ORGANIZZATRICE ED ORGANIZZATORE DI EVENTI

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1 ORGANIZZATRICE ED ORGANIZZATORE DI EVENTI 1. CARTA D IDENTITÀ CHE COSA FA DOVE LAVORA CONDIZIONI DI LAVORO COMPETENZE... 8 È necessario sapere... 8 Conoscenze Comportamenti lavorativi Percorso professionale INFO Programma FIxO 1/15

2 1. CARTA D IDENTITÀ ORGANIZZATRICE ED ORGANIZZATORE DI EVENTI Altre denominazioni: Event manager, Manager culturale Figure professionali di prossimità: Broker culturale, Operatore Culturale Chi è? L ORGANIZZATORE DI EVENTI svolge attività di mediazione tra il sistema artistico e culturale 1, tra le aziende o gli enti pubblici ed i vari tipi di pubblico che fruiscono delle iniziative organizzate attraverso la conduzione di progetti che comprendono interventi di tipo gestionale, programmatorio, organizzativo e di servizio. L ORGANIZZATORE DI EVENTI è in grado di mantenere e coordinare reti di relazioni complesse e organizzare una comunicazione efficace e mirata in funzione di un idea o di un iniziativa specifica. Quali norme regolano la professione? Non vi sono norme specifiche che regolano la professione. Non vi sono albi professionali e/o titoli specifici per accedere alla professione. Livello EQF: VI livello del Quadro Europeo delle Qualifiche, corrispondente al primo ciclo dei titoli accademici 1 Artisti, finanziatori, stakeholders, critici, giornalisti Programma FIxO 2/15

3 2. CHE COSA FA L ORGANIZZATORE DI EVENTI: ATTIVITÀ Analizza i bisogni espressi o li anticipa e definisce con la committenza il concept principale dell evento Realizza un analisi di fattibilità e definisce il progetto dell evento Organizza l allestimento dell evento e lo gestisce Progetta e realizza attività di comunicazione e marketing Rendiconta, monitora e valuta l andamento dell evento DESCRIZIONE incontra il o i committenti, rileva e definisce insieme a loro i bisogni in termini di: risultati attesi, risorse a disposizione, contenuti proposti, tempi. Definisce il concept principale dell evento ipotizza iniziative possibili e concrete in relazione alle esigenze individuate, valutandone la fattibilità anche attraverso azioni di fund raising (anche a livello internazionale ed utilizzando risorse europee) e costituzione di partnership. Definisce il progetto, le sue diverse fasi di sviluppo, le risorse economiche, materiali e umane necessarie alla realizzazione dell evento. Identifica i prodotti complementari utili alla buona riuscita dell evento cura l organizzazione dell allestimento degli spazi, l attivazione delle convenzioni e dei contratti con tutti i consulenti e il personale impiegato per l evento (finanziatori, artisti, tecnici, fornitori di materiali), l attivazioni di accordi ed incarichi con organizzazioni esterne cui sarà affidata la realizzazione di alcune specifiche fasi. Coordina ogni fase durante la realizzazione dell evento si occupa di organizzare e gestire la campagna promozionale utilizzando tutti i canali disponibili per raggiungere il target prescelto o appoggiandosi a società di comunicazione. L ICT sono oggi per questa attività uno strumento fondamentale (informazioni sui siti Internet, costruzione di ipertesti, scambio con altre risorse Web, ecc ) valuta la redditività economica, l utilità sociale, la soddisfazione dei clienti/committenti/fruitori, la partecipazione, la possibilità di ottenere Programma FIxO 3/15

