MANUALE DI SUPPORTO NECA PER I FORNITORI ALL UTILIZZO DEL NEGOZIO ELETTRONICO. Manuale NECA per i Fornitori

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1 MANUALE DI SUPPORTO ALL UTILIZZO DEL NEGOZIO ELETTRONICO NECA PER I FORNITORI Pagina 1 di 18

2 Indice 1. Utilizzo del Negozio Elettronico - NECA... 3 Cos è il NECA... 3 Cosa fare per utilizzare il NECA Organizzare l ufficio virtuale Menu anagrafica... 5 Crea indirizzi... 6 Crea impiegati Vetrina prodotti Gestione degli ordini di fornitura e degli ordini di acquisto Visualizzazione degli ordini di fornitura Visualizzazione Responsabili ODF Gestione delle Richieste di Consegna Pagina 2 di 18

3 1. Utilizzo del Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Il NECA è un catalogo elettronico delle convenzioni attivate dell Agenzia Regionale centrale Acquisti, in cui i fornitori che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente richieste di consegna. Per accedere al NECA è necessario registrarsi, sul Portale nella pagina Registrazione > Sei un nuovo utente e vuoi registrarti d ARCA?. Cliccando su INIZIA IL PROCESSO DI REGISTRAZIONE sarà possibile accedere al form di registrazione. Per poter accedere a tale form, come primo passo, è necessario effettuare l autenticazione dell utente tramite IDPC. Cliccando Registrazione Nuovo Utente (nel menù di sinistra) è possibile creare l ID con il quale si potrà accedere a NECA. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti la registrazione sarà effettuata e notificata tramite mail. Una volta inserite username e password si potrà accedere al form di registrazione per completare la registrazione all Agenzia Regionale Centrale Acquisti. Pagina 3 di 18

4 Una volta effettuata la registrazione, si accede al NECA attraverso il menu accesso rapido presente sul portale si clicca sulla voce NECA e si inseriscono le credenziali di accesso. Cosa fare per utilizzare il NECA 1 Organizzare l ufficio virtuale 2 Caricare i prodotti 3 Caricare i prezzi Il caricamento dei prodotti / prezzi può avvenire tramite interfaccia dedicata oppure tramite caricamento massivo. Una volta caricati i prodotti e i relativi prezzi di aggiudicazione sul Negozio Elettronico, il fornitore vedrà la propria vetrina prodotti online solo dopo che la verifica di correttezza da parte dell Agenzia Regionale Centrale Acquisti è andata a buon fine. Soltanto dopo tale verifica si potranno gestire gli ordini di fornitura e le realtive richieste di consegna. Pagina 4 di 18

5 2. Organizzare l ufficio virtuale Menu anagrafica Per poter utilizzare il Negozio Elettronico, l Utenza Master (l utenza che ha effettuato la registrazione all Agenzia Regionale Centrale Acquisti) dovrà creare un ufficio virtuale in cui saranno presenti gli indirizzi fisici del fornitore e gli impiegati che utilizzeranno il negozio elettronico. GLOSSARIO Utenza master: E l utenza che ha effettuato la registrazione all Agenzia Regionale Centrale Acquisti e che potrà liberamente gestire il NECA anche senza la creazione degli impiegati. Impiegato: E la persona fisica addetta alla gestione del NECA. Pagina 5 di 18

6 Crea indirizzi 1. Entrando nel menu anagrafica, oltre ai dati relativi all utenza master, saranno visualizzate due azioni Crea indirizzi e Crea impiegati. Per creare un nuovo indirizzo oppure modificarne uno già inserito, cliccare su Crea indirizzi : 2. A questo punto, modificare/rimuovere un indirizzo già creato oppure crearne uno nuovo: 3. Per creare un nuovo indirizzo, compilare tutti i campi obbligatori e cliccare su salva. Pagina 6 di 18

7 Crea impiegati 1. Per creare un nuovo impiegato oppure modificarne uno già inserito, cliccare su Crea impiegati : 2. A questo punto, modificare/rimuovere un impiegato già creato oppure crearne uno nuovo: Pagina 7 di 18

8 3. Per creare un nuovo impiegato, compilare tutti i campi obbligatori, indicare i ruoli di cui può disporre e cliccare su Salva. Per l utilizzo corretto del NECA deve essere selezionato il ruolo Gestore del Catalogo Prodotti. N.B. Memorizzare il nome utente e la password assegnati perché saranno le credenziali personali dell impiegato per accedere al NECA. Oltre al ruolo di Gestore del Catalogo prodotti un impiegato può avere anche i seguenti ruoli: Pagina 8 di 18

