PASSEPARTOUT WELCOME FRONT OFFICE GESTIRE LA PRENOTAZIONE GESTIRE IL CLIENTE GESTIRE IL CHECK-OUT

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1 PASSEPARTOUT WELCOME Passepartout Welcome è il gestionale per hotel completo e flessibile, studiato e sviluppato per garantire una risposta concreta alle esigenze di organizzazione e controllo di tutte le tipologie di strutture ricettive. Molto più di un semplice gestionale per albergo, Passepartout Welcome consente di tenere sotto controllo l intera attività, dalla prenotazione, al booking on-line, dal back office all analisi dei dati per un efficace revenue management. Interfacciabile con tutti i sistemi presenti nell albergo, il software hotel diventa il cuore della struttura ricettiva. FRONT OFFICE GESTIRE LA PRENOTAZIONE La gestione della prenotazione è completa in tutte le sue fasi, dalla richiesta di informazioni al check out, ed è svolta in maniera facile ed intuitiva attraverso planning e quadri grafici. Gli automatismi avanzati previsti dalla configurazione del software permettono di facilitare il lavoro di front office riducendo al minimo la possibilità di errore per qualsiasi addetto. In pochi passaggi si può preparare ed inviare un preventivo dettagliato in base alle richieste del cliente. Passepartout Welcome garantisce una gestione avanzata del credito liberamente configurabile in ogni suo aspetto così come contratti ed allotment con agenzie viaggi ed aziende. I pacchetti di servizi, anche con caratteristiche complesse, sono facilmente configurabili ed ancora più semplicemente applicabili. La gestione dei listini, flessibile ed intuitiva, prevede la possibilità di impostare speciali regole di utilizzo e variazioni in base a parametri determinati. Il controllo avanzato delle politiche di prezzo facilita la vendita a qualsiasi utilizzatore e limitarne il margine di errore. La gestione delle offerte permette di applicare automaticamente condizioni economiche particolari se si verificano le condizioni previste dall offerta stessa. La compilazione e la stampa delle schedine di Pubblica Sicurezza, grazie alle funzioni avanzate delle schede cliente, avviene in maniera rapida e precisa ed il file per l invio telematico dei dati al server della Questura viene creato automaticamente dal software. GESTIRE IL CLIENTE Passepartout Welcome è un software per hotel orientato alla gestione ottimale del cliente, uno strumento affidabile per tutte le attività di customer relationship management. Un anagrafica completa e dettagliata permette di registrare tutte le informazioni utili per il proprio tipo di attività, le preferenze del cliente in qualsiasi ambito, i motivi del soggiorno, le aziende, l agenzia, il gruppo familiare a cui è legato. Tutti i dati contenuti in archivio sono poi utilizzabili per ricerche finalizzate ad attività di marketing per cui Passepartout Welcome rappresenta un ottimo strumento, grazie alle sue funzionalità di mailing per l'invio di comunicazioni promozionali personalizzate e per il controllo delle campagne intraprese. Conoscere il proprio cliente, attivare campagne promozionali rivolte ai prospect, anticipare le esigenze di chi frequenta la propria struttura ed offrire servizi personalizzati rappresenta un passo fondamentale per allargare la propria presenza sul mercato. GESTIRE IL CHECK-OUT Passepartout Welcome propone un sistema di gestione del conto e fatturazione veloce, immediato ma soprattutto flessibile, pensato per rispondere alle diverse esigenze della struttura ricettiva da cui è utilizzato e del cliente a cui viene fatto il check out. Gestire sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all altra o da un ospite all altro, effettuare conti per singolo cliente, famiglie oppure interi gruppi è facile ed alla portata di tutti gli utenti che ne hanno le autorizzazioni.

