MANUALE D USO SINTETICO:

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1 Pag. 1/28 Scheda prenotazione Assegnazione risorse Gestione allotment Check-in Scheda PS ISTAT Rooming list Gestione conti Emissione conto Chiusura giornaliera MANUALE D USO SINTETICO:

2 Pag. 2/28 Nuova Scheda Prenotazione La scheda prenotazione segue il cliente dal momento del contatto con la struttura ricettiva fino al momento del check-out. In un unica scheda è possibile gestire sia prenotazioni singole che di gruppo. Per inserire una scheda prenotazione è sufficiente fare click sul punto di menu Home / Scheda prenotazione. Nel caso in cui dal quadro prenotazioni sia selezionata una scheda prenotazione si andrà in modifica della stessa. La scheda prenotazione nonostante consenta l inserimento di molti valori che possono risultare utili in un secondo momento, permette un inserimento iniziale dei soli valori fondamentali in maniera rapida. La scheda prenotazione è organizzata in sezioni che identificano i campi che ne fanno parte, in modo da risultare poi semplice una ricerca degli stessi. Sezioni Dati generali Assegnazione risorse Riepilogo Altri dati Dettaglio Scheda Prenotazione - Dati generali

3 Pag. 3/28 Casella di testo Codice: codice della prenotazione, utile in fase di ricerca della prenotazione utilizzando il tasto di ricerca F3. Casella di testo Prenotante: Cognome e nome di chi effettua la prenotazione (es. Agenzia EuroTour), nel caso si deve differenziare dalla persona che sarà poi ospite della struttura ricettiva. Utile nel caso si gestiscano le commissioni spettanti al prenotante. Casella di testo Ospite: Cognome e nome del cliente ospite della struttura ricettiva. INFO Nelle caselle di testo Prenotante ed Ospite alla pressione del tasto F3., viene visualizzata la lista dei clienti presenti nell archivio riportando cognome, nome e indirizzo. E necessario digitare almeno 3 lettere per attivare la ricerca. Premendo il tasto Invio o al click del mouse sul cliente selezionato, hottimo valorizza le caselle di testo Prenotante o Ospite. Al di sotto della casella di testo dell ospite, i Dati aggiuntivi consentono l inserimento in prenotazione e nella scheda anagrafica quelle informazioni utili a contattare velocemente il cliente. Il Periodo: le caselle di testo check in con la data di arrivo del cliente, il n. di notti e la casella di testo check out con la data di partenza del cliente specificano la durata del soggiorno dell ospite; una volta impostato il check in, l inserimento del n. di giorni valorizzerà automaticamente il check out. Trattamento giornaliero: la casella di testo dal identifica da quando il trattamento è valido, la lista a fianco identifica il tipo di trattamento.

4 Pag. 4/28 La voce cambi di trattamento consente di effettuare la modifica dei trattamenti comuni a tutte le risorse/camere della prenotazione. Se questi campi risultano vuoti significa che i trattamenti non sono comuni a tutte le risorse/camere e si dovrà controllare la sezione Dettaglio. Stato risorse: hottimo gestisce per la prenotazione tre stati, opzionata confermata e occupata. Inizialmente la prenotazione è nello stato di opzionata. Lo stato opzionata consente di gestire delle causali di opzione che visualizzano la prenotazione opzionata in uno stato differente l uno dall altro. E possibile personalizzare ogni causale opzione ed assegnare ad ognuna un colore differente da visualizzare nel planning delle prenotazioni. Conferma di una prenotazione A prenotazione salvata è possibile confermare la stessa. Il pulsante conferma consente di eseguire questa operazione. Posso eseguire la conferma di una prenotazione se il cliente è un cliente abituale, se deposita una caparra, deposita un acconto, comunica gli estremi della carta di credito.

5 Pag. 5/28 La conferma della prenotazione visualizza la prenotazione sul quadro con il colore celeste. Etichetta Tot. caparra: visualizza l importo della caparra versato dal cliente. Etichetta Tot. acconto: visualizza l importo dell acconto versato dal cliente. Arrivo: consente di selezionare dalla lista inizia con il trattamento base (pernotto, colazione,pranzo,cena) con cui il cliente incomincerà il suo soggiorno, potendo specificare anche la data di arrivo (check in) Partenza: consente l inserimento dell orario in cui il cliente lascerà la struttura. Tipo prenotazione: la lista segmento offre l opportunità di identificare la tipologia del cliente. Con il revenue management attivo, consente di visualizzare e vendere le risorse solo con le tariffe dedicate a quella tipologia di cliente. La lista allotment viene impostata automaticamente nel caso il cliente goda di un contratto di allotment con la struttura. Casella di controllo gruppo: l attivazione di questa casella risulterà utile a livello statistico in un secondo tempo per individuare la prenotazione come facente parte di prenotazioni di gruppi. Casella di controllo house use: indica se la prenotazione è ad uso interno e perciò deve essere esclusa dal calcolo delle statistiche. La casella di controllo colore permette di attribuire a particolari prenotazioni un colore ben definito. Scheda Prenotazione Assegnazione risorse Questa è la sezione che consente di effettuare la richiesta e di proporre l offerta.

