GUIDA PER GLI STUDENTI VINCITORI DI POSTI SCAMBIO PRESSO SEDI UE ED UNIVERSITÀ SVIZZERE AA 2016/17

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1 GUIDA PER GLI STUDENTI VINCITORI DI POSTI SCAMBIO PRESSO SEDI UE ED UNIVERSITÀ SVIZZERE AA 2016/17

2 GUIDA PER GLI STUDENTI VINCITORI DI POSTI SCAMBIO PRESSO SEDI UE ED UNIVERSITÀ SVIZZERE Per Sedi UE si intendono i seguenti paesi: i 27 Stati membri dell'unione europea: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia e Ungheria; i 3 Paesi dello Spazio Economico Europeo (EEA countries): Islanda, Liechtenstein e Norvegia; 2 Paesi candidati all adesione (candidate countries): Turchia, l ex Repubblica Iugoslava di Macedonia.

3 PRIMA DI TUTTO Ti ricordiamo che: AlmaRM è l applicativo on line di UNIBO che gestisce la mobilità degli studenti. Tutti gli adempimenti amministrativi vengono gestiti attraverso questo applicativo (solo l application presso l ateneo partner non è gestita tramite AlmaRM) Per mantenere lo status di studente Erasmus+ e non vederti revocata la borsa di studio devi svolgere un periodo di scambio di almeno 90 giorni ed ottenere il riconoscimento, presso UNIBO, di almeno una attività didattica svolta presso la sede partner Seguire passo per passo questa guida ti permetterà di adempiere agevolmente a tutte le procedure amministrative.

4 INDICE 1. PRIMA DELLA PARTENZA 2. DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO 3. DOPO ESSERE TORNATI 4. IN CASO DI RINUNCIA 5. FINANZIAMENTO 6. CONTATTI 7. DOCUMENTI DI APPROFONDIMENTO E FAQ

5 1. PRIMA DELLA PARTENZA A. VISTO E ASSICURAZIONE SANITARIA B. APPLICATION PROCEDURE C. APPROVAZIONE DEL LEARNING AGREEMENT D. CONSEGNA DELL ACCORDO DI MOBILITÀ E. RINNOVARE L ISCRIZIONE F. OLS TORNA ALL INDICE

6 A. VISTO E ASSICURAZIONE SANITARIA Studenti con cittadinanza UE Studenti con cittadinanza NON-UE TORNA A: PRIMA DELLA PARTENZA

7 Studenti con cittadinanza UE Soggiorno in Paese EU: è sufficiente la carta di identità (verificare non sia scaduta e non scadrà durante il soggiorno all estero) Soggiorno in EEA countries, candidate countries, Svizzera: recati con congruo anticipo all Ambasciata o al Consolato del paese sede del tuo scambio per verificare quali siano le pratiche burocratiche da svolgere prima della partenza Assicurazione sanitaria: è importante che tu sia in possesso della tessera sanitaria europea -TEAM (Tessera Europea Assicurazione Malattia) che prevede diverse modalità di utilizzo a seconda del paese di destinazione: informati presso la sede partner TORNA A: VISTO ED ASSICURAZIONE SANITARIA

8 Studenti con cittadinanza NON-UE Se sei studente con cittadinanza EXTRA - UE iscritto all Università di Bologna devi sempre recarti con congruo anticipo all Ambasciata o al Consolato del paese sede del tuo scambio per verificare quali siano le pratiche burocratiche da svolgere prima della tua partenza. L Ufficio mobilità per studio può fornirti l attestazione di vincita del posto scambio, se ufficialmente richiesto dal consolato competente ai fini dell ottenimento del visto. Contattaci a erasmus@unibo.it per sapere come fare. TORNA A: VISTO ED ASSICURAZIONE SANITARIA

9 B. APPLICATION PROCEDURE L ufficio mobilità europea comunicherà all ateneo partner che sei stato selezionato per un periodo di mobilità (nomination). Dovrai, poi, inviare alla sede partner una serie di documenti (application). Devi effettuare l application rispettando le deadline stabilite dall ateneo partner. Verifica, inoltre, quali sono gli ulteriori adempimenti e le relative scadenze richieste dall università partner da compiere prima di partire (sul sito web o con l ufficio relazioni internazionali dell ateneo partner). Application pag. 1/2

