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Leona Ferrario
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1 > Presentazione Business to Government Fatture Elettroniche PMI

2 SOMMARIO 01. Fatture Elettroniche B2G: l esigenza 02. Il Client come strumento user friendly per le PMI

3 01. Fatture Elettroniche B2G: l esigenza

4 Cos è la fatturazione elettronica La fatturazione elettronica consiste nella trasmissione telematica dei dati di fatturazione a clienti e fornitori, evitando del tutto la produzione cartacea; è obbligatoria per tutti gli enti, aziende, istituzioni del settore pubblico, nonché per i loro fornitori ed è vantaggiosa per tutte le aziende con grandi volumi di fatture, attive e passive, da gestire. La fatturazione elettronica prevede l'uso di adeguati strumenti informatici per la gestione di tutto l'iter di fatturazione e l'adozione di un processo regolato da precise normative e definito da chiare condizioni di attuazione. Obbligatorietà della fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione Il testo della Finanziaria 2008 (Art. 1, commi della legge 247/07) e il relativo decreto attuativo del Ministero dell'economia prevedono che l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato e con gli enti pubblici nazionali deve essere effettuata in forma elettronica con l'osservanza del Decreto Legislativo n. 52 del 20/02/04 e del codice dell'amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005.

5 I parametri principali la fattura deve essere immodificabile ogni fattura deve contenere un riferimento temporale ad ogni fattura deve essere apposta la firma elettronica qualificata del mittente per ogni fattura (o lotti di fatture indirizzate al medesimo destinatario) devono essere garantiti la data di emissione (momento di effettuazione dell'operazione), l'integrità del contenuto e l'autenticità della firma elettronica I contenuti principali Soggetto: ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l'operazione, il numero di partita IVA dell'emittente Beni o servizi: tipologia, qualità quantità e natura Base Imponibile Aliquota o ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamenti espressi al centesimo di euro Numero di partita IVA del cessionario del bene o committente il servizio

6 I benefici I benefici conseguibili dall'adozione dei modelli di fatturazione elettronica vanno dall'aumento della produttività della manodopera, alla riduzione dei tempi di esecuzione (o di ciclo) dei processi. L'entità dei benefici varia, però, a seconda che le fatture elettroniche siano documenti visualizzabili e non strutturati (per esempio file PDF), oppure siano documenti direttamente elaborabili dai sistemi informativi del ricevente (per esempio nel caso di scambio dati in formato EDI). Nel primo caso si ottengono i benefici propri della conservazione sostitutiva, ossia risparmio dello spazio occupato dagli archivi e facilità di ricerca e consultazione dei documenti; nel secondo invece i benefici sono quelli legati all'integrazione dei processi, in generale molto più significativi. Con la manovra Finanziaria 2008, inoltre, la fattura elettronica in senso proprio diventa obbligatoria per fatturare verso la Pubblica Amministrazione e questo evento potrà costituire un buon "volano" per l'adozione della fatturazione elettronica anche tra le piccole imprese.

7 Fatture Elettroniche B2G L esigenza La Legge Finanziaria 2008 ha introdotto uno specifico obbligo di fatturare, trasmettere e conservare in modalità elettronica tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizio effettuati nei confronti delle amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo, degli enti pubblici nazionali, delle Regioni e delle Province autonome. I fornitori di tali soggetti pubblici sono quindi chiamati a gestire le fatture, nelle fasi di emissione, trasmissione e conservazione, esclusivamente con modalità elettronica, secondo quanto stabilito dal Dlgs 52/2004. L obbligo dovrebbe decorrere, secondo le indicazioni contenute in Finanziaria, da luglio 2008 ed entro il 31 marzo verrà individuato dal Ministero dell Economia il gestore del sistema di interscambio delegato a gestire i flussi di fatturazione elettronica. Il passaggio alla fatturazione elettronica prevede l obbligo di adottare la conservazione sostitutiva delle fatture emesse, secondo le indicazioni del decreto 23 gennaio 2004 La fatturazione elettronica nei confronti delle amministrazioni pubbliche (B2G, Business to Government) anticipa l adozione di tale meccanismo di fatturazione anche nei rapporti tra imprese.

