ESSE 3 GUIDA DOCENTI PER LA GESTIONE DEI REGISTRI DELLE LEZIONI e DEGLI IMPEGNI (AGGIORNATO AL 20/04/2015)

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1 ESSE 3 GUIDA DOCENTI PER LA GESTIONE DEI REGISTRI DELLE LEZIONI e DEGLI IMPEGNI (AGGIORNATO AL 20/04/2015) 1

2 INDICE 1. Materiale informativo e assistenza Accesso al Registro delle Lezioni di Esse Inserimento di una lezione Gestione dei gruppi di studenti Eliminazione/modifica di un attività/lezione Stampa registro Stampa di controllo Stampa definitiva Stampa singola lezione Stati del registro Registro degli impegni (Diario) Compilazione registro mediante file Excel

3 1. MATERIALE INFORMATIVO E ASSISTENZA All indirizzo è possibile consultare materiale informativo che descrive le varie funzionalità offerte dal nuovo Web. Alla voce Richiesta assistenza il docente trova i numeri di telefono e l indirizzo del personale a disposizione per offrire assistenza all utilizzo del sistema, oltre ad un modulo precompilato per descrivere l eventuale problema riscontrato con maggior completezza. 2. ACCESSO AL REGISTRO DELLE LEZIONI DI ESSE3 Per compilare il registro delle lezioni online è necessario effettuare il login dalla pagina web di Esse3 raggiungibile all indirizzo web Nel menù di sinistra alla voce REGISTRO > REGISTRO DELLE LEZIONI il sistema riporta l elenco delle attività didattiche di competenza per l Anno Accademico di riferimento, presentando in automatico l ultimo per cui si sta gestendo l offerta didattica o, comunque, l ultimo in cui il docente era associato all attività didattica (per visualizzare i registri lezione di un altro Anno Accademico selezionare quello di interesse dall apposito menù a tendina e cliccare sull icona immediatamente vicina per salvare l informazione). Per ogni attività didattica è prevista la compilazione di un solo registro all interno dello stesso anno accademico. Per accedere alla compilazione del registro della singola attività didattica è necessario selezionare l icona posta sulla colonna di sinistra della tabella. La successiva schermata visualizzata al docente è la seguente, in cui viene dettagliata l attività didattica e offerte le funzionalità utili alla compilazione del registro: 3

4 Nella parte alta della pagina il sistema crea l intestazione del registro, con la descrizione dell attività didattica, il corso di studio e il percorso. Sotto la tabella vengono indicati lo stato di lavorazione, lo stato delle ore di didattica frontale, lo stato del registro e le icone che permettono di stampare il registro completo. Lo stato di lavorazione riporta le ore di didattica frontale previste nell offerta didattica e il totale delle ore d aula inserite dal docente nel registro Lo stato del registro può assumere i seguenti livelli: bozza, verificato e stampato 3. INSERIMENTO DI UNA LEZIONE Per inserire un attività selezionare la voce Inserisci nuova attività nella sezione Dati Registro. Si accede quindi al modulo di inserimento dei dati di una lezione singola. 4

5 I campi sono: Data [obbligatorio]: data nella quale è stata svolta l attività (nel formato gg/mm/aaaa) Ora inizio/fine effettiva: ora di inizio e di fine effettiva dell attività. Ore accademiche [obbligatorio]: numero di ore di attività che vengono conteggiate per raggiungere il totale ore di carico didattico. Tipo attività: tipologia di attività svolta Titolo [obbligatorio]: breve descrizione dell attività Descrizione: descrizione estesa dell attività Lezione svolta da: è possibile indicare il nome di una persona che non ha una copertura sull attività didattica in questione ma è stata chiamata a svolgere una lezione In compresenza con: questa funzione sarà visibile nel caso in cui ad un attività didattica siano associati più di un docente. In questo caso è possibile, alzando il flag accanto al nominativo del docente corrispondente, indicare le ore da considerare svolte in compresenza. 5

