Università di Milano Bicocca. Manuale tutor per la stampa V 1.5

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1 Università di Milano Bicocca Settore Servizi Informatici per la Didattica Manuale tutor per la stampa V 1.5 INDICE Gestione quote.. 2 Lo strumento tutor...3 Gestione stampanti Gestione code di stampa... 8 Contatti

2 Gestione quote I laboratori didattici sono dotati di stampanti a disposizione degli studenti e l utilizzo dalle stampanti è vincolato dalle quote stampa. Le quote stampa indicano il numero di pagine cui ogni studente ha diritto ed hanno le seguenti caratteristiche: vengono resettate il primo giorno del mese. non sono cumulabili, quindi le pagine rimaste nelle quote stampa vengono perse quando vengono resettate. Una quota stampa non può superare il valore massimo di 50 pagine. Per stampare oltre la quota di 50 pagine gli studenti hanno a disposizione le quote risma. delle quote stampa, le quote risma: A differenza possono essere incrementate portando delle proprie risme di carta negli uffici di assistenza siti in U9 piano rialzato, stanza R042 e in U7 lab 716 stanza 1023 nei seguenti orari: lunedì dalle 9.30 alle mercoledì: alle 16 giovedì: dalle 9.30 alle Si ricorda che le risme da consegnare devono essere nuove con 500 fogli in formato A4 di carta bianca da 80g/m2. non vengono resettate, quindi sono sempre disponibili. Il numero di stampe aggiunte per ogni risma di 500 fogli corrisponde a 100 fogli per compensare i costi di acquisto toner, carta e kit di manutenzione stampanti. Uno dei compiti dei tutor consiste nella gestione e controllo di quote stampa degli studenti. La gestione delle quote stampa e viene fatta attraverso lo strumento web tutor dove all interno si trova il link ad Gestione Stampe (nel menu a sinistra). Il link alla pagina è: 2

3 Lo strumento tutor Il sistema di gestione stampe è raggiungibile dallo strumento tutor all indirizzo Nella prima pagina dello strumento trovate nel menu LINK a sinistra la voce GESTIONE STAMPE. Nella prima parte della pagina trovate le 3 operazioni possibili con la login dello studente: A) Quante pagine ha l utente Cliccando sul link appare nella parte inferiore della pagina il controllo quote stampa dove bisogna inserire la LOGIN dello studente e poi cliccare sul bottone esegui. Ricordo che la login studente è formata da bi01+matricola. 3

4 Quando lo strumento visualizza: Non hai mai stampato con questo sistema, dopo la prima stampa verrai registrato nel nuovo sistema di stampe!bi01 matricola vuol dire che l utente non ha mai stampato prima e quindi deve prima lanciare una stampa per essere registrato nel sistema. Quando la login è registrata nel sistema appare: 4

5 Nella prima riga sono indicati: la login dell utente richiesto, le pagine disponibili, le pagine di quota risma e la data di reset della quota. Nelle righe in basso sono visualizzate le ultime stampe effettuate dall ultimo reset e vengono indicate il nome della stampante, l indirizzo IP, la data e le pagine totali. B) Gestione quota stampe Per accedere alle gestione delle quote stampa di un utente bisogna cliccare sul link Gestione stampe all interno del menu a sinistra della pagina tutor. È possibile controllare la quota disponibile dell utente cliccando sul link Quante pagine ha l utente e poi inserendo la sua login (formata da bi01+la matricola). Per aggiungere quote stampa ad un utente sempre nella pagina gestione stampe si clicca sul link gestione quote stampa poi si deve inserire: la login dello studente, il numero di pagine da aggiungere nel campo Quote stampa da aggiungere, poi selezionare una delle motivazioni nell apposito menù a tendina e confermare cliccando sul bottone Aggiungi. Se invece si vuole togliere una quota o ridurla bisogna inserire il segno meno seguito dal numero delle pagine da togliere dalla quota stampa, poi dal menu a tendina motivazione bisogna selezionare la voce corrispondente al motivo per cui avete tolto un numero di pagina e poi cliccare sul bottone Aggiungi. È importante ricordare che i campi Quote stampa e Motivazione sono obbligatori. Nel caso la procedura abbia avuto successo le quote stampa dell utente verranno aggiornate nel campo quote Stampa. 5

