PROGETTO DI RIFACIMENTO DEL SITO WEB DELLA BIBLIOTECA DI ATENEO

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1 PROGETTO DI RIFACIMENTO DEL SITO WEB DELLA BIBLIOTECA DI ATENEO Relazione di tirocinio di Roberta Boffi matricola Corso di Laurea in Scienze della Comunicazione Facoltà di Psicologia a.a. 2004/05 1

2 Sommario 1 Premessa.3 2 Attività svolte nell esperienza di tirocinio Valutazione dell attuale sito della Biblioteca Analisi di questionari su comunicazione e web Lettura di articoli sul web Realizzazione di una scheda di valutazione di siti web Analisi dei siti di biblioteche universitarie italiane Definizione dell homepage del nuovo sito della Biblioteca Elaborazione dei contenuti del nuovo sito della Biblioteca Stesura della relazione finale Conclusioni.. 7 2

3 1- Premessa La mia attività di tirocinio è cominciata a fine settembre 2004 e si è conclusa a fine luglio 2005 per un impegno complessivo di 125 ore. Il tirocinio si è articolato in riunioni a cadenza generalmente mensile e in attività svolte individualmente su indicazione del mio tutor. Il tirocinio si è svolto presso la Biblioteca d Ateneo dell Università di Milano- Bicocca (piazza dell Ateneo Nuovo, Milano), con la supervisione pedagogica della responsabile dell Ufficio per le attività di formazione, sviluppo e comunicazione (dott.ssa Ilaria Moroni). L attività di tirocinio si è inserita nel progetto di rifacimento del sito web della Biblioteca, in collaborazione con un gruppo di lavoro composto da personale bibliotecario afferente alle tre sedi (Centrale, di Scienze e di Medicina). Nello svolgimento delle attività del progetto il gruppo si è suddiviso in due microgruppi: l uno, di cui facevo parte, mirato all individuazione e all elaborazione dei contenuti, l altro finalizzato alla definizione delle questioni tecniche. 2- Attività svolte nell esperienza di tirocinio Tutte le attività da me svolte sono state analizzate e discusse in riunioni con il tutor o con gli altri membri del gruppo web Valutazione dell attuale sito della Biblioteca (33 ore) Questa è stata la prima attività nell ambito del tirocinio, a seguito di una riunione introduttiva. La valutazione è stata strutturata sulla base delle indicazioni ricevute durante il corso di Progettazione di interfacce grafiche tenuto dal Prof Roberto Polillo. La valutazione si è basata su un analisi dei requisiti generali che un sito usabile dovrebbe possedere: Architettura: deve essere coerente con i suoi obiettivi, cioè contenuti, compiti e utenti; Comunicazione: lo scopo del sito deve essere immediatamente comprensibile dall homepage; Funzionalità: i servizi che il sito mette a disposizione degli utenti devono essere adeguati e corretti; Contenuto: le informazioni devono essere classificate in modo pertinente, devono essere affidabili e aggiornate; Gestione: il sito deve essere sempre attivo e disponibile. Ho svolto inoltre un test di usabilità su un campione di tre utenti. I risultati ottenuti complessivamente hanno messo in evidenza i punti di forza e di debolezza dell attuale sito: in particolare è emerso che la grafica risulta poco attraente e i contenuti poco aggiornati. 3