6 Pag. 6/28 Richiesta: da qui, specificando nelle relative caselle il valore numerico, è possibile inserire la richiesta del cliente in termini di quantità di risorse e numero di persone per risorsa, differenziati per tipologia/fasce gestite. (a adulti, b1 prima fascia bambini, b2 seconda fascia bambini, i infanti) Monitor tariffe:inseriti i valori per la richiesta, al click sul pulsante Tariffe, hottimo visualizza qui i listini disponibili con i relativi importi. Il doppio click sulla casella del prezzo che si sceglie aggiorna la griglia delle risorse assegnate. INFO Il pulsante di visualizzazione dei prezzi denominato Tariffe not yieldable, visibile se attiva la gestione del revenue management, visualizza le tariffe che non sono legate al revenue management tramite le funzionalità di Blocco delle tariffe o Nesting.

7 Pag. 7/28 Risorse assegnate: visualizza la griglia delle risorse assegnate e consente di effettuare delle modifiche sulla preparazione della risorsa (es. matrimoniale, doppia con letti separati) e sul prezzo di listino associato aumentandolo o diminuendolo. E possibile interagire anche con i supplementi / riduzioni con il doppio click sulla cella corrispondente viene visualizzata la finestra da dove è possibile aggiungere, togliere modificare il prezzo. Pulsante Accetta: permette di accettare questa prenotazione. Pulsante Accetta e assegna: permette di accettare questa prenotazione e assegnare le risorse alla prenotazione. Pulsante Waiting list: permette di mettere la prenotazione in lista d attesa. Affinché sia possibile utilizzare la waiting list deve essere valorizzato almeno uno tra i campi telefono, mobile e posta elettronica nei dati aggiuntivi dell ospite. Pulsante Rifiuta: permette di classificare la prenotazione come rifiutata. E possibile scegliere il motivo del rifiuto. (es. causa occupazione, causa prezzo) La causale di rifiuto sarà poi utilizzata a fini statistici. Pulsante Annulla: permette di annullare la fase di assegnazione nel caso ci si accorge di un eventuale errore. Assegnazione Risorse Il pulsante Accetta e assegna visualizza la finestra sotto che da la possibilità di assegnare, per ogni tipologia della prenotazione, le risorse disponibili.

8 Pag. 8/28 Al doppio click sulla risorsa libera selezionata a destra, questa viene assegnata alla tipologia di sinistra. La sezione filtri su risorse permette di scegliere tra la risorse disponibili per l intero periodo, tra le risorse disponibili per il giorno selezionato, con particolari proprietà, o per zona (es. il numero di piano). Il pulsante Assegnazione automatica assegna automaticamente le risorse disponibili dando priorità alle risorse con la tipologia richiesta, per poi scegliere, in caso di disponibilità 0, tra le altre tipologie di risorse. Assegnate le risorse fare click sul pulsante Ok. Prenotazione rapida Dal quadro prenotazioni è possibile effettuare l inserimento grafico di una prenotazione. Questa operazione viene effettuata con il click del tasto destro del mouse, quindi selezionando la voce prenotazione rapida dal menu di scelta rapida. Il puntatore del mouse prende la forma di una croce, ora tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinando lo stesso sul quadro in corrispondenza della camera che si vuole occupare per la durata del soggiorno. La finestra (scheda prenotazione) che verrà visualizzata avrà le date di arrivo e partenza già valorizzate come la tipologia della camera ed il trattamento giornaliero. Questi campi già valorizzati consentiranno, nella sezione Monitor tariffe, di visualizzare subito le tariffe disponibili tra cui scegliere.