10 B. APPLICATION PROCEDURE Quali sono i documenti che l Università ospitante ti può richiedere al momento dell Application Procedure? application form transcript of records (certificato degli esami che hai sostenuto e che puoi stampare dalla pagina Studenti on line disponibile sul portale Unibo) learning agreement ATTENZIONE! il learning agreement inviato all Università ospitante sul suo modello NON SOSTITUISCE quello da presentare tramite AlmaRM al proprio C.d.S. attestazioni linguistiche richiesta di alloggio Occorre prestare la massima attenzione a queste formalità: risponderai personalmente per le eventuali conseguenze di omissioni che porteranno alla tua NON accettazione Application pag. 2/2 TORNA A: PRIMA DELLA PARTENZA

11 C. APPROVAZIONE DEL LEARNING AGREEMENT Il Learning Agreement (LA) è il piano di studio con le attività da svolgere all estero e potrà contenere: - Corsi - attività di tirocinio - attività di preparazione tesi. L iter di approvazione del LA avviene online tramite AlmaRM: - PRESENTAZIONE DEL LEARNING AGREEMENT (L.A.) - VALIDAZIONE DEL L.A. DA PARTE DEL DOCENTE PROPONENTE LO SCAMBIO - APPROVAZIONE DEL L.A. DA PARTE DEL CONSIGLIO DEL PROPRIO CORSO DI STUDIO (c.c.d.s.) Alcune Scuole pongono scadenze proprie entro cui ottenere l approvazione. La preparazione richiede molto tempo, quindi devi attivarti subito! Attenzione: il Learning Agreement non sostituisce il piano di studio individuale che deve essere regolarmente presentato secondo le scadenze fissate dalla propria Scuola. TORNA A: PRIMA DELLA PARTENZA

12 D. CONSEGNA DELL ACCORDO DI MOBILITÀ Tramite l accordo di mobilità stipuli un contratto con l Ateneo di Bologna. Devi compilare e stampare l accordo di mobilità tramite AlmaRM. All Ufficio Mobilità per Studio di Bologna o agli Uffici Relazioni Internazionli dei Campus, a seconda della sede di afferenza del tuo Corso di Studio, devi far pervenire: accordo di mobilità per studio; LA firmato da te ed approvato dal consiglio di corso di studi (puoi scaricarlo da AlmaRM alla voce «documento di approvazione»); Copia di un documento di identità in corso di validità (se prevedi l invio a mezzo di fax, posta cartacea o PEC) Devi consegnare i documenti entro la data di partenza prevista e, se parti per uno scambio da svolgere durante il secondo semestre, non oltre il 27/01/2017. Dopo tale data perdi automaticamente il posto scambio. TORNA A: PRIMA DELLA PARTENZA

13 E. RINNOVARE L ISCRIZIONE Il programma Erasmus+ e quello di mobilità con la Svizzera prevedono l esenzione dal pagamento delle tasse all università ospitante, ma non da quelle dell istituto di appartenenza (nel tuo caso UNIBO). Devi rinnovare entro i termini stabiliti da Unibo l iscrizione per l AA 2016/2017. Se hai presentato candidatura su carriera futura e partirai in qualità di studente del primo anno della laurea magistrale devi formalizzare l iscrizione al corso di laurea magistrale prima della partenza e potrai partire solo nel 2 semestre. TORNA A: PRIMA DELLA PARTENZA

14 F. OLS Il programma Erasmus+ prevede il cosiddetto On Line Linguistic Support (OLS), ovvero la possibilità di utilizzare una piattaforma online che consente agli studenti con status e borsa Erasmus+ di valutare le proprie competenze linguistiche nelle seguenti lingue: tedesco, inglese, spagnolo, francese, olandese. L Ufficio Mobilità per Studio ti assegnerà, se ne hai fatto richiesta in fase di accettazione, la licenza per la lingua che hai indicato. La fase di assessment consta di due test: da effettuarsi uno prima della partenza ed uno entro un mese dal rientro. Gli assessment test sono obbligatori per tutti gli studenti che avranno ricevuto la licenza, pena la restituzione dell ultima mensilità del contributo finanziario Erasmus +. Se all assessment test pre-partenza otterrai un livello inferiore a B2 riceverai automaticamente la licenza per effettuare un corso di lingua online che, al contrario del test, non è obbligatorio. L assegnazione delle licenze avverrà non appena l Agenzia Nazionale Erasmus + comunicherà il numero di licenze assegnato al nostro ateneo, presumibilmente non prima del mese di luglio. OLS non è previsto per gli studenti che si recano in Svizzera. TORNA A: PRIMA DELLA PARTENZA

