filrbox Guida all uso dell interfaccia WEB Pag. 1 di 44

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1 filrbox Guida all uso dell interfaccia WEB Pag. 1 di 44

2 Sommario Introduzione... 4 Caratteristiche del filrbox... 5 La barra principale del filrbox... 7 Elenco degli utenti... 8 Il profilo... 9 Le novità Attività su le cartelle Creare una cartella Cancellare una cartella Copiare e spostare una cartella Sottoscrivere una cartella Condivisione di una cartella Assegnazione dei diritti Scadenza della condivisione Inserimento di una nota Invio della notifica Attività su i file Creare un file (UPLOAD) Copiare in locale un file (DOWNLOAD) Rinominare un file Copiare e spostare un file Rinominare un file Cancellazione di un file Sottoscrivere un file Condivisione di un file Scelta degli utenti/gruppi Assegnazione dei diritti Inserimento di una nota Scadenza della condivisione Invio notifica Pag. 2 di 44

3 Verifica degli utenti con accesso Revoca della condivisone Visualizzazione HTML di un file Visualizzazione dei dettagli di un file I Commenti Esempio 1: l utente Pink aggiunge un suo commento Esempio 2 > rispondere ad commento Accesso dalla pagina dei dettagli di un file Il Cestino Le Ricerche Funzioni ed operatori (1) Funzioni ed operatori (2) Esempio Pag. 3 di 44

4 Introduzione filrbox è un servizio, basato sul software Novell Filr, che Net Studio mette a disposizione dei propri clienti per poterne verificare le funzionalità e le peculiarità. filrbox introduce un sistema di self-provisioning degli utenti; gli utenti che si registrati andranno automaticamente a popolare il database del sistema Novell filrbox. Pag. 4 di 44

5 Caratteristiche del filrbox Ad ogni utente registrato, filrbox mette a disposizione: Una cartella personale (Home directory) La cartella di lavoro relativa all azienda al quale l utente appartiene. Inoltre, filrbox, dedicata agli utenti uno spazio di lavoro (area/workspace) dove creare e gestire (es. condividere) cartelle e file in completa autonomia. I metodi con i quali l utente può accedere al filrbox : Via Web (browser) Dal proprio PC Windows/MAC Dispositivi mobili (Android ed Apple) Le attività che si possono fare sui file e le cartelle sono: Creazione (funzione UPLOAD per i file) Cancellazione (nel CESTINO o definitiva) Copia/spostamento Aggiornamento (Editing) Condivisione Sui file/cartelle condivise si può: Attivare una sottoscrizione: Filr invia ogni qualvolta viene modificato il file o vengono creati/cancellati file all interno di una cartella Pag. 5 di 44

6 Inserire dei commenti: per file condivisi si possono scrivere dei commenti che verranno letti da tutti gli utenti che partecipano alla condivisione. Pag. 6 di 44

7 La barra principale del filrbox Dopo aver effettuato il login, filrbox presenta l elenco deli file e delle cartelle presenti nell area (workspace) dei File personali : Il contenuto della barra principale di lavoro del filrbox permette di accedere a: I vostri file personali (compresa la home directory) I file e le cartelle che avete condiviso con altri Le vostre mappature e share di rete (cartella di lavoro dell azienda) Nome utente - accesso al profilo Elenco utenti filrbox Le novita (nuove condivisioni, aggiornamenti, commenti) Files e cartelle che gli altri mi hanno condiviso i Accesso alle funzioni di ricerca Pag. 7 di 44

8 Elenco degli utenti Ogni utente può elencare tutti gli account presenti nel filrbox. In particolare vengono visualizzati il nome completo, l indirizzo ed il nome con il quale l utente effettua il login al filrbox. Cliccando sul campo del nome completo di un utente, è possibile vedere anche il secondo indirizzo (per i messaggi di solo testo) che l utente ha inserito nel proprio profilo. Pag. 8 di 44

