Guida di riferimento

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1 Guida di riferimento

2 1 Premessa Agenda Sql è un programma di gestione appuntamenti, studiato per grandi volumi di introduzione contemporanei di dati. Può gestire un numero elevato di agende, mantenendo nello stesso tempo una notevole velocità di utilizzo. Garantisce una alta sicurezza sui dati grazie all'adozione di un motore database relazione di tipo SQL. Agenda Sql è stata studiata per controllare eventuali situazioni d'incrocio tra orari consecutivi provocata dall'introduzione contemporanea di dati da più PC. E', quindi, adatta a grosse strutture, ma anche a medi studi professionali che usano intensivamente anche una sola agenda con piccoli intervalli d'orario, da due o più postazioni: sono queste, infatti, le situazioni che creano le maggiori problematiche d'incrocio d'orario tra gli appuntamenti. Agenda Sql introduce un nuovo concetto di visibilità degli appuntamenti. Un appuntamento può essere protetto rendendolo visibile solo in una particolare modalità di visione detta Riservata. In modalità di visione normale gli appuntamenti protetti non possono essere né visti né sovrascritti. Il passaggio dalla modalità di visione normale a quella Riservata è protetta da password, anche di due livelli. Agenda Sql può essere adottata in alternativa all'agenda standard dei prodotti gestionali Caes a 32 bit, mantenendo le stesse caratteristiche di comunicazione e scambio dati. Rimane comunque un'applicazione separata che può essere avviata anche indipendentemente dal software gestionale. Specifiche tecniche generali Visualizzazione Settimanale, Giornaliera, Mensile Visualizzazione degli appuntamenti del gruppo in modalità accoppiata Suddivisione delle Agende per Gruppi Selezione del Gruppo e delle Agende con tasti funzioni Per ogni gruppo si possono impostare orari e giorni lavorativi diversi Spostamenti per data, avanzamenti giornalieri, settimanali e mensili Visualizzazione in modalità privacy, senza la visualizzazione dei nomi Colorazione appuntamenti Ricerche appuntamenti Funzioni di copia, incolla, taglia, cancella appuntamenti, anche per periodo

3 2 Icone negli appuntamenti Memo appuntamenti visibile in tooltip Ogni gruppo può contenere al massimo 16 agende Ad ogni agenda può essere associato un colore ed una sigla operatore E' possibile impostare delle viste di agende separate per utente Per ogni agenda è possibile specificare gli orari non attivi Ad ogni agenda corrisponde una singola tabella del database generale Tutte le impostazioni e le tabelle sono contenute in un unico file database. Ogni file database può quindi contenere le proprie agende con le impostazioni di visualizzazione E' possibile aprire un file database per volta Procedura di configurazione protetta da password Database La memorizzazione avviene tramite database SQL Il database supportato è Interbase, rel 6.01 e superiori Interbase esiste sia in versione OpenSource (6.01) che in versione Commerciale (6.5) Interbase è disponibile per diverse piattaforme, Windows, Linux, Solaris. Agenda Sql è, quindi, scalabile lato server su altre piattaforme hardware/software. L'accesso ai dati può essere protetto da password Riservatezza Visione in modalità normale o Riservata Il passaggio dalla modalità normale a quella riservata può essere protetta da password Ogni appuntamento ha un flag Riservato che ne consente la visione solo in modalità Riservata e non in quella normale In modalità normale un appuntamento riservato non viene visto: l'orario rimane bianco, o a scelta può comparire un testo, e non è possibile aprire per modifica quell'orario Una funzione coperta da seconda password consente l'eliminazione immediata di tutti gli appuntamenti riservati Sistema Lato server interbase può essere installato su Windows 98, Wndows 2000, Linux, Solaris Lato client il sistema operativo deve essere Windows, da 98 in su. La rete deve essere impostata con protocollo TCP/IP, e la connessione può avvenire via Lan, xdsl,isdn, Modem. Comunicazione con i software gestionali Caes Agenda Sql è un applicazione indipendente, che può essere utilizzata anche al di fuori dei nostri sistemi gestionali. In ogni caso si può sostituire all'agenda standard. Ha le stesse

