Istruzioni d uso. innovaphone mypbx. Versione 10

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1 Nome utente Istruzioni d uso innovaphone mypbx Versione 10 Configurazione Attiva/disattiva Videotelefonia Seleziona terminale Deviazioni di chiamata Indicatore Presenza Comunicazioni Profilo Finestra ricerca Nome Favoriti Presenza Favoriti Numero Favoriti Attività Favoriti Lista Favoriti Lista chiamate innovaphone AG Böblinger Str Sindelfingen Tel Originale: Istruzioni_d_uso_myPBX_V10_IT.docx Stand: November 2013 Salvo errori, disponibilità di fornitura e modifiche tecniche. Copyright 2013 innovaphone AG

2 Utilizzo Se non avete ancora installato il vostro programma mypbx, vi invitiamo ad iniziare con la lettura del capitolo Configurazione alla fine di questo documento. Telefonare Una chiamata in entrata viene visualizzata nel campo Comunicazioni. In questo campo sono indicate anche le informazioni aggiuntive Nome e Numero del chiamante, se disponibili. Potete semplicemente rispondere alla chiamata dal telefono. Se accettate la chiamata utilizzando mypbx cliccate sul simbolo Ricevitore verde, il vostro telefono risponde e attiva la modalità viva voce. Cliccando sul simbolo Ricevitore rosso potete rifiutare la chiamata. Il chiamante vedrà sul suo mypbx o telefono il simbolo Occupato. Potete avviare una chiamata in uscita direttamente dalla lista Favoriti. Scorrendo sulle voci con il mouse vi saranno visualizzati i possibili servizi per l utente. Per chiamare un utente cliccate sul simbolo Ricevitore. Il vostro telefono avvia la chiamata in modalità viva voce che potrete disattivare sollevando il ricevitore. Il numero del destinatario può anche essere inserito direttamente nel campo ricerca. Durante l inserimento saranno visualizzate le eventuali voci corrispondenti. Il tasto Invio avvia la selezione. Ciascuna cifra che è stata evidenziata sul computer può essere inserita nel campo ricerca tramite una combinazione di tasti configurata (tasto funzione F2 preimpostato). Chiamata in entrata con avvio di applicazione esterna Seite 2 / 24

3 Se avete configurato l avvio di un applicazione esterna per le chiamate in entrata, questo sarà segnalato da un simbolo vicino alla bolla di avviso accanto al simbolo Ricevitore verde. Se avete collegato un applicazione che prevede operazioni di database, potete avviarla anche prima di rispondere alla chiamata e preparavi al colloquio imminente. Questa opzione è disponibile nella superficie mypbx anche nel campo messaggi. Come Tooltip appare il nome che è stato inserito nella configurazione. Nell esempio sottostante si tratta dell applicazione Windows Notepad. Questo simbolo si trova anche nella lista delle chiamate. Qui si richiama la stessa applicazione per completare per esempio il ticket. Inoltro di chiamata Non appena la connessione è attiva è possibile inoltrare la chiamata. Cliccate il tasto Attesa per mettere in attesa la chiamata. Ora potete iniziare una seconda chiamata o rispondere ad una seconda chiamata. Queste operazioni sono possibili Seite 3 / 24

4 utilizzando le diverse modalità già descritte nel capitolo Telefonare. Per collegare i due utenti potete semplicemente riagganciare oppure chiudere il collegamento utilizzando il simbolo Ricevitore rosso. Inoltrare direttamente una chiamata è possibile anche utilizzando il simbolo Inoltro nella lista Favoriti. Tramite questo simbolo i due utenti vengono connessi direttamente e la vostra chiamata termina automaticamente. Se la chiamata è stata inoltrata all interno del vostro centralino, sarà visualizzato anche l utente che ha effettuato l inoltro. Questa informazione è presente sia nelle chiamate inoltrate automaticamente che in quelle inoltrate manualmente. In caso di più inoltri successivi appare una lista di tutti i passaggi dell inoltro. Parcheggio e ripresa da parcheggio L utilizzo del parcheggio chiamate è una modalità comoda e flessibile per trasferire le chiamate. Il grande vantaggio consiste nel fatto che le chiamate possono essere risposte da qualsiasi telefono del centralino. Le chiamate sono parcheggiate sull oggetto interno desiderato (tipicamente la linea) e contrassegnate da numero progressivo di posizione parcheggio da 0 a n e possono essere riprese dal parcheggio da qualsiasi utente abilitato dello stesso gruppo. Seite 4 / 24

