La costruzione del Repository dei processi a supporto dello sviluppo organizzativo

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1 La costruzione del Repository dei processi a supporto dello sviluppo organizzativo Banca Popolare di Milano Milano, 18 maggio 2004

2 Agenda La costruzione del Repository Gli obiettivi Perchè un Modello aziendale dei Processi La struttura del progetto I ruoli e le responsabilità Le fasi Le modalità di lavoro I tempi Il prodotto finale L aggiornamento L importanza dell aggiornamento Le modalità di lavoro Sviluppi e utilizzi Il supporto allo sviluppo organizzativo Attività di Controllo / D.lgs. 8 giugno 2001, n 231 La diffusione Le evoluzioni 2 18 maggio 2004

3 Agenda La costruzione del Repository L aggiornamento Sviluppi e utilizzi Le evoluzioni 3 18 maggio 2004

4 La costruzione del Repository Gli obiettivi BPM BPM ha ha investito, investito, negli negli ultimi ultimi anni, anni, nell ambito nell ambito dell Ingegneria dell Ingegneria dei dei processi processi e si si ritrova ritrova oggi oggi ad ad essere essere tra tra le le poche poche Banche Banche che che hanno hanno intrapreso intrapreso un un progetto progetto finalizzato finalizzato a: a: Rilevare Rilevare e mappare mappare tutti tutti i i Processi Processi di di Business, Business, di di Governo Governo e di di Supporto Supporto della della Banca; Banca; organizzare organizzare tali tali processi processi in in un un Repository, Repository, che che contiene contiene quindi quindi di di fatto fatto il il codice codice genetico genetico aziendale, aziendale, attraverso attraverso l utilizzo l utilizzo di di uno uno specifico specifico tool tool (ARIS) (ARIS) Rendere Rendere disponibili disponibili le le informazioni informazioni acquisite acquisite nel nel Repository Repository alle alle altre altre funzioni funzioni aziendali aziendali per: per: conoscenza conoscenza (alimentazione (alimentazione a Internal Internal Knowledge Knowledge Portal ), Portal ), analisi analisi (ottimizzazione (ottimizzazione e reengineering reengineering dei dei processi, processi, Process Process Performance Performance Management, Management, dimensionamento) dimensionamento) eventuali eventuali sviluppi sviluppi (modelli (modelli integrati integrati ai ai processi processi per per rischi rischi operativi, operativi, controlli, controlli, competenze, competenze, arricchimento arricchimento informativo informativo con con Normativa Normativa esterna) esterna) 4 18 maggio 2004

5 La costruzione del Repository Perchè un Modello aziendale dei Processi Il Modello dei Processi: traduce traduce la la Strategia Strategia di di Gestione Gestione e i i Principi Principi Guida Guida delineati delineati dalla dalla Direzione Direzione Generale, Generale, a loro loro volta volta espressione della della Mission Mission e dei dei valori valori della della Banca, Banca, in in linee linee di di attività attività che che caratterizzano le le modalità modalità di di creazione creazione del del valore valore all interno all interno dell Azienda consente consente l identificazione dei dei risultati risultati principali principali di di ciascuno ciascuno dei dei processi processi e quindi quindi la la focalizzazione sui sui processi processi che che hanno hanno maggiori maggiori potenzialità di di creare creare valore valore permette permette il il monitoraggio della della coerenza coerenza dei dei processi processi con con la la Mission Mission aziendale aziendale 5 18 maggio 2004

6 La costruzione del Repository La struttura del progetto Comitato Guida Comitato Guida Direzione di Progetto Direzione di Progetto GdL GdL Mappatura GdL GdL Validazione 6 18 maggio 2004

7 La costruzione del Repository I ruoli e le responsabilità Entità Ruoli/Responsabilità Risorse coinvolte Comitato Guida Direzione Progetto Definisce le linee guida del progetto Prende le decisioni strategiche di progetto Gestisce la comunicazione interna alla Banca Avalla gli stati di avanzamento lavori Identifica le priorità di intervento Pianifica le attività Coordina i GdL Predispone gli stati di avanzamento lavori Garantisce omogeneità di approccio Capoarea Sviluppo Organizzativo Capo progetto Banca Account Manager società di consulenza Capo progetto Banca Capo progetto società di consulenza GdL Mappatura Elabora i Modelli nel Repository Organizzativo Garantisce la coerenza tra la documentazione raccolta e i Flow Chart predisposti Process Owner Banca Consulenti GdL Validazione Valida i Flow Chart predisposti dal punto di vista del contenuto Valida i Flow Chart predisposti dal punto di vista metodologico Process Owner Banca Ente Gestore Repository Organizzativo 7 18 maggio 2004

8 La costruzione del Repository Le fasi Step Impostazione metodologica Predisposizione infrastruttura Modellazione Validazione Deliverable Manuale Metodologico Requisiti ed esigenze informative Manuale delle convenzioni Repository Organizzativo strutturato Bozza Flow Chart Flow Chart validato 8 18 maggio 2004

9 La costruzione del Repository Le modalità di lavoro Comitato Guida Linee Guida, Decisioni Strategiche Direzione di Progetto Coordinamento, omogeneità, scambio informazioni, gestione criticità GdL Validazione + GdL Mappatura GdL Mappatura GdL Validazione + GdL Mappatura Ente Gestore Repository Organizzativo Avvio del Progetto Sessioni di Assessment Sessioni di Analisi Sessioni di Validazione Sessioni di Approvazione Verifica omogeneità di approccio Verifica rispetto convenzioni di modellazione BPM Verifica rispetto tempistica di progetto da parte dei validatori Direzione di progetto 9 18 maggio 2004

