La norma ISO Salute e sicurezza sui luoghi di lavoro

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1 Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e di Management (SQS) Supporto clienti SQS La norma ISO Salute e sicurezza sui luoghi di lavoro Argomenti trattati 1. Contesto 2. Tema centrale della norma ISO A chi si indirizza il nuovo standard? 4. Contenuti principali della norma ISO Adeguamento della certificazione riferimenti fondamentali 6. Procedura per l adeguamento del sistema di gestione 7. Supporto clienti SQS e altre opzioni I contenuti del presente documento si basano sulla norma ISO/DIS pubblicata a febbraio La valutazione nei Comitati ISO è stato avviato il 12 febbraio Sono ancora possibili modifiche. 1

2 1. Contesto Attualmente l ISO sta lavorando allo sviluppo di un nuovo standard (ISO 45001) per i sistemi di gestione di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. Questo standard punta a mettere le organizzazioni in condizione di gestire i rischi di salute e sicurezza e di migliorare la loro performance e il loro ambiente di lavoro in ottica preventiva. L implementazione di un sistema di gestione di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro rappresenta una decisione strategica in quanto ogni organizzazione può sfruttare il sistema a beneficio delle sue iniziative di sostenibilità, garantendo peraltro un ambiente di lavoro più sicuro e sano per le persone occupate e per terzi coinvolti, aumentando al tempo stesso la sua redditività. Le persone incaricate a ricoprire determinati incarichi possono essere esposti a rischi più o meno rilevanti, con possibili danni potenzialmente gravi per la salute. Pertanto è importante eliminare o ridurre i rischi relativi alla salute e sicurezza sui luoghi di lavoro attraverso misure preventive adeguate. Con il sistema di gestione per la salute e sicurezza sui luoghi di lavoro ogni organizzazione può conseguire l obiettivo di evitare eventi critici in processi sistematici e continuativi (supportati dall impiego di metodi e strumenti adeguati), potenziando in questo modo il proprio impegno per un miglioramento proattivo delle sue prestazioni a tutela dei propri lavoratori e delle parti esterne coinvolte. 2. Tema centrale della norma ISO La norma internazionale ISO dettaglia i requisiti dei sistemi di gestione per la salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, compresi regolamenti per la loro attuazione pratica. In questo modo, si intende mettere le organizzazioni in condizione di migliorare in maniera proattiva le prestazioni di tutela dei propri lavoratori e delle parti esterne coinvolte. La norma ISO è valida per tutte le organizzazioni, indipendentemente da tipologia, grandezza e attività. I requisiti devono poter essere integrati completamente nei processi di gestione dell organizzazione stessa. 3. A chi si rivolge il nuovo standard? Semplificando, la nuova norma si rivolge a tutte le organizzazioni. In linea di massima, può trattarsi indistintamente di una piccola organizzazione o di un gruppo attivo a livello globale, di una cooperativa, di una fondazione, di un università o di una pubblica amministrazione. La stessa comprende anche persone esterne che operano per conto dell organizzazione o che possono essere coinvolte nelle attività di quest ultima. Lo standard è adatto a organizzazioni con rischi limitati, così come a organizzazioni grandi e complesse e con un alto livello di rischio. Se da una parte si richiede l analisi e il controllo dei rischi per la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro, dall altra la norma incentiva un approccio basato sul rischio in funzione del sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro e in considerazione della organizzazione stessa. 2