6 Se le quote stampa dell utente non vengono aggiornate si deve contattare Assistenza Laboratori al Per stampare un documento è necessario che la quota stampa sia maggiore o uguale al numero di pagine da stampare. Per utilizzare le quote risma il sistema scalerà in automatico le pagine dalla quota risma sempre a gruppi di 50 pagine per volta. La massima quota risma utilizzabile è 500 fogli equivalenti a 5 risme di carta. Gestione stampanti Oltre alla gestione delle quote stampa e delle quote risma degli utenti, i tutor si devono occupare del corretto uso delle stampanti in laboratorio. Nel caso ci siano problemi con le stampe di un utente, il tutor deve innanzitutto controllare la finestra stampanti e fax accessibile dal menu Start >Impostazioni. In questa finestra è possibile verificare le stampanti installate sul computer (colonna nome ), il numero dei documenti presenti nella coda di stampa (colonna Dati Recenti ) e lo stato (colonna Stato ). 6

7 Per prima cosa il tutor deve verificare che sul computer sia installata la stampante corretta e che sia quella predefinita, controllando il nome della stampante e che abbia il simbolo v di fianco. Il nome di tutte le stampanti rispetta le convenzioni di nomenclatura dei laboratori. Nella figura sopra LAB711PR1 indica edificio U7, 1 piano, laboratorio 1, stampante 1. Se trovate installata una stampante con nome diverso si deve contattare assistenza laboratori al Se la stampante installata è corretta, il tutor deve verificare che lo stato della stampante sia pronta. Segue un elenco delle operazioni che il tutor deve svolgere se lo stato della stampante è diverso. carta esaurita Ricaricare la carta nei cassetti, è importante ricordarsi di sfogliare la risma e aggiungere almeno 100 fogli nel cassetto. Se viene lasciata poca carta nei cassetti della stampante ci saranno problemi di inceppamento nella fase di caricamento pagina. Se nel laboratorio sta per finire la carta bisogna recarsi nel laboratorio con la scorta più vicino secondo il seguente schema: Zona U9 U16 U14 U7 SMFN Laboratorio Ufficio Ufficio con le Lab1631 Lab1401 dentro il Lab4A1 Logistica scorte lab716 Se nel laboratorio di scorta ci sono poche risme circa 3 o meno bisogna subito avvisare l ufficio Logistica con l apertura di un ticket sulla nostra piattaforma di help desk contenente la richiesta di rifornimento del materiale di consumo mancante e la zona per cui viene richiesto. Toner esaurito o insufficiente Estrarre il toner, agitarlo sopra un foglio di carta e riprovare a stampare. Se la stampa è ancora illeggibile, sostituire il toner, per sapere dove si trova la scorta chiamare il Se si usa l ultimo toner di scorta mandare una mail ad assistenza laboratori con in copia Logistica. Stampante in standby o in sospensione Premere il tasto verde per risvegliarla oppure spegnerla e riaccenderla fin quando sul display appare la scritta Pronto. 7