4 3 caratteristiche di comunicazione con la cartella clinica dell'agenda standard (Ricerca appuntamenti, Selezione paziente, Incolla appuntamento dalla cartella clinica) Contenuti della Guida di riferimento Questa guida di riferimento spiega le operazioni meno intuitive, come la gestione Database, Utente, Viste, Riservatezza, Impostazioni agende. Le altre operazioni, come la stampa, l introduzione appuntamenti, la selezione delle agende e dei gruppi, lo spostamento di data viene saltata in quanto trattasi di operazioni intuitive ed un eventuale spiegazione risulterebbe inutile. Installazione La procedure d installazione comprende sia l installazione del programma dell Agenda Sql che di Interbase. Installazione di Interbase Server Interbase è il database relazionale di tipo SQL che provvede alla memorizzazione dei dati. Interbase va installato solo sul PC che contiene il file di database. Se si hanno vari file di database distribuiti sulla rete bisogna installare Interbase server su tutti i PC che contengono i file. L installazione di Interbase server è del tutto automatica: questa provvede ad installare i programmi, la documentazione e ad avviare il servizio Interbase. Solitamente la configurazione predefinita di Interbase funziona immediatamente. Per ulteriori dettagli sulla configurazione di Interbase fare riferimento ai documenti installati da Interbase. Installazione di Agenda Sql L installazione di Agenda Sql può essere fatta 1. singolarmente su ogni PC 2. su un unico PC, condividendo l eseguibile in rete (centralizzata) L uno o l altro tipo di installazione non influenza la configurazione delle agende, in quanto la configurazione è memorizzata all interno del file di database. L installazione centralizzata, rispetto a quella locale, consente di condividere ulteriormente l apertura automatica del database ed i dati di login degli utenti, che in caso di installazione locale andrà fatta PC per PC. Inoltre la configurazione centralizzata consente una facilità di manutenzione: l installazione di un aggiornamento deve essere fatto solo sul PC che contiene l eseguibile, mentre nell installazione locale bisogna installare lo stesso aggiornamento su tutti i computer. In una rete locale si può quindi scegliere per un tipo o l altro di configurazione, optando per la configurazione centralizzata solo se ha dimestichezza con la rete. In una rete con database remoto, ovvero quando il file database non è in rete locale ma su un server remoto connesso via modem, ISDN, ADSL, e più in generale una Wan, è conveniente, ma non necessario, installare Agenda Sql sul pc locale.

5 4 Se viene utilizzata la configurazione centralizzata, che non prevede l installazione sul PC cliente di Agenda sql, è necessaria configurare la connessione delle porta TCP che utilizza Interbase. Questo si può fare in due modi: manualmente, impostando nel file di sistema dei servizi tcp, chiamato services, la seguente istruzione: gds_db 3050/tcp o automaticamente tramite IbReg,Exe, una piccola applicazione che provvedere ad effettuare la stessa operazione descritta sopra. La fase più importante dopo l installazione è la configurazione delle agende. Configurazione Agenda Sql viene fornita con una impostazione predefinita che può essere presa come base per la propria configurazione. La configurazione di default ha 5 agende suddivise in due gruppi, tre nel primo e due nel secondo gruppo. In alternativa si può creare un nuovo file database e configurare il tutto ex novo. Per accedere alla configurazione utilizzare il menù File Impostazioni. L accesso alle impostazioni può essere protetto da password, che solitamente è conosciuta solo dall amministratore di sistema. Dalle impostazioni si può accedere alle configurazione di: Gruppi Agende Database Viste Riservatezza Gruppi La configurazione delle agende può essere fatta suddividendo le agende per Gruppi. La suddivisione per Gruppi consente di: Avere una separazione logica a seconda del tipo di lavoro e di orari. Evitare un affollamento video di agende Per ogni Gruppo si possono impostare Orari, Intervallo e Giorni lavorativi diversi. Le agende possono essere, quindi, separate a seconda del tipo d impostazione oraria necessaria. Ad esempio un agenda per ortodonzia, suddivisa ogni 15 minuti, non si presta a stare nello stesso gruppo con un agenda che lavora sull intervallo di 1 ora. Ad ogni Gruppo possono essere assegnate un massimo di 16 agende. Per ogni agenda, indipendentemente dal gruppo, possono essere successivamente impostati degli orari non attivi. I Gruppi possono essere creati, eliminati, rinominati tramite gli appositi bottoni.