2 BACK OFFICE GESTIONE DEI REPARTI Il software per hotel Passepartout Welcome offre gli strumenti indispensabili per gestire al meglio tutti i reparti della struttura ricettiva come stampe di servizio,pianificazione delle risorse, stampe ISTAT del modello C59, C60 e Tavola A. Fra le ricerche, personalizzabili e stampabili in base alle proprie esigenze, ci sono ad esempio la situazione clienti, partenze arrivi e presenti in casa, la situazione delle prenotazioni, la pianta del giorno, la situazione delle camere per le governanti, il riepilogo degli interventi per il manutentore. Ma, soprattutto, il programma consente di impostare stampe di servizio completamente personalizzate e di salvarle per poterle visualizzare e stampare ogni giorno sui dati aggiornati. LA GESTIONE DEI CLIENTI Passepartout Welcome permette di controllare l accesso del personale al gestionale per l hotel e di consentirlo solo previa autenticazione. E possibile creare diverse categorie a cui collegare i singoli utenti che determinano i permessi e le autorizzazioni sulle differenti aree del programma: ogni categoria (ricevimento, amministrazione, personale di sala, ecc.) può essere abilitata o inibita allo svolgimento di specifiche azioni. L impostazione dei permessi è estremamente semplice, è sufficiente inserire o togliere i flag delle singole voci dall elenco dettagliato delle operazioni eseguibili. Passepartout Welcome dispone inoltre di un archivio dove vengono registrate tutte le operazioni svolte da ciascun operatore, anche sulla gestione della prenotazione, complete di data ed ora in cui sono state eseguite.

3 HOTEL ON LINE WEB BOOKING Tecnologicamente avanzato, Passepartout Welcome dispone di un sistema di booking on-line che gestisce la vendita di camere via web direttamente dal gestionale, non tramite programmi esterni ma dalla stessa interfaccia utilizzata per il front office del software per hotel. Il cliente potrà consultare prezzi e disponibilità, visualizzare la descrizione e le foto delle stanze, richiedere eventuali extra, prenotare la camera, effettuare un pagamento anticipato o un acconto, in maniera sicura e certificata, tramite transazioni on-line attraverso i principali circuiti che offrono questo servizio. Il booking engine del gestionale permette di impostare le disponibilità direttamente dal software hotel garantendo così un quadro globale delle camere comprensivo dell on-line e delle prenotazioni ricevute dai canali tradizionali. Le prenotazioni effettuate tramite il web booking sul sito vengono trasferite automaticamente all interno del gestionale, eliminando l onere dell inserimento manuale delle prenotazioni nel planning di periodo. Una volta confermate le prenotazioni è sufficiente assegnare loro il numero di camera e vengono visualizzate sul planning tutte le condizioni richieste dal cliente e le relative informazioni. CHANNEL MANAGER Passepartout Welcome permette di pubblicare sui principali portali di prenotazioni on-line, direttamente dal gestionale, il contingente di camere desiderato ed i relativi prezzi. Non è così più necessario collegarsi ad internet tramite il browser ed accedere ai singoli portali per pubblicare la disponibilità di camere libere: questa operazione può essere eseguita direttamente dal programma con un semplice click del mouse, configurando i portali su cui si desidera pubblicare le proprie disponibilità. Grazie a questo performante channel manager le disponibilità vengono sincronizzate con tutti i portali configurati, le rette sono sempre in linea con quelle esistenti nel gestionale e lo stesso prezzo può essere condiviso su più portali per mantenere la Best Available Rate. L integrazione delle Online Travel Agency conpassepartout Welcome, consente di ricevere le prenotazioni direttamente nel programma, con un notevole risparmio in termini di tempo e di possibili errori dovuti a trascrizione. Per ogni prenotazione effettuata è possibile far sì che venga diminuito automaticamente il contingente di camera su tutti i portali. SITO L integrazione di Passepartout Welcome con Passepartout Passweb permette di realizzare e gestire un sito web per la struttura ricettiva caratterizzato da facilità di aggiornamento dei contenuti e dei listini, dalla possibilità di inserire offerte speciali, di inviare newsletter promozionali ai propri clienti, di inserire nuove foto nella galleria. L applicazione è stata pensata e realizzata avendo come obiettivi prioritari la semplicità di utilizzo, l interattività e l intuitività del sistema di gestione. Passepartout Passweb è stato sviluppato in modo tale che chi lo utilizza abbia sempre la percezione immediata di come sarà la sua pagina web, anche durante le fasi di aggiornamento dei contenuti. Grazie all'integrazione del software per hotel con Passepartout Passweb è possibile realizzare siti per strutture ricettive di varie tipologie e con tutte le funzioni necessarie alla vendita on-line. Sono disponibili numerose proposte di template grafico WELCOME MOBILE Passepartout Welcome è utilizzabile e consultabile tramite device mobile, è ottimizzato per smartphone e tablet con sistema operativo Android ed Apple. Questo permette di poter accedere alle funzionalità di maggior utilizzo da qualsiasi punto della struttura ed anche comodamente da casa propria o in viaggio. Per chi gestisce la struttura sono disponibili tutte le funzionalità più utilizzate di inserimento prenotazione, addebiti e consultazione statistiche. Per il personale della struttura, invece, delle utilità per effettuare addebiti, indicare la manutenzione o lo stato di riassetto della camera in tempo reale

