SolVe Acqualatina MANUALE PER L UTENTE FORNITORE. Area tematica. SolVe. Argomento: MANUALE PER L UTENTE FORNITORE

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1 SolVe Acqualatina MANUALE PER L UTENTE FORNITORE Versione: 1.0 Data ultima revisione: Settembre 2013 Data di emissione: Settembre 2013 Data di scadenza: Area tematica SolVe Argomento: MANUALE PER L UTENTE FORNITORE Pagine complessive: Redazione a cura di: Verifiche a cura di: I-FABER Pre-Sales & Project Management i-faber S.p.A. Via Livio Cambi, Milano Tel Fax Sede Legale: Via Livio Cambi, Milano Capitale Sociale: euro ,00 i.v. REA di Milano n R.I.m C.F. e P.IVA n Società soggetta all attività di direzione e coordinamento di UniCredit S.p.A.

2 Sommario 1. REGISTRAZIONE UTENTI E AZIENDE FORNITRICI Registrazione nuova utenza procedura standard Autenticazione Recupero dei dati dell utenza Modifica dati utenza Associazione di un utente ad una Azienda Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente/utente primario Regole scelta password QUESTIONARIO DATI AZIENDALI Inserimento nuova domanda di qualifica: Dati aziendali Ritiro del questionario Dati Aziendali Rinnovo di una domanda di qualifica QUESTIONARIO CATEGORIA Scelta Categorie Merceologiche Compilazione questionario di categoria Ritiro di una domanda di categoria Rinnovo di una domanda di categoria in scadenza Rimozione di una categoria scaduta da parte di un fornitore Domande di categoria Qualificate / da Integrare SCADENZARIO COMUNICAZIONI 80 2 di 86

3 1. REGISTRAZIONE UTENTI E AZIENDE FORNITRICI 1.1. Registrazione nuova utenza procedura standard Accedere al sito. Selezionare il link REGISTRAZIONE UTENTE : Si apre la pagina di inserimento dei dati del nuovo utente: 3 di 86

4 Per registrarsi è necessario compilare i campi presenti nella pagina. I campi con il simbolo (*) sono obbligatori Per completare la registrazione è necessario accettare le condizioni contrattuali e premere il tasto PROSEGUI : 4 di 86

5 Il sistema mostra il messaggio di conferma della registrazione effettuata. Da selezionare il tasto OK. il sistema invia un ulteriore mail di notifica all utente fornitore il cui testo è qui sotto riportato: Gentile utente, La informiamo che è stata generata per Lei l'utenza di accesso al Portale di Qualifica Fornitori di Acqualatina. Per attivare l'account La invitiamo a cliccare su 5 di 86

6 Le ricordiamo che per accedere al sito dovrà utilizzare come id utente il Suo indirizzo di posta elettronica e come password quella inserita in fase di registrazione. Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero XXX XXX / XX o inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica XXXXX@XXX.XX. Cordiali saluti. Amministratore di sistema Il messaggio è; stato generato automaticamente dal Portale di Acqualatina. Si prega di non rispondere a questa . Utilizzando il link presente nella mail l utente fornitore accede al sistema. A questo punto l utente può associare l azienda (vedi paragrafo 1.3 Autenticazione) 6 di 86

7 1.2. Autenticazione Dopo la registrazione viene inviata una all indirizzo inserito in fase di registrazione (all indirizzo PEC se inserito), in cui è presente un link di attivazione dell utenza che deve essere selezionato: Selezionando il link presente nella mail si accede alla pagina di attivazione dell utente in cui viene mostrato il messaggio di notifica della corretta attivazione dell utente stesso. 7 di 86

8 Se l utente seleziona il link contenuto nel messaggio di notifica si accede alla Home Page del PORTALE QUALIFICA FORNITORI. Per accedere alla piattaforma VENDOR MANAGEMENT è necessario inserire nei campi Username e Password, rispettivamente, l indirizzo e la password scelte in fase di registrazione e selezionare il tasto LOGIN. Se invece l utente seleziona due volte il link contenuto nella notifica via , il sistema propone la schermata di seguito riportata. In questo caso è necessario accedere al Portale Qualifica Fornitori tramite il link utilizzato per la registrazione. 8 di 86

9 Se in uno dei due campi (USERNAME, PASSWORD) viene inserito un valore non corretto, il sistema mostra il seguente messaggio: 1.3. Recupero dei dati dell utenza Nel caso in cui l utente dimentichi la password inserita in fase di registrazione è necessario accedere al sito e selezionare il link RECUPERO PASSWORD : Inserire l indirizzo per il quale si richiede la password e premere sul tasto CONFERMA. 9 di 86

10 Il sistema in automatico invia un all indirizzo di posta contenente la nuova password da utilizzare per accedere all applicazione. Il sistema mostra il seguente messaggio: Una volta effettuato l accesso con la nuova password è possibile modificarla come indicato nel paragrafo successivo Modifica dati utenza Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente per il quale si vogliono modificare i dati. Nella parte superiore è presente il link PREFERENZE DI SISTEMA che deve essere selezionato per aggiornare i dati dell utente. 10 di 86