9 Pag. 9/28 Check in La finestra di dialogo consente di visualizzare l elenco dei check in da effettuare nella giornata corrente. E possibile ordinare l elenco per risorsa o per nome dell ospite attraverso l attivazione dei pulsanti di opzione ordina per risorsa o ordina per nome ospite. Il check in di una prenotazione in arrivo nel giorno corrente può essere fatto selezionando la riga corrispondente dall elenco e facendo click sul pulsante Check in. All arrivo dei clienti è possibile gestire le prenotazioni in overbooking tramite il pulsante Oversale Scegliendo la voce Oversale il cliente viene spostato e gestito dalla struttura ricettiva che lo accoglie. Scegliendo la voce Oversale FT invece il cliente viene considerato spostato nell altra struttura ricettiva, ma con la possibilità di gestire il check out e l emissione del conto direttamente. Attraverso il pulsante No show è possibile gestire eventuali penali di cancellazione per mancati arrivi di prenotazioni. E successivamente dal menu Back office / Fatturazione penali decidere di emettere il corrispondente documento fiscale. Il pulsante Assegna consente di assegnare le risorse alla prenotazione se queste non sono state assegnate precedentemente. Si può produrre una stampa od un anteprima a video della stessa tramite i pulsanti Stampa e Anteprima. Dalla lista degli arrivi è possibile aprire la scheda di prenotazione facendo doppio click in corrispondenza della lista desiderata. Allotment Sta ad indicare un contratto tra cliente business (Tour Operator, Agenzia, azienda) e la struttura ricettiva (hotel, residence, bed & breakfast...). L'oggetto del contratto sono un definito numero di camere distinte

10 Pag. 10/28 per tipologia che la struttura mette a disposizione del cliente. Il cliente, nel caso non riesca a vendere le camere entro un termine stabilito nel contratto, i giorni di release, (es. 5 giorni prima) deve rilasciare questo lotto di camere ovvero le invendute al gestore della struttura, il quale ne rientra cosi in possesso per poterle vendere direttamente. Tecnicamente il termine di rilascio viene denominato 'release'. Scheda Allotment La casella cliente consente l inserimento di un cliente con cui stipulare il contratto di allotment. Il tipo di contratto che si va a stipulare può essere di due tipi: Il pulsante di opzione diritto di opzione (release N gg) se opzionato sta ad indicare che se il cliente non vende le camere a lui riservate entro quella data specificata dai giorni di release indicati, la struttura ricettiva è libera di rivenderle direttamente lei. Il pulsante di opzione vuoto per pieno: indica che il cliente business pagherà le camere anche se queste rimarranno invendute. Casella di controllo controlla il num. di posti letto: Se spuntata, in fase di prenotazione se il numero di posti letto assegnati è diverso da quello specificato verrà applicata la tariffa extra allotment invece della tariffa. In fase di check out per le camere vendute che rientrano nel contratto di allotment verrà proposta la tariffa specificata nella lista tariffa. La lista tariffa extra allotment è la tariffa proposta al cliente business nel caso prenoti per il periodo del contratto delle risorse / camere che non rientrano nel contratto di allotment. Le prenotazioni che rientrano nel contratto di allotment verranno visualizzate nel quadro prenotazioni con il colore specificato a fianco di colore identificativo contratto Eventuali note possono essere inserite nella relativa casella di testo. Il dettaglio del contratto consente di specificare per quali risorse è valido il contratto e per quale intervallo di date. Ricerca Allotment La ricerca permette di ritrovare velocemente i contratti di allotment stipulati. E possibile rintracciare i contratti tramite dei filtri di ricerca quali il codice del contratto inserito, in nominativo del cliente. La griglia visualizza i contratti che corrispondono ai criteri di ricerca selezionati sopra. Nel caso in cui nessun filtro di ricerca viene impostato, al click sul pulsante ricerca Verranno ricercati tutti i contratti di allotment.

11 Pag. 11/28 I pulsanti di Anteprima e Stampa permettono di produrre una stampa della lista dei contratti visualizzati, mentre il pulsante Ok o il doppio click su una riga consente di visualizzare il contratto di allotment selezionato. Scheda PS L inserimento, la visualizzazione, modifica, cancellazione e stampa delle schede di pubblica sicurezza avviene da questa finestra. E possibile accedere a questa funzionalità dal punto di menù PS -> Scheda PS, oppure al click con il tasto destro del mouse sulla prenotazione nel planning grafico selezionando la voce dal menu di scelta rapida. Lista Risorsa: necessaria per specificare la risorsa nella quale registrare la schedina di PS; la lista viene caricata con tutte le camere selezionate dal Quadro prenotazioni. la dicitura a fianco sta ad indicare il numero e la tipologia di persone alloggiate. (adulti, bambini, infanti) Lista Scheda n.: indica il numero progressivo della scheda di PS stampata. Se la schedina è stata salvata ma non stampata, di fianco in rosso viene visualizzata da scritta da Stampare. Data di arrivo: viene valorizzata automaticamente con la data di esercizio, Questo valore viene utilizzato poi per la compilazione automatica del modello ISTAT. Casella di controllo capo gruppo: se selezionata indica che l intestatario è il capo gruppo. La selezione di quella casella offre nella sezione Altri componenti l inserimento della rooming list indicando la risorsa in cui alloggiano. Caselle di testo cognome e nome: in fase di inserimento vengono impostati con i dati inseriti nella scheda prenotazione. Tramite il pulsante elimina della casella stessa è possibile rimuovere il nominativo ed inserire quello corretto.