9 a. Gestore Ordinativi di Fornitura che permette all impiegato di ricevere la comunicazione relativa alla ricezione del solo ODF; b. Gestore Richieste di Consegna che permette all impiegato di ricevere la comunicazione relativa alla ricezione delle sole RDC; Nel caso in cui questi ruoli non fossero assegnato a nessuna utenza le rispettive mail (sia per la ricezione degli ordinativi di fornitura che per le richieste di consegna) saranno inviate direttamente all indirizzo mail inserito per l utenza master. Pagina 9 di 18

10 3. Vetrina prodotti Nel menù di sinistra, nella sezione Prodotti troviamo la voce Vetrina prodotti. In questa pagina è possibile visualizzare i prodotti caricati dal Gestore NECA per la/le convenzioni alle quali si è associati. Per poter accedere all elenco dei prodotti è necessario seguire il seguente percorso: Iniziative in convenzione -> Convenzione -> Cluster. Questa sezione permette di visualizzare i prodotti esattamente come gli enti li vedono in fase di acquisto. Pagina 10 di 18

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12 4. Gestione degli ordini di fornitura e degli ordini di acquisto Visualizzazione degli ordini di fornitura Per visualizzare gli ordini di fornitura emessi dagli Enti, è sufficiente cliccare sulla voce di menu Gestione, alla voce Ordinativi di Fornitura, al cui interno sarà presente un elenco di tutti gli Ordini di fornitura emessi dagli Enti e il relativo dettaglio. Il dettaglio di un ordinativo di fornitura contiene: l intestatario e il destinatario della fattura; l ordine di fornitura firmato digitalmente; le informazioni sulla convenzione e sull Ente; i riferimenti interni dell Ente; Informazioni relative agli oneri per la sicurezza. Pagina 12 di 18

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14 Visualizzazione Responsabili ODF Nella sezione Anagrafica è presente la voce Anagrafica Enti. In questa sezione, è presente una tabella con l elenco di tutti gli Enti e nella colonna Azioni è presente la voce Responsabili ODF. Selezionando tale link sarà possibile visualizzare i dati anagrafici relativi agli impiegati responsabili degli Ordinativi di Fornitura. Pagina 14 di 18

15 Nella medesima tabella, nella colonna Azioni ci sono anche le seguenti azioni: Crea Indirizzi permette di visualizzare gli indirizzi dell Ente selezionato; Elenco Impiegati permette la visualizzazione delle mail associate ai differenti impiegati dell Ente selezionato. Gestione delle Richieste di Consegna. Cliccando sulla voce di menu Richieste di Consegna, sarà possibile visualizzare l elenco delle richieste emesse dagli Enti acquirenti, ordinabili per stato (annullato, da accettare, accettato, in spedizione, parzialmente ricevuto, ricevuto). Per visualizzare il dettaglio della richiesta di consegna oppure per accettarla, cliccare sulle azioni relative. Pagina 15 di 18

16 Per poter accettare una Richiesta di consegna è necessario, innanzitutto cliccare sul link Accetta presente nella colonna Azioni. L accettazione di una Richiesta di consegna prevede l inserimento di una nota obbligatoria. Cliccando successivamente su Conferma si conclude l operazione di accettazione. Una volta accettata la richiesta di consegna il suo stato cambierà in Accettato e dalla colonna Azioni scomparirà la voce Accetta. Una volta accettata la richiesta di consegna, per poterla evadere è necessario indicare la data di spedizione nel dettaglio della richiesta. Il campo Data prevista di spedizione merce si trova in fondo alla pagina dopo Pagina 16 di 18

17 la sezione Informazioni sulla Firma Digitale. Cliccando sul link File PDF firmato è possibile scaricare il dettaglio dell ordine emesso dall Ente, contenente l elenco di tutti i prodotti richiesti comprensivi di codice prodotti e dei servizi aggiuntivi eventualmente richiesti, qualora previsti dalla Convenzione. Il processo si chiude con l attestazione da parte dell Ente della ricezione della merce. Pagina 17 di 18

18 Nel caso in cui l Ente riscontri problemi con alcuni dei prodotti ricevuti può non attestare le voci relative al/ai prodotto/i. In questo caso lo stato dell ordine sarà Parzialmente ricevuto, in caso contrario lo stato sarà Ricevuto. Pagina 18 di 18