11 Qui di seguito la pagina per la modifica dei dati dell utente; dopo aver modificato i dati selezionare il tasto SALVA per renderli attivi. Dopo la selezione del tasto SALVA, il sistema visualizza un messaggio di conferma delle modifiche. Nel caso in cui si voglia modificare la Password e non si tenga conto della regola impostata dal cliente, nel momento in cui si seleziona il tasto SALVA il sistema mostra il messaggio riportato di seguito: 11 di 86

12 1.5. Associazione di un utente ad una Azienda Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente primario del fornitore. Selezionando il link LOGIN si apre la pagina PIATTAFORMA che permette di associare l utente ad un azienda di riferimento; se la Piattaforma di VENDOR MANAGEMENT è integrata con la Piattaforma GARE, il sistema presenta questa pagina 12 di 86

13 Per registrare una nuova azienda è necessario inserire: Nazione: dell azienda che si sta associando; Partita IVA: dell azienda che si sta associando; Ragione sociale: dell azienda che si sta associando; e selezionare il tasto VAI. 13 di 86

14 Se l azienda è nuova appare il seguente messaggio: Premendo poi il tasto SÌ appare il messaggio: Se invece l azienda è già registrata appare il seguente messaggio: La Ragione Sociale inserita è visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione Accedi all Albo Fornitori. 14 di 86

15 Selezionare l Azienda di riferimento e premere il tasto ACCEDI. Il sistema apre automaticamente la pagina di RIEPILOGO Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente/utente primario. Il sistema prevede che possa essere aggiunto un ulteriore utente (utente secondario) all azienda fornitrice già registrata ed associata ad un utente referente/utente primario. 15 di 86

16 L aggiunta di un contatto secondario ad un impresa già registrata nell applicazione può essere effettuata con due differenti modalità illustrate di seguito L utente secondario non registrato richiede l associazione all azienda fornitrice per la quale si è già registrato l utente primario (referente); L utente secondario si registra nell applicazione seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE standard. Una volta autenticato inserisce la Partita IVA corrispondente all azienda alla quale vuole essere associato, come da procedura standard. Premere il tasto VAI. Il sistema mostra il seguente messaggio. Premere il tasto SÌ Il sistema mostra un ulteriore messaggio a cui dare OK 16 di 86

17 Premendo OK, l utente primario della stessa azienda riceve una mail o una PEC (Posta Elettronica Certificata) se inserita in fase di registrazione nell apposito campo) che comunica la richiesta di affiliazione dell utente secondario. Per completare l abilitazione, l utente primario deve accedere all applicazione e confermare l associazione dell utente all azienda. 17 di 86

18 Nella sezione Gestione utenti è presente la notifica di richiesta dell utente secondario in stato Da Confermare. Per confermare l associazione, l utente primario preme il pulsante MODIFICA (simbolo matita). Tasto MODIFICA Il sistema mostra la seguente pagina ovvero quella in cui l utente primario ha la possibilità di confermare l associazione tramite il tasto CONFERMA. I dati già presenti sono i seguenti: Associato all azienda: Nome dell azienda a cui l utente secondario si è associato; Abilitato: Campo già valorizzato l utente primario può togliere la spunta per non associare l utente secondario all azienda; Stato: DA CONFERMARE (lo stato sarà modificato dopo la selezione del tasto CONFERMA). L utente secondario (che ha chiesto l abilitazione) può essere già associato ad un altro fornitore. In questo caso il sistema prevede un ulteriore conferma da parte dell utente primario. Scegliendo SÌ lo stato dell utente secondario diventa ABILITATO. 18 di 86

19 Il sistema mostra la seguente schermata: A questo punto il sistema invia automaticamente una notifica all utente secondario per avvisarlo che è stato Abilitato. 19 di 86

20 L utente primario aggiunge l utente secondario. In questo caso il nuovo utente può anche non essere ancora registrato nell applicazione. a Utente secondario non ancora registrato L utente primario (referente dell azienda fornitrice) accede al sito con le proprie credenziali. Seleziona il link Preferenze di sistema Nella sottosezione Gestione utenti preme il tasto AGGIUNGI per aggiungere un nuovo utente secondario. 20 di 86

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22 Il sistema visualizza la seguente maschera in cui l utente primario inserisce l indirizzo dell utente secondario e l azienda alla quale vuole associarlo (tramite il menu a tendina). Successivamente deve premere il tasto ASSOCIA. Viene mostrato il seguente messaggio di conferma che l utente non è ancora registrato nell applicazione. Scegliendo SÌ verrà inviata al nuovo utente una di richiesta di associazione: Selezionare OK 22 di 86

