Eliminare i contatti duplicati in MS Outlook

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1 MDaemon GroupWare Eliminare i contatti duplicati in MS Outlook Abstract... 2 Il problema... 2 La soluzione... 2 Esportazione dei dati da MS Outlook... 3 Eliminazione con MS Access dei duplicati... 6 Importazione in MS Outlook dei contatti senza duplicati... 11

2 Abstract La procedura descritta in queste pagine utilizza MS Outlook e MS Access per rimuovere i contatti duplicati all interno di MS Outlook. In questo documento si fa riferimento a MS Outlook 2003 e Access 2003 in lingua italiana. Il problema Quando si sincronizzano dispositivi palmari, cellulari o altri software con MS Outlook può accadere che all interno delle cartelle dei contatti si generino dei duplicati, sempre fastidiosi da rimuovere. Un utilizzo oculato di MS Access permette di risolvere il problema. La soluzione Segnaliamo che la procedura va effettuata su un computer di test o su una cartella di contatti di prova per valutare l efficacia della soluzione prima di metterla in produzione. La procedura prevede tre fasi: esportazione dei dati da MS Outlook; eliminazione con MS Access dei duplicati; importazione in MS Outlook dei contatti senza duplicati.. 2.

3 Esportazione dei dati da MS Outlook 1. Individuare all interno di MS Outlook la cartella con in contatti duplicati. Nell esempio sotto, la cartella si chiama Duplicati e contiene un duplicato: tre contatti si chiamano Filippo Imperiali, ma solo due hanno anche lo stesso indirizzo fimperiali@miodominio.it. Nell immagine sono evidenziati i contatti duplicati. 2. Costruire una nuova cartella di tipo Contatto allo stesso livello della cartella Duplicati e chiamarla Puliti ; questa cartella conterrà i contatti senza i duplicati.. 3.

4 3. Selezionare la cartella Duplicati e scegliere il menu File->Importa ed esporta; dalla finestra che compare selezionare Esporta in un file e premere il pulsante Avanti L immagine mostra in primo piano la finestra che compare selezionando la voce del menu di MS Outlook: File->Importa ed esporta. 4. scegliere Microsoft Access e proseguire con Avanti. 5. Selezionare la cartella che contiene i contatti duplicati e premere Avanti.. 4.

5 6. Assegnare un nome al file di MS Access creato dall esportazione e che conterrà la tabella con i contatti duplicati (nell esempio si assegna il nome c:\doppioni.mdb) e proseguire premendo il pulsante Avanti. 7. Premere il pulsante Mappa campi personalizzati e quindi il pulsante Mappa predefinita e successivamente premere il pulsante OK Premere il pulsante Finish per completare l esportazione.. 5.

6 Eliminazione con MS Access dei duplicati 1. Aprire il database creato dall esportazione, nell esempio c:\doppioni.mdb. Appare l elenco delle tabelle del database, nell esempio la tabella Contatti, creata da MS Outlook durante l esportazione. 2. Selezionare la tabella Contatti con il tasto destro e scegliere la voce di menu Visualizzazione struttura : la tabella viene visualizzata in modalità struttura. Nell immagine si vede la tabella Contatti (creata durante l esportazione) in modalità struttura.. 6.

7 3. Fare click con il tasto destro del mouse in corrispondenza del triangolo nero sulla colonna grigia a sinistra del primo campo della tabella e scegliere dal menu contestuale la voce Inserisci righe. 4. Fare clic nel campo Nome campo e scrivere id, premere quindi TAB (ci si trova nel campo Tipo dati) e selezionare dal menu a tendina la voce Contatore.. 7.