5 Lo scenario tipico può essere così descritto: una chiamata arriva ad un operatore. Se l operatore non sa dove si trova il partner richiesto, la chiamata viene parcheggiata sul suo numero. Tramite un annuncio l utente viene informato che al suo numero è parcheggiata una chiamata. L utente chiamato può ora prendere la chiamata dal parcheggio utilizzando il telefono più vicino. Seite 5 / 24

6 Parcheggio Non appena si attiva una chiamata appare nel mypbx su tutti i favoriti presso i quali è possibile parcheggiare la chiamata, il simbolo Parcheggio, Con un clic su questo simbolo potete parcheggiare la chiamata attiva presso questo numero. Il chiamante sente una musica di attesa; il telefono del destinatario non squilla. Per parcheggiare sul proprio numero cliccate nella finestra Comunicazioni il simbolo Parcheggio. Selezionando questo simbolo la chiamata viene parcheggiata sul vostro interno e il chiamante sente una musica di attesa. Ripresa dal parcheggio con mypbx mypbx visualizza la chiamata parcheggiata sul proprio interno con il simbolo P nella finestra comunicazioni. Cliccate sul simbolo per riprendere dal parcheggio la chiamata e sarete subito connessi. Seite 6 / 24

7 Per tutti gli altri utenti la chiamata parcheggiata sarà visualizzata nella lista Favoriti del mypbx. La chiamata può essere ripresa dal parcheggio con un clic sullo stesso simbolo. In questo caso la chiamata vi sarà segnalata sul telefono come chiamata in entrata e solo dopo la risposta diventa attiva. Ripresa da parcheggio senza mypbx Non potendo presupporre che ogni telefono disponga di una applicazione mypbx attiva, la ripresa dal parcheggio può avvenire direttamente anche da altri telefoni. Ciò si realizza tramite speciali codici numerici. La ripresa da parcheggio dal proprio interno avviene tramite la seguente sintassi: #16$(1) dove #16 è il codice numerico per la funzione ripresa da parcheggio e $(1) è la posizione del parcheggio. L inserimento della posizione di parcheggio avviene automaticamente e inizia sempre dalla posizione 0, quindi in molti casi è sufficiente digitare #160, per accedere alla chiamata in parcheggio. La ripresa da parcheggio da un numero sconosciuto avviene tramite il codice #17. La sintassi in questo caso è: #17$(1)$# Dove $(1) corrisponde alla posizione di parcheggio e $ al numero di interno sul quale è stata attualmente parcheggiata la chiamata. La fine del numero dell interno è indicata con #. Tramite questo codice numerico si accede alla chiamata e si è subito connessi. Seite 7 / 24

8 Lo scenario illustrato all inizio può essere semplicemente cancellato se il centralinista risponde alle chiamate utilizzando mypbx e le parcheggia al rispettivo numero di destinazione. Gli utenti chiamati potranno accedere alle chiamate parcheggiate con il codice numerico #170nnn#, in cui nnn corrisponde al loro numero interno. Toni DTMF Per la gestione di operatori automatici oppure segreterie telefoniche vengono utilizzati toni DTMF. Nel mypbx viene visualizzato per tale scopo una tastiera numerica attraversa la quale potete trasmettere toni DTMF. Per attivarla cliccate sul simboletto di tastiera nella informazione contatto. La lista Favoriti viene sostituita immediatamente dalla tastiera numerica. Tramite il tasto Chiudere potete successivamente chiudere la tastiera. Conferenza Per una conferenza sono necessarie due chiamate: una attiva ed una in attesa. Seite 8 / 24

9 Nel campo Informazioni contatto della chiamata in attesa cliccate sul simbolo Conferenza. Ora i tre utenti sono collegati tra loro. Per sciogliere la conferenza cliccate sul simbolo Attesa in una delle due finestre Contatto. La conferenza viene terminata e il secondo utente del collegamento è riportato in attesa. L altro utente rimane collegato con voi. Vi trovate quindi nello stesso stato prima di attivare la conferenza. Potete terminare la conferenza anche tramite il simbolo Ricevitore rosso. Rimarrete in collegamento con il secondo utente fino a quando non chiuderete anche questo collegamento. Attenzione: Se terminate voi la seduta agganciando il telefono, i due utenti rimango collegati tra di loro. Deviazione di chiamata Con mypbx potete configurare la deviazione di chiamata del vostro interno. Per fare questo aprite la tenda per la configurazione che si trova al margine sinistro della finestra Comunicazioni. Seite 9 / 24