8 L'esigenza delle PMI Il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica comporta un cambiamento sostanziale nelle procedure, nella tenuta della contabilità e nella conservazione dei documenti. Le grandi imprese possono sostenere i costi di questo cambiamento, sia che decidano di agire direttamente sia che scelgano di avvalersi di strutture esterne. Per la piccola e media impresa, invece, il cambiamento può rivelarsi molto gravoso nell acquisire le conoscenze dei nuovi e necessari applicativi software. Per molte aziende il passaggio alla fatturazione elettronica potrà richiedere la riorganizzazione dell intero ciclo attivo di fatturazione.

9 La soluzione: l'outsourcing La prima scelta operativa da effettuare è quella di potenziare le proprie infrastrutture tecnologiche o ricorrere ad intermediari abilitati quali i Service Provider specializzati La trasmissione delle fatture elettroniche al sistema di interscambio individuato dal Ministero dell Economia può, sulla base di specifici accordi, essere demandata dal fornitore ad un outsourcer. Sono prevedibili 2 scenari di outsourcing: SMALL BUSINESS Il service provider, può limitarsi ad offrire via internet la fruizione delle proprie soluzioni operative per le imprese che non intendono investire avendo limitate transazioni con la PA MEDIUM BUSINESS Il service provider può essere delegato ad occuparsi integralmente del processo di predisposizione e invio della fattura elettronica integrando sistemi evoluti e poco invasivi nell infrastruttura della PMI

10 I due scenari di outsourcing PMI Small / Medium Business App. App. HUB Postel InfoCamere Datasiel HUB Ministero dell Economia Sistema di Interscambio con la Pubblica Amministrazione Pec Spc Enterprise Telco Energy Utilities

11 02. Il Client come strumento user friendly per le PMI

12 Lo scenario (1) Highlights della soluzione: Applicazione di composition user friendly Integrazione lato server con i sistemi di registrazione utente e di pagamento previsti Produzione delle fatture in formato PDF/A-1b, standard ISO per l archiviazione Interfaccia grafica per il controllo della correttezza degli indici prima dell invio Apposizione, anche massiva, della firma digitale e della marca temporale Tracking di avvenuto invio e di avvenuta ricezione delle fatture Interfaccia di ricerca per indice delle fatture emesse con archiviazione sostitutiva Reportistica e monitoraggio Features Opzionali (Medium Business) Accettazione di qualsiasi flusso documentale o formato di spool (AFP,PDF,Word ) Indicizzatore con interfaccia grafica evoluta per la definizione degli indici Split dello spool - Riconoscimento automatico delle fatture destinate a Invio elettronico alla Pubblica Amministrazione e alle Enterprise del circuito Invio in Posta Prioritaria delle fatture destinate ad altri Clienti Tracking dell avvenuta spedizione delle fatture in Posta Prioritaria ad Altri Clienti

13 Lo scenario (2) La soluzione consente ai centro servizi di poter erogare servizi web documentali innovativi e avanzati demandando al server l elaborazione ed evitando l installazione lato client di software aggiuntivi con conseguente risparmio sui costi di licensing, installazione e maintenance La piattaforma proposta è innovativa, consente quindi di mantenere costantemente allineati i servizi erogati alle esigenze di business del management e del marketing evitando l oneroso aggiornamento dei client. L architettura non è invasiva e si inserisce nel ciclo di fatturazione dell utente al momento della creazione degli spool di stampa Le features opzionali offerte consentono ai centro servizi l acquisizione dell intero spool di stampa delle fatture, siano esse destinate all invio elettronico alla PA o all invio per Posta Prioritaria ad altri Clienti, effettuando lato server il riconoscimento e lo split automatico dei diversi flussi

14 L architettura della soluzione Client App. Indicizzatore evoluto Hub Server Controllo Indici Acquisizione qualsiasi formato di spool Produzione fatture in formato PDF/A Split automatico fatture da spool: Invio elettronico Invio per Posta Prioritaria EDP BIZOPP!! Client Firma Digitale Marca Temporale

15 Client per Fattura Elettronica

16 Gestione template 1

17 Gestione template 2

18 Gestione template 3

19 Architettura Server Esempio di come le Fatture Elettroniche siano gestite dalla piattaforma EDP EDP Workflow EDP Middleware Data Base Start servizio Controllo Stato Archivia zione Invio fatture Monitoraggio E Reportistica PDF/A Indiciz zazione Gestione Documentale Centro di Stampa P.A.

20 Grazie per la cortese attenzione

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