3 In questo modo si garantisce che il sistema sia efficace e venga eventualmente migliorato per adeguarsi al contesto in continua evoluzione in cui opera l organizzazione. Questo approccio basato sul rischio è in linea con le modalità attraverso cui l organizzazione gestisce i propri rischi aziendali. L integrazione dei requisiti contenuti nella norma nei processi di gestione generale dell organizzazione viene così semplificata. 4. Contenuti principali della norma ISO Un sistema di gestione della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro basato sulla norma ISO permette all organizzazione di migliorare le proprie prestazioni in termini di tutela della salute e sicurezza dei propri collaboratori e parti coinvolte attraverso le seguenti misure: elaborazione e attuazione di una direttiva e di obiettivi per la salute e sicurezza sul luogo di lavoro introduzione di processi sistematici in cui vengono considerati il contesto, i rischi, le opportunità e i requisiti legali e di altra natura applicabili alla stessa rilievo dei potenziali pericoli e rischi di salute e sicurezza sul lavoro collegati alle attività dell organizzazione, applicazione di misure volte ad eliminarli o introduzione di controlli per minimizzare le potenziali conseguenze dei rischi introduzione di controlli aziendali per la gestione dei rischi di salute e sicurezza sul lavoro e di requisiti legali e di altra natura dell organizzazione incremento della consapevolezza dell organizzazione nei confronti dei rischi di salute e sicurezza sul lavoro valutazione delle prestazioni in termini di tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro dell organizzazione e applicazione di misure adeguate per l ottimizzazione delle stesse accertamento dell attiva partecipazione dei lavoratori nei confronti di questioni di salute e sicurezza sul luogo di lavoro. La combinazione delle misure adottate permette all organizzazione di presentarsi come datore di lavoro che offre un ambiente di lavoro sicuro, migliorando così la propria immagine. Da tali misure possono derivare anche vantaggi diretti come ad esempio: miglioramento della capacità dell organizzazione di adempiere a disposizioni di legge diminuzione dei costi complessivi dovuti al verificarsi di incidenti riduzione dei tempi di fermo e dei costi per le interruzioni dell attività diminuzione dei costi dei premi assicurativi diminuzione delle assenze e dei tassi di assenteismo dei collaboratori riconoscimento per il raggiungimento di uno standard internazionale (che potrebbe di conseguenza avere effetto sui clienti intenzionati a rispettare i principi di responsabilità sociale). 3

4 Struttura e contenuto della ISO DIS Contesto dell'organizzazione 5 Gestione e codecisione 6 Pianificazione 7 Sostegno 8 Esercizio 9 Valutazione della prestazione 10 Miglioramento Comprensione dell'organizzazione e del relativo contesto Gestione e doveri Misure per la gestione di rischi e opportunità Risorse Pianificazione e conduzione aziendale Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione Incidenti, non conformità e misure correttive Esigenze e aspettative degli occupati e di altre parti interessate Definizione dell'ambito di applicazione L&S Sistema di gestione L&S Politica L&S Ruoli, responsabilità, obbligo di rendiconto e competenze Codecisione e consultazione Riconoscimento dei pericoli e valutazione del rischio Doveri giuridici e altri requisiti Misure per la gestione di rischi e opportunità Obiettivi L&S e pianificazione per il loro raggiungimento Competenza Consapevolezza Informazione Comunicazione Informazioni documentate Gestione delle modifiche Processi esternalizzati Approvvigionamento Commissionario Valutazione del rispetto delle disposizioni di legge e di altri requisiti Audit interno Valutazione del management Miglioramento continuo Prevenzione delle emergenze Difesa dal pericolo 5. Adeguamento dei certificati riferimenti fondamentali (versione di febbraio 2016, con riserva di modifica) La norma ISO segue la cosiddetta High Level Structure (HLS), applicata anche ad altre norme ISO sui sistemi di gestione come ISO 9001 (qualità) o ISO (ambiente). Nell elaborazione dello standard sono stati considerati i contenuti di altre norme internazionali come ad esempio OHSAS Le organizzazioni che desiderano ottenere il certificato dopo la pubblicazione non dovrebbero avere alcuna difficoltà nell adeguamento perché i requisiti sono in linea con quelli della norma OHSAS Inoltre, un passaggio di questo tipo offre spazio per l adeguamento e l integrazione dei requisiti di altre norme ISO nel sistema di gestione dei processi generali dell organizzazione interessata. 5.1 Pubblicazione della nuova norma e rilascio di certificati Secondo le informazioni odierne, la pubblicazione è prevista probabilmente all inizio del terzo trimestre I certificati saranno rilasciati a partire dalla pubblicazione della nuova norma. 5.2 Periodo di transizione per l adeguamento dei sistemi di gestione certificati Periodo di transizione di 3 anni dalla data ufficiale di pubblicazione ISO. Ciò significa che 3 anni dopo la pubblicazione di ISO 45001, la norma OHSAS 18001:2007 sarà ritirata e non sarà più valida. Entro tale termine l ente certificatore dovrà verificare tutti i requisiti o eseguire un relativo audit per l adeguamento. 5.3 Richieste di certificazione SQS dopo la pubblicazione della nuova norma SQS raccomanda ai clienti di confermare l ordine di certificazione, in caso di prima certificazione (nuovi clienti non ancora certificati), secondo la nuova ISO