4 benefici sociali Programma FIxO 4/15

5 3. DOVE LAVORA Dove lavora? Ambienti e organizzazione L ORGANIZZATORE DI EVENTI può lavorare in: - enti pubblici - organizzazioni private nel campo dello spettacolo e della cultura (aziende, compagnie teatrali, associazioni, cooperative e fondazioni) - società di comunicazione istituzioni che si occupano di: servizi culturali, musica, teatro e spettacolo in genere organizzazioni profit e no-profit che si occupano di: servizi culturali, spettacolo, eventi di animazione sociale, eventi collegati a campagne pubblicitarie e promozionali di prodotti e/o servizi di organizzazioni terze società che si occupano di progettare ed attuare campagne di comunicazione su committenza ENTI PUBBLICI L ORGANIZZATORE DI EVENTI opera prevalentemente nella fase organizzativa e gestionale del lavoro, attraverso interventi che consentono di tradurre le indicazioni provenienti dalla volontà politica o da direzioni pubbliche in un progetto operativo. In alcuni casi interagisce e si coordina, secondo regole di pianificazione pubblica, con organizzazioni private per la realizzazione di specifiche parti del progetto. ORGANIZZAZIONI PRIVATE NEL CAMPO DELLO SPETTACOLO E DELLA CULTURA (aziende, compagnie teatrali, associazioni, cooperative e fondazioni) L ORGANIZZATORE DI EVENTI in enti di grandi dimensioni è generalmente coinvolto in una o solo in alcune fasi di lavoro. Nelle realtà di medio-piccole dimensioni, come le compagnie teatrali, le associazioni e le fondazioni più piccole, gli è invece richiesto di seguire tutte le fasi di lavoro, da quella più creativa ed ideativa del progetto, a quella organizzativa, fino a quella promozionale ed anche amministrativa. L ORGANIZZATORE DI EVENTI può inoltre operare nel campo del marketing e della comunicazione ed è chiamato a progettare, organizzare e gestire eventi culturali ed artistici per scopi pubblicitari o promozionali. Programma FIxO 5/15

6 L oggetto della promozione può variare: dal prodotto specifico, al nuovo servizio privato immesso sul mercato, alla campagna sociale a favore di particolari politiche o sensibilizzazioni, al personaggio, all evento sportivo. Molto spesso in queste organizzazioni, collaborando con l ente pubblico o le comunità locali, la dimensione territoriale (e a volte turistica) assume un importante valenza promozionale. SOCIETÀ DI COMUNICAZIONE Alcune società di comunicazione offrono servizi completi di organizzazione di eventi culturali, artistici e promozionali anche se, generalmente, si occupano specificamente di aspetti legati alla comunicazione (dalla organizzazione delle campagne stampa, alla gestione di siti promozionali). L ORGANIZZATORE DI EVENTI opera in questi casi a favore di committenze specifiche ed a favore di obiettivi definiti da contratto. L attività è quindi concentrata nelle fasi realizzative, più che ideative, fermo restando l aspetto creativo direttamente collegato agli output della comunicazione (grafica, stile, scelta dei canali, ec ). In questo caso è di altissima importanza l uso delle ICT Programma FIxO 6/15

7 4. CONDIZIONI DI LAVORO Quali sono le condizioni di lavoro? Contratti, relazioni, tempi L ORGANIZZATORE DI EVENTI lavora generalmente con contratto a tempo determinato o con contratto di collaborazione a progetto, dal momento che la sua attività è strettamente connessa allo svolgimento e alla realizzazione dell evento specifico. Più raramente, è possibile accedere, tramite concorso, a posti presso Enti Pubblici con contratti a tempo indeterminato. In questi caso, l ORGANIZZATORE DI EVENTI lavora presso la sede di competenza, secondo l orario previsto dai contratti del pubblico impiego. Indipendentemente dall ambito lavorativo, l ORGANIZZATORE DI EVENTI agisce in un contesto di rete, all interno del quale assume la funzione di mediatore tra i vari protagonisti sociali coinvolti nella realizzazione e fruizione dell evento: i committenti, i creatori (artisti, produttori culturali), i decisori (poteri pubblici e finanziatori privati), gli intellettuali (critici, giornalisti, esperti) e i pubblici fruitori (diverse tipologie di consumatori). Deve possedere un ampia flessibilità nell organizzazione del proprio lavoro, dal momento che le sue attività, gli orari e i contesti di lavoro dipendono dal progressivo svolgimento dell evento culturale. Soprattutto nelle organizzazioni private, i tempi di lavoro sono scarsamente strutturati e piuttosto variabili, poiché dipendono dai ritmi imposti dal calendario delle attività. In prossimità dell evento, può essere necessario lavorare nei giorni festivi e di sera. L attività dell ORGANIZZATORE DI EVENTI è svolta per lo più in ufficio e richiede un uso frequente della tecnologia informatica. Possono essere necessari spostamenti sul territorio interessato dalle iniziative, sia durante la fase di organizzazione, che in quella di effettiva realizzazione. Spesso l ingresso in organizzazioni che si occupano di eventi avviene attraverso stage e tirocini post laurea che inizialmente impegnano l ORGANIZZATORE DI EVENTI soprattutto su singoli aspetti organizzativi del progetto. Programma FIxO 7/15

