LA REGOLARE TENUTA E LA STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI PER L'ANNO 2012

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1 LA REGOLARE TENUTA E LA STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI PER L'ANNO 2012 A cura di Celeste Vivenzi Entro il 31 Dicembre 2013 i contribuenti che tengono la contabilità con sistemi meccanografici devono procedere alla stampa dei registri contabili dell'anno Sempre entro tale data deve essere aggiornato e sottoscritto, dall'imprenditore o dal legale rappresentante dell'impresa, il libro degli inventari (la sottoscrizione è condizione necessaria per la sua validità). La norma che disciplina la tenuta dei registri contabili è stata dettata dalla Legge che ha stabilito il termine di stampa entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (ovvero dal 30 settembre) e quindi, relativamente all'anno 2012, l'ultimo giorno utile è il REGISTRI INTERESSATI (regole valide per i soggetti ordinari, per i professionisti e per i semplificati): libro giornale libro inventari partitari/mastrini Registri iva (fatture, corrispettivi, acquisti ecc.) Tutti i registri contabili devono essere tenuti secondo le regole di una ordinata contabilità ovvero senza spazi in bianco,senza abrasioni e cancellazioni e in presenza di cancellature queste devono essere visibili. Ai fini civilistici i registri devono essere conservati per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione e dal punto di vista fiscale con le seguenti modalità: in assenza di accertamento per 4 anni decorrenti dal dell'anno in cui è stata presentata la dichiarazione a cui si riferiscono; in presenza di accertamento fino alla sua definizione (che potrebbe in via generale essere maggiore del termine civile).

2 La tenuta del registro beni ammortizzabili Per il registro in oggetto (se tenuto in forma meccanografica) il termine per la stampa è il tuttavia deve essere aggiornato entro il termine per l'invio della dichiarazione fiscale ovvero entro il 30 settembre I soggetti in contabilità semplificata possono registrare in via alternativa gli Ammortamenti anche sul registro iva acquisti e i soggetti in contabilità ordinaria sul registro inventari (nel caso bisogna essere in grado di fornire gli stessi dati indicati nel registro dei beni ammortizzabili e non la sola quota di ammortamento effettuata). VERIFICA E REGOLARE TENUTA DEI REGISTRI CONTABILI Molto importante è ricordare che, in caso di verifica fiscale, la contabilità tenuta in modo meccanografico, anche in difetto di stampa, è considerata regolare se: - il contribuente dimostri che i dati contabili sono aggiornati e che sia in grado di stampare, a richiesta del verificatore e in sua presenza, i registri richiesti; - non siano scaduti i termini per l'invio della dichiarazione telematica annuale. Quindi se manca la stampa della contabilità entro il (in presenza delle citate condizioni) si potrà contestare al contribuente un comportamento formale sanzionabile, per irregolare tenuta, con una sanzione che può andare da euro a euro come disposto dall'art. 9 del Decreto legislativo n (non si è in presenza della mancata tenuta della contabilità che può dare origine ad un accertamento induttivo). TABELLA RIASSUNTIVA STAMPA REGISTRI CONTABILI ANNO 2012 REGISTRO IVA ACQUISTI STAMPARE ENTRO 31 /12/2013 REGISTRO IVA VENDITE IDEM REGISTRO IVA CORRISPETTIVI IDEM INVENTARI / MAGAZZINO/PARTITARI IDEM GIORNALE IDEM BENI AMMORTIZZABILI AGGIORNATO ENTRO IL E, SE TENUTO IN FORMA MECCA- NOGRAFICA, PROVVEDERE ALLA STAMPA ENTRO IL

