

10 A cosa serve? COSA FARE Per favorire lo smobilizzo dei crediti vantati dalle imprese nei confronti della P.A., le amministrazioni pubbliche devono certificare, su istanza del creditore, gli eventuali crediti relativi a somme dovute per i crediti commerciali. Il processo di certificazione è totalmente gratuito e gestito tramite la piattaforma elettronica predisposta dal MEF Ragioneria Generale dello Stato In pratica, cosa devono fare gli Ordini? Registrarsi nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) Registrarsi sulla PCC accedendo alla Sezione Pubbliche Amministrazioni del portale Provvedere alle comunicazioni degli elenchi dei crediti Provvedere alle eventuali certificazioni dei crediti certi, liquidi ed esigibili richieste dai creditori (o a rilevarne l insussistenza o l inesigibilità, anche parziale)

11 PROTOCOLLO INFORMATICO Le recenti disposizioni emanate in materia di protocollo e di documento informatico (DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014) impongono alle PA di adeguare i loro sistemi di gestione informatica dei documenti, il manuale di gestione, i modelli organizzativi e archivistici Principali adempimenti scaduti il 12 ottobre 2015 Revisione e aggiornamento dei processi di protocollazione in uso (artt. 53 e segg. del DPR n. 445/2000) Adeguamento organizzativo e funzionale, integrazione del Manuale di gestione, nomina del Responsabile della gestione documentale ed eventualmente anche del Coordinatore (art. 3 DPCM 3/12/2013) Protocollazione diretta delle e delle PEC (art. 40 bis del CAD) e invio dei documenti informatici tramite PEC Conservazione digitale del Registro giornaliero di protocollo (art. 7 DPCM 3/12/2013) Predisposizione fascicoli informatici dei procedimenti con i metadati minimi obbligatori Principali adempimenti in scadenza il 12 agosto 2016 Adeguamento dei sistemi di protocollo agli obblighi di formazione gestione e conservazione dei documenti originali con mezzi informatici

12 COSA FARE INDIVIDUARE LE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE (EVITARE LA DUPLICAZIONE DI ADEMPIMENTI CONSEGUENTI ALLA SUDDIVISIONE IN PIU AOO) NOMINARE IL RESPONSABILE O ANCHE IL COORDINATOREDELLA GESTIONE DOCUMENTALE IMPLEMENTARE IL MANUALE DI GESTIONE E PUBBLICARLO SUL SITO ISTITUZIONALE VERIFICARE LA RISPONDENZA DEL SOFTWARE PER IL PROTOCOLLO E LA GESTIONE DOCUMENTALE AI REQUISITI DI LEGGE EFFETTUARE LA TRASMISSIONE DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO (PACCHETTO FORNITO DAL CNDCEC) E ATTIVARE UN SISTEMA DI CONSERVAZIONE A NORMA

13 OBBLIGO DI FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI Art. 40 CAD (Formazione di documenti informatici ) - Le PA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all art. 71 Questo è il testo modificato dall art. 27 del D. Lgs. n. 235/2010 che ha abrogato l inciso che dispongono di idonee risorse tecnologiche. Dunque l obbligo della formazione informatica degli originali dei documenti della P.A. è stato esteso nei confronti di qualsiasi pubblica amministrazione Previsione di modifica dell art. 40 contenuta nello schema di decreto di riforma del CAD in corso di approvazione: «Le PA formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all art. 71»

14 OBBLIGO DI FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI Il D.P.C.M. 13 novembre 2014 (pubblicato su G.U. del 12 gennaio 2015) contiene le «Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni» Il termine ultimo per l adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti è stato fissato per il 12 agosto 2016: a partire da questa data tutti i documenti originali della PA dovranno essere digitali! NOTA: Anche gli atti che non transitano dal protocollo (es. delibere, determine, verbali, atti interni ) dovranno essere formati, gestiti, trasmessi e conservati secondo le modalità descritte nel DPCM

15 D.P.C.M. 13 NOVEMBRE 2014 Il Decreto stabilisce: Quali sono le modalità per produrre un file digitale che abbia pieno valore legale. In particolare detta le regole tecniche per le produrre le copie dei documenti: copie informatiche di documenti cartacei, copie cartacee di documenti informatici, duplicati e copie informatiche di documenti informatici le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire le caratteristiche di immodificabilità, integrità, disponibilità e riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico NOTA: la stampa del documento e la firma autografa diventano completamente inutili. Le copie cartacee del documento informatico sono prive di valore e hanno il valore di «copia di cortesia»

16 COSA DEVONO FARE GLI ORDINI FORMARE GLI ORIGINALI CON STRUMENTI INFORMATICI FIRMARLI CON FIRMA DIGITALE (QUELLI INTERNI ANCHE CON FIRMA ELETTRONICA AVANZATA ART. 23-TER CAD) PROTOCOLLARLI CORRETTAMENTE ASSOCIANDO IL NECESSARIO RIFERIMENTO TEMPORALE RACCOGLIERE I DOCUMENTI NEI FASCICOLI ELETTRONICI CORRISPONDENTI TRASMETTERLI IN MODALITÀ DIGITALE A PA, IMPRESE, PROFESSIONISTI E PRIVATI PROCEDERE AL VERSAMENTO DEI DOCUMENTI DIGITALI NEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE ATTIVATO DALL ENTE PRESSO UNO DEI CONSERVATORI ACCREDITATI IN AGID

17 COME ORGANIZZARSI RIVEDERE I PROPRI PROCESSI ORGANIZZATIVI E LE MODALITÀ DI GESTIONE DOCUMENTI NOMINARE I RESPONSABILI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE, DELLA CONSERVAZIONE E DELLA SICUREZZA VERIFICARE LA RISPONDENZA DEL SOFTWARE PER IL PROTOCOLLO E DI GESTIONE DOCUMENTALE AI REQUISITI DEFINITI DALLA NORMATIVA ATTIVARE I PROCESSI NECESSARI ALLA CORRETTA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI DOTARE I SOGGETTI CON POTERE DI FIRMA DEI DISPOSITIVI DI FIRMA DIGITALE E ATTIVARE LE FIRME ELETTRONICHE AVANZATE PER IL RESTANTE PERSONALE COINVOLTO NEI PROCEDIMENTI PIANIFICARE I CORSI DI FORMAZIONE PER TUTTO IL PERSONALE