4 Le considerazioni emerse da questa valutazione sono servite come punto di partenza per le attività svolte successivamente Analisi di questionari su comunicazione e web (6 ore) Questa mia seconda attività è partita da due lavori precedentemente svolti presso la Biblioteca. Nel periodo ottobre-dicembre 2003 è stato proposto ad un campione di 389 studenti un questionario sull utilizzo e il gradimento dei servizi. Nella prime parte del questionario gli utenti dovevano indicare il livello di importanza relativo ai diversi servizi offerti dalla Biblioteca; in particolare si chiedeva di valutare: Orario di apertura e numero di posti a sedere Patrimonio bibliografico: ricchezza e collocazione. Nella seconda parte gli utenti intervistati dovevano indicare il livello di soddisfazione relativo a: Informazioni sui servizi offerti Comunicazione tempestiva di inconvenienti Efficacia delle modalità comunicative. L ultima sezione era dedicata alla frequenza di visite al sito web della Biblioteca e alla valutazione del sito web, su una scala da 1 a 5, dove 1 indicava molto insoddisfatto e 5 molto soddisfatto. Nel periodo maggio-giugno 2004 è stato proposto a 50 studenti della sede di Scienze un questionario riguardante i servizi e la comunicazione della Biblioteca: si chiedeva, ad esempio, quali servizi l utente usa più frequentemente, qual è il grado di soddisfazione relativo al sito web e qual è quello relativo al personale bibliotecario. In base ai dati raccolti dai questionari suddetti ho realizzato un analisi sia del primo sia del secondo questionario con un attenzione rivolta in particolare al gradimento del sito da parte del campione intervistato: la maggioranza dichiarava di ritenere soddisfacente la facilità di orientamento, la completezza delle informazioni e la chiarezza espositiva. Minore soddisfazione si è invece riscontrata rispetto all efficacia comunicativa e alla forma grafica (informazioni già ritrovate nel primo lavoro di valutazione); abbiamo quindi cercato di concentrarci proprio su questi punti deboli per creare un sito più attraente e che risultasse maggiormente aggiornato Lettura di articoli sul web (7 ore) Mi sono dedicata alla lettura di alcuni articoli, individuati dal gruppo web, che sono serviti in seguito per creare un efficace griglia valutativa per siti di biblioteche. Qui sotto riporto la bibliografia di riferimento: Siti web delle biblioteche comunali toscane di Massimiliano Marcucci; 4

5 Progettazione, gestione e valutazione del sito web della biblioteca di Riccardo Ridi; Quanto valgono i siti web di biblioteca? di Arturo Santorio. Tutti e tre gli articoli hanno fornito informazioni molto utili per l attività svolta successivamente e cioè la stesura di una scheda di valutazione dei siti web da utilizzare per siti di biblioteche universitarie e in particolare dall ultimo articolo abbiamo tratto parametri e criteri di analisi trasferibili Realizzazione di una scheda di valutazione di siti web (14 ore) La creazione della scheda di valutazione è servita per poter successivamente valutare i siti web delle biblioteche universitarie italiane. La scheda finale si suddivideva in due grandi aree: 1. valutazione dell usabilità generale: grafica, interfaccia homepage, organizzazione di file e cartelle, pertinenza di denominazione delle icone e dei contenuti, navigabilità, coerenza grafica con l homepage d Ateneo e presenza di contenuti del web d Ateneo; 2. presenza e qualità dei contenuti: finalità, organizzazione, storia, attività e progetti, informazioni di base, servizi, patrimonio bibliografico, risorse elettroniche, news, avvisi, bacheca, FAQ e glossario, documentazione ufficiale della/sulla biblioteca, link, formazione utenti, formazione personale bibliotecario, comunicazioni per bibliotecari, interattività e fotografie. Insieme anche agli altri membri del gruppo abbiamo così potuto trarre spunti e informazioni utili per la revisione dell attuale sito della Biblioteca d Ateneo. Gli aspetti ai quali apportare migliorie sono risultati i seguenti: sezione grafica maggiormente attraente aggiunta di immagini chiarezza grafica completezza e aggiornamento dei contenuti incremento dei servizi on-line per l utenza Analisi dei siti di biblioteche universitarie italiane (22 ore) Nella prima fase di questa attività, il microgruppo rivolto alla parte contenutistica si è occupato di analizzare e valutare tutti i siti di biblioteche universitarie italiane, basandosi sulla scheda di valutazione precedentemente elaborata: a ciascun sito veniva assegnato un punteggio che comprendeva la presenza e la qualità di determinate caratteristiche del sito stesso. Ciascuno ha poi raccolto le informazioni relative ai siti analizzati in una propria sintesi individuale. Si è deciso di limitare la nostra analisi ai siti relativi a biblioteche universitarie per avere un idea più precisa delle caratteristiche più comunemente riscontrabili su cui avremmo voluto lavorare. Questa analisi è stata molto utile perché abbiamo potuto trarre spunti interessanti sia per la sezione grafica sia per quella contenutistica. 5

