Virtual meeting istruzioni per l uso v 1.0 del 10 aprile by LucioTS

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1 Qui di seguito le istruzioni per partecipare ai virtual meeting 3rotaie. Il software (ad uso gratuito per scopi non commerciali) scelto è TeamViewer (scaricabile da che la momento della stesura di questo documento è alla versione Queste istruzioni sono per l installazione e l uso su PC Windows. E possibile installare ed utilizzare il programma anche sotto altri sistemi operativi quali Linux, Mac, Android, Ipad e Iphone. Basta selezionare la schermata Download del sito internet di TeamViewer e scaricare la versione supportata dal sistema operativo in uso. Purtoppo allo stato attuale del programma non è supportata la conferenza audio sui dispositivi Andorid. Per facilitare il collegamento potete usare un programma fornito dalla stessa Teamviwer e che è stato personalizzato per il 3Rotaie. Basta seguire le istruzioni a pagina 2. Questo documento descrive come collegarsi ai virtual meeting ed è basato sulla piattaforma windows. Per l uso e l installazione su altre piattaforme (Mac, IPad, ecc.) basterà scaricara il programma per la versione richiesta direttamente dal sito della Teamviwer al seguente indirizzo: Una nota curiosa: la ditta che ha sviluppato questo prgramma ha sede nella città di Göppingen in Germania, esattamente la stessa città dove a sede la nostra Maerklin. INDICE: Collegamento tramite programma 3Rotaie_VM (windows)... Pag. 2 Collegamento tramite programma completo (windows)... Pag. 6 Uso del Programma e delle finestre (widget) durante il meeting... Pag. 14 Avvertenze... Pag. 29 Pagina 1 di 29

2 Usare il programma 3Rotaie_VM rende il collegmaneto ai virtual meeting molto semplice. Per scaricare il programma basta andare sulla pagina web tramite il vostro browser. Selezionare il menù Forum e quindi selezionare Virtual meeting (figura 1). Figura 1 Pagina 2 di 29

3 Aperta la pagina Virtual meeting selezionare l icona Meeting Online (figura 2). Figura 2 Pagina 3 di 29

4 Salvare il file 3Rotaie_VM.exe sul proprio pc (figura 3 o 4). Figura 3 - borwser Mozilla Firefox Figura 4 - browser Internet Explorer Una volta salvato il file sul nostro computer (ad esempio sul desktop) ci troveremo una icona simile a quella di figura 5. Figura 5 Pagina 4 di 29

5 Eseguire questo file ogni volta che si desidera partecipare ad un meeting. Questo programma non si installa sul pc ma serve solo per collegarsi ai meeting. Lanciare il programma con il solito doppio click sulla icona (figura 6). Figura 6 Confermare l esecuzione del programma con il tasto Esegui. Il programma si avvia è comparirà la finestra per collegarsi al meeting. Ora basta essere in possesso dell ID del metting (che verà pubblicato di volta in volta sulle pagine del forum), inserirlo nel campo ID meeting, immettere il vostro nome (preferibilmente quello che usate nel forum) nel campo Il tuo nome e premere il tasto Partecipa (figura 7). Andate alla pagina 13 per la descrizione del funzionamento del programma. Figura 7 Pagina 5 di 29

6 Per scaricare il programma completo apriamo il nostro browser internet e andiamo sul sito della TeamViewer, selezioniamo l icona Avvia versione gratuita come da figura 8 (la figura rappresenta il sito web al 10/04/2012). Figura 8 Pagina 6 di 29

7 Salviamo il file dove più ci aggrada del nostro pc (figura 9) Figura 9 Pagina 7 di 29

8 Una volta completato il salvataggio apriamo il file appena scaricato e selezioniamo Esegui (figura 10) Figura 10 La seconda schermata permette di scegliere se installare il programma sul proprio pc oppure se eseguirlo senza installazione (figura 11). Figura 11 Pagina 8 di 29

9 Per i nostri scopi non c è una grossa differenza nei due metodi di installazione. Nel primo caso, ovvero Installa, il programma viene installato sul proprio pc e quindi per avviarlo basterà cliccare sul collegamento creato sul desktop, mentre se si sceglie la modalità Avvia il programma funziona senza installarsi (per chi ad esempio non ha spazio sul proprio hd). Io consiglio di installarlo sul proprio pc, in questo modo vengono anche salvate le varie impostazioni che possiamo dare. Continuiamo quindi con l installazione premendo Avanti e confermiamo che useremo questo programma per scopi privati /non commerciali selezionando l apposito pulsante e quindi selezioniamo Avanti (figura 12). Figura 12 La schermata successiva propone di leggere l Accordo di licenza. Noi ci limitiamo a spuntare le due opzioni previste ovvero che accettiamo il contratto di licenza e che confermiamo di usare questo programma esclusivamente per scopi privati e premere il tasto Avanti (figura 13). Pagina 9 di 29

10 Figura 13 Nella schermata successiva ci limitiamo a confermare il No (impostazione predefinita) e selezionare il tasto Fine. Il programma si installerà automaticamente (figura 14). Figura 14 Pagina 10 di 29