10 . È possibile configurare tre tipi di deviazioni di chiamata: Deviazione di chiamata permanente (sempre), Deviazione di chiamata su occupato (occupato) e Deviazione di chiamata a tempo (nessuna risposta) Per la configurazione cliccate sul simbolo Modifica nel campo relativo alla deviazione che desiderate impostare. Si apre il campo Configurazione. Inserite il numero verso il quale desiderate effettuare la deviazione e confermate con Invio. Il relativo campo è ora evidenziato da un colore. Per chiudere la deviazione di chiamata è sufficiente un clic sul campo. Dopo aver impostato un numero per la deviazione di chiamata potete, con un semplice clic, attivare o disattivare la deviazione. Seite 10 / 24

11 Mobility La soluzione Mobility di innovaphone integra telefoni mobili nel centralino. Se al vostro interno è associato un telefono mobile potete impostare qui la deviazione di chiamata. Con l attivazione e disattivazione della funzione Mobility non attivate una vera deviazione di chiamata bensì la suoneria contemporanea sui telefoni da voi configurati (forking). Seite 11 / 24

12 Video La connessione video si attiva quando entrambi gli utenti hanno attivato il servizio di videotelefonia. Nel campo dedicato alla videotelefonia potete vedere se il video è attivo o disattivo. Nella configurazione potete impostare l utilizzo preferito della videotelefonia oppure deciderlo singolarmente prima di ciascuna chiamata. L immagine sopra visualizza il simbolo di videotelefonia attiva, quella sottostante invece il servizio di videotelefonia disattiva.. Le dimensioni della finestra video sono modificabili ma la risoluzione e il rapporto di aspetto rimane invariato. Il controllo dell immagine della propria telecamera può essere spostato nei quattro angoli cliccando sul margine in arancione della finestra video. Chiudendo il collegamento voce si chiude automaticamente anche la finestra video. Chat Seite 12 / 24

13 Un collegamento chat permette di scambiare piccoli messaggi di testo in forma di colloquio con un altro utente. Per avviare una chat è sufficiente cliccare sul simbolo Fumetto nell icona favoriti. L arrivo di una richiesta di chat è segnalato dall icona di sistema nella barra degli strumenti Windows. L annuncio appare in primo piano rispetto a tutte le altre finestre ma non prevale, permettendovi di continuare a lavorare non disturbati nell applicazione attiva. Per accettare la richiesta di chat spostatevi nell applicazione mypbx e cliccate sulla richiesta nella sezione comunicazioni. Se avete accettato la richiesta si aprirà una finestra chat separata. Nella finestra chat dell altro utente viene visualizzata la vostra entrata nella chat. La finestra chat consiste in una parte superiore contenente le informazioni generali, le comunicazioni con la cronologia della conversazione e l editor per i vostri messaggi. Tramite l icona a destra potete uscire dalla chat. Inoltre è possibile assegnare un tema alla chat. La cronologia del colloquio documenta tutti gli avvenimenti e i messaggi in ordine cronologico con indicazione del mittente e dell ora degli avvenimenti. Gli avvenimenti precedenti vengono spostati nella parte superiore della finestra. Seite 13 / 24

14 L editor posto nella parte sottostante vi permette di inserire i vostri messaggi. Confermando con il tasto invio il messaggio viene inviato. Non è possibile una modifica dopo l invio. Per uscire dalla chat cliccate sul rispettivo simbolo in alto a destra. La finestra chat si chiude automaticamente. I messaggi non sono più visibili e il vostro partner viene avvisato con un messaggio che avete lasciato la chat. Conferenza Chat La funzione Chat in mypbx non ha alcun limite del numero di partecipanti. E possibile invitare più utenti ad una conferenza chat. L invito può partire solo dai partecipanti ad una chat, non è possibile entrare nella chat se non si è stati invitati. I partecipanti possono uscire liberamente dalla chat senza seguire alcun ordine. La chat termina nel momento in cui rimane un solo utente. Seite 14 / 24

15 Applicazione Sharing Un collegamento chat attivo può essere utilizzato per avviare un software di Application Sharing. Cliccate sul simbolo Application Sharing nel campo superiore della finestra chat Agli utenti della chat attuale vengono copiati gli hyperlinks nella cronologia della chat, tramite i quali viene attivata l application sharing. Si possono utilizzare diverse tipologie di questo Software. Chiedete al vostro amministratore per ulteriori informazioni. L indirizzo depositato può essere utilizzato tramite un solo clic nei Favoriti, per copiare automaticamente l indirizzo in una . Cliccate sul simbolo e il vostro programma aprirà una finestra per una nuova . Seite 15 / 24

