Audit esterno Autorità competente territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi

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1 Audit esterno Autorità competente territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi Estensione dell' audit G F M A M G L A S O N D Impresa alimentare - Efficacia del sistema di rintracciabilità - Adeguatezza della gestione delle Non Conformità ed errori (affidabilità di rilevazione, correzioni, azioni correttive, verifica efficacia) Impianto registrato Reg Ce 852/04 - Efficacia del sistema di rintracciabilità - Adeguatezza della gestione delle Non Conformità ed errori (affidabilità di rilevazione, correzioni, azioni correttive, verifica efficacia) - Efficacia del sistema di rintracciabilità - Efficacia delle procedure di igiene preoperative, operative e post-operative Impianto registrato Reg Ce 852/04 Impianto riconosciuto Reg Ce 853/04 Azienda USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, Efficacia del sistema di rintracciabilità - Efficacia della gestione delle temperature nella conservazione e nella produzione con particolare riferimento ai punti critici individuati - Efficacia del sistema di rintracciabilità Impianto riconosciuto Reg Ce 853/04 DIPARTIMENTO DELLA PREVENZIONE V.le G. Matteotti, 19 IL RESPONSABILE Dr. Pietro Gabbrielli - Efficacia della gestione delle temperature nella conservazione e nella produzione con particolare riferimento ai punti critici individuati Impianto riconosciuto Reg Ce 853/04 Tel Fax p.gabbrielli@usl3.toscana.it

2 - Efficacia del sistema di rintracciabilità - Efficacia della gestione delle temperature nella conservazione e nella produzione con particolare riferimento ai punti critici individuati Impianto riconosciuto Reg Ce 853/04 - Efficacia del sistema di rintracciabilità - Adeguatezza della gestione delle Non Conformità ed errori di processo (affidabilità di rilevazione, correzioni, azioni correttive, verifica efficacia) Impianto riconosciuto Reg Ce 853/04 - Efficacia della gestione del controllo insetti/infestanti - Adeguatezza della gestione dei punti critici di controllo individuati Impianto riconosciuto Reg Ce 853/04 - Efficacia del sistema di rintracciabilità -Adeguatezza della gestione delle Non Conformità ed errori di processo (affidabilità di rilevazione, correzioni, azioni correttive, verifica efficacia) Impianto riconosciuto Reg Ce 853/04 Azienda USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, DIPARTIMENTO DELLA PREVENZIONE V.le G. Matteotti, 19 IL RESPONSABILE Dr. Pietro Gabbrielli Tel Fax p.gabbrielli@usl3.toscana.it

3 Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Estensione dell' audit G F M A M G L A S O N D Autorità competente auditata Verifica dell applicazione del sistema di gestione Qualità nelle UU.FF. U.F. Sanità Pubblica veterinaria VDN Verifica attività e gestione NC AC AP e reclami Cliente Verifica del rispetto del ciclo di programmazione, comprese attività di monitoraggio ed eventuali successive ripianificazioni Verifica del rispetto del ciclo di programmazione, comprese attività di monitoraggio ed eventuali successive ripianificazioni Verifica processo di erogazione del servizio e emissione documenti Verifica documentale tutto il sistema gestione Qualità di Settore e dell attività comune di progettazione Intero Sistema di Gestione per la Qualità x Verifica su rispetto del ciclo di programmazione e riprogrammazione delle attività UF IAN Zona PT e su gestione delle NC/AC/AP sotto il controllo diretto dell UF Verifica su rispetto del ciclo di programmazione e riprogrammazione delle attività UF IAN Zona VdN e su gestione delle NC/AC/AP sotto il controllo diretto dell UF U.F. Sanità Pubblica veterinaria PT U.F. Sanità Pubblica veterinaria PT U.F. Sanità Pubblica veterinaria VDN UU.FF. Sanità Pubblica veterinaria PT e VDN UU.FF. Sanità Pubblica veterinaria PT e VDN UU.FF. Igiene alimenti e PT e VDN U.F. Igiene alimenti e PT U.F. Igiene alimenti e VDN Azienda USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, DIPARTIMENTO DELLA PREVENZIONE V.le G. Matteotti, 19 IL RESPONSABILE Dr. Pietro Gabbrielli Tel Fax p.gabbrielli@usl3.toscana.it

