Iniziativa Comunitaria Equal II Fase IT G2 CAM Futuro Remoto. Approfondimento SOFTWARE PER L ARCHIVIAZIONE

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1 APPROFONDIMENTO ICT Iniziativa Comunitaria Equal II Fase IT G2 CAM Futuro Remoto Approfondimento SOFTWARE PER L ARCHIVIAZIONE ORGANISMO BILATERALE PER LA FORMAZIONE IN CAMPANIA

2 INDICE SOFTWARE PER L ARCHIVIAZIONE...3 SCHERMATA INIZIALE...3 CREARE UN DATABASE...3 CREARE UNA TABELLA...4 INSERIRE I DATI...5 CREARE UN INDICE...5 CREARE UN INDICE A CAMPO SINGOLO...6 VISUALIZZARE O MODIFICARE I DATI...6 CREARE UN INDICE MULTICAMPO...7 LA SCHERMATA DI ACCESS...7 BARRA DEL TITOLO...8 BARRA DEL MENU...8 BARRA DEGLI STRUMENTI...8 BARRA DI STATO...9 2

3 SOFTWARE PER L ARCHIVIAZIONE Esistono programmi che permettono di creare e modificare database per archiviare dati. Uno dei più diffusi è Access di Microsoft. Di Access qui vediamo la filosofia generale e alcune delle funzioni più importanti. SCHERMATA INIZIALE Dopo il caricamento del programma appare un'altra finestre con alcune opzioni: 1. creare un nuovo database vuoto; 2. creare un nuovo database con una procedura guidata; 3. aprire un database esistente per aggiornarlo, consultarlo o modificarlo. CREARE UN DATABASE Per prima cosa si crea il database. Creare il database significa anche salvarlo (memorizzandolo nel computer), assegnandogli un nome e una posizione all'interno selle cartelle. Compare la finestra 3

4 principale di Access che permette di creare, gestire e modificare e tutti gli elementi di un database Tabelle Qui possiamo creare, modificare ed eliminare le tabelle contenenti i dati del nostro Database. Query Con le query è possibile richiamare dati dal nostro archivio in base a criteri da noi indicati: è possibile, per esempio, richiamare dalla lista dei clienti solo quelli in ritardo con i pagamenti! Maschere Attraverso l'uso di Maschere, possiamo semplificare l'inserimento dei dati da parte di utenti non esperti e creare sistemi grafici più accattivanti utili, ad esempio, per terminali pubblici (stazioni, banche e altro). Report I Report sono uno strumento efficace per la stampa dei nostri dati. Oltre alla semplice stampa di tutto l'elenco, possiamo raggruppare i dati per rapporti aziendali, presentandoli in maniera chiara e dettagliata. Pagine Con l'aggiunta di questa nuova funzione, Access 2000 consente ora agli utenti più esperti di portare direttamente sul Web o su reti Intranet i propri database, condividendoli in modo semplice fra più utenti, o addirittura con il mondo intero. Macro Con questo termine si indica la possibilità di "registrare" una serie di operazioni spesso usate, per evitare di ripeterle in continuazione. Gli utenti esperti possono "programmare" tutta una serie di eventi per rendere il flusso di lavoro più efficiente e meno ripetitivo. Moduli Con l'opzione moduli si entra nel cuore del programma, programmandone alcune caratteristiche e creandone di nuove. Utenti programmatori altamente specializzati creano veri e propri programmi "indipendenti" per la gestione di Aziende, Enti Pubblici, Banche e per chiunque abbia bisogno di un software specializzato per la gestione dei propri archivi! CREARE UNA TABELLA La tabella è una struttura che contiene dati. Cliccando su "Crea tabella in visualizzazione Struttura" compare la seguente schermata che consente di inserire: nomi di campo; tipo di dati (per esempio testo, numeri, ecc.); descrizione del campo. 4