6 Successivamente è stata creata una sintesi collettiva derivante dalla fusione dei punteggi assegnati individualmente in base a criteri precedentemente stabiliti. In questo modo siamo riusciti ad individuare i siti italiani con le migliori caratteristiche, sia grafiche che contenutistiche. E stata un attività molto interessante perché mi ha permesso di scoprire nuove realtà universitarie e nuovi servizi molto utili per l utenza che auspichiamo siano messi a disposizione anche dal nostro Ateneo Definizione dell homepage del nuovo sito della Biblioteca (13 ore) Il microgruppo rivolto all individuazione e all elaborazione dei contenuti ha cercato di delineare, dapprima singolarmente, poi collegialmente, le macroaree contenutistiche che avrebbero caratterizzato l homepage del futuro sito. Ciascun componente ha cercato di esprimere i contenuti principali che avrebbe voluto veder comparire nel sito, in base anche ad una propria preferenza grafica. Personalmente ho proposto una chiara suddivisione grafica, per non creare un homepage troppo ricca di contenuti che avrebbero potuto confondere l utenza: mi sono limitata perciò a creare sei macroripartizioni con i relativi contenuti da inserire all interno: le tre sedi: sede centrale, sede di scienze e sede di medicina organizzazione: storia, statuto, regolamento, organi di governo, uffici e staff, dove siamo cataloghi e risorse elettroniche servizi: carta dei servizi, per tutti gli utenti, per professori,ricercatori e personale e per disabili bacheca, news, avvisi e FAQ link utili: per disciplina, biblioteche e cataloghi e link più utilizzati In base alle macroaree contenutistiche individuate in precedenza, ciascun componente del gruppo rivolto ai contenuti da inserire nel sito ha proposto una prima bozza per un homepage. Nella mia proposta ho cercato di immaginare l homepage che avrei voluto vedere. Nella parte sinistra ho inserito le informazioni riguardanti la biblioteca, e cioè le informazioni più importanti e quindi maggiormente visibili, mentre a destra alcuni dei contenuti del web d Ateneo: ho ritenuto infatti importante inserire informazioni specifiche dell Ateneo in quanto le due strutture sono strettamente correlate. La parte centrale dell homepage è dedicata a informazioni generiche, link veloci e news. Nel creare questa mia proposta ho cercato di tenere conto sia dei suggerimenti provenienti da altri siti, sia dagli scambi di opinioni con gli altri membri del gruppo e anche dal mio desiderio personale di realizzare un sito attraente, e, allo stesso tempo, facilmente usabile e completo nei contenuti e nei servizi. 6

7 Dopo singole proposte e varie riunioni siamo giunti a una soluzione che cerca di raggruppare tutte le nostre idee e che sembra essere la migliore, sia dal punto di vista grafico, sia da quello riguardante la completezza dei contenuti. Nel formulare la nostra ipotesi abbiamo voluto orientarci verso una omogeneità grafica con il nuovo sito web dell Università e, di conseguenza, ci siamo rivolti alla stessa società che ha creato il portale di Ateneo (Wise Lab). L ultima proposta di homepage della Biblioteca presentata alla società, in ordine di tempo, richiama, nell impostazione grafica, il nuovo portale d Ateneo. Nella parte sinistra dell homepage troviamo il logo della Biblioteca e, subito sotto, alcuni contenuti del web d Ateneo, un motore di ricerca interno, la versione in lingua inglese, l area riservata e la versione del sito ad alta leggibilità. La parte centrale è stata predisposta per le news e per le informazioni in primo piano, mentre la sezione di destra è stata suddivisa in tre contenitori di diversi colori dedicati alle informazioni relativi alle singole tre sedi della Biblioteca d Ateneo con relative foto degli interni; le foto degli esterni delle tre sedi, che si succederanno in alternanza, sovrasteranno l homepage nella sezione superiore. All interno di questa relazione finale ho inserito l ultima proposta alla quale siamo giunti in ordine di tempo, tuttavia, per giungere a ciò, siamo passati per una serie di idee e cambiamenti che hanno portato a questa soluzione; è molto probabilmente questa non sarà la versione finale che comparirà sul sito, ma sarà sottoposta ad altre modifiche Elaborazione dei contenuti del nuovo sito della Biblioteca (23 ore) Una volta conclusa la creazione dell ossatura della sezione grafica, io e il microgruppo contenuti abbiamo cominciato l attività di elaborazione di quei contenuti che sicuramente sarebbero stati presenti nel sito. Innanzitutto ho consultato alcuni testi sulla creazione di siti web: Il check-up dei siti web di Roberto Polillo (cap 2, 3, 5) dove si parla della valutazione dell architettura, della comunicazione e del contenuto dei siti web. Il marketing dell informazione e della conoscenza di Michele Rosco (cap 7), che tratta la progettazione di un sito web: l usabilità, le fasi di progettazione, gli obiettivi, la definizione del target, lo sviluppo dei contenuti e come scrivere i testi del sito. Web guida di stile di Lynch e Horton (cap 1, 2, 3, 5, 7). Anche in questo caso gli argomenti trattati riguardano il processo di sviluppo del sito: architettura delle informazioni, progettazione dell interfaccia, organizzazione delle informazioni, struttura del contenuto e stile di scrittura per documenti on-line. 7