5 5.4 Audit di ricertificazione dopo la pubblicazione di ISO Dalla pubblicazione, SQS eseguirà gli audit di ricertificazione OHSAS programmati con i clienti secondo la nuova norma. La validità del certificato rinnovato in questo caso è di altri 3 anni (a partire dalla scadenza del vecchio certificato). Qualora, dopo la pubblicazione di ISO 45001, un organizzazione decida di sottoporsi a un audit di ricertificazione secondo OHSAS 18001, il certificato sarà valido solo fino al termine del periodo di transizione triennale (prevedibilmente settembre/ottobre 2019). Un adeguamento del certificato programmato ed eseguito tempestivamente evita lo svantaggio di una durata limitata. 5.5 Audit di mantenimento dalla pubblicazione di ISO Le verifiche di mantenimento saranno condotte ancora secondo OHSAS Per l adeguamento a ISO bisognerà tuttavia considerare come termine ultimo la data dell ultima verifica prima dello scadere dei 3 anni di transizione. 5.6 Audit di mantenimento dalla pubblicazione della nuova norma come audit di ricertificazione anticipato ridotto Un audit di mantenimento volto ad adeguare il certificato a ISO ed eseguito durante il periodo di validità di un certificato OHSAS esistente può essere eseguito anche come audit di ricertificazione anticipato ridotto. In questo caso, la validità corrisponderà a quella residua del certificato esistente (con la nuova data di rilascio basata sulla data di delibera relativa alla certificazione per l adeguamento). 5.7 Durata dell audit per nuove certificazioni e ricertificazioni La regola per la durata dell audit in caso di nuove certificazioni e di adeguamento da OHSAS a ISO sarà definita dall IAF solo in un secondo momento. Si prevede che questa si orienterà alle disposizioni esistenti come per ISO 14001: Procedura per l adeguamento del sistema di gestione Per un adeguamento efficace ai requisiti della nuova ISO si consiglia di seguire i seguenti 8 passaggi: confronto con la nuova ISO identificazione delle lacune del sistema (analisi GAP a cura dell azienda stessa o, se necessario, valutazione GAP tramite SQS) definizione del momento più proficuo per l adeguamento definizione del processo di implementazione (es. piano di progetto) coinvolgimento dei principali gruppi di interesse (management, collaboratori, ecc.) aggiornamento del sistema esistente di gestione L&S verifica della corretta implementazione mediante audit interni preparazione alla ricertificazione 5

6 7. Supporto clienti SQS e altre opzioni Servizi legati alla revisione delle norme Per assistere i propri clienti, SQS ha sviluppato un ampia offerta di servizi per l adeguamento efficace e per l uso della nuova norma (offerte di formazione su nonché una serie di raccomandazioni: innanzitutto raccomandiamo i seminari di approfondimento di una giornata per organizzazioni che intendono adeguare i loro sistemi di gestione H&S alla nuova norma ISO alle organizzazioni che sviluppano per la prima volta un sistema di gestione H&S, raccomandiamo il seminario di base SQS della durata di due giorni «Gestione della sicurezza e della salute sul lavoro secondo ISO 45001» (solo in tedesco) il processo di adeguamento può essere concordato con l auditor SQS di riferimento, a disposizione con le sue competenze e conoscenze per domande generali fare riferimento diretto alla segreteria SQS, mentre per informazioni specifiche sono disponibili gli auditor SQS. Certificazione di sistemi di gestione integrati SQS è leader nell ambito dei sistemi di gestione integrati, come ad esempio gestione della qualità, ambientale, della sicurezza sul lavoro ed energetica. Questo grazie ad auditor polivalenti, in grado di valutare diversi standard di certificazione nell ambito di un solo audit. Se necessario, SQS sarà lieta di presentare un offerta non vincolante per una certificazione secondo le norme ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001, ISO o per uno degli altri servizi proposti. Con la sua offerta di formazione, valutazione, certificazione, validazione e verifica, SQS sostiene i propri clienti sulla via del successo durevole nel tempo. giugno 2016 / Version 1.1 Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e di Management (SQS) Bernstrasse Zollikofen Svizzera