REGOLAMENTO PER I RIMBORSI SPESE DEGLI AMMINISTRATORI

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2 TABELLA REVISIONI Rev. Data Descrizione della Modifica febbraio 2016 Prima emissione Rev.00 Pagina 2 di 5

3 PARTE I CRITERI GENERALI Principi generali di comportamento Gli Amministratori di Veronamercato S.p.A. a cui il presente regolamento è rivolto, sono tenuti a osservare le modalità esposte nel documento in oggetto e le previsioni di legge esistenti in materia (in particolare devono agire in ottemperanza ai requisiti di cui al D.Lgs. 8 Giugno 2001 n. 231 e successive modificazioni) nonché le norme comportamentali richiamate dal Codice Etico adottato dalla Società. Art. 1 Oggetto del regolamento 1. Il presente regolamento disciplina i criteri generali e le modalità di liquidazione per il rimborso delle spese sostenute dagli Amministratori di Veronamercato S.p.A. a carico della Società, con particolare riferimento alle spese di viaggio, vitto e alloggio e alle spese di rappresentanza. 2. Per Amministratori s intendono: il Presidente, il Vicepresidente e i Consiglieri componenti del Consiglio di Amministrazione (di seguito C.d.A. ). 3. Per spese di rappresentanza si intende si intendono quelle spese effettuate per offrire un immagine positiva della Società (es. organizzazione di ricevimenti, convegni e manifestazioni in genere e pubbliche relazioni con personalità istituzionali). Art. 2 Autorizzazioni per missioni 1. Tutte le missioni devono essere preventivamente autorizzate, secondo la modulistica allegata al presente regolamento, fatta eccezione per quelle del Presidente che si mantengano entro il territorio nazionale. 2. L autorizzazione per le missioni del Vicepresidente e dei Consiglieri entro il territorio nazionale compete al Presidente, oltre il territorio nazionale compete al C.d.A. 3 L autorizzazione per le missioni del Presidente oltre il territorio nazionale deve essere deliberata dal C.d.A. Art. 3 Spese di viaggio e mezzi di trasporto utilizzabili 1. Agli Amministratori di Veronamercato S.p.A. spetta il rimborso delle spese di viaggio documentate ed effettivamente sostenute nel corso di missioni per conto e nell interesse della Società fuori dal territorio del comune di Verona. Nessun rimborso spetta agli Amministratori per le spese di viaggio effettivamente sostenute nel corso di missioni per conto e nell interesse della Società entro il territorio del comune di Verona. 2. Gli spostamenti degli Amministratori devono essere realizzati con il criterio del massimo vantaggio per la Società. Pertanto devono essere privilegiati i mezzi di trasporto con i costi inferiori, quali mezzi pubblici, salvo necessità oggettive (e non derivanti da esigenze personali) legate ad orari, difficoltà di collegamento, esigenze logistiche, etc. In particolare: l utilizzo di mezzi privati deve essere per quanto possibile contenuto; Rev.00 Pagina 3 di 5

4 i voli aerei (almeno quelli nazionali e continentali) devono essere realizzati in classe economica e/o con tariffe low cost; gli spostamenti tramite mezzi pubblici di linea su gomma o rotaia possono essere effettuati in prima classe. 3. E anche ammesso l uso dei mezzi noleggiati, quando manchino servizi di linea, ovvero quando, per particolari necessità, si debba raggiungere rapidamente il luogo di destinazione. 4. L'uso di taxi e di mezzi noleggiati è ammesso per i collegamenti da stazioni ferroviarie, stazioni di autolinee ed aeroporti di arrivo al luogo di missione (alberghi o uffici) qualora non siano disponibili ulteriori mezzi pubblici quali, ad esempio, autobus, tram, metropolitane. 5. E altresì ammesso l'uso del mezzo di trasporto proprio dell'amministratore, quando l orario dei servizi pubblici di linea non sia conciliabile con l espletamento delle incombenze connesse alla missione, o manchino i servizi di linea, ovvero l uso del mezzo proprio di trasporto si presenti economicamente più conveniente. Art. 4 Spese di alloggio, vitto e rappresentanza 1. Agli Amministratori di Veronamercato S.p.A. spetta il rimborso delle spese di vitto e alloggio documentate ed effettivamente sostenute nel corso di missioni per conto e nell interesse della Società fuori dal territorio del comune di Verona e delle spese di rappresentanza come sopra definite. A tale fine gli Amministratori hanno facoltà di pernottare in alberghi di categoria fino a 4 stelle o corrispondente, chiedendo rimborso per le spese sostenute a tale titolo, assieme alle relative spese di vitto. Nessun rimborso spetta agli Amministratori per le spese di vitto e alloggio effettivamente sostenute nel corso di missioni per conto e nell interesse della Società entro il territorio del comune di Verona. 2. Il sostenimento di spese di rappresentanza deve soddisfare il concetto di opportunità della spesa e deve essere quindi allineato con gli obiettivi aziendali. Le spese di rappresentanza devono essere ispirate al concetto di economicità della spesa, ovvero deve essere assicurata la proporzionalità economica, secondo criteri imprenditoriali, fra le spese sostenute e la correlata attività intrapresa nel rispetto degli obiettivi aziendali definiti. Le spese per forme di accoglienza e di ospitalità devono attenersi ad un criterio di contenimento dei costi entro limiti di normalità. 3. Il rimborso delle spese di rappresentanza sostenute per forme di accoglienza e ospitalità nei confronti di soggetti terzi rispetto a Veronamercato S.p.A. e legati all ambito in cui la stessa opera, è riconosciuto al Presidente nei limiti della ragionevolezza e ai Consiglieri in via eccezionale. E necessaria l indicazione nominativa degli ospiti e del progetto di riferimento. Rev.00 Pagina 4 di 5