8 Tutti e tre i testi sono stati molto utili per aumentare le mie competenze relative all elaborazione dei contenuti e mi sono serviti per l attività successiva di messa a punto dei contenuti. Successivamente mi sono occupata dei testi, già presenti nella guida cartacea della Biblioteca, relativi a organizzazione, breve storia, obiettivi e servizi. Si è trattato di un lavoro di piccole correzioni, in quanto i testi della guida erano già sufficientemente completi e ben strutturati. A questo punto del progetto è entrato a far parte del microgruppo contenuti un nuovo componente, il quale ha apportato validi suggerimenti nell elaborazione dei contenuti del sito web, proponendo osservazioni legate all uso della lingua, allo stile espositivo e al rigore in un utilizzo, quanto più possibile esclusivo, della lingua italiana, nella versione italiana del sito: la necessità, cioè, di usare sempre parole italiane, ove possibile, e di non proporre traduzioni azzardate e spesso erronee. Infine ho rivisto i contenuti dei i testi relativi al patrimonio e collocazione, anche questi già presenti nella nuova guida cartacea; anche in questo caso ho potuto avvalermi delle idee e dei suggerimenti preziosi ricavati dalle precedenti letture bibliografiche Stesura della relazione finale (7 ore) L ultima parte del tirocinio è stata dedicata alla stesura di questa relazione nella quale ho cercato di riassumere in particolare le fasi essenziali e le attività svolte durante questo periodo di attività formativa svolto presso la Biblioteca dell Università degli Studi di Milano-Bicocca, riportando le mie personali considerazioni riguardo l attività di tirocinio. La rilettura del materiale raccolto durante tutto il periodo mi ha permesso di apprezzare i grossi passi avanti fatti in questi mesi e che porteranno alla messa in linea di un nuovo sito web per la Biblioteca d Ateneo. 3- Conclusioni Ho subito aderito con interesse ed entusiasmo al progetto di rifacimento del sito web della Biblioteca di Ateneo per la sua stretta correlazione con gli argomenti trattati nel corso di laurea che sto seguendo. Durante il tirocinio sono stata seguita e guidata dal tutor, Ilaria Moroni, responsabile dell Ufficio per le attività di formazione, sviluppo e comunicazione. L esperienza si è rivelata molto costruttiva per quanto riguarda il mio percorso formativo perché mi ha consentito di approfondire e consolidare alcune delle conoscenze acquisite durante il corso di laurea in Scienze della Comunicazione. Ho avuto, inoltre, l opportunità di sperimentare l applicazione pratica di tali competenze al di fuori dell ambito scolastico attraverso, ad esempio, l attività 8

9 di valutazione dell attuale sito della Biblioteca d Ateneo o attraverso la creazione di una griglia di valutazione. Ritengo, inoltre, sia stato interessante lavorare alla realizzazione del progetto all interno di un gruppo, collaborando con gli altri componenti per il raggiungimento di uno scopo comune e sviluppando la capacità di lavorare in un team. Attraverso le osservazioni, le idee e lo scambio di opinioni, che mi hanno coinvolto in prima persona, ho visto nascere un progetto collettivo relativo al nuovo sito web della Biblioteca dell Università degli Studi di Milano-Bicocca, che spero di vedere presto on-line. 9