5 Quando si tenta di salvare la nuova tabella, il sistema chiede di inserire la "chiave primaria". Si tratta di un campo tra quelli previsti che contiene solo dati univoci, che non si ripetono mai in record diversi (per esempio il numero di targa e il codice fiscale sono tipiche chiavi primarie). Il valore della chiave permette di distinguere un record dall'altro. INSERIRE I DATI Una volta creata una struttura è possibile usarla come contenitore per inserire i dati. Cliccando sul pulsante "Foglio dati", ( ) si passa a una visualizzazione come quella in figura: Una volta inserito un record (in questo caso cognome, nome, telefono e indirizzo) basta un invio e compare una nuova riga vuota. CREARE UN INDICE Utilizzando degli indici è possibile trovare e ordinare i record più rapidamente. In Microsoft Access gli indici di una tabella vengono utilizzati come gli indici di un libro: per trovare i dati ad esempio, il programma ricerca la loro posizione nell'indice. È possibile creare indici basati su un solo campo o su più campi. Gli indici multicampo consentono di fare distinzione tra record in cui il primo campo potrebbe contenere lo stesso valore. In genere si indicizzano i campi in cui vengono effettuate le ricerche più di frequente, i campi ordinati o quelli collegati a campi di altre tabelle nelle query. La chiave primaria di una tabella viene indicizzata automaticamente, mentre per gli altri campi è consigliabile l'indicizzazione se si verificano tutte le condizioni riportate di seguito: Il tipo di dati del campo è Testo, Numerico, Valuta o Data/ora Si prevede di dover ricercare i valori memorizzati nel campo. Si prevede di dover ordinare i valori memorizzati nel campo. 5

6 Si prevede di dover memorizzare molti valori diversi nel campo. Se molti valori nel campo sono identici, è possibile che l'indice non renda molto più veloce l'esecuzione delle query. Vediamo ora come creare un indice. CREARE UN INDICE A CAMPO SINGOLO Per creare un indice basato su un solo campo della tabella: 1. Aprire una tabella in visualizzazione Struttura. 2. Nella parte superiore della finestra, fare clic sul campo per il quale si desidera creare l'indice. 3. Nella scheda Generale nella parte inferiore della finestra fare clic sulla casella della proprietà Indicizzato, quindi fare clic su Sì (Duplicati possibili) oppure SI (Duplicati impossibili). Facendo clic su Sì (Duplicati impossibili) ci si assicura che nella tabella non potranno essere presenti due record contenenti gli stessi dati. VISUALIZZARE O MODIFICARE I DATI In caso si desideri modificare gli indici di una tabella: 1. Aprire una tabella in visualizzazione Struttura. solo l'indice e non il campo. 6

7 CREARE UN INDICE MULTICAMPO Aprire una tabella in visualizzazione Struttura. Fare clic sul pulsante Indici sulla barra degli strumenti. Digitare un nome per l'indice nella prima riga vuota della colonna Nome indice. È possibile assegnare all'indice il nome di un campo indice o utilizzare un altro nome appropriato. Nella colonna Nome campo fare clic sulla freccia e selezionare il primo campo per l'indice. Nella riga successiva della colonna Nome campo selezionare il secondo campo per l'indice. Lasciare la colonna Nome indice vuota in quella riga. Ripetere questo passo fino a quando non sono stati selezionati tutti i campi che si desidera includere nell'indice. È possibile utilizzare un massimo di 10 campi. Nota Il criterio di ordinamento predefinito è Crescente. Selezionare Decrescente nella colonna Criterio ordinamento della finestra degli indici per ordinare i dati dei campi corrispondenti in senso decrescente. LA SCHERMATA DI ACCESS In Microsoft Access la visualizzazione delle finestre segue lo standard Windows. Abbiamo quindi una barra dei menu con le voci specifiche di Access, come "Record" o "Formato"", oltre naturalmente alle caratteristiche voci come "file" o "modifica". Sotto queste voci sono racchiusi tutti i comandi di Access. Appena sotto abbiamo la barra degli strumenti: una serie di Icone, cioè di piccoli pulsanti, che ci consentono di accedere con un semplice click del mouse ai comandi di Access più comunemente usati (come "apri file" o "salva"). Tutti questi pulsanti sono personalizzabili, ed è quindi possibile inserire ulteriori Icone per accedere in modo rapido alle funzioni utilizzate più spesso. La particolarità di Access è quella poi di avere una finestra, detta "Finestra principale", in cui sono contenute le icone di creazione e visualizzazione di Tabelle, Query, Maschere e tutti gli elementi di un nostro Database. Ogni Database ha cioè una sua finestra contenente tutti gli elementi. Attenzione: è comunque possibile visualizzare un solo Database per volta! Puoi ora approfondire la conoscenza degli elementi della finestra selezionandoli direttamente sull'immagine. 7