4 Audit interno di supervisione professionale Estensione dell' audit G F M A M G L A S O N D Personale auditato Bse Veterinario area Sanità Animale MVS Veterinario area Sanità Animale Salmonellosi volatili Veterinario area Sanità Animale Processo di controllo ufficiale OSA registrati attraverso i metodi e le tecniche di controllo previsti dal regolamento CE 882/04 - ispezione; campionamento; audit; verifica; sorveglianza e monitoraggio e corretta applicazione dei provvedimenti di cui all art.54 del Regolamento CE 882/04 conseguenti al controllo ufficiale Processo di controllo ufficiale nell ambito della farmacosorveglianza veterinaria x Processo di controllo ufficiale OSA registrati attraverso i metodi e le tecniche di controllo previsti dal regolamento CE 882/04 - ispezione; campionamento; audit; verifica; sorveglianza e monitoraggio e corretta applicazione dei provvedimenti di cui all art.54 del Regolamento CE 882/04 conseguenti al controllo ufficiale. Settore ristorazione pubblica e rivisite e nuove attività anche di altre fasce Accertamenti di competenza IAN nell ambito delle tossinfezioni alimentari Certificazioni per esportazione alimenti e bevande x x x x N 4 Veterinari area Igiene Alimenti Veterinario area Igiene Allevamenti N 6 Tecnici di prevenzione in ambito di Sanità Pubblica veterinaria N 8 Tecnici di prevenzione in ambito Igiene alimenti e nutrizione Medico IAN Medico IAN Azienda USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, DIPARTIMENTO DELLA PREVENZIONE V.le G. Matteotti, 19 IL RESPONSABILE Dr. Pietro Gabbrielli Tel Fax p.gabbrielli@usl3.toscana.it

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6 Azienda USL 3 di Pistoia Dipartimento della Prevenzione Settore Sanità Pubblica Veterinaria Relazione annuale riesame attività di audit ModSV03 Pagina 1 di 4 Rev. 2: 05/11/2010 MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale INDICE 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2011 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo Settembre 2011 Verificare correttezza,efficacia, appropriatezza ed affidabilità del controllo ufficiale effettuato dagli operatori dell U.O. di Igiene degli allevamenti e delle produzioni zootecniche in relazione al conseguimento degli obiettivi previsti dal Regolamento (CE) 882/04. Verificare che i controlli svolti siano effettuati da tutto il personale secondo le norme e le procedure operative approvate e siano adeguatamente documentati. Verificare la congruità, l adeguatezza, l efficacia e l evidenza dei provvedimenti adottati. Individuare la presenza di eventuali aree di miglioramento sulle quali intervenire nel perseguimento delle finalità sopra descritte. 28/09/2011 Verificare correttezza, efficacia, appropriatezza del controllo ufficiale effettuato ai sensi del Reg.882/04 da parte degli operatori afferenti all U.O. Igiene degli allevamenti e produzioni zootecniche riguardanti l uso dei medicinali veterinari con particolare riferimento alla conformità alle disposizioni prese al fine di garantire che i controlli ufficiali siano effettuati nel rispetto della pianificazione e secondo le indicazioni contenute nel S.G.Q. Verificare la corretta applicazione delle metodiche di controllo ufficiale nonché la corretta documentazione e registrazione delle attività di controllo ufficiale. 1

7 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo N AUDIT ESEGUITI Giorni di lavoro per audit Esecuzione di n 1 audit gg per ogni audit CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2011 Audit n.1 Sono stati verificati con esito positivo gli obiettivi generali e specifici prefissati. L operatore è stato in grado di condurre l attività programmata nel rispetto dei criteri di riferimento ed eseguendo le necessarie registrazioni. Raccomandazione : approntare, in analogia a quanto già realizzato per altre materie di competenza dell Area C (mangimi, benessere animale, ecc.), una sistematica e ordinata raccolta informatizzata della normativa relativa alle attività di farmacosorveglianza, da sottoporre a periodico aggiornamento si ravvisa l opportunità di creare sistematicamente un fascicolo per archivio per tutte le entità ( persone fisiche o giuridiche ) oggetto di pregresse verifiche, provvedimenti o sanzioni effettuare un campionamento statisticamente commisurato degli elementi sottoposti a verifica, sia di tipo documentale che materiale Documento Piano di audit 2011 Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2011 Riferimento Audit n.1 ////////////// Documento ///////////// Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT NESSUNA 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) 2

8 NESSUNA 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE NESSUNA 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO In corso il miglioramento della quantità e qualità della normativa fruibile attraverso cartelle informatiche condivise. 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT NESSUNA 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME ############################### 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE NESSUNA 12. NOTE ############################### Data: 23/06/2012 Responsabile del Riesame : Mauro Spedaliere 3