11 Quando il programma terminerà l installazione oppure quando avvieremo il programma in seguito ci troveremo la seguente schermata (figura 15). Figura 15 Nella figura sono mascherati i campi ID e Password che sono personali ed assegnati automaticamente dal programma. Per gli scopi del meeting non interessano. Dobbiamo invece selezionare la schermata Meeting (figura 16). Figura 16 Pagina 11 di 29

12 Chi presenta il meeting (presentatore) dovrà comunicare l ID del meeting (tramite apposita pagina sul forum 3rotaie). L id del meeting è simile a m e deve essere scritto nel campo ID meeting. Non è possibile sapere in anticipo l id, questo viene creato al momento del primo collegamento da parte del presentatore. Basterà scrivere i numeri in quanto le varie lineette sono messe in automatico dal programma. Inoltre è possibile inserire il nome che useremo durante il meeting. Io suggerisco di usare lo stesso nome che usiamo sul forum ma comunque è possibile cambiare il nome una volta connessi al meeting (figura 17). Figura 17 Una volta inserito l ID del meeting e scelto il nome clicchiamo su Partecipa al meeting. Pagina 12 di 29

13 Appena premuto il pulsante il vostro computer si collegherà al pc del presentatore ovvero di colui che ha iniziato il meeting (figura 18 e 19) sempre che il meeting sia ancora in corso e che non sia stato raggiunto il limite dei 25 partecipanti. Figura 18 Figura 19 Appena stabilita la connessione verrà visualizzato lo schermo del computer del presentatore (figura 20). Pagina 13 di 29

14 Figura 20 Bene, siete collegati al meeting. Quello che vedrete sarà il desktop del presentatore (o quello che vuole farvi vedere), una barra di TeamViewer (sulla destra) ed uno spazio grigio. Lo spazio grigio è la barra di TeamViewer del presentatore e che non viene mostrata agli altri partecipanti. In pratica ogni partecipante vede solo la sua barra (anche se è possibile farla visualizzare). Ogni partecipante al meeting vede il desktop del presentatore ed ogni partecipante al meeting può interagire con il presentatore ma non con gli altri partecipanti. La prima cosa che possiamo fare è ridimensionare lo schermo al massimo oppure nascondere la barra di TeamViewer. Per spostare la barra basta trascinarla come qualsiasi finestra di windows. Per ingrandire (o ridurre) lo schermo del meeting bisogna selezionare l icona con il simbolo di 4 freccette, per nascondere o visualizzare la barra di TeamViewer selezionare l icona con la freccetta (vedi figura 21). Nella immagine il cerchio rosso evidenzia l icona per ridimensionare lo schermo mentre il cerchio verde evidenzia l icona per nascondere la barra. Pagina 14 di 29

15 Figura 21 Quando la barra è nascosta sul bordo destro del monitor resterà l icona della freccetta per far riapparire la barra (vedi figura 22). Lo spazio in grigio è la barra di TeamViewer del presentatore. Se il presentatore nasconde la sua barra (allo stesso modo dei partecipanti) ovviamente si vedrà l immagine del desktop completa. Figura 22 Pagina 15 di 29

16 Su questa barra troviamo delle finestre. Alcune le useremo altre no. La prima cosa che esamineremo è la finestra dei partecipanti. Qui vediamo l elenco delle persone collegate (on-line) e dove possiamo anche modificare il nostro nome ovvero quello scelto prima di effettuare il collegamento. Per modificare il nostro nome basta cliccarci sopra con il mouse, selezionare modifica e immettere il nuovo nome (figura 23, 24 e 25). Possiamo modificare solamente il nostro nome. Anche Il presentatore, che è il proprietario del meeting, può cambiare il nome dei partecipanti. Figura 23 Figura 24 Pagina 16 di 29

17 Figura 25 Pagina 17 di 29

18 Per poter abilitare il microfono è necessario agire nella finestra denominata VoIP. Se non è presente è possibile visualizzarla selezionando l icona con le cuffiette nella parte alta della barra (figura 26). Normalmente il microfono è disattivato. Basterà cliccarci sopra per attivarlo (figura 27). E possibile anche regolare il volume degli altoparlanti/cuffiette agendo sul cursore dell icona altoparlanti. Figura 26 Figura 27 Pagina 18 di 29

19 Dalle immagini precedenti avrete sicuramente notato che c è l immagine di un tracciato nella finestra denominata Video. Questa finestra mostra il video o immagini (webcam o altri formati) trasmesso dal presentatore o dai partecipanti. Questa finestra, come altre, è possibile ingrandirla a piacimento per visualizzare meglio il contenuto (figura 28, 29 e 30). Per allargare la finestra trasciniamo la finestra come qualsiasi finestra di windows. Clicchiamo sopra il titolo della finestra e tenendo premuto il pulsante del mouse spostiamo la finestra. Una volta spostata, posizionando il mouse sull angolo inferiore destro sarà possibile allargare la finestra (come qualsiasi finestra in windows). Figura 28 Pagina 19 di 29

