La migrazione dei sistemi informativi in ambiente Plone

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1 La migrazione dei sistemi informativi in ambiente Plone Dott.ssa Cristina Franceschi Responsabile Servizio Informatica, Telematica, e-government Provincia di Ferrara 1

2 I tools di gestione documentale Punto di partenza: tool di applicativi per la gestione documentale su tecnologia proprietaria, sviluppati negli anni: - scrivania virtuale, - gestione documentazione grigia, - modulistica interna, - schede processo e gestione procedimenti, - protocollo informatico, - atti monocratici, - intranet, - ecc. che permettono di gestire digitalmente la documentazione e di offrire servizi finali agli utenti. Dal punto di vista tecnico, all iniziale utilizzo di tecnologie proprietarie, si va progressivamente sostituendo lo sviluppo di software open source, attraverso la migrazione dei sistemi informativi interni sulla piattaforma Plone. 2

3 Il porting in Plone Il progetto approvato a fine è modulare, e comprende gli applicativi Grigio, Modulistica interna, Scrivania virtuale, Organigramma, Schede processo, Pratiche amministrative-quasar, Atti e protocollo, ecc. Risultato finale: piena realizzazione in tecnologia open source Plone della intranet provinciale Motivazioni: - limiti tecnologici della tecnologia proprietaria; - indirizzo politico verso l open source; - opportunità di RIUSO del software da e con altre P.A.; - indicazioni CNIPA e UE per lo sviluppo di S.I. nella PA; - affidabilità della soluzione Plone. 3

4 A che punto siamo? Ad oggi: abbiamo migrato gli applicativi Scrivania virtuale, Documentazione grigia, Quasar e Schede processo (gestione delle pratiche e dei processi), Organigramma. Per il momento, i principali problemi riscontrati hanno riguardato: la migrazione dei dati; la gestione dell'ambiente 'misto', con continue interazioni tra la vecchia e la nuova piattaforma; l ergonomia delle nuove interfacce. In sintesi, la fase è particolarmente critica per lo stato del progetto perché si risente dei limiti di prestazione della vecchia piattaforma e dei numerosi disagi legati all'avvio delle nuove procedure. Aspetto positivo: occasione per un ripensamento delle singole componenti stratificate negli anni, in un disegno di sintesi. 4

5 Prossimi passi Terminare lo sviluppo e la migrazione degli applicativi di gestione documentale: Protocollo, Atti e Delibere, e Intranet Approfondimento su opportunità di protezione del software con licenza EUPL Accordo con il Comune di Padova e la Provincia di Prato Esplorare ipotesi di reingegnerizzazione degli applicativi sviluppati, nella prospettiva di una distribuzione su più vasta scala. 5

6 Qualche esempio... la scrivania virtuale La Scrivania virtuale è lo strumento di lavoro che permette di avere una visione di insieme sulla documentazione in entrata e in uscita sul proprio desktop: atti, documentazione grigia (ossia non protocollata), modulistica, lettere e documenti protocollati, pratiche amministrative, ecc. ciascun utente dispone di una home page personalizzabile integrata con le procedure e gli strumenti utilizzati la scrivania virtuale offre il colpo d occhio delle pratiche digitali di competenza, e permette di trasferire la documentazione da un ufficio all altro e di condividerla con i colleghi è lo strumento che permette di sostituire la lavorazione delle pratiche cartacee con quelle digitali 6

7 Scrivania virtuale

8 Qualche esempio il Grigio Il Grigio consente di gestire documentazione digitale non protocollata (es. richieste di pareri tra uffici) o che verrà protocollata solo in un momento successivo (lettere in partenza, riferimenti interni, ecc.): a differenza della mail consente di tenere traccia delle comunicazioni intercorse, di archiviare la documentazione nei fascicoli di protocollo, di allegare documenti protocollati; i documenti possono essere inviati ad altri uffici, assegnati ad uno o più incaricati, o protocollati e inviati anche tramite PEC; il Grigio integrato con le funzionalità di firma digitale - supporta la gestione delle comunicazioni digitali fra uffici o con soggetti esterni. 8

9 Grigio

10 Qualche esempio la gestione dei procedimenti Quasar e schede processo Grazie alla mappatura dei procedimenti ('schede processo') e al sistema di gestione delle pratiche (Quasar), è possibile: gestire i procedimenti amministrativi, sia interni che a domanda individuale (= avviati su richiesta di un utente, mediante comunicazioni o modulistica); monitorare le prestazioni (tempi, soddisfazione utente, ecc.); facilitare il lavoro dei responsabili di procedimento; supportare l esposizione dei servizi on-line; L'applicazione GUIDA l utente nei passaggi specifici della pratica, prevenendo dimenticanze. 10

11 Quasar/1 Nome utente 11

12 Quasar/2 Nome utente 12

13 Quasar/3

14 Qualche esempio Carneade: chi era costui? Carneade è lo strumento sviluppato per la gestione dell'organigramma: gestione dei permessi per l'accesso agli applicativi e ai relativi contenuti; con la vecchia piattaforma le policy di sicurezza erano gestite dai singoli applicativi; aspetto critico e cogente in presenza di piena digitalizzazione; visibilità della documentazione: flessibile ma con regole condivise e rispetto dei vincoli di accessibilità e riservatezza. 14

15 Carneade schema di relazione

16 Carneade esempio

17 Grazie per l attenzione e a presto.. Cristina Franceschi Responsabile Servizio Informatica, Telematica, e-government cristina.franceschi@provincia.fe.it 17