12 Pag. 12/28 Nel caso in cui il cliente sia presente nell archivio, con il pulsante F3 è possibile ricercare e recuperare immediatamente i dati del cliente precedentemente inseriti senza reinserirli di nuovo. Casella di testo sesso: da valorizzare con M o F. Lista data nasc.: utile per specificare la data di nascita del soggetto da registrare. Casella di testo comune di nasc.: utile per indicare il luogo di nascita. Lista prov. e lista stato di nascita vengono compilate in automatico nel caso in cui la città sia italiana. Casella di testo comune resid.: utilizzato per indicare la residenza. Lista prov. e lista stato di residenza vengono compilate in automatico nel caso in cui la città è italiana. Le caselle di testo indirizzo e CAP indicano l indirizzo di residenza che attraverso il pulsante di ricerca è possibile ricercare grazie all archivio dei comuni. Lista cittadinanza: viene utilizzato per la compilazione del modello ISTAT. Lista lingua: compilata in automatico in base alle impostazioni del sistema operativo. Lista tipo docum.: necessario per registrare il documento di identità dell ospite. Caselle di testo numero e data: indica il numero identificativo del documento e la data di rilascio dello stesso. Casella di testo comune rilascio: utile per specificare il comune di rilascio del documento. Lista stato rilascio: utile per selezionare lo stato di rilascio. La lista privacy con caselle di controllo consentirà di rendere i dati del cliente disponibili al trattamento dei dati personali, in fase di mailing disponibili per I invio documentazione commerciale, per la disponibilità del cliente a ricevere messaggi o telefonate durante il soggiorno. Lista classificazione: è possibile specificare la tipologia di cliente selezionando la voce opportuna da questa lista privato, agenzia, ditta. Sezione Altri componenti del nucleo familiare / roaming list In questa sezione è possibile l inserimento degli altri componenti del nucleo familiare alloggiati in camera, specificando le informazioni obbligatorie richieste per la pubblica sicurezza. Se il cliente ha già soggiornato precedentemente, all inserimento del cognome è possibile selezionare il nominativo dal menu a discesa rapida, con conseguente compilazione automatica dei restanti campi. Rooming list

13 Pag. 13/28 Nel caso in cui la casella di controllo capo gruppo sia selezionata e l intestatario risulti essere quindi il capo gruppo, è possibile nella sezione Altri componenti del nucleo familiare / roominglist inserire tutti i componenti del gruppo specificando in questo caso la risorsa in cui alloggiano. Per evitare l inserimento di ogni singolo componente del gruppo nella sezione rooming list, è possibile se si ha la lista dei nominativi su file in formato Excel, importarla direttamente tramite il pulsante di importazione. Il pulsante Elimina consente la cancellazione della scheda PS, durante il soggiorno del cliente. Dopo la sua partenza non è più possibile eseguire questa operazione. Il programma indicherà di impostare in maniera corretta i numeri progressivi dal menù Configurazione / Numeri progressivi. I pulsanti di Anteprima e Stampa permettono di produrre la stampa della scheda di PS e dell eventuale rooming list associata. La stampa comporta l assegnazione del numero progressivo. Il pulsante Salva, memorizza nell archivio la scheda PS. INFO Una schedina salvata ma non stampata non viene conteggiata ai fini della pubblica sicurezza e del modello ISTAT; la data di arrivo viene memorizzata in archivio con lo stesso valore della data di esercizio, al momento dell esecuzione della stampa. I dati inseriti per le schedine non ancora stampate vengono comunque utilizzate per la creazione di sottoconti e della scheda anagrafica nell archivio. Storico Schede PS Tutte le schede di pubblica sicurezza stampate precedentemente possono essere visualizzate da questa finestra. E possibile ricercare le schede passate per azienda, per anno o per num. di scheda. Inserendo nella casella di testo apposita direttamente il numero di scheda e facendo click sul pulsante di ricerca viene visualizzata la scheda corrispondente al numero inserito. La navigazione tra le schede dello stesso anno e della stessa azienda avviene tramite i pulsanti < e >;