8 5. COMPETENZE È necessario sapere ATTIVITÀ OCCORRE SAPERE RISULTATO DELL ATTIVITÀ Analizza i bisogni espressi o li anticipa e definisce con la committenza il concept principale dell evento - definire i macro obiettivi di un evento (mission, posizionamento, pubblici da raggiungere, strategie di comunicazione) - analizzare il contesto (aspetti sociali, culturali e ambientali, tendenze/gusti del target potenziale) - delineare il contenuto dell evento e il sistema valoriale collegato - preventivare le caratteristiche qualitative e quantitative dell evento - individuare e gestire un sistema di relazioni utili per la definizione del concept Documentazione relativa al bisogno rilevato/ Concept principale e adesione della rete al concept Programma FIxO 8/15

9 Realizza l analisi di fattibilità e definisce il progetto dell evento Organizza l allestimento dell evento e lo gestisce - attivare una rete di relazioni con soggetti che aderiscano all idea - effettuare la ricerca di opportunità di finanziamento pubblico/privato - definire le caratteristiche tecniche dell evento (allestimento, animazione e intrattenimento, servizi tecnici, catering, gadgettistica, ecc.) - definire il calendario dell evento, verificando eventuali sovrapposizioni o vicinanze con eventi simili - identificare testimonials, artisti, esperti, relatori - proporre locations valutando l ubicazione, la vicinanza ai nodi/mezzi di comunicazione, la capienza, le caratteristiche strutturali, ecc. - definire un piano dei costi - elaborare il documento complessivo del progetto rispondendo a bandi pubblici nazionali o internazionali o elaborando documenti di presentazione per finanziatori privati - predisporre il piano logistico e organizzativo (inclusa la prenotazione delle location) - selezionare i fornitori - affittare strumentazione tecnica e impianti - contattare testimonials, sponsor, artisti, esperti, relatori e definire le condizioni della loro collaborazione Progetto dell evento completo di costi e prodotti complementari che arricchiscono il concept principale e amplificano l impatto comunicativo Programmi dettagliati di allestimento e realizzazione dell evento nei suoi prodotti principali e complementari Programma FIxO 9/15

10 Progetta e realizza attività di comunicazione e marketing Valuta e monitora l andamento dell evento - definire le strategie, i canali e gli strumenti di promozione (cartella stampa, brochure..) - pianificare tempi e modalità della comunicazione - organizzare la campagna di comunicazione verso i potenziali destinatari e la stampa (contattare i media, reperire gli uffici editoriali, distribuire i materiali, gestire delle mailing list, ecc.) - utilizzare le opportunità offerte dalle ICT (creare siti Internet, aggiornare le informazioni contenute sui siti, comunicare e scambiare informazioni con altri siti Internet, operare azioni di webwatching, ) - utilizzare le lingue straniere per una diffusione internazionale dell evento - pianificare un azione di monitoraggio individuando indicatori e strumenti - raccogliere dati significativi - somministrare gli strumenti di valutazione, secondo la pianificazione prevista - analizzare i dati raccolti in funzione degli obiettivi identificati - effettuare la restituzione dei risultati di rilevazione della soddisfazione cliente/destinatario - identificare eventuali correttivi alla progettazione - redigere reportistica e rendicontazioni del Documentazione attestante le attività di marketing e comunicazione realizzate Materiali (cartacei e non) pubblicitari/promozionali Documenti attestanti i risultati ottenuti Documenti che registrano eventuali scostamenti tra risultati ottenuti ed obiettivi previsti Rendicontazioni Eventuale riprogrammazione di fasi operative Programma FIxO 10/15

11 Conoscenze Quali conoscenze è necessario avere? Conoscenze specialistiche principali - Elementi di economia della cultura - Normativa dei beni, dello spettacolo e delle attività culturali - Normativa sull organizzazione di eventi su spazi pubblici - Normativa sui finanziamenti pubblici - Politiche, fondi, iniziative e programmi comunitari - Politiche europee/nazionali/regionali per lo sviluppo locale Conoscenze generali principali - Sociologia dell ambiente e del territorio - Elementi di storia e cultura del territorio - Elementi di budgeting - Elementi di statistica - Elementi di marketing - Teorie della comunicazione - Nozioni di qualità di servizio - Lingue straniere Programma FIxO 11/15