9 Il profilo Cliccando sul proprio nome (in alto a destra della barra principale) si accede al profilo utente. La pagina riporta: - la quota (spazio massimo che possiamo usare nell area dei File personali ) e l attuale valore dello spazio utilizzato. Permette di : - accedere alla visualizzazione e modifica del proprio profilo - poter impostare delle preferenze personali - accedere alla guida online del Filr (dal sito di Novell) - disconnettersi dal sistema Pag. 9 di 44

10 Dalle Preferenze personali, si può impostare: - il numero di voci/righe elencate nelle varie pagine del filrbox. - l associazione delle applicazioni con le estensioni dei file che verrano aperti/aggiornati nella sessione filrbox. Dalla pagina delle Priorità dell editor è possibile: - utilizzare delle associazioni di default - aggiungere delle impostazioni personalizzate Pag. 10 di 44

11 Le novità Cliccando sull icona all utente viene presentata la lista di tutti gli elementi ai quali può avere accesso. L elenco può essere rilevato dalle aree di lavoro dell utente stesso (es. File personali, Condivisi con me etc.) oppure in tutto il filrbox. Un segnale blu accanto ad un file, significa che l utente non lo ha ancora aperto. Pag. 11 di 44

12 Attività su le cartelle Con filrbox le attività che sono possibili effettuare su le cartelle sono: Creazione Cancellazione Spostamento Condivisione (non è possibile condividere una cartella che si trova nelle Cartelle di rete ) Sottoscrizione Creare una cartella Una può essere creata in ogni area di lavoro dove abbiamo i diritti. Pag. 12 di 44

13 Cancellare una cartella La cartella cancellata viene normalmente spostata nel cestino del filrbox; è possibile scegliere di eliminare definitivamente la cartella (il suo contenuto non sarà più recuperabile). NOTA: le cartelle di rete cancellate NON potranno essere recuperate tramite il cestino del FilBOX Pag. 13 di 44

14 Copiare e spostare una cartella Dopo aver selezionata la cartella dove si vuole operare, cliccare su e scegliere Copia/Sposta: Una cartella può essere copiata/spostata in qualsiasi delle aree di lavoro dove l utente ha i permessi di scrittura. Pag. 14 di 44

15 Sottoscrivere una cartella La sottoscrizione di una cartella permette di richiedere al filrbox di essere informato (tramite ) delle attività che vengono svolte in una cartella: creazione di nuovi file, cancellazione, inserimento di commenti (associati ai file). Nel momento della sottoscrizione, deve essere scelta la tipologia del messaggio con il quale si vuole ricevere le informazioni. Nel sottoscrivere una cartella, si può scegliere di ricevere un riassunto delle attività che hanno interessato la cartella. Altrimenti si può scegliere di essere avvisati ogni qualvolta viene creato o variato un file, nelle modalità: Sommario > viene inviato un riassunto delle attività svolte nella cartella Solo messaggi > viene inviato un messaggio con il solo link del file. Messaggio con allegati > oltre al link il file viene allegato al messaggio. Messaggio di testo > il messaggio contiene solo una informazione testuale. Pag. 15 di 44

16 Condivisione di una cartella La condivisione di una cartella può essere effettuata : Bottone Condividi Dal menù che si apre cliccando sulla freccia in corrispondenza della cartella che si vuole condividere. Nel condividere una cartella occorre decidere con quali utenti/gruppi la si vuole condividere e quali diritti vogliamo assegnargli. Scelta degli utenti/gruppi ai quali vogliamo condividere la cartella. Pag. 16 di 44

17 Assegnazione dei diritti Nel condividere una cartella, occorre assegnare i diritti (azioni che l utente/gruppo al quale abbiamo concesso la condivisione, può effettuare). Visualizzatore -> è possibile vedere il contenuto della cartella ed aprire in sola lettura i file contenuti. Editor -> si possono variare i file all interno della cartella. Collaboratore -> è consentito aggiungere e cancellare file, rinominare la cartella, cancellarla definitivamente. Inoltre, può essere concesso anche il diritto di poter (ri)condividere la cartella con altri utenti/gruppi. Pag. 17 di 44