9 Azienda USL 3 di Pistoia Dipartimento della Prevenzione Settore Sanità Pubblica Veterinaria Relazione annuale riesame attività di audit ModSV03 Pagina 1 di 4 Rev. 2: 05/11/2010 MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale x Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2011 Elenco Audit programmati Aprile Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo Giugno Settembre Encefaliti Spongiformi Trasmissibili Verifica della conformità alla programmazione annuale dell attività di controllo da parte del Veterinario ufficiale, verifica della correttezza, efficacia, appropriatezza, affidabilità e omogeneità del controllo ufficiale relativamente al Piano Encefaliti Spongiformi Trasmissibili. Piani Salmonella Verifica della conformità alla programmazione annuale dell attività di controllo da parte del Veterinario ufficiale, verifica della correttezza, efficacia, appropriatezza, affidabilità e omogeneità del controllo ufficiale relativamente ai Piani salmonella negli allevamenti avicoli di tipo industriale. Malattia Vescicolare del suino 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Verifica correttezza, efficacia, appropriatezza, affidabilità e omogeneità del controllo ufficiale relativamente al Piano di eradicazione della Malattia Vescicolare del suino. Verifica della conformità alla programmazione annuale dell attività di controllo da parte del Veterinario ufficiale. Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo Esecuzione audit N audit programmati/n audit eseguiti 100% programmati 3/3 Rispetto della tempistica nell esecuzione dell audit Data effettuazione Audit/data prevista < 30 gg 3/3 100% 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2011 Audit n.01/2011 NON CONFORMITA RILEVATA DURANTE IL CONTROLLO UFFICIALE OSSERVAZIONI: Punto A1 Normativa sulla Scheda di Progettazione A08 non aggiornata, il titolo deve essere modificato perché improprio; Punto A6 - Scheda di progettazione A08 carente per quanto riguarda la lista delle attrezzature necessarie per il controllo; Punto C7 E necessario inviare i risultati delle analisi all allevatore Punto C8 E necessario per la registrazione dell attività trovare una collocazione del controllo dei mangimi per BSE nel programma PF. L attività di controllo ufficiale è stata svolta nel rispetto dei criteri considerati e il giudizio è positivo; sono emerse delle carenze di sistema segnalate dall auditato ai sopraccitati Punto A1, Punto A6, Punto C8. Non sono emersi elementi di non conformità. Si evidenziano comunque le seguenti osservazioni: 1

10 О Inviare puntualmente i risultati delle analisi all allevatore (Punto C7). Audit n.02/2011 NESSUNA NON CONFORMITA RILEVATA DURANTE IL CONTROLLO UFFICIALE OSSERVAZIONI: Punto A1 Scheda di Progettazione A26 non aggiornata nella legislazione(da aggiungere il Reg. 517/2011 che abroga il Reg.1168/2006), assenza di una lista del materiale necessario per il campionamento; Punto A4 Mancata vigilanza sui campionamenti in autocontrollo che devono essere eseguiti su ogni gruppo entro 3 settimane dalla macellazione; Punto A5 La tipologia dell allevamento in BDN (da carne) è diversa da quella reale (centro di svezzamento), mancato inserimento in BDN del campionamento in autocontrollo; Punto B9 Nella compilazione della check-list non sono stati approfonditi alcuni punti quali 1.la presenza di n.3 capannoni non numerati; 2. la presenza di un cumulo di piume/penne vicino ai capannoni; 3. I disinfettanti più adatti per la profilassi della salmonellosi. L attività di controllo ufficiale è stata svolta nel rispetto dei criteri considerati e il giudizio è positivo; sono emerse delle carenze di sistema segnalate dall auditato al sopraccitati Punto A1. Non sono emersi elementi di non conformità. Si evidenziano comunque all auditato le seguenti osservazioni: О Avere maggiore attenzione nella compilazione della check-list (Punto B9) ; О Regolarizzare in BDN la tipologia dell allevamento previo parere referente regionale per i Piani Salmonella (Punto A5) e inserire in BDN il campionamento in autocontrollo (Punto A5). О Vigilare sull esecuzione dei campionamenti in autocontrollo (Punto A4) Audit n.03/2011 NESSUNA NON CONFORMITA RILEVATA DURANTE IL CONTROLLO UFFICIALE OSSERVAZIONI: Punto 1 Scheda di Progettazione A05 da aggiornare. Aggiungere alla lista del materiale: flambatore o idoneo disinfettate, cuffia anti rumore ; Punto 4 L ago-box per la raccolta dei rifiuti è riempito oltre i 2/3 e quindi non può essere più utilizzato, in ufficio non sono presenti contenitori nuovi per la raccolta di rifiuti; Punto 9 Le marche utilizzate per il controllo non sono adatte alla marcatura dei suini, il laccio d acciaio rotto non è stato sostituito da quello di riserva, la busta di plastica per stipare il materiale da postare in allevamento non è idonea allo scopo. Punto 11bis Non nota la presente di rifiuti bruciati presso l entrata dell allevamento, non nota la presenza di tagli all orecchio in alcuni maiali quale segno di riconoscimento. Punto 17 Non è in grado di inserire i P.F. dalla propria postazione informatica. E necessario dotare la postazione informatica del collegamento al programma P.F.. L attività di controllo ufficiale è stata svolta nel rispetto dei criteri considerati e il giudizio è positivo; sono emerse delle carenze di sistema segnalate dall auditato ai sopraccitati Punto 1 e Punto 17. Non sono emersi elementi di non conformità. Si evidenziano comunque all auditato le seguenti osservazioni: О Avere maggiore attenzione nella gestione quotidiana dei rifiuti (Punto 4); О Ordinare i contenitori per la raccolta dei rifiuti per tempo evitando che l ufficio ne rimanga sprovvisto (Punto 4); О E necessario ordinare marche auricolari adatte per la marcatura dei suini (Punto 9); О E necessario dotare l ufficio di un laccio d acciaio di riserva funzionante (Punto 9); О E opportuno utilizzare un contenitore rigido per il materiale da portare in allevamento (Punto 9); О Ai fini dell inquinamento ambientale è importante segnalare il divieto dello smaltimento dei rifiuti tramite incenerimento (Punto 11bis); E importante segnalare eventuali pratiche vietate per il benessere animale quale il taglio delle orecchie come segno di riconoscimento (Punto 11bis). Documento Rapporti di audit n A01/2011, 02/2011, 03/2011. Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2

