Università di Pisa Direzione Finanza, Fiscale e Stipendi. Aurelia De Simone

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Paolina Lolli
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1 Università di Pisa Direzione Finanza, Fiscale e Stipendi Aurelia De Simone

2 Agenda A che punto siamo Chiusura esercizio 2012 Gestione della cassa Gestione dei trasferimenti interni Gestione dell ordinativo informatico 2

3 Cosa abbiamo fatto CORSI di formazione espletati UTENTI abilitati TICKETS chiesti a CINECA (dai Key User) Iniziative di UNIPI per ASSISTERE gli utenti delle strutture Help desk GESTIONE VIA WEB dei DOCUMENTI RICAVI Task force per gestione assegni, cococo, borse di studio Iniziative di CINECA per ASSISTERE gli utenti dell Università e delle strutture 3

desk GESTIONE VIA WEB dei DOCUMENTI RICAVI Task force per gestione assegni, cococo,

4 CORSI di FORMAZIONE Giornate di formazione erogate n.61 di cui: n. 5 giornate di lezioni teoriche n. 33 giornate di esercitazioni a cura di CINECA n.16 giornate ai KY e G di lavoro a CINECA n. 7 giornate di Corsi pratici tenuti dalla Direzione Finanza,Fiscale e Stipendi 4

5 Alcuni dati. Sono stati abilitati n.260 Utenti Sono stati inviati dai Key User (20) dall inizio dell anno ad oggi 104 tickets a Cineca 5

6 Iniziative per ASSISTERE le Strutture Creazione dell Help desk interno : Nel nostro Help desk ci sono richieste per 214 tickets suddivisi COMPENSI 18 IVA E CICLO ATTIVO 6 FONDO ECONOMALE 0 GESTIONE PATRIMONIO 0 CONFIGURAZIONE TABELLE 0 ANAGRAFICHE 47 PROGETTI 18 MISSIONI 17 BILANCIO 26 CICLO PASSIVO 40 PROFILAZIONE UTENTE 42 6

CICLO ATTIVO 6 FONDO ECONOMALE 0 GESTIONE PATRIMONIO 0 CONFIGURAZIONE TABELLE 0

7 Iniziative per ASSISTERE le Strutture Applicativo via WEB per la gestione dei documenti RICAVI Costituzione di una Task force per gestione assegni, cococo, borse di studio 7

8 Iniziative per ASSISTERE l Università e le sue Strutture da parte di CINECA messa a disposizione di una piattaforma e learning all indirizzo: gov.it/ Dove sono reperibili materiale informativo, presentazioni in slides, dimostrazioni, tutorial etc. 8

9 COSA possono fare le STRUTTURE 1) caricare le fatture 2012 e i debiti 2012 su UGOV ) caricare gli ordini 2012 e 2013 in UGOV ) Emettere ordinativi di pagamento con accredito su conto corrente bancario 4) inserire sul modulo PJ i progetti "nuovi" eventualmente non inseriti alla data del ) provvedere alla ripartizione del budget per i progetti inseriti al 5 gennaio ) Procedere a collegare i vari progetti agli schemi di finanziamento per i progetti PRIN, FIRB, attività commerciale e, appena pronti ai progetti della U.E. 7) Individuare i provvisori di entrata relativi all'attività commerciale necessari all'ufficio Fiscale per emettere le relative fatture attive. 8) Caricare sul programma via web i documenti giustificativi dei ricavi necessari sia per registrare i ricavi che per emettere le fatture attive 9) Effettuare il passaggio dei beni mobili alle NUOVE Strutture 9

2013 5) provvedere alla ripartizione del budget per i progetti inseriti al 5 gennaio 2013 6) Procedere a collegare i vari progetti agli schemi di finanziamento per i progetti PRIN, FIRB, attività

10 CHIUSURA esercizio

11 CHIUSURA esercizio 2012 Debiti Crediti Risconti passivi Patrimonio (passaggio dei beni) 11

12 CHIUSURA esercizio 2012 Effettuare pulizia Debiti Per compensi 2012 (vanno eliminati e presi come 2013) Per attività commerciale (documento di erogazione in entrata 2012; nel 2013 inserire fattura etc.) 12

2013) Per attività commerciale (documento di

13 CHIUSURA esercizio 2012 Crediti per attività istituzionale Per attività commerciale (proforma e documento di avanzamento) Risconti passivi 13

14 TRASFERIMENTI interni 14

15 GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI Movimentazioni interne (fra la stessa UA) 2 tipologie Trasferimenti INTERNI (fra UA diverse) 15

16 GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI Le movimentazioni interne di bilancio sono giri contabili fra la stessa UA con cui si spostano costi da una voce ad un altra (costo costo oppure costo ricavo) Esempio : voglio spostare i costi generali di un progetto di ricerca al materiale di consumo (costo costo) oppure voglio utilizzare il prelievo forfettario dei fondi di ricerca per accantonare delle risorse (costo ricavo) da utilizzare successivamente (nell anno o negli anni successivi) I trasferimenti interni sono operazioni tra UA diverse e consentono di spostare risorse da una UA all altra Esempio: devo versare all Amministrazione centrale un importo per il finanziamento di un contratto a tempo determinato 16

dei fondi di ricerca per accantonare delle risorse (costo ricavo) da utilizzare successivamente (nell anno o negli anni successivi) I trasferimenti interni sono operazioni tra

17 GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI Le modalità operative sono tre: STORNO di Budget Registrazione solo COAN Registrazione COAN e COGE 17

