Procedura per l erogazione della formazione

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1 Ministero dell'economia e delle Finanze Dipartimento del Tesoro Servizio Dipartimentale per gli Affari Generali, il Personale e la qualità dei processi e dell organizzazione Ufficio III Prot.n del 13/4/2007 Procedura per l erogazione della formazione Controllo del documento Identificazione Codice: P07D Livello di revisione: 4 File: P07D Erogazione formazione 2007 Data di emissione 13/4/2007 N. Pagina 1/10 Titolo: Procedura per l erogazione della formazione Approvazione ed emissione Data Firma Redatto da: C. ALLEVI 11/4/2007 Approvato da: I. GUERRERA 13/4/2007 Questo documento sostituisce integralmente qualsiasi altro documento con lo stesso codice e lo stesso titolo precedentemente in circolazione e che conseguentemente deve essere eliminato e reso inutilizzabile oppure opportunamente identificato come superato. Distribuzione delle copie (1) 1 Per documento in copia non controllata indicare la dicitura: Copia non controllata - per informazione. Per copia controllata di documento non più valido o superato indicare la dicitura Documento non più valido/superato.

2 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 2/10 1. Scopo La procedura ha lo scopo di fornire un metodo uniforme per: accogliere le domande di partecipazione ai corsi e disciplinare l accesso dei discenti ai medesimi ; convocare i partecipanti alle edizioni dei corsi; definire le singole attività che dovranno essere eseguite durante la erogazione della formazione; tenere sotto controllo le prestazioni dei fornitori nell erogazione del servizio; conservare memoria storica dei corsi erogati, degli attestati rilasciati, dei dipendenti che hanno fruito dei corsi e di altre informazioni che consentono di misurare il livello di soddisfazione dei clienti interni. 2. Campo di applicazione La presente procedura si applica al personale dell Ufficio III interessato alle attività connesse con l erogazione della formazione. Gli standard documentali utilizzati, definiti o richiamati in questa procedura sono in gran parte in formato elettronico per mezzo del software AFP (Analisi e Pianificazione per la Formazione del Personale) in licenza d uso presso l Ufficio III. 3. Documenti di riferimento La normativa di riferimento è riepilogata nell All.5 del Manuale della Qualità 4. Motivo della revisione Revisione 4 Si aggiorna la normativa di riferimento di cui all All.5 del Manuale della Qualità. Si evidenzia l applicazione delle procedure previste da AICA per l erogazione degli esami ECDL presso l Aula Informatica del Dipartimento del Tesoro. Si evidenzia il ruolo della Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze e l utilizzo della modulistica della Scuola, nella fase di erogazione. Revisione 3 Si specifica che, per i corsi di durata superiore ai 30 giorni, viene effettuata, a metà corso, una prima rilevazione della qualità percepita. Revisione 2 Si aggiornano le responsabilità in relazione al nuovo ordine di servizio dell Ufficio III. Si definiscono le modalità di elaborazione, archiviazione ed utilizzo delle analisi dei questionari di qualità percepita di fine corso.

3 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 3/10 5. Definizioni Contratto. Documento che definisce i contenuti del rapporto giuridico patrimoniale tra l Ufficio III e il fornitore dei servizi di formazione. E costituito da un atto convenzionale, firmato dalle parti o, secondo l uso commerciale, dall ordine controfirmato per accettazione. Il contenuto del contratto è normalmente costituito da: una parte generale in cui si descrivono l oggetto della fornitura, le condizioni generali dell'accordo, le modalità di erogazione, le eventuali garanzie e le penalità; una parte economica, con i costi della fornitura; una parte che descrive gli aspetti tecnici della fornitura. Il contratto può trovarsi nei seguenti stati: Riesaminato, è il contratto in bozza dopo il riesame da parte del Coordinatore del Gruppo di Lavoro; Firmato, è il contratto accettato e firmato da entrambe le parti. Offerta. Documento, o insieme di documenti, che descrive la proposta di fornitura, dal punto di vista tecnico, economico e temporale. Normalmente un Offerta è composta da: una lettera di presentazione che può contenere la descrizione sintetica e il prezzo complessivo dell oggetto proposto; la documentazione richiesta dall Ufficio III nella richiesta di offerta; una parte economica dove si esplicita il prezzo analitico e complessivo della fornitura; eventualmente una parte tecnica documentata con un Allegato tecnico. AFP Analisi e Pianificazione per la Formazione del Personale. Software in licenza d uso presso l Ufficio III per la gestione della formazione. Tale software permette di pianificare corsi per aree tematiche, monitorare la formazione per misurare il livello di soddisfazione del cliente interno, convocare i partecipanti, assegnare i partecipanti alle edizioni, gestire il portafoglio richieste ecc.