11 Riferimento / Audit n.1 / Audit n.2 / Documento / Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT / 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE / Audit A01/2011 Punto A1 Normativa sulla Scheda di Progettazione A08 non aggiornata, il titolo deve essere modificato perché improprio; (Comunicazione 20 aprile 2011) Punto A6 - Scheda di progettazione A08 carente per quanto riguarda la lista delle attrezzature necessarie per il controllo; (Comunicazione 20 aprile 2011) Punto C7 E necessario inviare i risultati delle analisi all allevatore Punto C8 E necessario per la registrazione dell attività trovare una collocazione del controllo dei mangimi per BSE nel programma PF. (PF 49) Audit 02/2011 Punto A1 Scheda di Progettazione A26 non aggiornata nella legislazione(da aggiungere il Reg. 517/2011 che abroga il Reg.1168/2006), assenza di una lista del materiale necessario per il campionamento; (Comunicazione 29 luglio 2011) Punto A4 Mancata vigilanza sui campionamenti in autocontrollo che devono essere eseguiti su ogni gruppo entro 3 settimane dalla macellazione; (Cambio di tipologia in data ) Punto A5 La tipologia dell allevamento in BDN (da carne) è diversa da quella reale (centro di svezzamento), mancato inserimento in BDN del campionamento in autocontrollo; (Cambio di tipologia in data ) Punto B9 Nella compilazione della check-list non sono stati approfonditi alcuni punti quali 1.la presenza di n.3 capannoni non numerati; 2. la presenza di un cumulo di piume/penne vicino ai capannoni; 3. I disinfettanti più adatti per la profilassi della salmonellosi. (comunicazione del 27 gennaio 2012). Audit 03/2011 Punto 1 Scheda di Progettazione A05 da aggiornare. Aggiungere alla lista del materiale: flambatore o idoneo disinfettate, cuffia anti rumore ; (comunicazione del e del ) Punto 4 L ago-box per la raccolta dei rifiuti è riempito oltre i 2/3 e quindi non può essere più utilizzato, in ufficio non sono presenti contenitori nuovi per la raccolta di rifiuti; (comunicazione del ) Punto 9 Le marche utilizzate per il controllo non sono adatte alla marcatura dei suini, il laccio d acciaio rotto non è stato sostituito da quello di riserva, la busta di plastica per stipare il materiale da postare in allevamento non è idonea allo scopo. (comunicazione del ) Punto 11bis Non nota la presente di rifiuti bruciati presso l entrata dell allevamento, non nota la presenza di tagli all orecchio in alcuni maiali quale segno di riconoscimento. (comunicazione del ) Punto 17 Non è in grado di inserire i P.F. dalla propria postazione informatica. E necessario dotare la postazione informatica del collegamento al programma P.F. (Risolto fine 2011). 3

12 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Anche nel 2012 sono previste riunioni d Area A trimestrali per coinvolgere maggiormente i colleghi che non si occupano specificatamente di sicurezza alimentare per: - precisare le procedure comuni adottate nelle due zone; - controllare la modulistica adottata nelle due zone; - condividere gli obiettivi da raggiungere; - aggiornamento legislativo. 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME / / 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE Il programma annuale 2011 è stato concluso nei tempi previsti. 12. NOTE Data prot.1338/vet Responsabile del Riesame Luigi Valter Cino 4

13 RELAZIONE ANNUALE DI RIESAME DELL ATTIVITÀ DI AUDIT (Modello n.14 dell allegato al Decr. Dirig. Reg. Toscana n 4443 del 16/06/09) Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale INDICE 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT... 4 A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE NOTE... 5 Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