15 2. DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO A. CERTIFICATO DI ARRIVO B. CARICAMENTO DEL LEARNING AGREEMENT C. MODIFICA DEL LEARNING AGREEMENT D. RICHIESTA DI PROLUNGAMENTO E. CERTIFICATO DI RIENTRO F. TRANSCRIPT OF RECORDS (TOR) TORNA A: INDICE

16 A. CERTIFICATO DI ARRIVO Una volta arrivato presso l università ospitante, devi farti certificare, ENTRO LA PRIMA SETTIMANA, la data di inizio periodo di studio (data di registrazione presso l Università ospitante). Devi scaricare il modulo «Certificato di periodo» dalla tua home page di AlmaRM, nella sezione «comunicazione di arrivo» dopo aver consegnato l accordo di mobilità. Devi, poi, caricare in formato pdf il Certificato di Periodo su AlmaRM. Importante: l inserimento del certificato di periodo attiva la procedura di pagamento della borsa di studio Presta attenzione alla data certificata dall università ospitante in quanto rappresenta la base del calcolo del periodo effettivo e dell ammontare del contributo. Fai correggere fin da subito eventuali errori nella certificazione della data di arrivo e prima dell inserimento del relativo certificato in Alma RM perché non saranno consentite successive sostituzioni. N.B. Il contributo Erasmus+ viene calcolato in base alle effettive date di inizio e fine periodo di studio! TORNA A: DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO

17 B. CARICAMENTO DEL LEARNING AGREEMENT Dopo che avrai verificato che non occorre modificare le attività presenti nel tuo LA e, comunque, entro il tuo rientro: devi firmare la versione che riporta firma e timbro di approvazione del consiglio di corso di studio (che puoi stampare da AlmaRM alla voce documento di approvazione del dettaglio Learning Agreement) devi farlo firmare e timbrare per approvazione dall Università ospitante devi inserirlo in upload su AlmaRM. N.B.: Il modulo da caricare, approvato da entrambe le sedi, deve essere quello rilasciato da AlmaRM. Nel caso ti occorra modificare il Learning Agreement, e tu non abbia ancora caricato la precedente versione, sarà sufficiente caricare la sola versione modificata firmata da te e dalla sede partner, una volta ricevuta l approvazione da parte del tuo c.c.d.s. TORNA A: DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO

18 C. MODIFICA DEL LEARNING AGREEMENT Hai la possibilità di modificare il Learning Agreement fino a due volte, seguendo l iter analogo a quello del Learning Agreement iniziale (vedi iter). In sede di modifica del LA potranno essere/esserti richieste più variazioni. Ti consigliamo di operare la modifica del LA entro le 5 settimane successive l inizio delle lezioni. Il c.c.d.s. si impegna all approvazione (o a comunicare la non approvazione) della modifica del Learning Agreement entro due settimane dalla presentazione della richiesta di modifica in AlmaRM da parte dello studente. Le modifiche al LA sono da ritenersi eccezionali e, tendenzialmente, è consentita una sola modifica per semestre di scambio. Ciò significa che le due modifiche sono, in linea generale, consentite solo per periodi di scambio più lunghi di un semestre. E necessario verificare le scadenze previste dal proprio c.c.d.s. contattando gli uffici competenti in materia. TORNA A: DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO

19 D. RICHIESTA DI PROLUNGAMENTO Durante il periodo all estero ti è possibile prolungare il periodo di studio. Ecco cosa devi fare: chiedere il consenso del prolungamento all Università ospitante, facendoti firmare il modulo Request for Extension, scaricabile da AlmaRM, alla sezione RICHIESTA DI PROLUNGAMENTO; si precisa che il finanziamento del periodo di prolungamento non è garantito caricare in formato pdf il documento compilato e firmato su AlmaRM Devi richiedere il prolungamento non oltre un mese prima della data di fine periodo prevista. Ad esempio, se hai vinto un posto scambio di 6 mesi e il periodo di scambio ha avuto inizio il 15/09/2016, la data prevista per la conclusione dello scambio sarebbe il 15/03/2017. In questo caso, devi richiedere il prolungamento caricando il modulo firmato dall ateneo partner in AlmaRM, entro e non oltre il 15/02/2017). Ti raccomandiamo di informare il docente che coordina lo scambio all università di Bologna della tua intenzione di richiedere il prolungamento. Prolungamento pag. 1/2