6 5 Per ogni gruppo scegliere le impostazioni di Orario, Giorni lavorativi ed Intervallo tramite gli appositi controlli. Agende Le agende possono essere aggiunti al gruppo tramite due menù Crea file Aggiungi Crea file Ogni agenda ha una propria tabella all interno del database. Il comando Crea file crea una nuova tabella e la aggiunge alle agende del gruppo corrente. L agenda appena creata viene aggiunta con un nome identificativo pari al nome della tabella, colore rosso, operatore nullo ed orari tutti attivi. Per modificarne le impostazioni cliccare sul bottone Modifica. Aggiungi Tramite questo comando viene aggiunta al Gruppo corrente una tabella già esistente. Questo comando si utilizza per aggiungere ad un gruppo un agenda creata per un altro gruppo, ad esempio un agenda di note generali deve essere visibile su tutti i gruppi, oppure per aggiungere nuovamente al gruppo un agenda tolta con il comando Elimina. Le agende possono essere rimosse dal gruppo tramite due menù Elimina file Elimina Elimina File Il comando Elimina file compie due operazione: toglie l agenda dal gruppo corrente e cancella la tabella associata dal file database. Attenzione: la cancellazione è immediata ed irreversibile. Elimina Il comando Elimina toglie semplicemente l agenda dalla visualizzazione corrente, senza eliminare la tabella nel database. E possibile aggiungere nuovamente l agenda a questo o ad un altro gruppo tramite il comando Aggiungi. Modifica Tramite modifica si accede alle impostazioni della singola agenda che sono: Nome: identificativo che verrà mostrato nei bottoni di selezione dell agenda: il nome non deve essere più lungo di 4-5 caratteri, altrimenti non viene visualizzato per intero. Operatore: deve essere una sigla di due caratteri corrispondente alla sigla operatore del gestionale. Questa sigla viene utilizzata quando dal gestionale E-Suite 2001 si seleziona il comando Agenda

7 6 medico, che apre Agenda Sql selezionando direttamente l agenda associata all operatore del paziente Colore: questo verrà mostrato sui bottoni di selezione dell agenda File: è il nome fisico della tabella del database La funzione database consente di: Database Creare un nuovo file database Aprire un file database per modificarne le impostazioni Mettere un database in apertura automatica Impostare la password generale Assegnare i dati di login per gli utente Parametri generali Un file database viene identificato da un nome Host ed un nome file. Host è l identificato del PC server: può contenere l indirizzo IP o il nome di rete del server. Il nome file è il percorso locale al PC server del file di database. Quando si seleziona un file con i bottoni Crea o Apri database, il programma suddivide il nome nella parte Host e nella parte file, abilitando il flag remoto. Bisogna sempre fornire il nome Host ed il nome file, perché i client potranno correttamente aprire il database solo se questo viene mappato sull Host remoto. Il programma internamente comporrà la stringa di connessione al database nel seguente modo: <host>:<nome file> (es :c:\dati\agende.gdb con protocollo TPC/IP) E possibile comporre manualmente il nome del file lasciando la parte host in bianco per avere una stringa di connessione al database diversa da quella che viene composta utilizzando il nome Host. Su piattaforma Linux la stringa di connessione potrebbe essere: :/usr/agende.gdb (i due punti identificano una protocollo TCP/IP) @hdc:agende.gdb (@ identifica un protocollo IPX) Su piattaforma Windows la stringa di connessione potrebbe essere: \\server\c:\dati\agende.gdb (protocollo Netbuei) :c:\dati\agende.gdb (protocollo TCP/IP) Per ulteriore dettagli consultare la guida Operation Guide di Interbase a pag 101. Per accedere ad un database bisogna fornire un nome Utente ed una password ed eventualmente un Ruolo. Agenda Sql utilizza di default l utente SYSDBA (password: masterkey). E compito dell amministratore di sistema creare nuovi utente e diritti di accesso differenziati al database ed alle tabelle.