4 TUTTO SOTTO CONTROLLO CENTRI DI RICAVO Passepartout Welcome è il software per hotel che permette una gestione precisa ed integrata di tutti i centri di ricavo presenti nella struttura ricettiva. E possibile coordinare l attività di parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini per transfert e tante altre tipologie di accessori tramite quadri grafici e planning dove visualizzare tutte le risorse, singolarmente oppure suddivise per tipologia. La prenotazione di un servizio o l affitto di un accessorio è collegabile alla prenotazione camere permettendo così di avere un unico conto comprendente sia gli addebiti relativi al soggiorno che gli addebiti relativi agli accessori prenotati. Passepartout Welcome permette di organizzare manifestazioni ed eventi, grazie ad una gestione completa di sale, allestimenti, attrezzature e servizi di bar e ristorantecompletamente integrata al gestionale per l albergo. Per le strutture con sala ristorante interna è possibile configurare piatti e menu e stamparli in cinque lingue differenti, effettuare il conteggio dei piatti ordinati, le stampe riepilogative per camerieri e cucina, il conto ristorante con emissione immediata del documento fiscale o con addebito diretto in camera. E inoltre possibile gestire i punti di addebito in maniera rapida ed intuitiva tramite un apposita maschera, utilizzabile anche in modalità touch screen, in cui associare ad alcuni bottoni gli articoli di maggior utilizzo per velocizzare l operazione di caricamento. MAGAZZINO Passepartout Welcome permette di gestire il magazzino, direttamente dal gestionale hotel, in maniera unitaria o specifica per centro di produzione mantenendo separate le scorte di bar, ristorante e di eventuali punti cassa. Lo scarico di magazzino degli articoli può avvenire automaticamente al momento dell utilizzo, oppure possono essere registrate varie tipologie di documento che caricano e scaricano il magazzino come bolle e fatture fornitore. Per semplificare e velocizzare la consultazione delle scorte, il programma prevede una tabella riepilogativa di tutti gli articoli presenti a magazzino e una scheda, disponibile per ciascun articolo, riportante il quantitativo collocato in ogni magazzino, il valore della merce stoccata, il ricarico ottenuto. SISTEMI INTEGRATI Per rendere ancora più veloce e precisa la gestione della struttura e dei servizi offerti, Passepartout Welcome può essere interfacciato con tutti i dispositivi hardware presenti come centralini telefonici, sistemi di controllo accessi, Pay TV, servizi di addebito e domotica. È possibile abilitare il cliente all accesso ai servizi, in base al tipo di soggiorno o a particolari convenzioni, generare la tessera di apertura porte direttamente al momento del check-in sul gestionale, utilizzare dispositivi di acquisizione dati ed infine addebitare l utilizzo dei servizi sul conto del cliente in automatico senza bisogno di registrazioni manuali: i movimenti generati dai dispositivi vengono valorizzati ed addebitati direttamente sul conto del cliente.