23 Il testo della mail è il seguente: Gentile utente, La informiamo che Marco Verdi Le ha inviato una richiesta di associazione all'azienda TESTSOLVE sul Portale di Qualifica Fornitori di Acqualatina. Nel caso Lei non sia ancora registrato, per procedere selezioni il seguente link e successivamente il pulsante Registrazione utente. Una volta registrato richieda l'associazione all'azienda TESTSOLVE tramite pagina "Piattaforma". Nel caso, invece, in cui Lei sia già registrato, potrà confermare l'associazione tramite il menu "Preferenze di Sistema", sezione "Gestisci Profilo". Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero o inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica.. A questo punto l utente secondario che ha ricevuto l dovrà registrarsi all applicazione utilizzando il link presente nella mail seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE. Una volta che l utente secondario si è registrato è necessario che richieda l associazione all azienda alla quale l utente primario lo ha invitato tramite la pagina Piattaforma. Premere il tasto VAI. 23 di 86

24 Il sistema mostra il seguente messaggio. Premere il tasto SÌ Il sistema ci mostra un ulteriore messaggio a cui dare OK : Premendo OK, l utente primario della stessa azienda riceve una mail o una PEC (Posta Elettronica Certificata) se inserita in fase di registrazione nell apposito campo) che comunica la richiesta di affiliazione dell utente secondario. Per completare l abilitazione, l utente primario deve accedere all applicazione e confermare l associazione dell utente all azienda. 24 di 86

25 Nella sezione Gestione utenti è presente la notifica di richiesta dell utente secondario in stato Da Confermare. Per confermare l associazione, l utente primario preme il pulsante MODIFICA (simbolo matita). Tasto MODIFICA 25 di 86

26 il sistema mostra la seguente pagina ovvero quella in cui l utente primario ha la possibilità di confermare l associazione tramite il tasto CONFERMA. I dati già presenti sono i seguenti: Associato all azienda: Nome dell azienda a cui l utente secondario si è associato; Abilitato: Campo già valorizzato l utente primario può togliere la spunta per non associare l utente secondario all azienda; Da Confermare: lo stato sarà modificato dopo la selezione del tasto CONFERMA. L utente secondario (che ha chiesto l abilitazione) può essere già associato ad un altro fornitore. In questo caso il sistema prevede un ulteriore conferma da parte dell utente primario. Scegliendo SÌ lo stato dell utente secondario diventa ABILITATO. Il sistema mostra la seguente schermata 26 di 86

27 A questo punto il sistema invia automaticamente una notifica all utente secondario per avvisarlo che è stato Abilitato. b Utente secondario già registrato L utente primario (referente dell azienda fornitrice) accede al sito con le proprie credenziali. Seleziona il link Preferenze di sistema. Nella sezione Gestione utenti l utente primario preme il pulsante AGGIUNGI per aggiungere un nuovo utente secondario. 27 di 86

28 Il sistema visualizza la seguente maschera in cui l utente primario inserisce l indirizzo dell utente secondario e seleziona l azienda alla quale vuole associare lo stesso (tramite il menu a tendina). Premere poi il tasto ASSOCIA : 28 di 86

29 Un messaggio conferma che l utente secondario è già registrato nell applicazione: Scegliendo SÌ viene inviata una all utente secondario: 29 di 86

30 il cui Testo è il seguente Gentile utente, La informiamo che Marco Verdi Le ha inviato una la richiesta di associazione all'azienda TESTSOLVE sul Portale di Qualifica Fornitori di Acqualatina. Nel caso Lei non sia ancora registrato, per procedere selezioni il seguente link e successivamente il pulsante Registrazione utente. Una volta registrato richieda l'associazione all'azienda TESTSOLVE tramite pagina "Piattaforma". Nel caso, invece, in cui Lei sia già registrato, potrà confermare l'associazione tramite il menu "Preferenze di Sistema", sezione "Gestisci Profilo". Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero o inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica.. A questo punto è necessario che l utente secondario confermi l invito ad associarsi all azienda dell utente primario: deve accedere all applicazione con le proprie credenziali e selezionare il link Preferenze di sistema, il sistema visualizza la pagina GESTIONE PROFILO in cui è presente una sezione dedicata alle Relazioni dell utente con le altre aziende dove è visibile appunto la sua relazione con l azienda a cui l utente primario ha chiesto l associazione. Per confermare l associazione con la nuova Azienda l utente secondario deve premere il pulsante CONFERMA. 30 di 86

31 Il sistema visualizza il seguente messaggio di conferma che l associazione è stata effettuata correttamente: 31 di 86

32 1.7. Regole scelta password Qui di seguito sono riportate le regole di scelta della password in fase di registrazione dell utente in base alla configurazione scelta dal cliente per il quale ci si deve registrare. Il requisito minimo di caratteri per la password previsto dalla normativa sulla privacy è 8. Nel caso in cui non si sia fatta questa scelta il sistema mostra il seguente messaggio Conferma nuova password: se in fase di Registrazione l utente inserisce, nel campo Conferma nuova password, una password differente da quella inserita nel campo Password. 32 di 86