8 Stampante bloccata, inceppata o guasta. Leggere il messaggio di errore sul display della stampante: Se appare sostituire kit di manutenzione è solo un avviso ma la stampante funziona correttamente. Se la stampante avvisa che è stata lanciata una stampa di un formato diverso dall A4 e siccome nei laboratori di ateneo è disponibile solo il formato A4, bisogna annullare la stampa premendo prima il pulsante JOB RESET e poi alla richiesta di conferma il pulsante ENTER, dopo aver cancellato il processo di stampa la stampante ritorna sullo stato di Pronto, a questo punto si controlla sul pc dell utente che ha inviato la stampa che nelle proprietà di stampa sia selezionato il formato A4. Se appare un messaggio che indica la zona della macchina dove si è inceppato il foglio, aprire lo sportello indicato e provare ad estrarre il foglio, dopo aver tolto la carta ricordarsi di chiudere bene tutti gli sportelli aperti. Se dopo aver estratto il foglio la stampante continua a dare il messaggio di inceppamento e abbiamo controllato che non ci sia altra carta all interno bisogna controllare che sotto il toner non vi sia dello sporco, per verificarlo aprite lo sportello anteriore ed estraete il toner, nella stampante sul lato inferiore del vano toner si trova una staffa di plastica con al centro un sensore ottico che se si sporca con la polvere di carta dà errore, in questo caso con un fazzoletto di carta bisogna pulire il sensore e rimettere il toner. Se ancora risulta inceppata controllare che i cassetti siano chiusi bene e siano pieni di carta. Alla fine provate a spegnere e riaccendere la stampante se ancora risulta inceppata bisogna aprire un ticket sul sito di assistenza ticketing indicando il nome della stampante, il laboratorio e il messaggio di errore, poi lasciare la stampante accesa e collegata, infine avvisare con un cartello che la stampante è temporaneamente fuori servizio. Se la stampante è guasta ovvero non si accende o non funziona controllare prima il cavo nero di alimentazione e poi il cavo di rete se i collegamenti sono corretti aprire un ticket sul sito di assistenza ticketing: Gestione code di stampa Per accedere alla coda di stampa basta cliccare (doppio click) il nome della stampante nella finestra stampanti e fax 8

9 In questa finestra è possibile verificare i documenti in stampa ( colonna Nome del documento ), il relativo stato ( colonna Stato ), la login del utente che sta stampando (colonna Proprietario ) e il numero di pagine del documento in stampa (colonna Pagine ). Nel caso ci siano problemi con le stampe di un utente, il tutor deve prima verificare che le quote stampa dell utente siano sufficienti a stampare in numero di pagine del documento. In caso contrario la stampa non verrà nemmeno avviata. Nel caso la stampa si blocchi (ad esempio stato interrotta), è possibile provare a riavviare la stampa cliccando Riprendi dal menu contestuale (accessibile dal tasto destro del mouse) Talvolta, quando uno studente stampa per la prima volta, può essere necessario forzare la stampa riavviando la stampa come visto in precedenza. Nel caso si tenti di stampare dei file pdf direttamente da internet si consiglia di salvare prima il file nella directory locale temporanea del pc che trovate in: risorse del computer disco C: cartella TEMP e poi da qui stampare il file. Quando si stampa un file con più pagine per foglio a volte il sistema scala un numero maggiore di pagine, in questi casi bisogna impostare nelle opzioni avanzate la stampa come immagine come nella figura seguente. 9

10 Quando uno studente non riesce a stampare e gli vengono scalate comunque le pagine è compito del tutor riaccreditare la quota di stampa che è stata scalata per errore agendo sempre con lo strumento tutor illustrato a pag. 5 e selezionando la motivazione dell errore di stampa. Nel caso si presentino errori non contemplati nei punti precedenti si deve contattare assistenza laboratori. Contatti Prima di mettersi in contatto con assistenza laboratori consultate prima le informazioni reperibili sul nostro help desk che trovate nello strumento tutor: alla voce Help e poi cliccate su Gestione stampanti. Inoltre ricordate che molte soluzioni ai problemi posti ad assistenza sono nelle risposte ai ticket chiusi sul nostro sito di assistenza ticketing dove potete accedere con l account del vostro gruppo. Per mettersi in contatto con l assistenza laboratori è possibile Chiamare il 6427 (se si chiama dall esterno dei laboratori ), dal lunedì al venerdì dalle 8:30 alle Oppure aprire un ticket sul nostro sito di ticketing Recapiti logistica Per mettersi in contatto con l ufficio di Logistica mandare una mail ad logistica@didattica.unimib.it 11/12/12 10