6 Nel caso in cui un attività sia in compresenza, i docenti coinvolti devono compilare ciascuno il proprio registro ed indicare gli stessi dati per quanto riguarda data, ora inizio/fine e ore accademiche Differenze rispetto a Sindy: In fase di inserimento di una lezione non si dovrà specificare il ruolo in quanto già inserito nel sistema dalle segreteria di Facoltà in fase di copertura delle AD. Le ore accademiche (che vengono conteggiate per il monte ore di carico didattico) devono essere inserite come valore intero; il sistema non accetta frazioni di ore. Se il docente ha necessità di indicare una frazione di ora per le ore accademiche, può specificarlo nel campo descrizione che viene riportato anche nella stampa definitiva. Le attività del registro delle lezioni vengono riportate automaticamente nel registro degli impegni. Non è necessaria alcuna configurazione. A conclusione della compilazione, selezionare il tasto Salva per salvare i dati inseriti. 4. GESTIONE DEI GRUPPI DI STUDENTI Questa funzione può essere utilizzata nel caso in cui una stessa attività venga ripetuta più volte ad un gruppo diverso di studenti, per esempio nel caso in cui l aula non può contenere tutti gli studenti e quindi vengono suddivisi in due gruppi, che in due momenti distinti seguono la stessa attività. Se tale suddivisione non è prevista la voce gestione gruppi studenti può essere ignorata. In ogni caso, la creazione/eliminazione dei gruppi è riservata al solo Titolare dell attività didattica. N.B.: quando il Registro è in stato Bozza, i gruppi possono essere creati, così come può esserne incrementato il numero, in qualsiasi fase della compilazione del Registro, senza dover necessariamente predisporre l elenco completo nel momento iniziale. Quando un docente definisce due o più gruppi di studenti, sotto il campo Descrizione compariranno delle caselle di spunta contenenti l elenco dei gruppi inseriti 6

7 Fintanto che un gruppo non viene associato ad alcuna lezione, il docente visualizza la relativa icona che ne permette l eliminazione. Nella stampa del registro sarà riportato, tra gli altri dati, il dettaglio delle ore inserite per ogni gruppo. 5. ELIMINAZIONE/MODIFICA DI UN ATTIVITÀ/LEZIONE Un attività/lezione può essere modificata ed eliminata fino a quando si trova nello stato di BOZZA. Per eliminare l attività è necessario cliccare sull icona tabella di elenco delle attività. riportata nell ultima colonna della Invece per modificare i dati relativi ad un attività/lezione inserita, bisogna cliccare sull icona visualizzata nella prima colonna della tabella. Il sistema ripresenta i campi già compilati e consente la modifica di ognuno di questi. Al termine della modifica cliccare il bottone Aggiorna. Per effettuare qualsiasi modifica alle attività inserite e per eliminare un attività il Registro deve essere messo in stato Bozza. 6. STAMPA REGISTRO Esse3 mette a disposizione del docente 3 tipologie di stampa: 7

8 Stampa di controllo: stampa non ufficiale da utilizzarsi a fini interni e/o di verifica delle informazioni fino ad ora inserite nel registro Stampa definitiva: lo stato del registro non può essere più modificato ed è consentito accedere unicamente in sola lettura alle lezioni inserite. Stampa singola lezione Per l attuale organizzazione di Ateneo la stampa da consegnare firmata in segreteria di facoltà è la seconda Stampa definitiva. Si dovranno inoltre allegare le stampe firmate delle singole lezioni tenute da docenti esterni. 6.1 Stampa di controllo Selezionando la funzione stampa registro, quando è selezionato lo stato Bozza, è possibile ottenere, in ogni momento, solo una stampa di controllo delle attività inserite nel Registro lezioni. Come riporta il messaggio stesso, Questa operazione produce una stampa non ufficiale da utilizzarsi a fini interni e/o di verifica delle informazioni fino ad ora inserite nel registro. Tale stampa non comporta variazioni di stato del registro stesso. Cliccare sull icona per concludere l operazione. 8

9 6.2 Stampa definitiva Al termine del periodo di lezioni, quando il registro è stato interamente completato ed è quindi da considerarsi definitivo, lo stato del registro va impostato in modalità Verificato selezionando l apposita voce dal menù a tendina Stato Registro, cliccando poi su Aggiorna e successivamente sul link Stampa registro. Da questo momento sarà possibile ottenere sia la stampa di controllo, sia la stampa ufficiale del registro, tramite l icona. Tale stampa sarà poi firmata dal docente e consegnata alla Segreteria di Presidenza di Facoltà. Una volta effettuata la stampa ufficiale il registro viene posto in stato Stampato (bandierina rossa). 9