14 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO_2011_ Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo Giugno Audit n.1-2 (n.1) 24/06-27/06 (n.2) 29-30/06 Luglio Audit n.3 Settembre Audit n.4-5 Ottobre Audit 6-7 Novembre Audit 8-9 Garantire il raggiungimento degli obbiettivi previsti da regolamento (CE) 882/04 nel territorio di competenza, attraverso l uniforme, conforme, efficace ed appropriata esecuzione dei controlli ufficiali. (n.3) 21-22/07 (n.4) 13-14/09 (n.5) 28-29/09 (n.6) 25-26/10 (n.7) rinviato (n.7) 24-25/11 (n.8) 29-30/11 (9) rinviato Dicembre (n.9) 14-15/12 garantire uniformità di controllo ufficiale da parte di tutti i professionisti; garantire la conformità, l efficacia e l appropriatezza dei controlli ufficiali (settore ristorazione pubblica + rivisite e nuove attività anche altre fasce) 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo Garantire il raggiungimento degli obbiettivi previsti da regolamento (CE) 882/04 nel territorio di competenza, attraverso l uniforme, conforme, efficace ed appropriata esecuzione dei controlli ufficiali. 9 operatori auditati / anno 100% A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2011 Audit n.1 Audit n.2 Audit n.3 Nessuna non conformità Nessuna osservazione Nessuna NC Si propongono le seguenti osservazioni: 1. Il modello MD 07 PT, nella versione cartacea ha spazi uguali e predefiniti per la descrizione delle evidenze; si osserva l opportunità anche al fine di maggior chiarezza di lettura l OSA - di una distribuzione degli spazi adattata o adattabile alla complessità o numerosità delle evidenze che si preveda raccogliere (artt. 9 e 54 Reg. CE 882/2004). Nessuna non conformità Nessuna osservazione Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

15 Audit n.4 Nessuna NC. Si propongono le seguenti osservazioni: 1. Si osserva l opportunità dell uso dello strumento check list (si dà atto che il mandato dell ispezione finalizzata alla categorizzazione non dà spazio per strutturare la lista di riscontro in coerenza ad una tempistica predefinita per il controllo); 2. Il modello MD 07 PT, nella versione cartacea ha spazi uguali e predefiniti per la descrizione delle evidenze; si osserva l opportunità anche al fine di maggior chiarezza di lettura l OSA - di una distribuzione degli spazi adattata o adattabile alla complessità o numerosità delle evidenze che si preveda raccogliere (artt. 9 e 54 Reg. CE 882/2004). Audit n.5 Audit n.6 Nessuna NC Nessuna osservazione (si dà atto che il mandato dell ispezione finalizzata alla categorizzazione non dà spazio per strutturare la lista di riscontro in coerenza ad una tempistica predefinita per il controllo Nessuna NC. Si propongono le seguenti osservazioni: 1. Si osserva l opportunità dell uso dello strumento check list (si dà atto che il mandato dell ispezione finalizzata alla categorizzazione non dà spazio per strutturare la lista di riscontro in coerenza ad una tempistica predefinita per il controllo); 2. Il modello MD 07 PT, nella versione cartacea ha spazi predefiniti per la descrizione delle evidenze; si osserva l opportunità anche al fine di maggior chiarezza di lettura l OSA - di una distribuzione degli spazi adattata o adattabile alla complessità o numerosità delle evidenze che si preveda raccogliere (artt. 9 e 54 Reg. CE 882/2004). Audit n.7 Audit n.8 Nessuna non conformità Nessuna osservazione Nessuna non conformità Nessuna osservazione A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, Audit n.9 Nessuna non conformità Nessuna osservazione Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2011 Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Riferimento # Audit n.1 # Documento # Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

16 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT Si dà atto delle difficoltà oggettive di impiego della modulistica cartacea per la redazione del rapporto CUA, rilevata in particolare dai TdP della z/d Pistoiese 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) nessuna 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Il programma è stato, completato sia pure con modifica del crono programma, recuperando gli audit non effettuati nel STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO # A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT # 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Nessuna procedure e strumenti in uso (portatile per la redazione del rapporto CUA) sono in via di omogeneizzazione. 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE Cronoprogramma Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

17 12. NOTE # Data: 27/12/2011 Responsabile del Riesame (Paolo Incerpi) A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

18 RELAZIONE ANNUALE DI RIESAME DELL ATTIVITÀ DI AUDIT AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2011 (Modello n.14 dell allegato al Decr. Dirig. Reg. Toscana n 4443 del 16/06/09) Audit interni SGQ Autorità competente territoriale INDICE 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT... 4 A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE NOTE... 6 Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