20 Figura 21 Figura 30 Pagina 20 di 29

21 Chi è dotato di una webcam è vuole condividere con gli altri la sua immagine deve abilitare la trasmissione. Per aprire la finestra bisogna selezionare l icona a forma di videocamere sulla barra in alto. Se la webcam è correttamente connessa al pc si vedrà quello che riprende. Per trasmettere o interrompere la diffusione agli altri partecipanti bisogna selezionare Trasmetti Video (figura 31). Si, quella brutta faccia sono io, così chi non mi conosce ora sa che aspetto ho Figura 31 Pagina 21 di 29

22 Quindi abbiamo due finestre, una riceve i video trasmessi dagli altri partecipanti (Video) mentre l altra visualizza quello che trasmettiamo dal nostro pc (I miei video). Se ci sono più webcam in funzione la finestra Video mostrerà automaticamente più immagini (figura 32). Figura 32 Nell esempio qui sopra si visualizzano contemporaneamente l immagini trasmesse dalla webcam del presentatore e quelle provenienti da un altro partecipante. Chi non dispone di un microfono può ovviamente sentire quello che gli altri dicono. Ma come può intervenire per fare, ad esempio, una domanda? In questo caso può tornare utile la finestra Chat (figura 33). Tramite questa finestra si inviano e si ricevono messaggi testuali. Per attivare la finestra, se non è ancora visualizzata, selezionare l icona fumetto sulla barra. Pagina 22 di 29

23 Figura 33 Pagina 23 di 29

24 Nella immagine seguente un esempio. La finestra della Chat è stata allargata come quella del Video (figura 34). Figura 34 Un altra finestra che potrebbe tornarci utile è quella per la condivisione di files. Immaginiamo che voglia trasmettervi un documento pdf. Basterà trascinare il file nella apposita finestra chiamata Box dei file ed il file sarà disponibile a tutti. Per attivarla l icona da selezionare sulla barra è a forma di foglio (figura 35). Se invece si seleziona l icona nella finestra Box dei file sarà possibile selezionare il file da una cartella del nostro pc. Pagina 24 di 29

25 Figura 35 Pagina 25 di 29

26 Infine l ultima delle finestre disponibili al momento. La lavagna. Tramite la lavagna i partecipanti possono intervenire sul desktop del presentatore, evidenziando particolari, disegnando, scrivendo, ecc. Per attivare la lavagna selezionare l icona a forma di pennello nella barra (figura 36). Figura 36 Figura 37 Pagina 26 di 29

27 Nella figura 37 sono evidenziati gli strumenti a disposizione. Ricordarsi che per uscire dalla modalità lavagna, una volta selezionato uno strumento, e riprendere il normale controllo del proprio mouse, è necessario selezionare l icona con la freccetta bianca. Nella immagine seguente, tramite lo strumento evidenziatore, ho fatto un cerchio attorno ad una icona del desktop del presentatore. Quanto fatto viene ovviamente visto da tutti i partecipanti (Figura 38). Figura 38 Dopo aver eseguito il cerchio, per poter riutilizzare il mouse normalmente ho dovuto selezionare la freccia bianca (prima icona) della finestra Lavagna (figura 37). Pagina 27 di 29

28 Non ci resta che vedere come scollegarci dal meeting. La cosa è piuttosto semplice. Basta chiudere la barra di TeamViewer cliccando sulla X, oppure chiudere tutta la schermata con la classica X rossa della finestra di windows (in alto a destra). Apparirà una schermata di conferma (figura 39). Figura 39 Poi basterà chiudere il programma TeamViewer e forse qualche altra finestra informativa. Ovviamente il collegamento viene interrotto se il presentatore chiude il meeting. In questo caso tutti i partecipanti saranno esclusi dal meeting. Pagina 28 di 29

29 Cosa può fare in più il presentatore del meeting. Il presentatore ha il controllo del meeting è può: AVVERTENZE - Passare il meeting (ed il suo controllo) ad altro partecipante. In questo caso il vecchio presentatore diventa partecipante ed partecipante selezionato diventa presentatore (dopo aver confermato). - Escludere un partecipante: il presentatore può anche inibire l audio di un singolo partecipante oppure la trasmissione di immagini di un partecipante o l uso della lavagna. Se il presentatore toglie l audio ad u partecipante e dopo lo riabilita il partecipante dovrà riattivare il suo microfono (Voip). - Far assumere il controllo del proprio desktop (e quindi del computer) ad uno o più partecipanti. - Cambiare il nome ad un partecipante. - Registrare il meeting. In questo modo sarà possibile rivedere e riascoltare cosa è successo (per coloro che non sono riusciti a partecipare o vogliono rivedere il meeting). - Chiudere il meeting. In questo caso tutti i partecipanti saranno esclusi, il meeting concluso e non sarà possibile accedervi nuovamente se non aprendo un altro meeting (con relativo ID). Va da se che se cade il presentatore (inteso come si spegne il pc, perde il segnale adsl, ecc.) il meeting si interrompe. Pagina 29 di 29