14 Pag. 14/28 Registro PS Il registro PS permette la visualizzazione e la stampa dell elenco dei clienti che sono stati alloggiati nella struttura. E possibile visualizzare i clienti registrati con data di arrivo compresa tra l intervallo specificato selezionando l opzione mostra clienti arrivati dal al oppure visualizzare quei clienti alloggiati in una data specifica, selezionando l opzione mostra clienti alloggiati il. Il pulsante Excel consente l esportazione dei dati su un foglio di lavoro excel. Trasmissione schede PS La trasmissione schede ps consente l invio telematico delle schede di notifica alla pubblica sicurezza. Il pulsante Trasmetti consente di generare il file di trasmissione con le schede ps del giorno, secondo i parametri richiesti dalla polizia di stato ed inviarli poi dal sito portale alloggiati della polizia di stato. Modello ISTAT Con la stampa delle schede di PS viene elaborato in automatico il modello ISTAT per essere poi stampato, pulsante Stampa o inviato pulsante Esporta tramite portali là dove gli enti siano predisposti alla ricezione telematica. Giornaliero L elaborazione dei dati del modello istat in questo caso fa riferimento all azienda specificata nella lista azienda ed alla data specificata nella casella di testo dal

15 Pag. 15/28 Periodico L elaborazione dei dati del modello istat in questo caso fa riferimento all azienda specificata nella lista azienda ed all intervallo di date specificate nella caselle di testo dal al INFO Il modello ISTAT viene stampato completamente dal programma su foglio A4. (non necessita di modelli prestampati) Addebiti extra Da qui è possible addebitare gli articoli inseriti precedentemente dal menu Economato Scheda articolo nelle risorse occupate della struttura oppure su conti di clienti non alloggiati.

16 Pag. 16/28 La lista di sinistra visualizza tutte le risorse in cui ci sono clienti alloggiati, mentre la voce non alloggiati, consente la gestione dei conti e degli addebiti per i clienti passanti. La lista sottostante consente di gestire l emissione del conto selezionato sia per risorsa che per i clienti passanti. E possibile emettere un conto passanti per il cliente selezionato al click sul pulsante Emetti conto. Il pulsante Elimina rimuove il conto selezionato. La lista Ricerca Prodotto consente di ricercare e visualizzare sotto i prodotti da addebitare, suddivisi per classificazione.

17 Pag. 17/28 Se si vuole ricercare un singolo prodotto, lo si può fare inserendo la dicitura nella casella di testo in alto a destra e facendo click sul pulsante Ricerca. E possibile addebitare gli articoli visualizzati alla risorsa selezionata facendo click sul pulsante salva. L addebito del prodotto effettuato sarà visibile nella griglia in basso con indicato la data, l articolo, la quantità, il prezzo l utente e la postazione da dove è stato effettuato l addebito. Il pulsante elimina consente di cancellare l addebito effettuato.. Il pulsante sposta consente di spostare l addebito extra da una risorsa ad un'altra. Per la modifica di prodotti già addebitati basta selezionare la corrispondente riga e modificare i valori nelle caselle relative note, quantità e prezzo, fare quindi click sul pulsante salva. Per ogni risorsa che si seleziona è possibile visualizzare i relativi addebiti. La barra di stato della finestra permette di scegliere che addebiti visualizzare. E possibile visualizzare gli addebiti già fatturati e solo quelli da fatturare. E possibile visualizzare gli addebiti di tutti i giorni del soggiorno o solamente quelli del giorno corrente. E possibile visualizzare il dettaglio degli addebiti provenienti da hottimo POS o nasconderlo. I pulsanti di anteprima e di stampa produrranno la stampa degli addebiti a video o direttamente su carta. Conto Passanti Esiste la possibilità di dover emettere dei conti per clienti cosiddetti passanti perché non alloggiano nella struttura. Il pulsante Nuovo conto non alloggiato permette di creare un nuovo conto per un cliente che attualmente non alloggia in una risorsa. Dalla lista tipo conto selezionare la voce passante e dalla casella di testo Cliente inserire le iniziali del cliente, con F3 completare la ricerca. Il pulsante Ok crea il nuovo conto. Messaggi Da questa finestra di dialogo è possibile gestire eventuali messaggi per i clienti alloggiati in albergo. Per ogni cliente alloggiato viene visualizzata l autorizzazione al trattamento dei dati, all invio di documentazione pubblicitaria, al ricevimento di messaggi o telefonate.