4 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 4/10 6. Procedura 6.1. Flusso generale della procedura Gruppo di lavoro area formativa Dirigente Uffici D.T: Fornitore Raccolta domande di di partecipazione acquisto Gestione richieste Richieste maggiori dei posti o diverse da quelle in Progetto di Formazione Si Scelta partecipanti/ Pianificazione nuove necessità No No Esiste test Si Test Indicazione livello Esecuzione test continua

5 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 5/10 Responsabile Area Dirigente Uffici del D:T: Fornitore Lettera di convocazione Firma Foglio presenze Lettura documentazione Esiste test di valutazione No Si Esecuzione test Input Esecuzione test Output Erogazione corso Controllo prestazioni Questionario di Qualità Report fine corso Compilazione Percepita Archiviazione supervisione servizio erogato No Assenti Si Richiesta Archiviazione di giustificazione Dichiarazione regolare fornitura del bene o servizio Compilazione Attestato di frequenza Firma

6 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 6/ Ruoli e responsabilità Dirigente Ha le seguenti responsabilità : Provvedere ad integrazioni nel caso di richiesta di corsi non previsti nel Programma di Formazione; scegliere i partecipanti alle edizioni dei corsi nel caso in cui il numero delle domande sia superiore al numero dei posti disponibili, sulla base delle norme di legge, delle esigenze di servizio segnalate ; supervisionare le attività svolte durante la fase di erogazione della formazione ; firmare ed approvare gli Attestati di frequenza ai corsi ; firmare ed approvare le richieste di giustificazione in caso di assenze; supervisionare l erogazione del servizio redigendo al termine la dichiarazione di regolare fornitura del bene e/o servizio Gruppo di lavoro area formativa Ha le seguenti responsabilità : raccogliere le domande di partecipazione ; annullare erogazioni di corsi nel caso di mancata presentazione delle domande di partecipazione; controllare la regolarità delle domande di partecipazione; attribuire ai partecipanti un livello di ingresso per i corsi che lo prevedono ; convocare i discenti e controllare le presenze dei medesimi alle edizioni dei corsi; archiviare i Questionari di Qualità Percepita secondo la Procedura per la gestione di documenti e dati ; chiedere giustificazione agli assenti per il tramite degli Uffici di appartenenza In relazione all accreditamento dell Aula Informatica del Dipartimento del Tesoro quale Test Center AICA, ed all attività di erogazione Esami ECDL, l Esaminatore designato ha la responsabilità di applicare la Procedure di Esami ECDL e la Procedura di Audit ECDL dell AICA.