10 Quando viene effettuata una stampa definitiva, lo stato del registro non può essere modificato ed è consentito accedere in sola lettura alle attività presenti. 6.3 Stampa singola lezione Per ottenere la stampa di una singola lezione è sufficiente cliccare sull icona lezione da stampare nel riepilogo dei Dati Registro. accanto alla 7. STATI DEL REGISTRO Gli stati in cui è possibile impostare il Registro lezioni sono: in stato BOZZA B o il Registro può essere compilato/modificato; o può essere effettuata solo la stampa di controllo; 10

11 in stato VERIFICATO V o il Registro è stato completato e può considerarsi definitivo; o non può essere modificato; o può essere rimesso in stato bozza per apportare modifiche; o può essere effettuata la stampa di controllo; o può essere effettuata la stampa ufficiale; in stato STAMPATO S o il docente ha eseguito la stampa ufficiale del Registro lezioni, che può essere ristampato, ma non modificato. Il docente titolare può consultare i registri di tutti i docenti competenti per l attività didattica in qualsiasi stato siano i registri, può aggiungere una nota di testata nei registri degli altri docenti. Queste note, se non cancellate dal titolare, risulteranno sulla stampa del Registro. Lo schema seguente riporta le possibili transizioni fra stati: B V S Ogni docente può accedere in sola lettura ai registri di tutti gli altri eventuali docenti associati all attività didattica stessa, selezionandone il nome dal menù a tendina in cima alla pagina e confermando il dato cliccando sulla vicina icona. Ogni docente può lanciare la stampa ufficiale del proprio registro solo se in stato Verificato. 8. REGISTRO DEGLI IMPEGNI (DIARIO) La prima pagina 11

12 mostra un riepilogo delle ore svolte per ogni tipologia di attività; la riga relativa alla didattica frontale deriva dalla somma delle ore inserite nei registri delle lezioni. Il link Inserimento, modifica e visualizzazione del dettaglio attività consente di accedere alle funzioni di modifica e inserimento dei dati: 12

13 Le ore (o le frazioni di ora) vanno sempre inserite in forma hh:mm. ATTENZIONE!!! I dati NON SONO SALVATI con la semplice immissione nelle caselle, ma SOLO attraverso la pressione del pulsante SALVA I link Settimana precedente e Settimana successiva consentono di spostarsi tra le giornate con l intervallo di una settimana. La zona riservata per le note mensili è denominata ANNOTAZIONI, è situata al di sotto della zona riservata alle attività giornaliere ed è indipendente da queste ultime. Come si può vedere anche dalla figura precedente, è possibile essere posizionati su una certa settimana di un determinato mese per quanto riguarda le attività giornaliere, mentre per le note mensili si può essere posizionati in un mese diverso. 13

14 Il salvataggio dei dati per quanto riguarda le note mensili è analogo a quello delle attività giornaliere, ovvero quando si preme il pulsante SALVA si memorizza tutto ciò (attività giornaliere e note mensili, se significative) che è proposto a video. I link Mese precedente e Mese successivo consentono di spostarsi tra i mesi relativi alle note mensili. Le stampe mensili di verifica, che comprendono sia le attività giornaliere che le note mensili, possono essere effettuate mediante il link con l apposita casella a discesa. Stampa riepilogo attività di, selezionando il mese Lo stato di un diario può assumere i valori di BOZZA e STAMPATO. Fino a che il diario è in stato bozza possono essere effettuati nuovi inserimenti, e modifiche ai dati; nel momento in cui il diario è posto in stato stampato nessuna ulteriore modifica potrà essere effettuata. Per porre il diario in stato stampato occorre utilizzare il link che si trova nella pagina di ingresso, dove è visualizzato il riepilogo delle ore svolte per ogni tipologia di attività. Il link Stampa diario propone le seguenti alternative: Entrambe le opzioni producono una stampa riguardante l intero anno accademico. La prima non modifica lo stato del registro, mentre la stampa ufficiale pone il registro in stato stampato e quindi non più modificabile. 14