8 7 Creazione di un nuovo database Cliccare sul bottone Crea nuovo database, scegliere directory e nome e dare OK. In nuovo database vanno creati i Gruppi e le agende, con le relative impostazioni. Aprire un database esistente Cliccare sul bottone Seleziona database, scegliere directory e file e dare Ok. Mettere un database in apertura automatica. Selezionare la casella Metti il database in apertura automatica. Se viene aperto un database e deselezionata questa casella, uscendo con ok dal dialogo il database verrà aperto ed sarà possibile farne la configurazione, ma all avvio di Agenda Sql verrà riaperto il database in apertura automatica e non quello aperto per ultimo. Impostare la password generale Selezionando l omonima casella all avvio del programma verrà richiesto all utente di effettuare il login. La password corrisponde a quella impostata all utente nel database (masterkey è quella di default). Assegnare i dati di login per gli utenti Il login per gli utenti comprende: il nome utente la password utente il ruolo la vista assegnata all utente Nome utente, password e ruolo corrispondono alle impostazione degli utente nel server Interbase. Di default viene creato l utente standard SYSDBA con password masterkey, nessun ruolo e vista generale. Questi dati consentono di aprire, leggere e scrivere tutte le tabelle del database: nella maggior parte delle situazioni questa configurazione è sufficiente per aprire correttamente un database. L amministratore di sistema può creare nuovi utente sul server, con diritti differenziati sulle varie tabelle, e scegliere di volta in volta il login per la singola postazione. Qualora si vogliano assegnare diritti diversi ai vari client, selezionare la casella Memorizza le impostazioni su registry locale. In questo modo, anche in caso di configurazione centralizzata, i dati di login per l utente non vengono letti dal file ini condiviso, ma dal registry locale del PC. La creazione di utenti con diritti differenziati è necessaria qualora le agenda sono in un ambiente eterogeneo, dove ad esempio alcune postazioni devono leggere e non modificare solo alcune agende. La creazione degli utenti non è lo scopo di questo manuale: fare riferimento alla guida di riferimento di Interbase. Anche nel caso in cui si vogliano assegnare ad utenti uguale delle viste diverse, bisogna abilitare selezionare la casella Memorizza le impostazioni su registry locale. Nel caso in cui si sia scelta l opzione di memorizzare il locale i dati di login bisogna operare in questo modo per far prendere al client i valori corretti del login. Aprire Agenda Sql da un client, il programma non riuscirà ad aprire il database in quanto i dati per il login ancora non esistono sul registry locale: confermare con OK tutte le varie schermate di errore. Andare quindi, in File Apri database, selezionare il database, mettere tutte le informazioni di login, password, ruolo e vista, selezionare la casella di Memorizzare i dati sul registry locale e confermare. D ora in poi il database verrà aperto con i giusti parametri per l utente presi dal registry locale.

9 8 Viste Il comando Viste permette di creare delle diverse visualizzazioni delle agende. Il concetto di vista parte dal presupposto che non tutti gli utenti devono necessariamente vedere tutte le agende: ad esempio da una sala operativa è necessaria vedere una od al massimo due agende. Solitamente è la segreteria che vede la totalità delle agende, ed a questa andrà assegnata la vista Generale. Creando un nuova vista è possibile assegnargli solo la visualizzazione di determinate agende. La vista denominata Generale è la vista predefinita create dal programma e contiene tutte le impostazioni generali. Questa vista non va rinominata, né cancellata, né modificata, altrimenti si perderanno tutte le informazioni generali di orari, intervalli, colori, etc. Si possono creare tutte le viste che si desiderano, anche una per ogni utente. Le viste possono essere assegnate all utente come descritto nel paragrafo Assegnare i dati di login per gli utenti. Riservatezza Questo comando permette di impostare le caratteristiche di riservatezza degli appuntamenti. Un appuntamento riservato è visualizzabile sono in modalità riservata, ed il passaggio da una modalità di visione ad un altra può essere coperta da password. In questa schermata si possono impostare le seguenti opzioni: Avvia in visione riservata Abilitando questa casella il programma aprirà il database in modalità riservata; attenzione all avvio del programma non viene richiesta la password di passaggio alla modalità riservata. Password di tipo 1 Se viene impostata la password di tipo 1, quando dal programma si passa in modalità riservata, tramite il menù Visualizza Modalità riservata o il tasto funzione F10, bisogna introdurre correttamente la password rispettando maiuscolo e minuscole. Se durante il cambio di modalità la password viene sbagliata, il programma non entra in modalità riservata e rimane in modalità normale senza dare nessun messaggio d errore. Password di tipo 2 Se viene impostata la password di tipo 2, quando dal programma si passa in modalità riservata, tramite il menù Visualizza Modalità riservata o il tasto funzione F10, digitando questa password al posto di quella di tipo1 il programma esegue preventivamente la cancellazione di tutti gli appuntamenti riservati. Attenzione il programma non dà nessun avvertimento sulla cancellazione in corso. In visione riservata mostra il simbolo Si può optare se mostrare un icona con un lucchetto oppure nessun simbolo accanto ad un appuntamento riservato. In visione non riservata mostra il testo In visione normale, un appuntamento riservato non viene visto, e questo fatto può confondere l utente che magari non visualizza niente su determinati orari. Si può decidere di visualizzare un carattere, ad esempio un *, al posto dell appuntamento riservato.