33 Il sistema visualizza il messaggio mostrato di seguito Inserire la password in base alla configurazione scelta dal cliente; esistono tre livelli di configurazione differenti. Livello 0: nessun vincolo sulla scelta della password; il sistema accetta qualsiasi password inserita in fase di registrazione. Livello 1: inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo e un carattere minuscolo; in caso nella scelta della password non si siano seguite le regole sopra indicate, il sistema mostra il seguente messaggio: 33 di 86

34 Livello 2: inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo, almeno un carattere minuscolo e un carattere speciale [per es. trattino (-), underscore (_), chiocciola (@), punto esclamativo (!), punto interrogativo (?) ] ; la password non può contenere più di tre caratteri consecutivi già presenti nello username. Vediamo il caso seguente: username = mario.rossi@rossi.com password = Welcome1! Questa password non viene accettata dal sistema perché contiene tre caratteri consecutivi uguali a quelli inseriti già nello username. In questo caso il sistema mostra il seguente messaggio di errore: Durata massima della password lato fornitore (in giorni): il cliente ha inserito la durata massima della password dopo la quale il sistema invia una notifica per il rinnovo della stessa, a partire da 7 giorni prima della scadenza, in fase di login viene mostrato il seguente messaggio: 34 di 86

35 Premendo il tasto SI viene presentata una maschera per l aggiornamento della password contenente tre caselle di testo per inserire la vecchia password, la nuova password e la conferma della nuova password. - vecchia password; - nuova password; - conferma nuova password Premendo il pulsante Conferma la piattaforma effettuerà il controllo tra le n password già utilizzate recentemente e la verifica di tutti i vincoli legati ai parametri di configurazione. In particolare, se l utente inserisce una password già utilizzata tra le precedenti n (dove n è il parametro Numero minimo di password non ripetute presente nel tab variabili di sistema del menù Preferenze di sistema) compare il messaggio La password inserita è già stata utilizzata precedentemente. 35 di 86

36 A questo punto l utente preme il tasto OK per chiudere il messaggio e inserisce una nuova password. Se l utente viola o il vincolo sulla lunghezza minima o sulla complessità della password viene mostrato invece il relativo messaggio È presente anche la funzionalità di blocco password nel caso in cui vengano effettuati più di due tentativi di accesso con password errata. In questo caso verrà mostrato il seguente messaggio. Dovrà essere utilizzata la funzionalità di Recupero password per ripristinare l accesso alla piattaforma. Se l utente inserisce correttamente la password senza violare le regole il sistema mostra il seguente messaggio: 36 di 86

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39 2. QUESTIONARIO DATI AZIENDALI 2.1. Inserimento nuova domanda di qualifica: Dati aziendali Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente. Selezionare l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al Vendor e premere il tasto ACCEDI. 39 di 86

40 Si apre la pagina di RIEPILOGO relativa alle domande di qualifica: Per compilare il questionario generale relativo ai Dati aziendali premere il tasto MODIFICA nella sezione Dati Aziendali in corrispondenza della Domanda generale in stato BOZZA. A fianco della domanda generale il sistema riporta la percentuale di completamento (Completamento 14%) che dipende dal numero di domande obbligatorie inserite dal cliente nel questionario generale e dalle risposte riportate in automatico dal sistema prendendole dai dati inseriti dall utente in fase di registrazione ed associazione azienda. Selezionando il tasto VISUALIZZA si può vedere la lista delle domande e delle risposte del questionario Dati Aziendali. 40 di 86

41 Dopo aver selezionato il tasto MODIFICA, si apre la pagina di compilazione del questionario riguardante i Dati Aziendali. Il questionario Dati Aziendali è diviso in 7 diverse sottosezioni: Dati Anagrafici: Generali Dati Anagrafici: Sedi Valutazione Rischi per D.lgs. 231/2001 Certificazioni Struttura Organizzativa e Societaria Dati Economici Dichiarazioni A fianco di ogni sezione è presente un pallino con una colorazione differente: - rosso: nel questionario sono presenti domande obbligatorie da compilare; dopo aver completato la compilazione delle stesse, il pallino assumerà la colorazione verde; - verde: quando sono state compilate tutte le domande obbligatorie nella stessa sezione. Quando il colore è verde, sarà possibile accedere alla sezione successiva premendo il tasto Avanti. Per i questionari molto lunghi è possibile visualizzare le domande su più pagine. Nota bene: le domande obbligatorie del questionario sono contornate da un riquadro rosso; non appena viene data la risposta ad ogni singola domanda obbligatoria, il riquadro sparisce e la domanda viene automaticamente salvata. 41 di 86