18 Pag. 18/28 Per i clienti che hanno dato il consenso al ricevimento di messaggi e telefonate è possibile nella sezione messaggi inserirne di nuovi I messaggi comunicati al cliente possono essere spuntati attivando il flag letto. Il pulsante stampa produce la stampa dei cliente alloggiati con i riferimenti al trattamento dei dati. Elenco Alloggiati L elenco dei clienti alloggiati, oltre a visualizzare le informazioni sulla privacy, visualizza eventuali note e numero di targa dell auto per una rapida ricerca del cliente, da avvisare in caso di spostamento urgente della macchina.

19 Pag. 19/28 INFO E possibile effettuare la ricerca dei clienti per risorsa, per cognome e nome. Nel caso in cui si inserisca il valore Ca nella casella di testo Cognome, verranno visualizzati tutti i clienti alloggiati il cui cognome inizia con le lettere Ca ; è possibile inserire indifferentemente lettere maiuscole o minuscole. I clienti alloggiati sono elaborati sulla base delle schede di PS salvate o stampate. Prospetto reparti Questa finestra di dialogo conteggia il numero di persone che usufruiranno della prestazione di colazione, pranzo, cena riportando il numero di camera corrispondente e le eventuali note da registrare. I valori vengono calcolati in base ai dati inseriti nella scheda prenotazione basandosi sui trattamenti giornalieri. L intervallo di date dal al permette una visualizzazione di più giorni e una previsione dettagliata sul piano di lavoro futuro. La casella di controllo raggruppa per prenotazione se accesa, visualizza i risultati organizzati non più per risorsa ma per la totalità della prenotazione. La casella di controllo nascondi servizi prestati nasconde i servizi già effettuati

20 Pag. 20/28 Oltre alla risorsa, all ospite viene visualizzato il numero di presenze per ogni risorsa suddivise per adulti (a), bambini (b), infanti (i). Viene visualizzato il numero di colazioni, pranzi e cene per ogni risorsa con eventuali note per la cucina e per la sala. In fondo vengono riportati i totali del giorno e quindi i totali generali nel caso di un intervallo di date specificato sia maggiore di uno. Gestione conti La gestione dei conti consente di spostare, suddividere le voci che compongono il conto da una risorsa ad un'altra, questo è possibile se le regole di check out sono compatibili e lo consentono. La Ricerca conto tramite il numero della risorsa o il nome dell ospite permette di selezionare il conto che si desidera. L Elenco dei conti aperti è visibile subito sotto la sezione Ricerca conto. La lettera s tra parentesi dopo il num. della risorsa sta ad indicare un sottoconto. Il pulsante Elimina consente di rimuovere il conto selezionato dai conti aperti. Nuovo Conto Il pulsante Nuovo conto consente l apertura di un nuovo conto per la gestione separata degli extra oppure per gestire separatamente il trattamento giornaliero. opzione alloggiato su risorsa se selezionata consente la creazione di un nuovo conto che fa riferimento ad una risorsa selezionata dalla lista omonima e all ospite che viene specificato nella casella Cliente. Sul nuovo conto creato è possibile eseguire degli addebiti extra separandoli dagli addebiti extra del conto della risorsa.

21 Pag. 21/28 opzione split conto alloggiato consente la creazione di un conto con riferimento ad una risorsa selezionata dalla lista omonima e all ospite che viene specificato nella casella Cliente. L intervallo dal al identifica l intervallo della prenotazione in cui ricade la risorsa. In rosso viene specificato il prezzo giornaliero applicato alla risorsa. La griglia di visualizzazione consente appunto lo split, cioè la divisione del prezzo giornaliero da applicare a questo sottoconto. Il prezzo va inserito nella cella prezzo in corrispondenza del primo giorno di alloggio. Se l importo ha uguale valore per tutti i giorni del soggiorno, può essere applicato automaticamente fino alla fine del soggiorno con il pulsante Compilazione automatica. Es. Se il prezzo giornaliero è 72 Euro e decido di suddividerlo a metà con il nuovo conto, imposterò la cifra di 36 Euro al giorno nella griglia di dettaglio. E possibile operare degli spostamenti delle divisioni sui conti aperti utilizzando la tecnica del drag & drop. Per eseguire questa operazione è sufficiente posizionare il puntatore sul conto della risorsa desiderata, tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare il puntatore nella sezione di destra della finestra chiamata Visualizza / Sposta / Dividi addebiti. Es. Nel caso di più risorse (camere) che hanno una partenza diversa nei giorni, di cui il conto viene pagato tutto dal cliente della camera che parte per ultimo, è possibile dalla gestione dei conti spostare con la tecnica del drag & drop gli addebiti delle camere in partenza alla camera che rimane liberare le risorse delle camere che partono ed emettere un conto unico successivamente alla partenza dell ultima risorsa.