8 BARRA DEL TITOLO Nella barra del titolo sono presenti nell'ordine i seguenti elementi: Il bottone che permette di accedere al Menu di controllo Access (contiene le opzioni per ridimensionare e chiudere l'applicazione Access). Il titolo dato dal nome dell'applicazione e dal nome del database. I pulsanti per il controllo della finestra; nell'ordine da sinistra a destra puoi vedere nell'immagine: Riduci a icona Ingrandisci Chiudi Il pulsante Ingrandisci, se selezionato, fa si che la finestra Access occupi tutta lo schermo e, contemporaneamente, lascia il posto al pulsante Ripristina ( ). Quest'ultimo permette di riportare la finestra alla posizione e dimensioni originali. Il pulsante Chiudi sulla barra del titolo dell applicazione è utilizzato per chiudere l applicazione di Access. BARRA DEL MENU Automaticamente, ovvero come si usa dire "Per default", Access visualizza sotto la barra del titolo la barra dei menu. Agli estremi di questa barra troviamo alcuni elementi per la gestione della finestra del documento (da non confondersi con la finestra Access). Sulla sinistra vi è l'icona che permette l'apertura del Menu di controllo della finestra del documento; contiene le opzioni per chiudere il documento o ridurre la sua finestra a icona. Sulla destra sono riportati, nell'ordine: o Riduci a icona o Ripristina o Chiudi Il pulsante Ripristina, se selezionato, fa si che la finestra del documento venga riportata alla posizione e dimensioni originali e, contemporaneamente, lascia il posto al pulsante Ingrandisci. Quest'ultimo permette di ingrandire la finestra del documento fino a farle occupare tutto lo spazio disponibile all'interno della finestra Access. Il pulsante Chiudi può essere utilizzato per chiudere il documento. Nella parte centrale della barra sono riportati i menu che contengono tutte le funzioni disponibili in Access. Molte funzioni sono eseguibili tramite le barre degli strumenti. BARRA DEGLI STRUMENTI La barra degli strumenti di Access contiene tutti quei comandi che normalmente vengono usati di frequente. Comandi come "apri file" oppure "stampa" o "salva" vengono raffigurati da "icone" che ne rappresentano in modo schematico la funzionalità. 8

9 Con un semplice clic del mouse possiamo quindi avviare questi processi che richiederebbero invece una selezione dai menu e quindi un tempo decisamente maggiore. Ogni barra degli strumenti può essere inserita e rimossa dalla finestra di Access, e possiamo addirittura decidere quali comandi visualizzare e quali no all'interno di una determinata barra. In questo modo il livello di personalizzazione dell'ambiente di lavoro può crescere a seconda delle diverse esigenze dell'utente. E' possibile conoscere i nomi dei vari bottoni presenti nella barra (e quindi la loro funzione) passando il puntatore del mouse su di essi e aspettando qualche istante. Visualizza/Nascondi la barra degli strumenti Per visualizzare o nascondere la barra degli strumenti si può procedere in due modi: 1. posizionare il mouse sulla barra e fare clic con il pulsante destro 2. aprire il menu Visualizza e scegliere l'opzione Barre degli strumenti In entrambi i casi verrà aperta il menu contestuale riportato a fianco. All'interno sono indicate le due barre degli strumenti disponibili. Il segno di spunta riportato a fianco indica quelle aperte all'interno della finestra di Access. Per nascondere o visualizzare una delle barre elencate è sufficiente selezionarle con il mouse. BARRA DI STATO La barra di stato visualizza informazioni sul documento attivo o il comando di menu selezionato. La parte sinistra di questa barra serve per visualizzare dei messaggi che aiutano l'utente nell'utilizzare l'applicazione; mostra, ad esempio, il tipo di finestra aperta e da brevi informazioni su cosa selezionare per modificare il tipo di visualizzazione o per aprire la Guida in linea. Le celle presenti sulla parte destra, mostrano il tipo di impostazione della tastiera. Prendendo l'esempio nella figura sopra riportata NUM sta a significare che l'utente ha attivato il tastierino numerico. 9