19 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2011 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo marzo Intero Sistema di Gestione per la Qualità 1 07/03/2011 luglio Verifica su rispetto del ciclo di programmaz. delle attività UF IAN Zona VdN e su 26/07/2011 gestione delle NC/AC/AP sotto il controllo diretto dell UF 2 Intero Sistema di Gestione per la Qualità 1 Verifica su rispetto del ciclo di programmaz. delle attività UF IAN Zona VdN e su gestione delle NC/AC/AP sotto il controllo diretto dell UF 2 Verifica su rispetto del ciclo di Verifica su rispetto del ciclo di programmaz. programmaz. delle attività UF IAN delle attività UF IAN Zona PT e su gestione ottobre 29/10/2011 Zona PT e su gestione delle delle NC/AC/AP sotto il controllo diretto NC/AC/AP sotto il controllo diretto dell UF 2 dell UF 2 Note: 1- verifica di implementazione del Sistema di Gestione per la Qualità a norma dei requisiti di cui ai capitoli 4, 5, 6, 7 e 8 della norma UNI EN ISO 9001: verifica conformità rispetto ai requisiti di cui ai punti 7.4, 7.5, 7.6, 8.1, 8.2, 8.3, 8.5 della norma UNI EN ISO 9001: RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento Esecuzione 100% degli audit programmati obiettivo n audit programmati / n audit svolti 100 % (3 su 3) A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, Settore Igiene degli Alimenti e 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO: 2011 Audit n.1/2011 (su intero settore IAN) Rapporto conforme agli obiettivi indicati nella programmazione annuale. Non Conformità rilevate: a) UNI EN ISO 9001:2008, punto 7.5.3: non risulta tracciabile completamente l intero processo e non risulta presente un verbale di sopralluogo richiamato nel provvedimento di revoca provvisoria della chiusura (pratica NAS del 20/02/11) : aperta NC n 81 del 07/03/2011: vedi gestione NC; b) UNI EN ISO 9001:2008, punto 6.2: Non risultano sempre chiare le modalità e le attività di verifica di efficacia della formazione : aperta NC n 89 del 04/04/2011: vedi gestione NC; c) UNI EN ISO 9001:2008, punti 4.1 e 7.5: Non risulta completamente sotto controllo il processo di gestione del Sistema Rapido di Allerta; infatti l allerta del 21 gennaio (006/IP) non risulta chiusa sul registro mentre in effetti lo è stata : aperta NC n 83 del 07/03/2011; vedi gestione NC. Raccomandazioni/Osservazioni espresse: 1) Opportuno meglio chiarire e verificare se tutti gli operatori conoscono le stesse regole per le attività in reperibilità : ai Tecnici della Prevenzione reperibili di ciascuna Zona, non appartenenti all UF IAN, è stata inviata la rev.2 dell IO SARAM Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

20 Audit n.2/2011 (su UF IAN zona/distr. Valdinievole) Audit n.3/2011 (su UF IAN zona/distr. Pistoiese) in servizio di pronta disponibilità e i documenti applicativi in essa richiamati e, successivamente, le griglie di intervento per la casistica riconducibile alla sfera d intervento del Settore IAN. 2) opportuno meglio formalizzare i requisiti per il personale che svolge attività di controllo ufficiale : revisionato l All.02 al Manuale della Qualità Ruoli, funzioni e responsabilità indicando, per professionali che svolgono attività di controllo ufficiale, i requisiti necessari per lo svolgimento di tale attività. 3) Opportuno meglio formalizzare motivi di partecipazione e/o esclusione del personale dai percorsi formativi : osservazione presa in carico e gestita congiuntamente con la non conformità n 89 di cui al precedente punto b). Rapporto conforme agli obiettivi indicati nella programmazione annuale e alle modalità esecutive vigenti nel S.G.Q. al momento della verifica. Nessuna Non Conformità rilevata. Raccomandazioni/Osservazioni espresse: 1) Si osserva l opportunità che la prevista revisione del Manuale riguardi anche i riferimenti incrociati del precedente Manuale di accreditamento regionale : sono stati eliminati i riferimenti obsoleti al Manuale di accreditamento regionale, ormai superato, nel corso dell attuazione dell AP88 sulla modifica del Manuale, già precedentemente intrapresa. Rapporto conforme agli obiettivi indicati nella programmazione annuale e alle modalità esecutive vigenti nel S.G.Q. al momento della verifica. Non Conformità rilevate: 1) UNI EN ISO 9001:2008, punto 7.5.3: non risulta pienamente garantita la tracciabilità del prodotto fino alla fase del suo rilascio per quanto riguarda l attività di prelievo campioni e la comunicazione dei relativi esiti analitici alle ditte oggetto di controllo : aperta NC n 101 del 29/10/11: vedi gestione NC al successivo cap.7 di questa relazione Raccomandazioni/Osservazioni espresse: 1) ) UNI EN ISO 9001:2008, punti 7.1 e 7.4: L UF ha previsto un controllo mensile sulla corretta compilazione e salvataggio dei Registri a carico del RAQ (NC 81). Si suggerisce di completare tale controllo con un monitoraggio periodico volto a verificare il rispetto dei tempi previsti da struttura/norme per adempimenti risultanti dai registri (verifica prescrizioni/invio sanzioni non pagate/acquisizione referti d analisi e comunicazione alle ditte) : AP n 100 2) La gestione della NC n 81 risulterebbe migliorata prevedendo un sistema volto a distinguere nei documenti le sigle dei soggetti con nome e cognome con iniziali identiche. Assicurarsi che anche i documenti interni siano univocamente identificati 3) aperta AP n 99, relativa a una osservazione effettuata dagli auditores nel corso dell audit interno del 29/10/2011 riguardante l individuazione di un sistema volto a distinguere nei documenti le sigle dei soggetti con Nome e cognome con iniziali identiche. Nel corso della riunione di UF del 10 novembre 2011 si è stabilito di adottare il sistema di siglare i documenti: Franca Moretti =FrM, Fabio Morandini = FM, Massimiliano Fedi =MF e Marco Fedi MF1. La verifica di efficacia del nuovo sistema di siglatura dei documenti è prevista,a campione, entro la fine di aprile 2012 Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