8 5. Chiudere la finestra della tabella Contatti (non la finestra del database MS Access!) e salvare quando il programma lo richiede. 6. Si è quindi tornati alla finestra principale del database MS Access. Da qui scegliere il menu Inserisci->Query e selezionare la voce Visualizzazione Struttura alla prima schermata che appare e premere OK. 1 2 Nell immagine si notino la finestra principale di MS Access in secondo piano e la maschera per l inserimento di una nuova query in primo piano. 7. Ora ci si trova nella videata delle query; scegliere il menu Visualizza->Visualizzazione SQL: eliminare il testo ivi contenuto e sostituirlo con il seguente: DELETE Contatti.ID, * FROM Contatti WHERE (((Contatti.ID) Not In (SELECT MIN(ID) FROM Contatti GROUP BY Nome,Cognome,Indirizzopostaelettronica)));. 8.

9 Osservazioni: a) Nel comando occorre sostituire il nome Contatti con il nome effettivo della tabella, che potrebbe essere differente; si tratta della tabella nella quale sono stati esportati i contatti di MS Outlook. b) I campi Nome, Cognome, Indirizzopostaelettronica sono la chiave di ricerca dei duplicati, ossia MS Access cercherà i duplicati in base a questa tripla. Se si desidera è possibile aggiungere altri campi come per esempio il nome dell azienda. Occorre verificare e accertarsi che nella tabella dei contatti i nomi dei campi siano effettivamente Nome, Cognome, Indirizzopostaelettronica ; in caso contrario, sostiuire Nome, Cognome, Indirizzopostaelettronica con gli effettivi nomi dei campi. 8. Per cancellare i duplicati scegliere il menu Query->Esegui e confermare con Sì per eliminare i dati doppi. In primo piano l alert che notifica la cancellazione delle righe dal database. 9. Chiudere la finestra della query; non è necessario salvare in quanto i dati duplicati sono stati già rimossi dalla tabella Contatti. Ci si trova nuovamente nella finestra principale del database. Aprire con un doppio clic la tabella Contatti e verificare che i contatti doppi siano stati eliminati. Chiudere quindi la tabella (non la finestra del database MS Access!). 10. Selezionare la tabella Contatti con il tasto destro e scegliere la voce di menu Visualizzazione struttura : la tabella viene visualizzata in modalità struttura.. 9.

10 11. Fare click con il tasto destro del mouse in corrispondenza del triangolo nero sulla colonna grigia a sinistra del primo campo della tabella e scegliere il menu Elimina righe, confermando con Sì alle due domande successive. 12. Chiudere la tabella confermando il salvataggio. 13. Uscire da MS Access.. 10.

11 Importazione in MS Outlook dei contatti senza duplicati Prima di importare i contatti in MS Outlook, occorre accertarsi che il database di MS Access utilizzato per rimuovere i duplicati sia chiuso. 1. Avviare MS Outlook e posizionarsi sulla cartella Puliti ; ossia la cartella dei contatti costruita all inizio della procedura. 2. Scegliere il menu File->Importa ed esporta e selezionare al voce Importa dati da altri programmi o file e confermare con Avanti

12 3. Selezionare Microsoft Access e confermare con Avanti. 4. Selezionare il file da importare (lo stesso che era stato esportato in precedenza), attivando l opzione Non importare duplicati, anche se i duplicati sono stati rimossi già all interno di MS Access. Proseguire con Avanti Scegliere la cartella di tipo Contatti nella quale importare i dati, cioè la cartella Puliti creata in precedenza e proseguire con Avanti.. 12.

13 6. Premere il pulsante Mappa campi personalizzati ; scorrere la lista dei campi sulla sinistra fino a visualizzare i campi Indirizzopostaelettronica, Tipopostaelettronica, Nomevisualizzatopostaelettronica ; scorrere la lista dei campi sulla destra fino a visualizzare i campi Posta elettronica, Posta elettronica 2, Posta elettronica 3. Trascinare dalla lista di sinistra il campo Indirizzopostaelettronica sul campo Posta elettronica della lista di destra e rilasciare il mouse; ripetere l operazione per i campi Indirizzopostaelettronica2 (trascinarlo su Posta elettronica 2 ) e Indirizzopostaelettronica3 (trascinarlo su Posta elettronica 3 ) Confermare con OK e premere il pulsante Finish : ha inizio l importazione. 8. La cartella Puliti contiene ora contatti non duplicati.. 13.

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