22 Pag. 22/28 I conti visualizzati possono quindi essere modificati utilizzando sempre la tecnica del drag & drop trascinando da un conto all altro eventuali addebiti extra o trattamenti; qualora le regole di check out impostate lo permettano. Il pulsante Conferma rende effettiva la modifica eseguita, il pulsante Annulla spostamento annulla di fatto la o le modifiche effettuate prima della conferma. Come per la creazione di nuovi conti anche qui le operazioni che si eseguono possono essere di due tipi: Le operazioni possibili se si seleziona la voce sono quelle di spostamento dei trattamenti o degli addebiti extra da un conto ad un altro. Es. L articolo Coca Cola vien spostato dal conto della cam. 12 al conto della cam.14 Le operazioni possibili se si seleziona giornaliero o gli addebiti extra tra i la voce split sono quelle di dividere il trattamento conti visualizzati. Es. Si vuole trasferire una parte delle q.tà di Coca Cola dal conto della cam. 30 al sottoconto della cam. 30 intestato al sig.ra Ferrari. Viene selezionata la voce split per dividere l addebito extra.

23 Pag. 23/28 Al trascinamento, con la tecnica del drag & drop, dell addebito extra Coca cola, hottimo presenta la finestra Dividi addebiti. In base all opzione che si seleziona è possibile trasferire la quantità o l importo dell articolo che si desidera. Lista delle partenze La finestra di dialogo delle partenze del giorno specificato nella casella di testo, mostra l elenco delle risorse in partenza. Visualizzando le colonne utili per il check out. Il pulsante ricerca consente di posizionarsi sulla risorsa specificata nella casella di testo. Al doppio click su una risorsa o al click sul pulsante Emetti conto è possibile accedere alla procedura di check out. Tramite il pulsante della tastiera Ctrl è possibile selezionare più risorse della stessa prenotazione per l emissione di un conto unico. Il pulsante Stampa esegue la stampa della lista visualizzata a video. Emissione conto La finestra di dialogo Emissione Conto è simile alla lista delle partenze, la differenza è che indifferentemente se sia o no il giorno di partenza, mostra tutti i conti aperti delle risorse.

24 Pag. 24/28 Il pulsante ricerca consente di posizionarsi sulla risorsa specificata nella casella di testo. Al doppio click su una risorsa o al click sul pulsante Emetti conto è possibile accedere alla procedura di check out. Tramite il pulsante della tastiera Ctrl è possibile selezionare più risorse della stessa prenotazione per l emissione di un conto unico. Il pulsante Stampa esegue la stampa della lista visualizzata a video. Emissione conto manuale La finestra di dialogo Emissione Conto Manuale consente, a differenza dell Emissione conto automatico, la scelta degli addebiti per i quali emettere il conto. Nel caso del conto manuale è possibile selezionare risorse di prenotazioni diverse; nella sezione Elenco addebiti vengono elencati tutti gli addebiti dei vari conti aperti;

25 Pag. 25/28 Quelli di cui si vuole emettere il conto vanno contrassegnati con la spunta nella casella di controllo. Nel caso si selezioni il nodo padre verranno selezionati tutti gli elementi figlio. Al click sul pulsante Emetti conto è possibile emettere il conto per gli addebiti selezionati. Chiusura Giornaliera La chiusura giornaliera è una rilettura dei dati elaborati tramite hottimo nell arco della giornata; è possibile visualizzare questi dati suddivisi per Operatore e per Azienda. Prima di procedere con le operazioni di chiusura il programma effettua dei controlli relativi alle operazioni di check-in, check-out e gestione della cassa; Presenza di prenotazioni per le quali non è stato effettuato il check-in Presenza di prenotazioni per le quali non è stato effettuato il check-out Presenza di prenotazioni per le quali non sono state stampate le schede di P.S. Verifica della chiusura eventuale di tutte le casse. Verifica che tutti i pc siano disconnessi dal database. Se la verifica di queste operazioni è andata a buon fine il programma consente di procedere con la chiusura giornaliera tramite il pulsante Fine. Nel caso di operazioni mancanti, si deve uscite dalla finestra di chiusura giornaliera con il tasto Annulla e procedere ad eseguire le operazioni mancanti affinché poi si possa procedere di nuovo con la chiusura giornaliera. Nella sezione Documenti / Cassa vengono riepilogati i documenti emessi nel giorno corrente. Documenti: questi sono raggruppati per fatture, ricevute fiscali, fiscali, note di credito. Dettaglio documenti: presenta il dettaglio dei documenti specificando i doc. sospesi da quelli già pagati. Documenti per operatore: differenzia i documenti in base all operatore che li ha emessi. Documenti per pagamento: differenzia i documenti per modalità di pagamento.