21 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2011 Riferimento Audit n.1: verifica ispettiva di mantenimento della Certificazione UNI EN ISO 9001:2008: verifica del 11/05/2011 di Bureau Veritas Nessuna non conformità Osservazioni: 1) Si raccomanda di esplicitare meglio nel cronoprogramma le azioni direttamente collegate ai macro-obiettivi posti in fase di progettazione : osservazione relativa ai progetti in ambito nutrizionale: predisposto un apposito modello di Settore (MD30), da utilizzare per i progetti di intervento. 2) Si raccomanda di farsi consegnare dal fornitore incaricato i certificati di taratura dello strumento utilizzato per la manutenzione delle apparecchiature di monitoraggio e misurazione : vedi punto 6 del verbale di riunione del Direttivo di Settore IAN del 26/10/11: acquisizione dei certificati degli strumenti di riferimento per la certificazione dei termometri; impossibilità di fare altrettanto per la taratura degli strumenti di misurazione del peso. 3) Valutare la possibilità di descrivere in un unico modulo le attività progettuali incluse le fasi di verifica, riesame e validazione : osservazione relativa ai progetti in ambito nutrizionale: predisposto un apposito modello di Settore (MD30), da utilizzare per i progetti di intervento. Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT Audit n 3: è stata rilevata, da parte dell organizzazione, l opportunità che i verificatori, sebbene comunque esterni all UF oggetto di verifica ispettiva, non abbiano alcun ruolo all interno del Settore IAN complessivamente inteso. 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Nessuna Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

22 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE NC/AC n 89: predisposta, approvata e introdotta in uso la rev.2 della procedura PS09 sulla formazione del personale; AC adottata il 26/10/11; verifica di efficacia prevista nel corso del primo audit interno dell anno 2012 che valuterà il processo di formazione nel Settore IAN. NC n 97 relativa al monitoraggio dei registri dell UF IAN: può considerarsi chiusa per quanto riguarda la verifica periodica dei registri, e la verifica dei carichi di lavoro mentre non è stato ancora individuato il personale a cui attribuire il monitoraggio di alcuni dei registri oggetto di verifica. AP n 99: relativa a una osservazione effettuata dagli auditores nel corso dell audit interno del 29/10/2011 riguardante l individuazione di un sistema volto a distinguere nei documenti le sigle dei soggetti con Nome e cognome con iniziali identiche. Nel corso della riunione di UF del 10 novembre 2011 si è stabilito di adottare il sistema di siglare i documenti: Franca Moretti =FrM, Fabio Morandini = FM, Massimiliano Fedi =MF e Marco Fedi MF1. La verifica di efficacia del nuovo sistema di siglatura dei documenti è prevista,a campione, entro la fine di aprile 2012 AP n 100: relativa a una osservazione effettuata dagli auditores nel corso dell audit interno del 29/10/2011 e concernente il monitoraggio periodico volto a verificare il rispetto dei tempi previsti da struttura / norme per adempimenti risultanti dai registri (verifica prescrizioni/ invio sanzioni non pagate/ acquisizione referti d analisi e comunicazione alle ditte) a tal proposito è stato modificato,in via sperimentale, il registro di controllo ufficiale, per quanto riguarda la sezione scadenza prescrizioni, inserendo tramite un appropriata formula e un semaforo che indichi, sia visivamente che numericamente, i giorni rimanenti per l effettuazione della verifica prescrizione. La sperimentazione ha portato risultati positivi con la previsione di utilizzo del semaforo anche per i registri sanzioni amministrative e campionamento nelle sezioni relative all invio sanzioni scadute e trasmissione referti analitici. Tali modifiche potranno essere effettuate entro fine febbraio. NC n 101: relativa a una non conformità effettuata dagli auditores nel corso dell auditt interno del 29/10/201: Non risulta pienamente garantita la tracciabilità del prodotto fino alla fase del suo rilascio per quanto riguarda l attività di prelievo campioni e la comunicazione dei relativi esiti analitici alle ditte oggetto di controllo. Nel corso della riunione del 10 Novembre 2011 sono stati risocializzati, a tutto il personale, i precorsi concordati per la comunicazione degli esiti analitici alle ditte prevedendo una verifica periodica trimestrale, in occasione delle verifiche programmate per il monitoraggio dell attività tra il registro campioni e il registro protocollo con verifica di efficacia a fine giugno A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, Settore Igiene degli Alimenti e Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Vedi relazioni istruttorie e verbali dei Riesami della Direzione per gli anni 2011 e 2012 Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