5 PARTE II MODALITA DI LIQUIDAZIONE Art. 5 Richiesta di liquidazione delle spese sostenute 1. Gli Amministratori devono presentare all Ufficio amministrativo di Veronamercato la richiesta di liquidazione delle spese entro i primi 10 giorni del mese successivo a quello in cui sono state sostenute. 2. A corredo della richiesta di liquidazione, predisposta secondo la nota spesa disponibile presso l Ufficio amministrativo, deve essere prodotta la documentazione in originale, giustificativa delle spese effettivamente sostenute. 3. Per i percorsi compiuti con mezzi propri gli Amministratori devono indicare sulla nota spesa : - i motivi della missione/viaggio; - la data o il periodo della missione/viaggio; - l itinerario che giustifichi il tragitto più breve, fra quelli possibili, per raggiungere la destinazione o i motivi di una diversa scelta (il Direttore Generale rimborserà il tragitto più breve in base alle tabelle ACI); - i chilometri percorsi. Art. 6 Misura del rimborso spese per i percorsi compiuti con il mezzo proprio 1. L uso del mezzo proprio di trasporto dà diritto al rimborso della spesa sostenuta, con il calcolo dei costi chilometrici sulla base delle tabelle ACI (percorrenza convenzionale annua di chilometri). 2. Oltre a tale indennità chilometrica è anche ammessa al rimborso la spesa documentata di ogni altro eventuale onere connesso (pedaggi autostradali e costi di parcheggio). Art. 7 Liquidazione delle spese di viaggio e di soggiorno 1. Il Direttore Generale provvede ad un controllo formale e di merito delle note e contatta i singoli interessati per evidenziare eventuali anomalie e chiedere i chiarimenti del caso e i giustificativi mancanti, quindi firma per approvazione il rimborso che trasmette all Ufficio amministrativo per la conseguente liquidazione. 2. Il pagamento dei rimborsi spese viene effettuato entro trenta giorni dalla data di arrivo della richiesta di liquidazione, dopo la raccolta di tutti i giustificativi, tramite bonifico bancario. Art. 8 Anticipazione sulle spese da sostenere per compiere la missione 1. Per le missioni, gli Amministratori possono chiedere un adeguato anticipo in denaro, ragguagliato alla durata e alla prevedibile spesa di viaggio e/o di soggiorno da sostenere. 2. L anticipo viene richiesto dall interessato per iscritto, compilando la modulistica Rev.00 Pagina 5 di 5

6 allegata al presente regolamento, corredata dall atto di autorizzazione alla missione, ove richiesto. 3. Trascorso detto termine ed in assenza di giustificazioni scritte, l Ufficio amministrativo dovrà richiedere la restituzione della somma anticipata che, qualora non rifusa, potrà essere detratta dal compenso spettante per la carica di Amministratore, previa comunicazione all interessato e al Presidente. Art. 9 Norma finale 1. Per quanto non previsto dal presente regolamento, si richiamano le norme di legge in vigore. 2. La modulistica allegata al presente regolamento potrà essere modificata, per motivate esigenze, dal Direttore Generale con comunicazione al Consiglio di Amministrazione. Rev.00 Pagina 6 di 5

7 MODULO N. 1 MISSIONI DEGLI AMMINISTRATORI - PRESIDENTE E CONSIGLIERI - Autorizzazione per Vicepresidente e Consiglieri Sig... si recherà il/i giorno/i Vicepresidente Consigliere.. a per Mezzo di trasporto: ferrovia navi aerei altri servizi pubblici di linea... mezzo proprio (proprietà/possesso/detenzione) tipologia targa Motivazione per l uso del mezzo proprio/noleggiato: mezzo noleggiato località non servita da mezzi pubblici: mancanza servizi di linea/non conciliabilità orari servizio di linea con incombenze (solo per mezzo proprio): l uso del mezzo proprio di trasporto è economicamente più conveniente (solo per mezzo noleggiato): necessità per i collegamenti delle stazioni ferroviarie, delle autolinee ed aeroportuali e dalle stazioni di arrivo al luogo di missione (alberghi o uffici) (solo per mezzo noleggiato): particolari necessità per cui si deve raggiungere rapidamente il luogo di destinazione... Data e Firma dell Amministratore. Data. Si autorizza IL PRESIDENTE missione estera / delibera C.d.A. data Anticipazione Il sottoscritto Amministratore Sig... Vicepresidente Consigliere Chiede l anticipazione della somma di Euro.. per far fronte alle spese di viaggio e/o di soggiorno. Tale somma sarà trattenuta in sede di liquidazione della missione o comunque alla prima liquidazione del compenso amministratori spettante. Data e Firma dell Amministratore.. Data e Firma di quietanza

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