16 Ricerca La ricerca avviene sia nella Lista Utenti del centralino che nella rubrica centrale. Inserite il nome o il numero di telefono nel campo Ricerca. La ricerca viene attualizzata dopo ogni cifra o simbolo inserito. Come criteri di ricerca è possibile inserire anche altri attributi come nome dell azienda o indirizzo. Dopo aver individuato nella lista l utente desiderato, potete selezionarlo o contattarlo tramite un altra delle modalità disponibili. Impostazione della presenza Potete impostare direttamente il vostro attuale stato di presenza. Il vostro stato di presenza è evidenziato da una tra le sei definizioni disponibili e da un messaggio che potrete impostare liberamente. Le vostre impostazioni saranno aggiornate direttamente presso i vostri partner. Seite 16 / 24

17 Attenzione: La notizia di presenza non si ripristina automaticamente. Non appena potete nuovamente rispondere alle chiamate impostate la vostra presenta su Disponibile. La notizia di presenza verrà così resettata. Favoriti I Favoriti impostati dovrebbero essere preferibilmente colleghi (Partner) con i quali lavorate in stretto contatto. Se il partner lo consente, potrete vedere in modo immediato il suo stato di presenza. Vedrete lo stato del suo interno e la sua notizia di presenza. Lo stato del telefono è: - Online, - Offline oppure - Al telefono (occupato). Per visualizzare il numero in caso di occupato avrete bisogno di una ulteriore autorizzazione dal vostro partner. Il numero dei favoriti è limitato a 32 voci che possono essere suddivisi in diverse liste di favoriti. Aggiungere ai Favoriti Per aggiungere un favorito alla lista utilizzate il campo ricerca. Quando avrete trovato il contatto desiderato cliccate sul simbolo Favoriti (stella) Confermate la scelta cliccando su Salva. Seite 17 / 24

18 Cancellare dalla lista dei Favoriti Per cancellare una voce dalla lista dei favoriti cliccate sul simbolo Modifica (matita). Cliccate nel dettagli del favorito su Cancella. La voce viene cancellata dalla lista dei favoriti senza alcuna richiesta di conferma supplementare. Cronologia chiamate La cronologia chiamate mostra il tracciato completo delle chiamate effettuate. Sono visualizzate direttamente fino a 20 chiamate. Ciascuna voce contiene le seguenti informazioni: Destinazione della chiamata / esito, Nome e numero della controparte, Data,ora e durata del collegamento. Dal dettaglio di una chiamata potete attivare ulteriori attività quali: Riselezione tramite i servizi disponibili così come Inserimento nella lista dei favoriti Elaborazione tramite applicazioni esterne Con il simbolo Cancella (cestino) si cancella l intera cronologia delle chiamate senza alcuna richiesta di conferma di sicurezza. Non è successivamente possibile ripristinare la cronologia chiamate. Seite 18 / 24

19 Installazione & Configurazione Per effettuare l installazione e la configurazione sono in parte necessarie informazioni disponibili solo all Amministratore dell innovaphone PBX. Alcune operazioni sono effettuabili esclusivamente dall Amministratore. Installazione L installazione si effettua tramite il Windows Installer-Paket mypbxsetup.msi. Iniziate il programma con un doppio clic sul nome del file. Si aprirà il mypbx Setup Wizard, che vi guiderà nell installazione. Ad installazione effettuata, l applicazione mypbx sarà disponibile alla voce Programme/innovaphone/myPBX. Registrazione L accesso all applicazione è protetto da identificazione, sono richiesti nome utente e password. Questi dati vengono assegnati dall amministratore. Dopo una corretta registrazione potete cambiare la vostra password. Cliccate sul simbolo Configurazione in alto a destra nell applicazione e selezionate dal menu la voce Modifica password. Seite 19 / 24

20 Inserite per conferma ancora una volta la password precedente e poi la nuova password. Successivamente al salvataggio solo la nuova password sarà valida per il vostro nome utente. Impostazione della propria visibilità Qui potete decidere quali delle informazioni su di voi possano essere visibili sulla lista dei favoriti degli altri utenti. Potete impostare le limitazioni a livello aziendale tramite il nome del dominio e fare delle personalizzazioni per singoli utenti. L impostazione per singoli utenti prevale sulle impostazioni a livello aziendale. Una preimpostazione della visibilità viene già impostata dall amministratore ma potete modificare questa impostazione senza limitazioni. Le seguenti informazioni possono essere escluse: Seite 20 / 24