10 La costruzione del Repository I tempi 1 Semestre 2 Semestre 3 Semestre 4 Semestre 5 Semestre 1 Impostazione metodologica 2 Predisposizione infrastruttura 3 Modellazione Processi di Business Processi di Governo e di Supporto 4 Validazione Processi di Business Processi di Governo e di Supporto maggio 2004

11 La costruzione del Repository Il prodotto finale I componenti logici che costituiscono il Repository Organizzativo sono: I componenti logici che costituiscono il Repository Organizzativo sono: il il Modello di di Business Multicanale La La Banca Banca è rappresentata al al più più alto alto livello livello secondo una una scomposizione per per Area Area (Business, Governo e Supporto); l Area l Area di di Business a sua sua volta volta prevede ulteriori ulteriori livelli livelli di di dettaglio come come il il Canale Canale (Es. (Es. Agenzia Retail, Retail, Filiale Filiale Corporate), la la Macrofase (Erogazione/Adesione, Gestione), il il Comparto (Es. (Es. Credito, Finanza, Sistemi Sistemi di di pagamento). Alla Alla fine fine del del progetto risulteranno rilevati rilevati e mappati circa circa processi cui cui corrisponderanno circa circa flow flow chart chart gli gli Organigrammi la la Mappa Mappa dei dei Sistemi Applicativi maggio 2004

12 Agenda La costruzione del Repository L aggiornamento Sviluppi e utilizzi Le evoluzioni maggio 2004

13 L aggiornamento L importanza dell aggiornamento L operatività aziendale è in in continua evoluzione in in seguito seguito al al mutare mutare delle delle condizioni di di mercato e delle delle politiche e strategie in in capo capo al al Top Top Management e agli agli Organi Organi Amministrativi Affinchè il il Repository Organizzativo rimanga una una base base informativa fruibile fruibile dalla dalla Banca, Banca, è necessario agire agire con con continuità per per adeguarlo all operatività aziendale maggio 2004

14 L aggiornamento Le modalità di lavoro Utenti Interventi di Reengineering Modifiche sul processo Direzione Information & Communication Technology Modifiche sui Sistemi Applicativi Aggiornamenti della Normativa 1 Direzione Organizzazione Area Sviluppo Organizzativo Interventi su richiesta Repository Organizzativo Modello di Busines Multicanale Organigrammi Mappa dei Sistemi Applicativi Interventi e progetti propri della Direzione Organizzazione 1) In BPM il processo di elaborazione e gestione della normativa fa capo alla Direzione Information & Communication Technology maggio 2004

15 Agenda La costruzione del Repository L aggiornamento Sviluppi e utilizzi Le evoluzioni maggio 2004

16 Sviluppi e utilizzi Il supporto allo sviluppo organizzativo Il Il Repository Organizzativo viene viene utilizzato quotidianamente come come base base informativa per: per: Interventi mirati mirati all ottimizzazione e al al reengineering dei dei processi Analisi Analisi delle delle performance di di specifici processi Formalizzazione dei dei requisiti utente utente alla alla Direzione Information & Communication Technology Stesura delle delle Norme Norme Operative in in collegamento con con i i relativi relativi processi, in in modo modo da da rendere possibile la la navigazione fra fra i i due due ambienti (Repository Organizzativo e Repository Normativo) maggio 2004

17 Sviluppi e utilizzi Attività di Controllo / D.lgs. 8 giugno 2001, n 231 All interno del del Repository Organizzativo si si è provveduto a: a: qualificare, per per la la Direzione Controlli Tecnico Operativi, le le Attività Attività di di Controllo evidenziare, per per la la Direzione Pianificazione Strategica e Partecipazioni, i i processi e le le unità unità organizzative sensibili ai ai reati reati contemplati nel nel D. D. lgs. lgs. 8 giugno giugno 2001, 2001, n 231 n 231 E E quindi quindi possibile visualizzare tali tali informazioni in in modalità grafica grafica per per ogni ogni singolo singolo processo (flow (flow chart) chart) oppure oppure riepilogarle, tramite tramite appositi report, report, per per processo o per per unità unità organizzativa maggio 2004

18 Sviluppi e utilizzi La diffusione Controlli Menù d ingresso Organigrammi Processi Unità Organizzative Figure Professionali Sintesi processo Alberi Attività Informativa Legge 231 Flussi di Attività NORMA REPOSITORY ARIS Norma Operativa Norma Operativa maggio 2004

19 Agenda La costruzione del Repository L aggiornamento Sviluppi e utilizzi Le evoluzioni maggio 2004

20 Le evoluzioni Implementazione Modello rischi/controlli integrato ai processi Implementazione Modello rischi/controlli integrato ai processi Analisi FTE per processo -> Dimensionamento organici Analisi FTE per processo -> Dimensionamento organici Financial Performance Management (Es.Costing/Pricing prodotti) Financial Performance Management (Es.Costing/Pricing prodotti) Rilevazione e mappatura delle competenze Rilevazione e mappatura delle competenze Redazione del mansionario Redazione del mansionario maggio 2004