12 Abilità Che cosa deve saper fare? Abilità specialistiche principali - Applicare tecniche di progettazione ed organizzazione di eventi - Applicare tecniche di ricerca e gestione fornitori a supporto degli eventi (allestimento, catering, interpretariato) - Applicare tecniche di ricerca dei corretti riferimenti normativi necessari all organizzazione di un evento - Applicare tecniche di fund raising - Applicare tecniche di comunicazione di eventi e di costruzione di messaggi promozionali Abilità generali principali - Applicare tecniche di ricerca (dati/informazioni/notizie) - Applicare tecniche di pianificazione delle attività Applicare tecniche di analisi dei costi - Applicare tecniche di gestione informatica delle informazioni (uso del WEB come mezzo di diffusione) - Applicare modalità di coordinamento del lavoro di un team - Applicare tecniche di analisi della qualità del servizio erogato Programma FIxO 12/15

13 Comportamenti lavorativi Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare? Flessibilità-Adattabilità, modificare comportamenti e schemi mentali in funzione delle esigenze del contesto lavorativo, sapersi adattare ai cambiamenti e alle emergenze, lavorare efficacemente in situazioni differenti e/o con diverse persone e gruppi Creatività, ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente favorevole all innovazione Doti di leadership, guidare individui o gruppi, suscitare entusiasmo, assumere iniziative, motivare, prendere decisioni; saper delegare Orientamento al cliente/utente, anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso Impegno, sapersi allineare agli obiettivi di un gruppo o di una organizzazione, condividendone la missione Propensione all ascolto e al dialogo, essere disponibili all ascolto e all interazione col pubblico Programma FIxO 13/15

14 Percorso professionale C è un percorso formale? Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non sono richiesti titoli di studio, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica professionale obbligatori. E sicuramente utile che l ORGANIZZATORE DI EVENTI abbia competenze e interesse relative al settore culturale in cui opera (per es. sport, letteratura, teatro, danza, musica, architettura ). C è un percorso consigliato? Attualmente il mercato richiede prevalentemente profili in possesso di diploma universitario ad indirizzo, dato che l ORGANIZZATORE DI EVENTI necessita di una solida preparazione culturale, unita ad una particolare sensibilità e preparazione in campo artistico e ad una spiccata capacità di valorizzazione dei luoghi. In particolare si segnala il corso di laurea di I livello del D.A.M.S. (Discipline dell Arte, della Musica e dello Spettacolo). L aggiornamento continuo è fondamentale. Negli ultimi anni sono state realizzate in Italia molte iniziative sul management culturale, tra cui corsi di laurea, master, corsi di specializzazione. La conoscenza di una o più lingue straniere e delle nuove tecnologie informatiche sono un requisito fondamentale per l operatore culturale. Come si sviluppa la carriera? La carriera dell ORGANIZZATORE DI EVENTI si sviluppa con l acquisizione di maggiori responsabilità in merito all intero processo di lavoro essenzialmente legate al numero di anni di esperienza, alla capacità di creazione di reti di lavoro e sistemi relazionali efficaci e creativi. Il settore artistico e culturale si attesta attualmente in rapida crescita. Negli ultimi vent anni molte città dell Europa occidentale hanno visto lo sviluppo di politiche mirate ad esaltare e valorizzare il potenziale del potenziale artistico, culturale e sportivo. A questo proposito, la riflessione in merito agli effettivi bisogni formativi degli ORGANIZZATORI DI EVENTI è argomento di estrema attualità così come l inquadramento delle diverse figure professionali che operano in ambito culturale. Programma FIxO 14/15

15 6. INFO Per saperne di più Volumi - De Biase F. e coll, (1999), Il nuovo manuale delle professioni culturali. Strumenti, percorsi e strategie per le professioni nuove, UTET, Torino - Argano L., Brizzi C., Frittelli M., Marinelli G. (2006), L impresa di spettacolo dal vivo. Percorsi e strumenti per la creazione di nuovi soggetti culturali, Editoria & Spettacolo, Roma - Argano L., Bollo A., Dalla Sega P., Vivalda C. (2005), Gli eventi culturali. Ideazione, progettazione, marketing, comunicazione, Franco Angeli, Milano - Cristiante S., Pettarin F. (1999), Progettare gli eventi. Introduzione all operatore culturale, 1999, Costa & Nolan, Genova - Bodo C.,Spada C. (2004), Rapporto sull economia della cultura in Italia , Il Mulino, Bologna Siti Programma FIxO 15/15