21 Può vedere il mio stato online, Può vedere la mia disponibilità, Può vedere il mio stato di occupato, Può vedere le mie chiamate. Tramite il campo di inserimento aggiungi nuovo URI potete aggiungere altri utenti e configurare la vostra visibilità verso di loro. Attenzione: dovete confermare le impostazioni con il tasto Salva. Non appena qualcuno della vostra centrale vi inserisce nella propria lista dei favoriti e voi non avere regolato le impostazioni sulla vostra visibilità, riceverete una richiesta di impostazione di visibilità. Le impostazioni possono essere successivamente modificate in ogni momento come sopra descritto. Selezione del telefono attivo Se avete più telefoni configurati con il vostro nome utente, potete definire nel campo Seleziona terminale, il telefono che desiderate gestire con mypbx. Saranno visualizzati comunque sempre tutti i telefoni disponibili con il vostro nome utente. Configurazione Per accedere alla configurazione cliccate sull icona di sistema che si trova sulla barra degli strumenti Windows con il tasto destro del mouse Selezionate Configurazione dal menu. Si aprirà la finestra di configurazione di mypbx. Seite 21 / 24

22 TAB: mypbx URL: Qui si trova l indirizzo IP dell innovaphone PBX. Chiedete al vostro amministratore se volete effettuare delle impostazioni. URL alternativo: Per aumentare la sicurezza da cadute è possibile inserire qui l indirizzo IP di un PBX ridondante. Hotkey: è un tasto o una combinazione di tasti per avviare una azione da mypbx o da altre applicazioni. La Hotkey viene utilizzata per inserire numeri nel campo di ricerca di mypbx. Azione Hotkey: Contiene la reazione che deve seguire al riconoscimento di un Hotkey. Apparire assente: Dopo un determinato tempo di inattività del computer la vostra presenza può essere automaticamente impostata su Assente. Lingua: La superficie di mypbx viene impostata automaticamente in corrispondenza alla impostazione di lingua di Windows. Qui è possibile modificare la lingua. Docking: La finestra di mypbx appare come normale finestra mobile di Windows.Tramite Docking potete ancorare la finestra di mypbx al margine destro o sinistro dello schermo. Avvio automatico: l applicazione mypbx si avvia automaticamente all apertura del sistema Windows Avvio ridotto a icona: L applicazione mypbx viene visualizzata solo nella barra degli strumenti Windows. La finestra si apre solo con un clic sull icona di sistema. Mostra nella taskbar: Potete decidere qui se volete che mypbx venga visualizzato come applicazione Windows nella barra degli strumenti oppure solo come icona di sistema nel campo informazioni. Seite 22 / 24

23 Scrivere Trace: E possibile scrivere trace speciali per la ricerca di errori che sono interpretabili da esperti. Tab: Applicazione esterna Nome: Un nome impostabile liberamente per l applicazione, che apparirà in mypbx. Percorso: Percorso dettagliato per l esecuzione del programma per applicazioni che si trovano nel percorso di ricerca Windows basta indicare il nome del file eseguibile. Parametri: Parametri impostabili opzionalmente: cosi possono essere utilizzati parametri del collegamento. $n: Numero della chiamata in entrata $u: URI della chiamata in entrata $d: Nome del chiamante $c: Numero ID della teleconferenza Esempio parametri per notepad.exe: c:/contact/$d.txt Avvio con chiamata: L applicazione si avvia automaticamente non appena accettate una chiamata. Se non avete selezionato questa opzione potete avviare manualmente l applicazione configurata direttamente sulla notifica all entrata di una chiamata. Seite 23 / 24

24 Informazioni sul presente documento Il documento fa riferimento al Software: innovaphone mypbx, Versione I marchi sono utilizzati senza garanzia di libero impiego. Quasi tutte le denominazioni di hardware e software presenti in questo manuale sono al contempo marchi registrati o dovrebbero essere considerati come tali. Tutti i diritti sono riservati. Senza esplicita autorizzazione, nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta in qualsiasi forma (stampa, fotocopia, microfilm o altro procedimento) o elaborata con sistemi elettronici, riprodotta o divulgata. Nella compilazione di testi e illustrazioni, nonché nella realizzazione del software si è proceduto con la massima cura. Tuttavia, non è possibile escludere del tutto la presenza di errori. Questa documentazione viene quindi fornita escludendo qualsiasi responsabilità o garanzia di idoneità per scopi specifici. innovaphone si riserva il diritto di migliorare o modificare questa documentazione senza alcun preavviso Seite 24 / 24