42 Quando è stata compilata l ultima sezione e quindi anche i pallini di fianco alle sezioni sono tutti verdi, premere il tasto PROSSIMO STEP per completare i passi successivi necessari per la presentazione del questionario. 42 di 86

43 Il sistema visualizza la pagina Gestione dati del firmatario : qui vengono presentati i dati dell utente primario. I campi con il simbolo (*) sono obbligatori. Il campo Fotocopia documento identità potrebbe essere obbligatorio in questo caso è necessario inserire l allegato. È possibile modificare i dati visualizzati nella pagina inserendo quelli del firmatario. È obbligatorio scegliere, dal menù a tendina Carica aziendale, la carica aziendale, in questa tendina può essere visibile il Titolare/Rappresentante Legale o il Procuratore/Delegato. Le modifiche apportate ai dati saranno attive premendo il tasto Salva. 43 di 86

44 Per passare al passo successivo, dalla pagina Gestione dati del firmatario l utente seleziona il tasto PROSSIMO STEP il sistema visualizza la pagina Upload Dati Aziendali. A sistema sono presenti due procedure di Presentazione della domanda di qualifica del questionario generale: 1) Il fornitore può, a sua discrezione, scaricare il documento PDF che mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario solo per visualizzare e archiviare quanto compilato. In questo caso premere il tasto Scarica PDF. Per presentare la domanda di qualifica premere il tasto Presenta domanda di qualifica. 44 di 86

45 Dopo aver selezionato il tasto Presenta questionario generale, il sistema mostra il seguente messaggio a cui occorre dare l OK : 2) Il fornitore deve obbligatoriamente scaricare il documento PDF premendo il tasto Scarica PDF, che mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario. A questo punto è necessario salvare il file PDF in locale, firmarlo e allegarlo nuovamente tramite il pulsante Carica per procedere con la presentazione. 45 di 86

46 Il file PDF si comporta come segue: - se è stata richiesta e attivata da parte del buyer la procedura del documento PDF con firma digitale, appena caricato il file, il sistema mostrerà il seguente simbolo digitalmente); (file caricato firmato - qualora il caricamento del file PDF non fosse effettuato con firma digitale apparirebbe il messaggio: 46 di 86

47 - nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente non sia coincidente con quello scaricato si riceverà il seguente avviso: - nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente coincida con quello scaricato si riceverà il seguente avviso: Upload del file completato, procedere presentando il questionario. Premendo il tasto SÌ sarà comunque possibile procedere con la presentazione della domanda. - qualora venga firmato e allegato tramite il pulsante Carica, il sistema ci manda nella pagina di Riepilogo dove si può trovare un quadratino colorato in corrispondenza della domanda del questionario generale: (quadratino rosso) se il file PDF viene scaricato e salvato in una cartella diversa da quella proposta dal sistema. In questo caso il file perde il suo nome originale e quindi viene riconosciuto dal sistema come diverso, può essere firmato non digitalmente, salvato in formato PDF e allegato nuovamente tramite il tasto Carica. È possibile procedere con la qualifica delle categorie. (quadratino verde) se il file PDF viene scaricato e salvato nella cartella proposta dal sistema. In questo caso il file conserva il suo nome originale e quindi il sistema lo riconosce come coincidente con quello scaricato. 47 di 86

48 Premendo il tasto SÌ sarà comunque possibile procedere con la presentazione della domanda. Per completare l operazione premere il tasto Presenta domanda di qualifica. Un messaggio ne conferma la presentazione: 48 di 86

49 Nella sezione RIEPILOGO del TAB Dashboard, viene visualizzata la domanda correttamente presentata: 2.2. Ritiro del questionario Dati Aziendali Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente e selezionare il link LOGIN Si apre la pagina PIATTAFORMA. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al Vendor e premere il tasto ACCEDI. 49 di 86

50 Il sistema apre automaticamente la pagina RIEPILOGO in cui è presente la sezione Dati Aziendali. Se il Questionario dei Dati Aziendali è stato presentato e quindi la Nuova domanda generale risulta in stato Presentata, la stessa può essere modificata premendo il pulsante RITIRA ; quest azione non può essere intrapresa se lo stato della domanda è Presentata (presa in carico) dal cliente invece di Presentata : Selezionando il pulsante RITIRA il sistema visualizza il seguente messaggio: 50 di 86

51 Premendo il tasto SÌ il sistema visualizza il messaggio di conferma del ritiro della domanda; si richiede di dare OK al messaggio seguente: Lo Stato della domanda cambia tornando in BOZZA. Ora è possibile aggiornare il questionario e successivamente ripresentarlo premendo il tasto MODIFICA. Selezionando il tasto MODIFICA il sistema mostra la seguente schermata: 51 di 86

52 2.3. Rinnovo di una domanda di qualifica Questionario in Auto-Approvazione Nel caso di Questionario in Auto-approvazione lato buyer, dopo la prima presentazione del questionario, il sistema mostrerà il pulsante RIPRESENTA e sarà quindi sempre possibile modificare le informazioni contenute nel questionario Dati aziendali. Si richiede di selezionare il pulsante RIPRESENTA, visibile nella seguente schermata. 52 di 86