7 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 7/ Passi della procedura Gestione richieste/domande di partecipazione Il gruppo di Lavoro area formativa acquisisce ed inserisce le Domande di partecipazione, approvate e firmate dai Dirigenti degli Uffici del Dipartimento del Tesoro, nel Portafoglio Richieste facendo uso del software AFP. Verifica la regolarità delle domande di partecipazione e la disponibilità dei posti per le relative iniziative formative. Esamina le domande di partecipazione ai corsi non previsti nel programma di formazione e le sottopone all attenzione del Dirigente. Scelta partecipanti/pianificazione nuove necessità Il Dirigente, nel caso di domande superiori ai posti, stabilisce l accesso dei partecipanti alle edizioni dei corsi, sulla base del Regolamento della formazione. Il Dirigente, nel caso di corsi non previsti per i quali sono state presentate le domande, valuta, compatibilmente alle esigenze di servizio ed alle disponibilità finanziarie, l opportunità di provvedere all eventuale acquisto dei servizi di formazione richiesti, e/o l opportunità di estendere l iniziative, con apposita circolare, al personale di altri uffici del Dipartimento del Tesoro. Attribuzione livello Quando i corsi sono a più livelli, il Gruppo di lavoro assegna un livello d ingresso ad ogni discente per mezzo dei risultati dei test, redatti dai fornitori, che permettono di verificare il grado di conoscenze dei partecipanti prima dell inizio del corso. Convocazione discenti Il Gruppo di lavoro area formativa assegna i dipendenti alle edizioni dei corsi prelevandoli dal Portafoglio Richieste. Per i corsi gestiti direttamente dall Ufficio III, il Gruppo stampa il Foglio Presenze. Per i corsi erogati dalla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze si utilizza il foglio presenze predisposto dalla Scuola, sulla base dei nominativi e delle indicazioni fornite dall Ufficio III. Controllo erogazione Al termine di ciascuna iniziativa formativa il Gruppo di lavoro sottopone ai partecipanti il Questionario di Qualità Percepita al fine valutare il livello di soddisfazione dei clienti. Per i corsi erogati dalla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze si utilizza il Questionario di Qualità Percepita predisposto dalla Scuola. Per i corsi di durata superiore ai 30 giorni, il Gruppo di lavoro effettua un primo monitoraggio sull erogazione, più o meno a metà corso, somministrando il Questionario di qualità percepita ovvero espletando una indagine informale, allo scopo di riscontrare eventuali non conformità ed intervenire prontamente con azioni correttive o preventive. Supervisione servizio erogato Il Dirigente opera un controllo finale sul servizio erogato redigendo la Dichiarazione di regolare fornitura del servizio.

8 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 8/10 Archiviazione Il Gruppo di lavoro area formativa conserva i questionari predetti, debitamente compilati dai discenti a fine corso, ed il Report di fine corso compilato dal docente, secondo quanto prescritto dalla Procedura per la gestione di documenti e dati. Per i corsi erogati dalla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze, vengono conservate solo le statistiche riepilogative, relative ai questionari compilati, prodotte dalla Scuola stessa. Richiesta di giustificazione Se a fine corso un partecipante è risultato assente ad una o più giornate di corso, Il Gruppo di lavoro area formativa emette Richiesta di giustificazione da inoltrare all Ufficio di competenza. Il Dirigente firma la Richiesta di giustificazione da inviare all Ufficio di competenza. Analisi dei Questionari di Qualità percepita Il Gruppo di lavoro area formativa analizza l elaborazione statistica dei questionari di qualità percepita prodotta da AFP ai fini della validazione del corso, del monitoraggio del processo di erogazione, della segnalazione al Dirigente di eventuali criticità riscontrate e relativa emissione di non conformità, azioni correttive e preventive. Le analisi statistiche vengono archiviate e conservate nella pratica del relativo corso ed utilizzate in fase di riesame della direzione. Rilascio attestato di frequenza Il Gruppo di lavoro area formativa emette l Attestato di frequenza per i partecipanti che hanno regolarmente frequentato un attività formativa gestita direttamente dall Ufficio III. Il Dirigente firma gli Attestati di frequenza da inviare ai partecipanti per il tramite dell Ufficio di appartenenza. Per i corsi erogati dalla Scuola Superiore di Economia e Finanze gli attestati sono emessi dalla Scuola. Le modalità di consegna sono concordate con i referenti della Scuola. Modulistica utilizzata La presente procedura prevede utilizzo dei seguenti moduli e documenti : Lettera di trasmissione Domanda di partecipazione Portafoglio richieste Elenco richiedenti per livello di conoscenza Lettera di convocazione Foglio presenze Documento ritiro materiale didattico Questionari di Qualità Percepita Richiesta di giustificazione Attestato di frequenza Dichiarazione di regolare fornitura del bene o servizio