5 ANALISI DATI ANALISI DELLA PRODUZIONE I dati acquisiti sul cliente, le informazioni relative alle sue preferenze e abitudini di acquisto, sono strategiche per qualunque attività ricettiva, Passepartout Welcome è il gestionale per hotel studiato per permettere una analisi avanzata di tutti i dati prodotti dalle attività di gestione della struttura ricettiva. Sono disponibili con il software svariate tipologie di statistiche già pronte per l utilizzo, semplicemente impostando parametri di filtro, oppure personalizzabili sulla base delle esigenze dell azienda.passepartout Welcome è dunque un ottimo strumento per la registrazione e la raccolta dei dati e, allo stesso tempo, indispensabile alleato per la loro consultazione. ANALISI DATI PER REVENUE MANAGEMENT Passepartout Welcome mette a disposizione strumenti di pianificazione ed analisi che permettono di aumentare il tasso di occupazione dell hotel e di ottimizzare le strategie tariffarie supportando tutti i processi necessari al revenue management. Attraverso un controllo costante ed integrato di capacità e prezzo, Passepartout Welcome consente di massimizzare i ricavi ed il profitto. La possibilità di suddividere la produzione nelle singole quote (soggiorno, ristorante, servizi, ) definite per ogni trattamento rende possibile stabilire il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su precisa base temporale, dato fondamentale per il RevPAR. HOTEL A 360 Grazie all interfacciamento con tutti i gestionali Passepartout, Passepartout Welcome garantisce una gestione globale della struttura ricettiva aperta a tutti i servizi che questa offre e collegata direttamente con il proprio commercialista. GESTIONE CENTRO CONGRESSI Passepartout Welcome permette di gestire in maniera facile e veloce tutte le prenotazioni e gli eventi del centro congressi dell hotel, grazie a planning grafici, agende ed un controllo delle risorse preciso ed efficiente. La gestione del centro congressi avviene tramite i quadri grafici per la gestione delle prenotazioni: un quadro giornaliero, con intervalli orari per la gestione dell occupazione quotidiana delle sale ed un planning di periodo con l agenda degli eventi. SPIAGGIA E ALTRI SERVIZI Tutte le strutture che necessitano della gestione di uno stabilimento balneare con esigenze avanzate e di altri servizi come l affitto di attrezzature hanno a disposizione uno strumento dedicato e preciso, perfettamente integrato con la gestione della struttura ricettiva, Passepartout Plan.

6 GESTIONE RISTORANTE L integrazione con Passepartout Menu, il software per i pubblici esercizi e la ristorazione, permette la gestione completa di un ristorante comprensiva di addebiti sul conto della camera, condivisione delle anagrafiche e dei movimenti di magazzino. GESTIONE CENTRO BENESSERE Per la gestione dei centri benessere e dei centri estetici, Passepartout propone Passepartout Beauty, il software per la gestione completa degli appuntamenti, dell agenda e delle risorse. Nel caso in cui la struttura ricettiva sia dotata di una beauty farm, è così possibile inserire prenotazioni legate ai clienti presenti in hotel e chiudere il conto presso il centro benessere con addebito immediato sulla distinta della camera. GESTIONE NEGOZIO ONLINE Se invece la struttura ricettiva presenta al suo interno punti vendita e negozi, Passepartout Welcome può essere interfacciato anche con Passepartout Retail, il software per la gestione della vendita al dettaglio, con addebito sul conto della camera degli acquisti effettuati dal cliente presso i negozi della struttura. Passepartout Retail permette la vendita anche online di tutti gli articoli CONTABILITA Per esigenze avanzate contabili e fiscali, Passepartout Welcome ha la possibilità di essere interfacciato con Passepartout Mexal, la soluzione gestionale per piccole e medie imprese potente e completa, leader nell'assolvimento degli obblighi e degli adempimenti di carattere amministrativo, contabile e fiscale. COMMERCIALISTA Passepartout Welcome può essere integrato con Businesspass per facilitare e rendere più veloce il flusso di dati fra la struttura ricettiva ed il proprio commercialista. Il commercialista è così in grado di ricevere, direttamente sull applicazione utilizzata per la gestione dello studio, tutte le informazioni necessarie registrate su Passepartout Welcome. Grazie a questa integrazione, con un semplice click, è possibile trasferire i dati contabili nel database di Businesspass

7 CARATTERISTICHE E REQUISITI REQUISITI HARDWARE Intel Pentium IV con processore 2 GHz o equivalenti; 1 Gb RAM (Server o Client), 2 Gb (installazioni stand alone Server + Client) 150 Mb di spazio libero su disco Monitor VGA (Risoluzione 1024 x 768) Unità CD Rom 2 porte USB disponibili 1 unità di memoria removibile (penna usb, flash card, ecc.) REQUISITI SOFTWARE Sistema operativo Windows XP, Windows 2003, Windows bit, Window 7 32 bit (i sistemi a 64 bit solo in emulazione 32 bit) Rete di Microsoft Windows FrameWork.Net 3.5 SP1 RDBMS SQL 2005/2008 ATTENZIONE: applicare tutti gli aggiornamenti disponibili ai componenti.