53 Questionario procedura standard Alla scadenza del Questionario generale, il sistema invia una notifica all utente di riferimento; entrando a sistema nella sezione RIEPILOGO troviamo il nuovo stato Scaduta riferito al questionario Dati Aziendali. Per ripresentare il questionario si richiede di selezionare il pulsante RIPRESENTA visibile nella seguente schermata: 53 di 86

54 Selezionando il pulsante RIPRESENTA il sistema mostra il seguente messaggio: Selezionando il tasto SÌ viene visualizzato il messaggio: Premendo OK il sistema visualizza la schermata seguente in cui è possibile procedere con la modifica dei dati del Questionario premendo il tasto MODIFICA. 54 di 86

55 Dopo aver effettuato le modifiche, è opportuno salvarle utilizzando il tasto Salva Bozza ; per proseguire con la presentazione del questionario generale selezionare il tasto PROSSIMO STEP. 55 di 86

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57 3. QUESTIONARIO CATEGORIA 3.1. Scelta Categorie Merceologiche Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente; Selezionare il tasto LOGIN. Si apre la pagina Piattaforma. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al Vendor e premere il tasto ACCEDI. 57 di 86

58 Il sistema apre automaticamente la pagina RIEPILOGO. Prima di compilare il questionario di Categoria è necessario scegliere le categorie merceologiche di appartenenza. Dalla pagina RIEPILOGO è possibile premere il tasto AGGIUNGI CATEGORIE : Il sistema visualizzerà la sezione che contiene l albero delle categorie. Il sistema stesso ci propone tre tipi di ricerca: 1. effettuare una ricerca per nome categoria (Cerca per nome) tramite il motore di ricerca interno se si conosce il nome esatto della categoria. In questo caso dare l ok e il sistema effettuerà la ricerca 2. effettuare una ricerca per codice associato alla categorie (Cerca per codice categoria) tramite il motore di ricerca interno se si consce il codice o la chiave esatta della categoria. In questo caso dare l ok e il sistema effettuerà la ricerca 3. navigare l'albero delle categorie nella sezione Selezione categorie ; l albero potrebbe essere composto da vari livelli, è quindi necessario selezionare la freccetta di fianco al nome della singola categoria per accedere al livello inferiore; all ultimo livello hanno di fianco un quadratino selezionabile : spuntare il/i quadratini delle categorie per le quali ci si vuole candidare. Dopo aver scelto le categorie premere il pulsante Aggiungi Selezionate. 58 di 86

59 La/le categoria/e viene aggiunta nell Elenco categorie del fornitore del fornitore; tutte le categorie risultano in stato "BOZZA". 59 di 86

60 Per procedere con la compilazione del questionario di categoria, è necessario selezionare la categoria d interesse e premere il tasto "Prossimo step". Nella schermata seguente il sistema ci propone la lista delle domande del questionario per la categoria selezionata in precedenza; la categoria scelta è visualizzata nel menù a tendina Categoria. È possibile modificare la scelta della categoria semplicemente selezionando un altra categoria dal menù a tendina. A questo punto il sistema ci proporrà le domande del questionario relative all ultima categoria scelta nel menù. 60 di 86

61 3.2. Compilazione questionario di categoria Per ogni categoria merceologica si potrebbe trovare una lista di domande differenti. È necessario presentare la domanda di qualifica per ogni singola categoria merceologica da qualificare. Dopo aver risposto, almeno alle domande obbligatorie (vedi quelle contornate da cornice rossa), è opportuno salvarle utilizzando il tasto Salva Bozza ; per proseguire con la presentazione del questionario di categoria selezionare il tasto Prossimo step, 61 di 86

62 Il sistema visualizza la pagina Gestione dati del firmatario : qui vengono presentati i dati dell utente primario. I campi con il simbolo (*) sono obbligatori. Il campo Fotocopia documento identità potrebbe essere obbligatorio in questo caso è necessario inserire l allegato. È possibile modificare i dati visualizzati nella pagina inserendo quelli del firmatario. È obbligatorio scegliere, dal menù a tendina Carica aziendale, la carica aziendale, in questa tendina può essere visibile il Titolare/Rappresentante Legale o il Procuratore/Delegato. Le modifiche apportate ai dati saranno attive premendo il tasto Salva. 62 di 86

63 Per passare al passo successivo, dalla pagina Gestione dati del firmatario l utente seleziona il tasto PROSSIMO STEP il sistema visualizza la pagina Upload Categoria Merceologica. A sistema sono presenti due procedure di Presentazione della domanda di qualifica del questionario generale: 1) Il fornitore può, a sua discrezione, scaricare il documento PDF che mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario solo per visualizzare e archiviare quanto compilato. In questo caso premere il tasto Scarica PDF. Per presentare la domanda di qualifica premere il tasto Presenta domanda di qualifica. Vediamo la pagina qui sotto riportata: 63 di 86