3 LE SCRITTURE AUSILIARIE- PARTITARI E MASTRINI E' consigliabile la stampa dei mastrini di conto e delle schede clienti/fornitori e, secondo autorevole giurisprudenza (Cassazione n ) tali scritture dovrebbero essere firmate dall'imprenditore o dal Legale rappresentante della società. Tali scritture devono essere stampate senza numerazione e in assenza di bollo. LA VIDIMAZIONE LIBRI SOCIALI (Assemblee, Cda, Soci) Vanno bollati e numerati prima di essere messi in uso presso la Cciaa o presso un Notaio. A questo proposito si ricorda che a far data dal per le società a responsabilità limitata il libro soci è stato abolito e sostituito dalla pubblicità dei trasferimenti delle quote sociali in Camera di Commercio. IL LIBRO INVENTARI Come noto il libro inventari deve contenere l'indicazione analitica degli elementi attivi e passivi dell'impresa e deve redigersi all'inizio della costituzione dell'impresa e alla fine di ogni annualità (non è sufficiente il mero riporto del bilancio d'esercizio). Un aspetto importante da ricordare è la sottoscrizione del libro dal parte dell'imprenditore/rappresentante legale in quanto la mancata sottoscrizione viene equiparata alla mancanza del documento. NUMERAZIONE PROGRESSIVA DEI REGISTRI La numerazione progressiva delle pagine si effettua prima della stampa e per ciascun anno indicando pagina per pagina l'anno di riferimento (es. 2012/1, 2012/2 ecc.). IMPOSTA DI BOLLO DOVUTA PER I REGISTRI Inventari e giornale: (l'imposta di bollo può essere assolta anche tramite pagamento con il modello F23 codice tributo 458T) per tali registri l'imposta è la seguente: - Società di capitali: marca da bollo euro 16,00 ogni 100 pagine e tassa concessione governative da 309,87 euro a 516,46 euro; - Società di persone, imprese individuali, soc. cooperative: marca da bollo euro

4 32,00 per 100 pagine; - Registri iva: non sono soggetti a vidimazione e ad imposta di bollo. LA REGOLARIZZAZIONE DELL'IMPOSTA DI BOLLO Le nuove marche da bollo ovvero i contrassegni telematici dopo l apposizione sui registri devono essere annullati (con timbro, barratura,firma,data ecc.). I contrassegni recano la data di emissione e per tale motivo, se si provvede alla stampa dei registri del 2012 entro il , senza aver precedentemente acquistato le relative marche, queste recheranno una data successiva al termine ultimo per la stampa (ad esempio gennaio 2014). Tuttavia, anche in presenza di tale evenienza, i registri vengono considerati regolari e il contribuente può provvedere alla regolarizzazione dell imposta di bollo tramite il meccanismo del ravvedimento operoso. Dal punto di vista pratico occorre procedere in questo modo (si rammenta che la sanzione ammonta al 100% dell imposta di bollo dovuta): 1) versare la sanzione con Modello F23 CODICE TRIBUTO 675 T così determinata: nella misura di 1-10 del 100% se il ravvedimento viene fatto entro 30 giorni dalla scadenza OVVERO EURO 1,60; nella misura di 1-8 del 100% se il ravvedimento viene effettuato oltre i 30 gg. ma entro un anno ovvero euro 2,00; 2) provvedere al versamento degli interessi calcolati a giorni nella misura del 2,50% / anno con codice tributo 731T. ESEMPIO: SE UN SOGGETTO HA DIMENTICATO DI ACQUISTARE PER IL GIORNALE / INVENTARI N. 10 MARCHE DA 16,00 PER UN TOTALE DI EURO 160,00 LA SANZIONE DA VERSARE SARA LA SEGUENTE; - CON REGOLARIZZAZIONE ENTRO 30 GG.: EURO 16,00; - CON REGOLARIZZAZIONE OLTRE 30 GG.: EURO 20,00.

5 ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DELLE SCRITTURE CONTABILI Le scritture contabili, il libro giornale, il libro degli inventari, i mastri, il registro dei beni ammortizzabili e i registri dell'iva possono essere conservati in modo elettronico secondo precise disposizioni dettate dal Dm e dal CNIPA. Il soggetto responsabile della conservazione deve apporre sul file la firma digitale e la marca temporale. I termini per poter riprodurre informaticamente i documenti sono: 15 giorni per le fatture; per tutti gli altri documenti la riproduzione invece può essere fatta entro il termine per la presentazione della dichiarazione fiscale. La normativa in materia prevede inoltre l'invio telematico all'agenzia delle Entrate di una specifica comunicazione contenente le seguenti informazioni: informazioni relative all'impronta dell'archivio digitale, alla firma elettronica e alla marca temporale (strumenti che hanno lo scopo di dare validità fiscale a tutta la documentazione archiviata). Anche i Contribuenti che si avvalgono delle modalità di archiviazione elettronica sono tenuti all applicazione dell imposta di bollo ( 16,00 o 32,00 a seconda della tipologia del contribuente) ogni 2500 registrazioni provvedendo al relativo pagamento tramite modello F23 con il codice tributo 458T. Celeste Vivenzi

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