20 D. RICHIESTA DI PROLUNGAMENTO Alcune note importanti riguardo il prolungamento: L eventuale finanziamento a copertura del periodo di prolungamento richiesto sarà reso noto sul sito internet a dicembre I prolungamenti svolti senza preventiva autorizzazione non potranno in alcun caso essere finanziati, ma concorreranno al calcolo dei 12/24 mesi fruibili per ciclo di studio come da regole di Erasmus+; La richiesta di prolungamento potrà essere rifiutata d ufficio per i seguenti motivi: nel caso in cui il numero delle mensilità complessive superi il limite dei 12/24 mesi consentiti dal programma (agli studenti che abbiano fruito, nello stesso ciclo di studio, di un altra mobilità Erasmus). Questa regola non è applicabile alle mobilità verso la Svizzera. nel caso in cui il caricamento in AlmaRM della richiesta di prolungamento non sia effettuato secondo le tempistiche consentite (vedi esempio nella pagina precedente) Il periodo Erasmus deve comunque concludersi entro il 30 settembre 2017 Prolungamento pag. 2/2 TORNA A: DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO

21 E. CERTIFICATO DI RIENTRO Una volta terminato il periodo di scambio presso l università ospitante, devi farti certificare, PRIMA DI LASCIARE L UNIVERSITÀ PARTNER, la data di fine periodo di studio. Puoi scaricare il modulo «Certificato di periodo» dalla tua home page di AlmaRM, nella sezione «comunicazione di rientro». Presta attenzione alla data certificata dall università ospitante in quanto rappresenta la base del calcolo del periodo effettivo e dell ammontare del contributo. Fai correggere fin da subito eventuali errori nella certificazione della data di arrivo e prima dell inserimento del relativo certificato in Alma RM perché non saranno consentite successive sostituzioni. N.B. Il contributo Erasmus+ viene calcolato in base alle effettive date di inizio e fine periodo di studio! TORNA A: DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO

22 F. TRANSCIPT OF RECORDS (TOR) Prima di rientrare definitivamente, devi informarti presso l ufficio relazioni internazionali dell università ospitante riguardo il rilascio del Transcript of Records (il certificato che riporta le attività didattiche svolte all estero, con i relativi crediti e voti). Ti servirà per richiedere il riconoscimento delle attività didattiche in base al Learning Agreement. Alcune università spediscono il Transcript of Records anche dopo diverse settimane, direttamente agli studenti, o agli Uffici Relazioni Internazionali (in quest ultimo caso verrai informato tramite ). È comunque tuo compito sollecitare l invio del ToR. Anche per l attività di preparazione tesi è necessario ottenere un documento che attesti l attività svolta in quanto è necessario richiederne il riconoscimento anche se tale attività non prevede l attribuzione di crediti. In questo ultimo caso, sarà sufficiente una lettera, in carta intestata e sottoscritta dal docente tutor presso l ateneo partner, in cui è attestata l attività da te svolta ed è formulato un giudizio sul tuo operato. TORNA A: DURANTE IL PERIODO ALL ESTERO

23 3. DOPO ESSERE TORNATI A. CERTIFICATO DI RIENTRO, RELAZIONE FINALE E QUESTIONARIO B. RICHIESTA DI RICONOSCIMENTO TORNA A: INDICE

24 A. CERTIFICATO DI RIENTRO, RELAZIONE FINALE E QUESTIONARIO Entro 15 GIORNI dalla fine del periodo all estero (E COMUNQUE NON OLTRE IL 7 OTTOBRE 2017) devi: Caricare in AlmaRM il Certificato di Rientro. L inserimento del certificato di periodo implica il calcolo, da parte dei nostri uffici, dell effettivo periodo di mobilità svolto, di cui ti verrà data comunicazione a seguito della validazione del certificato. Stampare la Relazione Finale da AlmaRM, seguendo le istruzioni specifiche pubblicate, firmarla e consegnarla agli Uffici Relazioni Internazionali di Bologna o di Campus (NB: potrai stampare la relazione finale solamente dopo aver almeno salvato in bozze la Richiesta di Riconoscimento). Compilare un Questionario Online (Erasmus+ individual participant report) a seguito di una comunicazione , che verrà inviata in automatico, dopo la chiusura del periodo di studio, all indirizzo di posta istituzionale. Il questionario online arriverà da un indirizzo istituzionale della Commissione Europea (replies-will-be-discarded@ec.europa.eu) e la avrà come oggetto Erasmus+ individual participant report request. La mancata compilazione del questionario potrà comportare la revoca del contributo Erasmus. ATTENZIONE: QUESTO ULTIMO PASSAGGIO NON SI APPLICA AGLI STUDENTI IN MOBILITA VERSO LA SVIZZERA TORNA A: DOPO ESSERE TORNATI