18 GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI STORNO di Budget (è percorribile solo in alcuni casi ad es. assegnazione ; inoltre non consente di rilevare il movimento di cassa) Registrazione solo COAN (consente di rilevare il costo ma non di rilevare il movimento di cassa) Registrazione COAN e COGE (è l unico che consente di rilevare il movimento di cassa) 18

assegnazione ; inoltre non consente di rilevare il movimento di cassa) Registrazione

19 GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI Per le movimentazioni interne : scrittura di COAN libera (attenzione perché il sistema non controlla la quadratura!) Per i trasferimenti interni : scrittura di COAN, COGE ed emissione di ordinativo di pagamento e incasso Operazione blindata dal sistema per cui automaticamente se faccio l ordinativo di pagamento mi predispone il tutto per fare l ordinativo di incasso 19

) Per i trasferimenti interni : scrittura di COAN, COGE ed emissione di ordinativo di pagamento e

20 Gestione della CASSA 20

21 GESTIONE DELLA CASSA i concetti Cassa contabile Cassa effettiva Fabbisogno di cassa 21

22 GESTIONE DELLA CASSA i concetti Cassa contabile = Resto di cassa + O. Incassi O. Pagamento Cassa effettiva = Resto di cassa + incassi pagamenti Fabbisogno di cassa = Possibilità di utilizzare la cassa 22

23 GESTIONE DELLA CASSA cassa di Ateneo Fabbisogno di cassa = Necessità di utilizzare la cassa Per determinare il fabbisogno dell Ateneo, abbiamo determinato la CASSA DISPONIBILE di ATENEO = Resto di cassa AC Resto di cassa Strutture Conto Mutui Stima entrate proprie AC Stima entrate proprie Strutture Fabbisogno

24 GESTIONE DELLA CASSA CASSA DISPONIBILE di ATENEO è divisa tra: Amministrazione Centrale Strutture COME? 24

25 GESTIONE DELLA CASSA fabbisogno Il Fabbisogno di cassa è definito per Amministrazione Centrale col bilancio di cassa 2013 Strutture come Copertura del Budget dei costi + budget degli investimenti + debiti al ) Alle strutture si assegna cautelativamente il 70% del fabbisogno e il resto si distribuirà in corso d anno, a seconda delle esigenze rappresentate con la programmazione La Cassa di Ateneo è così utilizzata : Cassa Amministrazione Centrale Cassa Strutture Cassa Residua PERTANTO 25

26 Costi fissi e obbligatori Costi per ricerche in scadenza Altri costi TOTALE GESTIONE DELLA CASSA programmazione Programmazione di cassa Dipartimento di X Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio 26

27 GESTIONE DELLA CASSA monitoraggio Per monitorare l utilizzo della cassa Struttura Resto di cassa Ordinativi di incasso Ordinativi di pagamento Contributi Disponibilità Dipartimento x Dipartimento y Dipartimento z Etc. 27

28 GESTIONE DELLA CASSA ruolo del Cassiere Il CASSIERE monitora l utilizzo delle disponibilità delle singole Strutture attraverso la rilevazione di una disponibilità data da: Ordinativi di incasso Ordinativi di pagamento attraverso un alert che scatta al momento in cui la struttura ha consumato il fabbisogno assegnato 28

29 GESTIONE dell ORDINATIVO INFORMATICO Emissione ordinativo Gestione Equitalia Invio alla firma 29

30 Gestione dell ORDINATIVO INFORMATICO 30

31 Creazione ordinativo: seleziona dg per ordinativo 31

32 Creazione ordinativo: scelta contesto 32

33 Creazione ordinativi: recupera dg 33

34 Creazione ordinativi: filtra per selezionare 34

35 Creazione ordinativi: filtra per selezionare 35

36 Creazione ordinativi: registra 36

37 Creazione ordinativi: data scadenza 37

38 Creazione ordinativi: descrizione ordinativo e fattura 38

39 Creazione ordinativi: visualizzazione descrizione fattura 39

40 Creazione ordinativi: verifica bollo 40

41 Creazione ordinativi: scelta bollo 41

42 Creazione ordinativi: verifica CIG e CUP 42

43 Creazione ordinativi: eventuale integrazione CIG e CUP in descrizione 43

44 Creazione ordinativi: conto ausiliario 44

45 Creazione ordinativi: registrazione 45

46 Creazione ordinativi: ordinativo registrato 46

47 Creazione ordinativi: chiudi funzione 47

48 Gestione Equitalia (ordinativi > ,00) 48

49 Gestione Equitalia: mostra non esenti 49

50 Gestione Equitalia: proponi selezionati 50

51 Gestione Equitalia: trasmetti 51

52 Gestione Equitalia: mostra trasmessi 52

53 Gestione Equitalia: proponi selezionati trasmessi 53

54 Gestione Equitalia: valida selezionati 54

55 Gestione cassiere andata per invio alla firma digitale (EWS) 55

56 Gestione cassiere andata: scelta contesto 56

57 Gestione cassiere andata: predisponi firma 57

58 Gestione cassiere andata: filtra per selezione 58

59 Gestione cassiere andata: proponi selezionati 59

60 Gestione cassiere andata: salva distinta 60

61 Gestione cassiere andata: torna all elenco 61

62 Gestione cassiere andata: trasmetti alla firma 62

63 Gestione cassiere andata: esito trasmissione 63

64 EWS: flusso ricevuto ed in elaborazione 64

65 EWS: Documenti, controllo contabile, invio firma 65

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