9 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 9/10 Lettera di trasmissione Tale documento è indirizzata tutti gli Uffici del Dipartimento del Tesoro. Ha per oggetto l attività formativa per il personale del Dipartimento del Tesoro in programmazione per l anno in corso, per i cui dettagli si rimanda al Programma di Formazione. Con tale lettera si invitano gli Uffici coinvolti a trasmettere le domande del personale interessato a partecipare ai corsi previsti, e si comunicano le modalità di presentazione delle domande. Domanda di partecipazione La domanda di partecipazione ai corsi deve essere redatta dagli interessati alle singole iniziative formative sulla base dei fac-simile divulgati dall Ufficio Formazione e disponibili sulla Intranet del Dipartimento del Tesoro. Portafoglio richieste Tale documento, in formato elettronico, è gestito dalla procedura AFP. Tale procedura consente l aggiornamento dell archivio in corrispondenza delle domande di partecipazione pervenute ed il controllo delle richieste, già assegnate ad edizioni di corso, o non ancora assegnate. Elenco dei richiedenti per livello di conoscenza Tale documento è rilevante solo per i corsi di lingua in cui l attribuzione del livello di ingresso ai partecipanti è necessaria per costituire i gruppi-classe. Lettera di convocazione Lettera gestita dalla procedura AFP. Il software consente la stampa automatica delle convocazioni ai corsi. Tale documento è firmato dal Dirigente Foglio presenze Il modulo viene emesso dal Gruppo di lavoro area formativa attraverso la procedura AFP all inizio di un edizione. In esso compaiono date, titolo del corso, nome e cognome dei partecipanti. I partecipanti sono invitati a firmare entrata ed uscita dalle lezioni. Il foglio deve essere firmato dal docente al termine delle lezioni. Per i corsi erogati dalla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze si utilizza il foglio presenze predisposto dalla Scuola, sulla base dei nominativi e delle indicazioni fornite dall Ufficio III. Documento ritiro materiale didattico Il modulo viene emesso dal Gruppo di lavoro area formativa attraverso la procedura AFP all inizio di un edizione, qualora è prevista la distribuzione di materiale didattico. In esso compaiono date, titolo del corso e nome e cognome dei partecipanti, che devono firmare per attestare il ritiro del materiale didattico, ove previsto. Il documento deve essere firmato dal docente, o dal responsabile della consegna del materiale.

10 della formazione Livello di revisione: 4 N. pagina: 10/10 Questionario di Qualità Percepita Il modulo Questionario di qualità percepita viene distribuito ai partecipanti di un corso a fine edizione. Per i corsi erogati dalla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze si utilizza il Questionario di Qualità Percepita predisposto dalla Scuola. Il questionario dell Ufficio III ed è articolato nelle seguenti sezioni : Rilevazione di fine corso In tale sezione il partecipante inserisce : (1) Livello di appartenenza: qualifica funzionale del partecipante (2) Data corso : le date in cui si è tenuto il corso (3) Docente: nominativo del docente che ha tenuto il corso (4) Nome e cognome partecipante : nome e cognome di chi compila il questionario (facoltativo) Le sezioni seguenti, Organizzazione, Docenza, Contenuti, Metodologie didattiche, Valutazioni complessive pongono una serie di domande a cui il discente può rispondere secondo una scala di valori leggibile dall alto verso il basso (o dal basso verso l alto) esprimendo un grado di soddisfazione variabile tra un massimo ed un minimo. L ultima sezione, Osservazioni finali consente al partecipante di esprimere idee non contemplate o rivelabili dalle domande esposte nelle sezioni precedenti. Report docente Tale documento è compilato dal docente a fine intervento formativo (per i corsi di breve e periodicamente per i corsi lunghi) e riporta la data di compilazione, il titolo del corso, il giorno d inizio e fine intervento, la sede del corso, la durata intervento in ore (opzionale), gli argomenti trattati, l eventuali criticità, l omogeneità dei discenti, eventuali osservazioni e la firma. Il report è utilizzato per i soli corsi gestiti direttamente dall Ufficio III e non per quelli erogati dalla Scuola Superiore di Economia e Finanze. Richiesta di giustificazione di assenza Il documento è inviato dal Gruppo di lavoro area formativa agli Uffici del Dipartimento del Tesoro i cui dipendenti sono risultati assenti al corso in oggetto specificato. Attestato di frequenza Per i corsi erogati dalla Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze l attestato è emesso dalla Scuola. Il Gruppo di lavoro area formativa concorda con i referenti della Scuola le modalità di consegna (in aula o per il tramite dell Ufficio III). Per i corsi gestiti direttamente dall Ufficio III, l attestato viene emesso dal Gruppo di lavoro area formativa tramite AFP, firmato dal Dirigente, e inviato agli Uffici del Dipartimento del Tesoro per la consegna ai partecipanti. Dichiarazione di regolare fornitura del bene o servizio Documento con il quale si dichiara la regolare erogazione del servizio di formazione.