26 Pag. 26/28 Riepilogo documenti: i documenti sono riepilogati in base al tipo di operazione da cui sono scaturiti. (Es. check out, Fatt. sospesi, Acconti, ) Check out: indica il totale delle ricevute fiscali / fatture. Note di credito: indica il totale delle note di credito emesse. Fatturazione da sospesi: indica il totale dell incasso di documenti fiscali in sospeso. Acconti: indica il totale dei documenti fiscali emessi per acconto. No show: indica il totale documenti emessi per mancato arrivo del cliente. Penali: indica il totale dei documenti emessi con penale. Caparre: indica il totale delle caparre emesse. Saldo casse: se vengono gestite una o più casse, in questa griglia viene riportato il saldo di fine giornata per ognuna. La sezione Corrispettivi, presenta il totale dei corrispettivi del giorno per ricevuta, fattura, note di credito e sospesi, valorizzando la corretta aliquota iva. La sezione Addebiti riporta tutti gli addebiti extra della giornata. Questi possono essere visualizzati in base ai filtri che si desidera, raggruppati per categoria, in dettaglio, raggruppati per articolo. Il flag Dettaglio per tipo ospite permette di raggruppare gli addebiti per tipologia di cliente, alloggiato, pagante, prenotante. Il flag Dettaglio per tipo addebito permette di raggruppare gli addebiti per applicativo (PMS, Leisure, POS, ) Nella griglia della sezione Produzione sono riportati i totali dei trattamenti prodotti nel giorno, con i totali per ogni trattamento ed il totale generale in fondo. La casella di controllo scorpora trattamenti, se spuntata, consente di visualizzare il totale dei trattamenti scorporati, separati per pernotto, colazione, pranzo e cena.

27 Pag. 27/28 La sezione dei Conti aperti propone per ogni conto aperto il dettaglio di tutti gli addebiti. Quando viene effettuata la chiusura tramite il pulsante Esegui, il valore Totale conto viene memorizzato e riproposto nel riepilogo del giorno successivo nel valore Totale precedente. Il Log eventi tiene traccia di tutte le operazioni eseguite nella giornata. ****** aggiungere altro MAINCURANTE Attivando dal menu delle Preferenze (Preferenze / Impostazioni Globali / PMS) l opzione relativa AttivaMaincurante = True in fase di chiusura giornaliera viene visualizzata la sezione che riguarda lo stato dei conti aperti in quel momento.

28 Pag. 28/28 Vengono visualizzati i conti aperti delle risorse e dei conti passanti, riportando gli importi della produzioni suddivisi per tipologia di addebito. Il pulsante Esporta consente di esportare tutti i dati della chiusura indicando il nome ed il percorso dove si intende salvare il file in formato microsoft excel. Il programma consente attraverso una finestra di scelta di selezionare solo le sezioni che si intende esportare. Il pulsante Stampa permette di eseguire la stampa di tutte le sezioni oppure solo di quelle selezionate dall apposita finestra di selezione. Il pulsante Esegui effettua la chiusura giornaliera del giorno corrente, esegue la chiusura del programma, per poter eseguire hottimo pms di nuovo con la data del giorno successivo. INFO Hottimo.PMS non cambia automaticamente la data di esercizio né superata la mezzanotte del giorno in corso né all effettuazione della chiusura; Annulla Chiusura Giornaliera La chiusura giornaliera può essere annullata dalla finestra iniziale di connessione tramite il pulsante Annulla chiusura. Questa funzione consente poi all utente di agire nel giorno desiderato ed effettuare le modifiche necessarie. INFO Questa operazione elimina i dati statistici relativi al giorno del quale si annulla la chiusura giornaliera. L operazione è consentita solo agli utenti che appartengono a gruppi cui è stato assegnato questo permesso.