Per inviare le vostre fatture via PEC sono necessari tre semplici passaggi.

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1 MANUALE DOC.PEC VERSIONE BASIC (INVIO FATTURE) COS'E' DOC.PEC doc.pec è un programma che permette di inviare in pochi passi delle mail di Posta Elettronica Certificata PEC, a più utenti contemporaneamente, con allegati personalizzate per ogni utente. COS'E' DOC.PEC BASIC (INVIO FATTURE) doc.pec Fatture è la versione di doc.pec creata appositamente per l'invio di fatture tramite PEC. L'oggetto della Mail conterrà il numero e la data della fattura per ogni cliente. Per poter utilizzare il programma sono necessari: - Un account di POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (con relativi dati di accesso SMTP) (se non si disponde di un indirizzo PEC, è possibile acquistarne uno dal sito: - Un file in formato CSV contenente: nominativi, , numero e data della fattura, nome dei file relativi alle fatture. - Le fatture in formato PDF Per inviare le vostre fatture via PEC sono necessari tre semplici passaggi. PASSO 1: PREPARA INVIO 1.1: CREA E CARICA FILE DESTINATARI Prima di iniziare ad utilizzare il programma è necessario preparare il file in formato CSV, contenente la lista dei destinatari, le relative e le fatture (con numero e data) associate a ciascuno. Un file CSV è ottenibile da Excel (selezionando l'opzione SALVA CON NOME e poi il formato CSV), e spesso anche da molti programmi di contabilità. Per poter utilizzare doc.pec il file deve contenere i seguenti campi:

2 E' consigliabile eliminare la prima riga con i nomi dei campi dal file CSV. E' possibile scaricare un modello del file CSV cliccando qui Prepara il file CSV e salvalo sul tuo PC. Nello step 1.1 di doc.pec ti si presenta la seguente schermata: carica il file (cliccando sul tasto Sfoglia e scegliendolo dalla posizione dove lo hai salvato). Premi poi il tasto CARICA FILE Una volta caricato il file, verranno visualizzate i dati caricati (100 per pagina): controlla l'esattezza dei dati nelle rispettive colonne:

3 Se i dati importati sono corretti procedi con lo Step 1.2, altrimenti controlla il file CSV e ripetei lo Step : COPIA FATTURE E' ora necessario caricare tutti i file relativi alle fatture (così come nominati nel file CSV) all'interno di doc.pec. Prepara tutte le tue fatture in un'unica cartella separata. Dalla schermata dello Step 1.2 seleziona "Clicca qui per procedere con l'upload delle fatture all'interno di doc.pec". Se appare una finestra di "Avvertenza di Sicurezza", come quella qui sotto, seleziona "Accetto il rischio" e poi "Esegui". (per l'upload delle fatture viene utilizzata la tecnologia JAVA. Non ti preoccuare... doc.pec è sicuro!).

4 Nella schermata successiva è possibile caricare le fatture in due modi: 1) Selezionando il tasto "Sfoglia" e selezionando poi la cartella contenente le fatture 2) Trascinando direttamente i file nella parte grigia (indicata dalla freccia nella figura sotto)

5 Una volta selezionati i file (che apaprirano nel box apposito), clicca sul tasto "CARICA" 1.3: CONTROLLA LISTA Terminato il caricamento dei file, appare la schermata per il controllo della lista. Il sistema esegue un controllo tra i nomi dei file caricati con il CSV e i nomi dei file delle fatture caricate nel sistema. Se i nomi corrispondono nella colonna "File" apparirà il nome del file in verde, in caso contrario apparirà un messaggio di errore in rosso: Nel caso si decidesse comunque di procedere con l'invio, le con errori non verranno spedite. Per proseguire con l'invio selezionare il link "Procedi con lo step 2" nella schermata o cliccare sul pulsante "2/CREA " nella barra superiore.