64 2) Il fornitore deve obbligatoriamente scaricare il documento PDF premendo il tasto Scarica PDF che mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario. A questo punto è necessario salvare il file PDF in locale, firmarlo e allegarlo nuovamente tramite il pulsante Carica per procedere con la presentazione. Il file PDF si comporta come segue: 64 di 86

65 - se è stata richiesta e attivata da parte del buyer la procedura del documento PDF con firma digitale, appena caricato il file, il sistema mostrerà il seguente simbolo digitalmente) (file caricato firmato - se il caricamento del file PDF non fosse effettuato con firma digitale apparirà il messaggio - nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente non sia coincidente con quello scaricato si riceverà il seguente avviso: - nel caso in cui il file PDF caricato e firmato digitalmente coincide con quello scaricato si riceverà il seguente avviso : Upload del file completato, procedere presentando il questionario. Premendo il tasto SÌ sarà comunque possibile procedere con la presentazione della domanda; - se il file PDF, viene firmato e allegato tramite il pulsante Carica, il sistema visualizza il tasto PRESENTA DOMANDA DI QUALIFICA che è necessario selezionare per la presentazione della domanda di categoria. Dopo aver premuto il tasto il sistema ci manda nella pagina di 65 di 86

66 Riepilogo dove si può trovare un quadratino colorato in corrispondenza della domanda del questionario generale: (quadratino rosso) se il file PDF viene scaricato e salvato in una cartella diversa da quella proposta dal sistema. In questo caso il file perde il suo nome originale e quindi viene riconosciuto dal sistema come diverso, può essere firmato non digitalmente, salvato in formato PDF e allegato nuovamente tramite il tasto Carica. E possibile procedere con la qualifica delle categorie. (quadratino verde) se il file PDF viene scaricato e salvato nella cartella proposta dal sistema. In questo caso il file conserva il suo nome originale e quindi il sistema lo riconosce come coincidente con quello scaricato. In entrambi i casi per completare l operazione è necessario premere il tasto PRESENTA DOMANDA DI QUALIFICA. 66 di 86

67 Un messaggio ne conferma la presentazione: Premendo il tasto OK il sistema, - nel caso in cui ci siano altre categorie per cui presentare la domanda di qualifica, il sistema visualizza di nuovo la pagina Dati di categoria in cui sono presenti le domande del questionario relative alla categoria successiva; il sistema presenterà questa pagina tante volte quante sono le categorie selezionate in precedenza e visibili scorrendo il menù a tendina presente in questa pagina. 67 di 86

68 - nel caso in cui non ci siano altre categorie per cui presentare la domanda di qualifica il sistema visualizza il seguente messaggio: Nella sezione RIEPILOGO del TAB Dashboard, viene visualizzata la domanda correttamente presentata in stato di In Attesa : 68 di 86

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70 3.3. Ritiro di una domanda di categoria Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente. Selezionando il link LOGIN si apre la pagina PIATTAFORMA. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al vendor e premere il tasto ACCEDI. Il sistema apre automaticamente la pagina RIEPILOGO, in cui è presente la sezione Nuove domande di qualifica. Se nella sezione Nuove domande di qualifica è presente una categoria già presentata per la qualifica che risulta in stato In attesa, le domande possono essere modificate 70 di 86

71 premendo il pulsante RITIRA che si trova nella stessa pagina; quest azione non può essere intrapresa se lo stato della domanda è In attesa (presa in carico) dal cliente invece di In attesa : Selezionando il pulsante RITIRA il sistema visualizza il messaggio mostrato di seguito: Premendo il tasto SÌ il sistema visualizza il messaggio di conferma del Ritiro della domanda; si richiede di dare OK al messaggio seguente: 71 di 86

72 Lo Stato della domanda cambia tornando in BOZZA. Ora è possibile aggiornare il questionario di qualifica e successivamente ripresentarlo premendo il tasto MODIFICA Rinnovo di una domanda di categoria in scadenza Quando una domanda di qualifica di categoria è in scadenza, viene inviata al fornitore una notifica o un messaggio PEC (solo per i fornitori che hanno attivato la PEC). La domanda di qualifica può essere rinnovata mediante il tasto RIPRESENTA in corrispondenza della domanda da aggiornare (Dashboard sezione QUALIFICATE ): 72 di 86

73 Selezionando il tasto RIPRESENTA il sistema ci mostra il seguente messaggio: Selezionando il tasto SI viene mostrato il messaggio: Premendo OK il sistema mostra la schermata in cui la domanda di categoria torna in stato Bozza ed è possibile aggiornare il questionario di qualifica e successivamente ripresentarlo premendo il tasto MODIFICA. 73 di 86