25 B. RICHIESTA DI RICONOSCIMENTO Per chiedere il riconoscimento delle attività svolte all estero rivolgendosi all Ufficio didattico/esteri della Scuola devi: ottenere il Transcript of Records dall università ospitante; questo documento deve essere caricato in AlmaRM nell apposita sezione e validato dall Ufficio didattico/esteri della Scuola (dietro presentazione dell originale) presentare la Richiesta di riconoscimento, tramite AlmaRM, al massimo entro il 16 gennaio 2018, a meno che non esista una scadenza indicata dal tuo c.c.d.s. seguendo le istruzioni pubblicate su Alma RM. N.B. Il riconoscimento da parte del c.c.d.s. non è solo indispensabile per l aggiornamento della tua carriera, ma anche perché, in mancanza di esso tutti i contributi economici che avrai ricevuto verranno revocati. Anche in caso di preparazione tesi deve essere richiesto il riconoscimento dell attività svolta. TORNA A: DOPO ESSERE TORNATI

26 4. IN CASO DI RINUNCIA Se decidi di rinunciare allo scambio che hai accettato, collegati ad Alma RM, vai al dettaglio nel riquadro «MOBILITÀ IN USCITA» e clicca sul tasto «RINUNCIA». Se registri la rinuncia entro il 31/07/2016 consentirai agli uffici di chiamare gli idonei successivi in graduatoria, se presenti. Se rinunci dopo essere partito, oppure dopo avere svolto il tuo periodo di mobilità, ed hai già ricevuto il contributo Erasmus ti sarà richiesta la restituzione dello stesso. Riceverai una sulla tua casella di posta istituzionale con le istruzioni per la restituzione. La rinuncia, prima, durante e al termine della mobilità, non preclude la possibilità di partecipare al bando Erasmus+ del prossimo anno accademico TORNA A: INDICE

27 5. FINANZIAMENTO Trovi le informazioni, sempre aggiornate, sul finanziamento al link: Ti raccomandiamo di visualizzare anche i file nel box «allegati» che trovi in alto a destra nella pagina web EVENTUALI CONTRIBUTI AGGIUNTIVI contributo per gli assistiti ER.GO. (ex-arstud). Per informazioni, contattare ER.GO. (Via via Santa Maria Maggiore 4, Bologna, tel , info@er-go.it, finanziamenti speciali per gli studenti in situazione di handicap che possono essere stanziati dalla Commissione Europea. Per informazioni, rivolgersi all Ufficio Mobilità per Studio (non per Università Svizzere) Se si è in situazione di disabilità e si desidera ricevere tutte le informazioni relative a tale contributo aggiuntivo, è necessario comunicarlo all accettazione del posto scambio inviando un fax al n Saranno inoltrate informazioni utili in merito alla erogazione di questo contributo non appena l'agenzia le renderà note (non per Università Svizzere). Per l assegnazione degli eventuali contributi aggiuntivi per le fasce socio economiche svantaggiate sarà emanato un apposito bando riservato ai soli studenti vincitori di borsa Erasmus+ a.a. 2016/17. Gli studenti sono quindi invitati a monitorare il sito (non per Università Svizzere). TORNA A: INDICE

28 6. CONTATTI L accordo di mobilità e la relazione finale devono essere recapitati all Ufficio Relazioni Internazionali di Bologna o dei Campus, a seconda della sede di afferenza del tuo Corso di Studio. Puoi consegnare i documenti: A mano in orario di sportello A mezzo di fax A mezzo di posta ordinaria A mezzo di PEC (scriviunibo@pec.unibo.it) Non saranno accettati documenti inviati a mezzo di Se scegli l invio tramite Fax, posta ordinaria (cartacea) o PEC devi allegare copia di un documento di identità in corso di validità. Trovi tutti i contatti e le indicazioni su a chi rivolgerti al link: TORNA A: INDICE

29 7. DOCUMENTI DI APPROFONDIMENTO E FAQ Carta dello Studente Erasmus: Guida alla compilazione del Learning Agreement: la trovi nella tua home page studente su AlmaRM FAQ: TORNA A: INDICE

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