23 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Il programma di audit svolto nel 2011 e la progressiva maturazione del livello di esperienza degli auditores disponibili internamente rende possibile un ulteriore aumento del livello di indipendenza dei verificatori, visto anche quanto previsto al punto 5; per l elaborazione del programma di audit interni sul SGQ del 2012 gli auditores aziendali proverranno interamente da ambiti diversi dalle UUFF del Settore IAN, anche per quanto riguarda le verifiche effettuate su singole UF. 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Vedi relazioni istruttorie e verbali dei Riesami della Direzione per gli anni 2011 e ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI AUDIT ANNUALE nessuna A.USL 3 di Pistoia C.F. P. IVA Via Sandro Pertini, NOTE nessuna Settore Igiene degli Alimenti e Data: 24 gennaio 2012 Responsabili del Riesame: Maurizio D Ulivo Massimiliano Fedi Zona/Distretto Pistoiese: Via Matteotti,19 Tel Fax Dr.ssa Paola Picciolli p.picciolli@usl3.toscana.it Zona/Distretto della Valdinievole: Via IV Maggio Ponte Buggianese Tel Fax D.ssa Monica Tognarelli m.tognarelli@usl3.toscana.it Sistema di gestione per la Qualità MD22 Relazione annuale riesame attività di audit Rev 01 del 21/11/09

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30 Azienda USL 3 di Pistoia Dipartimento della Prevenzione Settore Sanità Pubblica Veterinaria Relazione annuale riesame attività di audit ModSV03 Pagina 1 di 4 Rev. 2: 05/11/2010 MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi 1

31 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2011 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo Marzo Garantire uniformità del controllo da parte dei veterinari impegnati nel 21 marzo Maggio controllo ufficiale del settore sicurezza alimentare utilizzando i metodi e le 19 maggio tecniche di controllo previsti dal Giugno regolamento CE 882/04 Garantire la conformità alla norma, 15 giugno Settembre l efficacia e l appropriatezza dei controlli ufficiali eseguiti anche mediante 23 settembre compilazione di check list Verificare che i controlli ufficiali eseguiti rispondano alla pianificazione annuale, alla frequenza dei controlli programmati Verificare che i controlli siano adeguatamente documentati (check list, registro attività veterinaria, registrazioni di non-conformità e successivo follow-up e debitamente registrati e che i provvedimenti adottati risultino adeguati ed efficaci Garantire la corretta applicazione dei provvedimenti previsti dall art.54 del Regolamento CE 882/04 conseguenti al controllo ufficiale secondo le indicazioni contenute nel S.G.Q. Garantire uniformità del controllo da parte dei veterinari impegnati nel controllo ufficiale del settore sicurezza alimentare utilizzando i metodi e le tecniche di controllo previsti dal regolamento CE 882/04 Garantire la conformità alla norma, l efficacia e l appropriatezza dei controlli ufficiali eseguiti anche mediante compilazione di check list Verificare che i controlli ufficiali eseguiti rispondano alla pianificazione annuale, alla frequenza dei controlli programmati Verificare che i controlli siano adeguatamente documentati (check list, registro attività veterinaria, registrazioni di non-conformità e successivo follow-up e debitamente registrati e che i provvedimenti adottati risultino adeguati ed efficaci Garantire la corretta applicazione dei provvedimenti previsti dall art.54 del Regolamento CE 882/04 conseguenti al controllo ufficiale secondo le indicazioni contenute nel S.G.Q. 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo Nr. Audit eseguiti Esecuzione di n 4 audit 100 Giorni di lavoro per audit 3 gg per ogni audit CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2011 Audit n. 1 In sede di audit di supervisione sono stati verificati con esito positivo gli obiettivi prefissati. L operatore è stato in grado di eseguire l attività programmata nel rispetto dei criteri di riferimento ed eseguendo le necessarie registrazioni. Non conformità: Il registro attività controllo ufficiale non è quello previsto dal sistema controllo qualità [All.B16 (all.8)] Audit n. 2 In sede di audit di supervisione sono stati verificati con esito positivo gli obiettivi prefissati. L operatore è stato in grado di eseguire l attività programmata nel rispetto dei criteri di riferimento ed eseguendo le necessarie registrazioni. Raccomandazione: nelle check list non sempre vengono riportate tutte le evidenze riscontrate. Si ritiene opportuno che tutte le evidenze riscontrate, nel corso dell ispezione e/o della verifica, vengano registrate nel campo note delle check list al fine di dettagliare meglio in controllo. 2