18 Scadenza della condivisione La condivisone può essere concessa per un certo periodo (scadenza). Cliccare sulla riga dell utente/gruppo al quale si è concesso la condivisone in corrispondenza della colonna La condivisione non ha scadenza La condivisione scade un giorno preciso La condivisione scade dopo alcuni giorni Pag. 18 di 44

19 Inserimento di una nota La nota che viene inserita sarà visibile sia nella colonna l utente/gruppo al quale è stata concessa la condivisione relativa sia nella (opzionale) che il filrbox invierà all utente/gruppo per informare dell avvenuta condivisione. Pag. 19 di 44

20 Invio della notifica Per concludere la procedura di condivisione, si può decidere se il filrbox invierà una ai destinatari della condivisione. Pag. 20 di 44

21 Attività su i file In filrbox è sono disponibili le seguenti attività da poter effettuare su i file: Creazione (UPLOAD) Copia in locale (DOWNLOAD) Cancellazione (nel CESTINO o definitivamente) Copia/spostamento Aggiornamento (Editing) Condivisione Sottoscrizione Pag. 21 di 44

22 Creare un file (UPLOAD) La creazione di un nuovo file la si effettua caricando il file (UPLOAD) in una cartella nel filrbox. L UPLOAD consiste nel trascinare uno più file, presenti sul PC, nella finestra presentata dal filrbox. Firefox Ammortam.xls Internet Explorer Pag. 22 di 44

23 Copiare in locale un file (DOWNLOAD) Cliccare sul nome del file Firefox Internet Explorer Rinominare un file Pag. 23 di 44

24 Copiare e spostare un file Dal menù delle funzioni che viene evidenziato cliccando sul bottone e possibile effettuare la copia o lo spostamento di uno o più file. La cartella di destinazione può essere una qualsiasi cartella presente nelle proprie aree di lavoro (File personali, Home, Cartelle di rete) o di altri utenti dove si hanno diritti per creare nuovi file. Pag. 24 di 44

25 Rinominare un file Pag. 25 di 44

26 Cancellazione di un file Nel cancellare un file si può scegliere di rimuovere il file dalla cartella e spostarlo nel CESTINO del filrbox (in seguito il file potrà essere recuperato) oppure eliminarlo definitivamente. Cancellazione (spostamento nel CESTINO) Rimozione definitiva del file. Pag. 26 di 44

27 Sottoscrivere un file La sottoscrizione di un file permette di richiedere al filrbox di essere informato (tramite ) delle azioni che vengono svolte in una cartella: aggiornamento, cancellazione, inserimento di commenti. Nel momento della sottoscrizione, deve essere scelta la tipologia del messaggio con il quale si vuole ricevere le informazioni. Solo messaggio > viene inviato un messaggio con il solo link del file. Messaggio con allegati > oltre al link il file viene allegato al messaggio. Messaggio di testo > il messaggio contiene solo una informazione testuale. Pag. 27 di 44

28 Condivisione di un file Per condividere un, si possono usare le due modalità sotto indicate: Cliccare qui Scelta degli utenti/gruppi Una volta selezionata la funzione di condivisione, si possono immetter le informazioni riguardanti gli utenti/gruppi con i quali si vuole condividere il/i file. Per condividere file con utenti esterni, inserire l indirizzo dell utente e premere sull icona Pag. 28 di 44