10 9 Bottone di impostazioni visibile Solitamente si accede al menù di configurazione della modalità riservata dal dialogo di Impostazioni. Se si vuole totalmente nascondere questo bottone è sufficiente abilitare questa casella d opzione. A bottone disabilito sarà possibile rientrare nel dialogo di impostazione della Riservatezza tramite la combinazione di tasti ctrl+alt+shift+f12. Questa combinazione funziona solo si è fuori dal dialogo di Impostazioni. Menù di visione riservata visibile E possibile nascondere dai menù il comando Modalità riservata. Questo comando è posto nel menù Visualizza. Pur nascondendo il menù il passaggio alla modalità riservata può essere effettuato tramite il tasto funzione shift+f10. La ricerca appuntamenti nei seguenti modi: Ricerca appuntamenti 1. Dal gestionale tramite la funzione Ricerca appuntamenti 2. Da Agenda Sql partendo dall appuntamento corrente 3. Da Agenda Sql partendo da dati di ricerca vuoti (generica) La ricerca viene fatta analizzando i seguenti due parametri: Il campo appuntamento Il campo Codice di ricerca Se viene fornito il campo codice di ricerca, la ricerca è molto precisa, perché questo valore è univoco per tutti gli appuntamenti inseriti per quel nominativo. Fornendo l appuntamento verranno trovati solo gli appuntamenti che esattamente corrispondono a quanto richiesto. Ricerca dal gestione I gestionali Class Suite 32 ed E-Suite 2001 si differenziano molto nelle ricerche, in quanto Class Suite 32 fornisce solo il nominativo da ricercare, mentre E-Suite 2001 fornisce il codice di ricerca (creato dal gestionale in fase d inserimento di nuova anagrafica). E-Suite 2001 è quindi in grado di ricercare esattamente gli appuntamenti di un nominativo, risolvendo anche eventuali omonimie, Class Suite 32 no. La ricerca avviane per tutti gli appuntamenti di paziente in corso introdotti dal giorno successivo a quello odierno. Se si vuole fare la ricerca considerando anche gli appuntamenti odierni bisogna modificare manualmente il file di configurazione agendasql.ini aggiungendo le seguenti righe: [Setup] Avanza Ricerca=0 Ricerca dall appuntamento corrente Tramite il menù Modifica Trova da app. corrente o il tasto acceleratore F3 si avvia la ricerca del nominativo selezionato. Se nell appuntamento in corso è presente il codice di ricerca viene utilizzato questo, altrimenti viene utilizzato il campo appuntamento.

11 10 Ricerca generica Tramite il menù Modifica Ricerca o il tasto acceleratore F5 si avvia il dialogo di ricerca generica. Fornire la data da cui effettuare la ricerca e possibilmente il codice di ricerca. Se vengono introdotti sia il nominativo che il codice di ricerca viene utilizzato solo il codice di ricerca. Se è aperto il gestionale E-Suite 2001 il campo codice di ricerca può essere rintracciato dal bottone Seleziona, che permette di selezionare tra i file pazienti aperti quello desiderato. Gli appuntamenti ricercati vengono mostrati in una finestra apposita: da questa finestra è possibile: 1. posizionarsi su un determinato appuntamento (doppio click o bottone Vai a) 2. ripetere la ricerca cambiando la data (bottone Cambia data) 3. Aggiornare la ricerca corrente, ad esempio se si è cancellato o variato un appuntament 4. Cancellare gli appuntamenti visualizzati 5. Stampare un memo (con possibilità di scegliere una stampante diversa da quella predefinita di sistema) Conclusione Per ogni ulteriore informazione fare riferimento al Forum internet dedicato all Agenda Sql ed al sito Internet dedicato all Agenda Sql