La Posta Elettronica Certificata Andrea De Fre Sistemi Informativi ed ICT Dematerializzazione e conservazione dei documenti

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1 La Posta Elettronica Certificata Andrea De Fre Sistemi Informativi ed ICT Dematerializzazione e conservazione dei documenti Cremona, mercoledì 30 giugno 2010

2 Aspetti da sapere Evoluzione PEC e sistema docum.le Diffusione La casella PEC di RL PEC Cosa è Aspetti normativi I vantaggi Come funziona 3

3 Cosa è la PEC Un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente una ricevuta elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna (o la mancata consegna) di documenti informatici.

4 Vantaggi: La posta elettronica Strumento facilmente accessibile Limiti: No garanzie certe di effettivo invio e consegna di un messaggio NO certezza sulla sua paternità No regole standardizzate che consentano di tracciare il percorso del messaggio durante la fase di trasmissione. 5

5 Raccomandata tradizionale Conoscibilità certa mittente No velocità No possibilità di legare in maniera certa ed opponibile la trasmissione con il documento trasmesso Costo elevato 6

6 I punti di forza della PEC (1) certificazione dell avvenuta consegna del messaggio nella casella di posta del destinatario del messaggio e dei suoi contenuti certificazione degli allegati al messaggio garanzia dell identità del mittente (titolare della casella) possibilità di allegare al messaggio qualsiasi tipologia di informazione e/o documento in formato digitale semplicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e ricerca dei messaggi economicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e facilità di ricerca velocità della consegna 7

7 I punti di forza della PEC (2) Possibilità di accesso alle mail sia tramite browser che tramite client di posta possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse Scambio sia tra individui che tra applicazioni archiviazione da parte del gestore di tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni, per un periodo di trenta mesi 8

8 Come funziona Fonte: CNIPA - Supplemento al n. 1/2007 del periodico Innovazione 9

9 Nuovo CAD Legge n. 59/97 Circolari Brunetta D.L. 185/08 D.Lgs. 82/05 (CAD) 10 Il quadro normativo di riferimento Circ. CNIPA CR/ DPR n. 68 DM Circ. CNIPA CR/

10 Legge n. 59/1997, art. 15 Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge 11

11 DPR , n. 68 Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) 12

12 Contenuti principali del DPR Definizione dei soggetti previsti dal servizio (mittente, Destinatario, Gestore) Sequenza di invio e ricezione di un documento informatico Obbligo per i gestori di: garantire l interoperabilità dei servizi offerti tenere traccia delle operazioni svolte garantire livelli minimi di servizio Garanzie circa l integrità del messaggio trasmesso Regole per la gestione dei messaggi contenenti virus Definizione dell elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata Elenco dei requisiti che il candidato gestore deve possedere per essere iscritto nell elenco pubblico Assegnazione al CNIPA delle funzioni di vigilanza e controllo sulle attività dei gestori 13

13 Sequenza di invio e ricezione di un documento informatico Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore. 14

14 Decreto Ministeriale Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265) 15

15 Contenuti principali del DM Approfondisce parte dei contenuti del DPR Prevede l insieme dei requisiti tecnico/funzionali necessari alla realizzazione di una piattaforma software per l erogazione del servizio. Introduce nuovi elementi di dettaglio relativi a: obbligo per il gestore di acquisire la certificazione ISO 9001:2000 relativamente a tutti i processi connessi al servizio di PEC Definizione dei requisiti organizzativi dei gestori 16

16 Circolare di accreditamento CNIPA CR/ Modalità per la presentazione delle domande di iscrizione all elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata 17

17 Circolare CNIPA 51/2006 Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dagli iscritti nell elenco dei gestori di posta elettronica certificata 18

18 Codice Amministrazione Digitale Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (G.U. 16 maggio 2005, n. 93) Strumento giuridico volto a fornire un quadro normativo coerente, omogeneo ed unitario all applicazione delle nuove tecnologie nella PA. 19

19 La PEC nel CAD Il Codice, relativamente alla posta elettronica certificata, prevede: il diritto all uso delle tecnologie indicazioni circa l utilizzo della posta elettronica certificata per la PA obbligo di istituire almeno una casella di posta elettronica certificata, per ciascun registro di protocollo l utilizzo della posta elettronica certificata nei casi per i quali è necessaria l evidenza dell avvenuto invio e ricezione di un documento informatico 20

20 La PEC nel CAD (art. 48) 1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del DPR n La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta. 21

21 La PEC nel CAD (art. 48) 3. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche. 22

22 Il DL 185 del "[...] I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge." 23

23 Circ n. 1/2010/DDI Uso della posta elettronica certificata nelle Amministrazioni pubbliche Le PPAA devono: collegare il protocollo e la gestione dei documenti a sistemi idonei a trasmettere e ricevere documenti sia mediante la posta elettronica semplice che mediante la PEC divulgare i propri indirizzi di PEC utilizzando il proprio sito istituzionale e l'indicepa. dotarsi di strumenti per l apposizione della firma digitale l attuazione delle disposizioni è rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance sia organizzativa, sia individuale 24

24 Circ n. 2/2010/DDI Uso della posta elettronica certificata nelle Amministrazioni pubbliche indicazioni volte ad agevolare le amministrazioni pubbliche nella interazione con i soggetti dotati di tale strumento obbligo delle amministrazioni di divulgare i rispettivi indirizzi di Posta Elettronica Certificata utilizzando l'indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree omogenee gestito da DigitPA Disponibilità di un elenco completo degli indirizzi PEC dei punti di accesso alle diverse unità amministrative 25