6 Per correggere eventuali errori tornare allo step 1.1 per ricaricare il file CSV o allo step 1.2 per ricaricare le fatture PASSO 2: CREA : CONFIGURAZIONE Se è la prima volta che utilizzi doc.pec, è necessario inserire i parametri per l'invio della Posta Certificata (così come comunicati dal tuo fornitore PEC) - Indirizzo PEC mittente: il tuo indirizzo di Posta Certificata da cui verranno spedite le mail di doc.pec - Server SMTP: sono i dati del Server di Posta in uscita. Per le acquistate tramite mailassicurata.it o tramite Aruba il server SMTP è: smtps.pec.aruba.it - SMTP Username e SMTP Password: sono lo username e la password per spedire le tramite PEC. In genere corrispondo allo username e password utilizzati per la posta in entrata. Per le acquistate tramite mailassicurata.it o tramite Aruba lo Username SMTP è il proprio indirizzo PEC e la Password è la stessa utilizzata per la posta in arrivo. Se non hai una casellal PEC puoi acquistarne una dal sito Una volta inseriti i dati cliccare sul pulsante "Salva Dati" in fondo alla pagina I DATI VISUALIZZATI NELLA FIGURA SONO SOLO DI ESEMPIO: INSERISCI I DATI RELATIVI ALLA TUA CASELLA DI POSTA CERTIFICATA Attendi il messaggio di conferma del salvataggio dei dati e procedi poi allo Step successivo.

7 2.2: MODIFICA CORPO L'oggetto delle che vengono inviate tramite doc.pec è personalizzato automaticamente con il numero e la data della fattura. I destinatari riceveranno quindi una mail con oggetto: Fattura [No. fattura] del [Data Fattura] Il contenuto (Corpo) del messaggio è modificabile in questo Step, nel box mostrato in figura. Una volta effettuate le modifiche e creato il messaggio, clicca sul pulsante "Salva" per procedere con lo Step 3: INVIA PASSO 3: INVIA 3.1: INVIO DI PROVA Prima di procedere con l'invio a tutta la lista è sempre consigliabile effettuare un invio di prova ad un proprio indirizzo . Inserisci un tuo indirizzo mail acui inviare la prova nell'apposito box e clicca poi sul tasto "Invia Mail di Prova".

8 Verrà spedita una mail con l'allegato associato al primo nominativo della lista dei destinatati. Attendi l'invio della mail e il caricamento della pagina successiva. Controlla la mail ricevuta e, se corretta, procedi allo step 3.2: Invio alla Lista 3.2: INVIO ALLA LISTA In questa schermata viene presentato il numero di presenti nella lista. Clicca sul pulsante "Inizia Invio" per dare inizio alla spedizione delle Iniziato l'invio apparirà l'immagine di attesa e lo stato di avanzamento degli invii. NON CHIUDERE IL PROGRAMMA E NON SPEGNERE IL COMPUTER fino al completamento della procedura

9 Una volta terminato l'invio viene indicato il numero di mail inviate. Nello step successivo è possibile scaricare e visualizzare il log, ovvero il report con l'elenco delle inviate, ed eventuali errori. 3.2: LOG INVII Da questa schermata è possibile Visualizzare, Scaricare (in formato Excel) o Cancellare il Log di tutti gli invii. Se il Log non viene cancellato, futuri invii verranno aggiunti al file di LOG. E' consigliabile, dopo ogni invio, scaricare il Log (e salvarlo sul tuo PC) e poi cancellarlo da doc.pec Nel file di Log, per ogni , vengono indicate: Data, Oggetto della mail, Destinatario ed esito (con eventuale errore)

10 Per ogni inviata (essendo spedite tramite la vostra PEC), riceverai al tuo indirizzo di posta certificata e per ogni destinatario della lista: - Un messaggio di ACCETTAZIONE e un messaggio di CONSEGNA della mail, se il destinatario è un indirizzo di Posta Certificata. - Un messaggio di ACCETTAZIONE (senza messaggio di Consegna) se il destinatario è un indirizzo di Posta NON Certificata.