29 Assegnazione dei diritti I diritti che si possono assegnare a livello di file sono: Visualizzatore - > il file può essere solo visualizzato Editor - > il file può essere aggiornato come per le cartelle, è possibile assegnare i diritto di poter (ri)condividere con altri il file. Per la condivisione con utenti esterni, sono disponibili solo i diritti sul file: non è permesso agli utenti esterni di ricondividere il file. Inserimento di una nota La nota che viene inserita sarà visibile sia nella colonna relativa l utente/gruppo al quale è stata concessa la condivisione sia nella (opzionale) che il filrbox invierà all utente/gruppo per informare dell avvenuta condivisione. Cliccare sull icona Pag. 29 di 44

30 Scadenza della condivisione La condivisone può essere concessa per un certo periodo (scadenza). Cliccare sulla riga dell utente/gruppo al quale si è concesso la condivisone in corrispondenza della colonna La condivisione non ha scadenza La condivisione scade un giorno preciso La condivisione scade dopo alcuni giorni Pag. 30 di 44

31 Invio notifica Per concludere la procedura di condivisione, si può decidere se il filrbox invierà una ai destinatari della condivisione: Pag. 31 di 44

32 Verifica degli utenti con accesso Per ogni file/cartella può essere visualizzata la lista degli utenti e gruppi ai quali è stata concessa la condivisione. Cliccare qui Pag. 32 di 44

33 Revoca della condivisone Per revocare una condivisone è sufficiente cliccare sul simbolo in corrispondenza dell utente/gruppo che si vuole rimuovere. Pag. 33 di 44

34 Visualizzazione HTML di un file Il contenuto del file verrà visualizzato in una nuova scheda del browser. Cliccare qui Pag. 34 di 44

35 Visualizzazione dei dettagli di un file La pagina Visualizza dettagli contiene l anteprima del contenuto del file; inoltre si può accedere alle funzioni di condivisione, cancellazione, spostamento, copia, sottoscrizione, commenti. Cliccare qui Commenti Cliccando sul bottone il file verrà aperto con l applicazione associata all estensione del file (per l accesso al file vengono richieste le credenziali dell utente). Pag. 35 di 44

36 I Commenti Ogni utente che ha accesso ad un file può associare dei propri commenti che saranno a disposizione di tutti gli altri utenti che possiedono diritto di accesso al file. La «nuvoletta» vuota indica che non ci sono commenti associati al file altrimenti verrebbe evidenziato il numero di commenti inseriti Cliccando sulla «nuvoletta» si apre la pagina che permette di immettere un nuovo commento Pag. 36 di 44

37 Esempio 1: l utente Pink aggiunge un suo commento Pag. 37 di 44

38 Esempio 2 > rispondere ad commento L utente Yellow risponde ad un commento inserito precedentemente dall utente Red. Il commento di risposta viene «indentato» così da avere la corretta successione dei commenti inseriti nonché il capire, eventualmente, a chi sono riferiti i vari commenti. Pag. 38 di 44

39 Accesso dalla pagina dei dettagli di un file Pag. 39 di 44

40 Il Cestino Il Cestino contiene tutti i file e le cartelle cancellate NON DEFINITIVAMENTE provenienti dall area di lavoro dei File Personali. Le cancellazioni effettuate nelle NetFolder NON vengono inserite nel Cestino del filrbox perché sono gestite dal File System che ospita le NetFolder. Dal Cestino si possono recuperare file/cartelle oppure si possono rimuovere definitivamente dal filrbox. Ripristina le voci selezionate Pag. 40 di 44

41 Le Ricerche Per effettuare ricerche nel FilBOX si può inserire il nome (anche parziale) dell oggetto cercato nel campo e premere INVIO. La ricerca coinvolgerà file, cartelle, commenti, utenti, contenuti dei file. La ricerca nel contenuto dei file viene fatta automaticamente per i file presenti nei File personali (compresa anche la propria cartella Home) ed in quelle Cartelle di rete dove la funzione è abilitata. Pag. 41 di 44

42 Funzioni ed operatori (1) Pag. 42 di 44

43 Funzioni ed operatori (2) Pag. 43 di 44

44 Esempio Pag. 44 di 44