25 La PEC e il nuovo CAD Per le comunicazioni che necessitano di ricevuta, con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo, le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata. La dichiarazione dell indirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dell invio, tramite PEC, da parte delle pubbliche amministrazioni degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano. 26

26 Le caselle PEC fornite da RL Tipologia del servizio: casella individuale (attivazione di un unica utenza) Mailbox di 1 GB A traffico illimitato Modalità di accesso alla casella: tramite webmail ( tramite client di posta (Outlook, Outlook Express, Lotus Notes, Thunderbird) Documentazione e modulistica su 27

27 Aspetti rilevanti (1) Da utilizzare per l invio di documentazione ufficiale Si può inviare qualsiasi tipo di documento informatico (testi, immagini, programmi, ) Il messaggio si intende consegnato quando il Gestore lo rende disponibile nella casella di posta elettronica certificata del destinatario La disponibilità da parte del mittente della ricevuta di avvenuta consegna non garantisce la lettura del messaggio da parte del destinatario 28

28 Aspetti rilevanti (2) Si può scrivere da una casella PEC verso una casella tradizionale e vale anche il contrario, ma non si avranno le ricevute che garantiscono la consegna del messaggio Indirizzi PEC della PA su Attenzione ai limiti di dimensione della mail: la somma degli allegati non deve superare la dimensione di 10 Megabyte se sono indicati più destinatari, la dimensione totale degli allegati moltiplicata per il numero dei destinatari non deve superare i 30 Megabyte. 29

29 Obblighi dell utilizzatore verificare il corretto invio e la ricezione dei messaggi conservare con cura le informazioni di abilitazione all uso della casella di posta (password) in quanto strettamente personali informare il Gestore di ogni variazione delle informazioni fornite durante la procedura di identificazione e assegnazione; informare il Gestore del fatto che sia decaduto il proprio diritto di detenere una Casella di PEC; 30

30 Tipi di ricevuta Ricevuta Completa: contiene i dati di certificazione, il messaggio originale e gli eventuali allegati Ricevuta Breve contiene i dati di certificazione, il messaggio originale e gli hash degli eventuali allegati. Per permettere la verifica dei contenuti trasmessi, il mittente deve conservare gli originali non modificati degli allegati inseriti nel messaggio originale, a cui gli hash fanno riferimento Ricevuta Sintetica contiene i dati di certificazione. La ricevuta sintetica è particolarmente utile per i servizi che includono la PEC come strumento di trasporto a supporto di una forte automazione dei flussi di comunicazione. 31

31 Le ricevute in caso di errori mancata accettazione dal proprio gestore PEC (con indicazione della motivazione, es. virus) probabile mancata consegna al destinatario (se dopo 12 ore dall invio il gestore PEC del destinatario non da riscontro di presa in carico al gestore del mittente) mancata consegna al destinatario (se dopo 24 ore non c è ancora l avvenuta consegna) rifiuto al trattamento del messaggio da parte del gestore PEC del destinatario (con indicazione della motivazione: es.: virus) 32

32 Numero totale di domini in Italia MAG-GIU 2008 LUG-AGO 2008 SET-OTT 2008 NOV-DIC 2008 GEN-FEB 2009 MAR-APR 2009 MAG-GIU 2009 LUG-AGO 2009 SET-OTT 2009 NOV-DIC 2009 GEN-FEB

33 Numero totale di caselle in Italia MAG-GIU 2008 LUG-AGO 2008 SET-OTT 2008 NOV-DIC 2008 GEN-FEB 2009 MAR-APR 2009 MAG-GIU 2009 LUG-AGO 2009 SET-OTT 2009 NOV-DIC 2009 GEN-FEB

34 Numero di messaggi inviati in Italia MAG-GIU 2008 LUG-AGO 2008 SET-OTT 2008 NOV-DIC 2008 GEN-FEB 2009 MAR-APR 2009 MAG-GIU 2009 LUG-AGO 2009 SET-OTT 2009 NOV-DIC 2009 GEN-FEB

35 La PEC in Lombardia COMUNI DELLA LOMBARDIA RICHIESTE CASELLA PEC A REGIONE LOMBARDIA 700 TOTALE COMUNI CON ALMENO UNA CASELLA PEC ~

36 Messaggi caselle di Lisit USCITA INGRESSO GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE MAGGIO 37

37 Le nuove frontiere della PEC Imprese Iscritti agli ordini professionali La posta per i cittadini 38

38 La PEC e il sistema documentale PEC integrata con il protocollo Protocollo interoperabile Gestione del workflow Gestione del fascicolo Integrazione con applicativi verticali Conservazione sostitutiva 39

39 I prossimi passi Completamento della distribuzione delle caselle PEC a tutti gli enti pubblici lombardi Individuazione delle tipologie di documento da interscambiare tramite PEC tra Regione e EELL Promozione dell utilizzo della PEC da e verso imprese e cittadini 40

40 Le sfide che ci aspettano Reale semplificazione amministrativa Solo gli allegati che servono Solo i passi che servono Solo le firme che servono Procedimenti on line Cooperazione applicativa tra PPAA 41

41 Grazie Qualche domanda?