74 3.5. Rimozione di una categoria scaduta da parte di un fornitore Nella Dashboard è possibile vedere le domande di categoria che sono Scadute o In Scadenza come mostrato nella seguente schermata. Nella stessa schermata è presente il tasto RIMUOVI. Selezionando il tasto RIMUOVI, il sistema mostra il messaggio: Selezionando il tasto SÌ il sistema elimina la domanda di categoria dall elenco come mostrato nella seguente schermata: 74 di 86

75 3.6. Domande di categoria Qualificate / da Integrare Il cliente può decidere di far qualificare il fornitore su una categoria specifica; dopo aver eseguito questa azione, la categoria viene visualizzata dal fornitore nella sezione RIEPILOGO in stato Qualificate / da integrare. È possibile decidere se rimuovere la categoria con il tasto RIMUOVI oppure compilare il questionario di categoria utilizzando il pulsante MODIFICA. 75 di 86

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78 4. SCADENZARIO Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente. Selezionando il link LOGIN si apre la pagina PIATTAFORMA. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al Vendor e premere il tasto ACCEDI. Il sistema apre automaticamente la pagina RIEPILOGO. Selezionando il tab SCADENZARIO il sistema apre la schermata di seguito mostrata. In questa sezione è possibile trovare la lista dei documenti allegati dal fornitore durante la compilazione dei questionari, per i quali è stata fissata una data/periodo di scadenza. 78 di 86

79 Nella tendina Filtra scadenzario sono presenti due criteri di ricerca: Tutti: Selezionando questo criterio il sistema mostra tutti gli allegati sia scaduti che in scadenza. Scaduti: Selezionando questo criterio il sistema mostra solo gli allegati scaduti. Se nell elenco SCADENZARIO è presente un documento in scadenza (vedi Data scadenza nella colonna corrispondente) il sistema mostra l azione Aggiorna (vedi Azioni nella colonna corrispondente). Selezionando il tasto Aggiorna il sistema ci mostra la pagina dove è possibile aggiornare il requisito. 79 di 86

80 Sono disponibili 3 tipi di aggiornamento: 1) Data di emissione: è necessario selezionare il tasto Carica per caricare il nuovo documento e modificare il campo Data di emissione riferita al documento appena caricato. Il Periodo di validità valorizzato nella schermata è quello impostato dal cliente. Per rendere attive le modifiche selezionare il tasto AGGIORNA. 2) Periodo di scadenza: è necessario selezionare il tasto Carica per caricare il nuovo documento. Per rendere attive le modifiche selezionare il tasto AGGIORNA. 80 di 86

81 3) Data scadenza: è necessario selezionare il tasto Carica per caricare il nuovo documento e modificare il campo Data scadenza riferita al documento appena caricato. Per rendere attive le modifiche selezionare il tasto AGGIORNA. Quando il documento presente nell elenco SCADENZARIO è scaduto il sistema mostra un quadratino rosso in corrispondenza della colonna Stato e la Data scadenza nell apposita colonna. 81 di 86

82 Il sistema potrebbe inviare delle notifiche per comunicare che il documento caricato scadrà o è già scaduto. Vedi esempio qui sotto riportato: Gentile utente, La informiamo che il requisito Allegare certificato correttezza contributiva rilasciato dall'ufficio INPS (D.U.R.C.) inserito all interno dei questionari dell azienda SPICES & SPICES è scaduto il giorno 29/12/12. È necessario pertanto procedere al rinnovo del requisito accedendo alla sezione Scadenziario. Per necessità di supporto all'utilizzo della Piattaforma sono disponibili i seguenti indirizzi di posta elettronica: XXXXX@XXX.XX e il Customer Support al numero XXX XXX / XX. Cordiali saluti, Amministratore di sistema. 82 di 86

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84 5. COMUNICAZIONI Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente. Selezionando il link LOGIN si apre la pagina PIATTAFORMA. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al Vendor e premere il tasto ACCEDI. Il sistema apre automaticamente la pagina RIEPILOGO. Selezionando il tab COMUNICAZIONI il sistema apre la seguente schermata in cui è possibile trovare tutte le notifiche inviate dal sistema. Qui di seguito elencate le seguenti colonne: 84 di 86

85 Creata il: data creazione della notifica da parte del sistema Inviata il: data invio della notifica da parte del sistema Destinatario: indirizzo della persona a cui è stata inviata la notifica Oggetto: breve descrizione della notifica Stato: il colore verde del pallino indica che la notifica è stata inviata Letta il: se risulta Non letta significa che la comunicazione non è stata aperta se risulta Letta significa che la comunicazione è stata aperta Visualizza: serve per visualizzare la notifica, dopo aver selezionato l icona il sistema aggiorna la colonna Letta il inserendo la data di lettura. Dopo aver selezionato Visualizza il sistema mostra la schermata seguente: 85 di 86

86 Selezionando il tasto CHIUDI viene mostrato l elenco aggiornato. 86 di 86