15 Tra le richieste inoltrate al fornitore (Capitolo 9) troverete la richiesta relativa alla Compilazione annuale del diario e stampa sintetica attualmente in fase di valutazione dell offerta fattaci dal produttore. 9. COMPILAZIONE REGISTRO MEDIANTE FILE EXCEL E possibile inserire nuove attività all interno del Registro delle Lezioni anche utilizzando un file Excel (come avviene per la l aggiunta/modifica della lista iscritti ad un appello). Il documento Excel deve essere opportunamente formattato ed è quindi indispensabile effettuare prima un Export del file da Esse3; questa operazione di esportazione deve necessariamente essere effettuata dopo aver inserito la prima attività manualmente. In questo modo infatti accanto al link Inserisci nuova attività vengono visualizzati i link e. Il file così esportato può essere completato con le informazioni sulle lezioni. Per inserire in Esse3 le informazioni aggiunte nel file Excel è necessario importare quest ultimo selezionando. 15

16 Attività didattica e corso di studio Elenco Attività didattica (des e cod) ALLEGATO A Elenco CDS (des, cod, tipocorso, riforma) Questa parte deve essere uguale a quella del web, riportando la stessa grafica per le condivisioni logistiche Riepilogo registro delle lezioni Facoltà Anno Accademico Facoltà di afferenza del proprietario Docente Nel caso di stampa del TITOLARE scrivere Mario Rossi, altrimenti Proprietario - Luca Bianchi Altri docenti dell AD Copertura Gruppi Ore previste dall offerta didattica Ore inserite Ore inserite per tipologia Stato registro Elenco docenti Da mostrare solo se ci sono altri docenti, verrà indicato solo il titolare (se diverso da chi sta compilando) Mostrare al posto del RUOLO docente la COPERTURA Gruppo1 <nome gruppo> Gruppo2 <nome gruppo> GruppoN <nome gruppo> Se non sono state assegnate ore a gruppi di studenti non riportare quest informazione Se il docente ha definito qualche docente esterno per singole lezioni, uscirà: ore inserite 10 -di cui svolte da altri docenti: 2 ore Se non sono state assegnate ore a gruppi di studenti non riportare il dettaglio per gruppo Dettaglio singola attività Data Ora inizio ora fine Ore accademiche Tipo attività Descrizione Titolo Descrizione Tenuta da In compresenza con Se questa lezione non è in compresenza non visualizzare Gruppi Se questa lezione non ha gruppi assegnati non visualizzare Data Il docente della lezione Il docente dell attività didattica 16

17 Attività didattica e corso di studio Elenco Attività didattica (des e cod) ALLEGATO B Elenco CDS (des, cod, tipocorso, riforma) Questa parte deve essere uguale a quella del web, riportando la stessa grafica per le condivisioni logistiche Riepilogo registro delle lezioni Facoltà Anno Accademico Facoltà di afferenza del proprietario Docente Nel caso di stampa del TITOLARE scrivere Mario Rossi, altrimenti Proprietario - Luca Bianchi Altri dell AD Copertura Gruppi docenti Ore previste dall offerta didattica Ore inserite Ore inserite per tipologia Stato registro Elenco docenti Da mostrare solo se ci sono altri docenti, verrà indicato solo il titolare (se diverso da chi sta compilando) Mostrare al posto del RUOLO docente la COPERTURA Gruppo1 <nome gruppo> Gruppo2 <nome gruppo> GruppoN <nome gruppo> Se non sono state assegnate ore a gruppi di studenti non riportare quest informazione Se il docente ha definito qualche docente esterno per singole lezioni, uscirà: ore inserite 10 -di cui svolte da altri docenti: 2 ore Se non sono state assegnate ore a gruppi di studenti non riportare il dettaglio per gruppo Dettaglio attività svolte (** se non sono state assegnate ore a gruppi omettere la colonna) Data Ore Tipo lezione In compresenza con: Gruppo ** 22/04/2008 2h Lezione Mario Rossi Titolo 1 08:00 10:00 Introduzione. Dimensione economica. Definizioni generali Lezione svolta da (da mostrare solo se valorizzato) 23/04/2008 2h Lezione 08:00 10:00 Titolo 2 Fattori complessità processo SW. Il Configuration Management. Problematiche e motivazioni 29/04/2008 2h Lezione Mario Rossi Gruppo1 15:00 17:00 Titolo 3 Planning e progettazione di un sistema di CM Lezione svolta da 17

18 ALLEGATO B 30/04/2008 2h Lezione Gruppo2 Titolo 3 15:00 17:00 Planning e progettazione di un sistema di CM Introduzione al seminario. Lezione 10:00-12:00 Titolo 4 Esercizi in aula 02/05/2008 2h Esercitazione Data Il docente del corso Il preside 18